企业人事档案管理工作存在的问题与对策

1、企业人事档案管理工作存在的问题与对策         <TABLE     style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; LINE-HEIGHT: 22px; PADDING-TOP: 10px"     cellSpacing=0 cellPadding=3 width="96%" align=c

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3、      摘要:人事档案记录着职工录用、调配、任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的信息材料,是人力资源管理与开发的重要依据。结合本企业改制后人事档案管理的特点和方法,分析了企业职工档案管理中存在的问题并提出了对策。 关键词:人事档案管理问题对策 一、企业人事档案管理的特点和方法 企业改制后人事档案由集团公司档案中心统一接管,无论民营化、股份制、集团控股企业或集团公司人事档案仍有集团公司统一管理,这样保证了职工的合法权益,解决了职工档案后顾之忧。 在企业改制中利用人事档案是维护企业

4、职工的合法权益的重要凭证:一是企业改制领取安置补偿金的重要依据;二是职工办理社会保险的重要依据;三是职工退休办理的重要依据;四是职工享受增量补贴、特殊津贴的重要依据。 企业改制后人事档案,打破了传统的干部和职工档案的区分,集团统一实行改制后职工档案分类方法,人事档案我们采取按姓氏笔画统一排列,划分为四部分在职职工、离退休职工、辞职职工、死亡职工档案。档案在使用的过程中随着职工本身角色的变换,随时调整。 二、存在的问题及原因 1.人事档案管理的重要性认识不够。长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不

5、泄密,能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事,对档案工作不闻不问,不想管也不愿管。 2.人事档案存在严重的断档和人档分离现象。在改制利用人事档案的过程中,存在部分职工档案有断档或缺档现象。有以下几类:(1)随着人才流动性的增大,很大部分人的档案并没有随之流动,档案存与原工作单位,由于人才的流出,档案管理人员不再对此人的档案进行更新,流出后的工作经历一片空白。本人在整理人事档案的时候,就发现某些同志的档案不存在连续性,毕业分配后,有单位接收,但是接收后到来我单位之间这段时间档案就是空白,究其原因,就是在原单位辞职后,去了其他企业,应聘我单位后去原来单位把档案调出,就存在

6、了断档现象。(2)企业将人才引进后,很少去查看求职者的档案,用人单位也基本是以个人在实际工作中的业绩来考评员工。人事档案挂在人才市场,没有及时提交单位而仍放在人才市场,但是档案没有更新,这也是造成断档的原因之一。(3)随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的“单位人”变为“社会人”,人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求,导致了这种人档分离的情况愈加严重。 3.人员配备不足。由于目前档案管理人员单位仅配备1-2人,负责集团公司文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作,即要维持大量借阅、查询、日常维护工作,

7、又要做好档案资料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作,导致了档案人员工作量过大;又因为大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,因此会严重影响了档案管理水平。 4.人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。 三、解决问题的对策 1.人事档案的收集 。为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌,人事档案管理要经常通过人事部门收集职工的工作调配、干部任免、职称职务

8、评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料,充实档案内容。收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确。完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存价值。不属于归档范围的材料,不擅自归档,经过鉴别,可据情况予以处理。 2.人事档案的整理。人事档案管理人员对收集的人事档案材料按规定进行整理,并按在职职工档案、离退休人员、辞职人员及死亡档案进行整理、分类、编号、入柜。对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案,做到档号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误。

9、在整理装订人事档案材料时,凡不归档需处理的材料必须填写处理人事档案材料清单,并报请有关领导审查批准,由专人负责监毁。 3.档案的转递 。随着用人机制的改革,企业人员流动大,人事档案的转递量日益增大,档案中心应在收到人事档案转移档案通知单确认部门、集团领导审批同意后,由集团人事部门提取档案。若外单位派专人来提取,还必须按对方人事或组织部门出具的提取(查阅)职工档案介绍信及本人的工作证或介绍信给予办理。严禁任何人私自保管本人及他人的人事档案或材料。借阅人事档案需填写借阅人事档案审批表,经有关领导签字方可借阅。在转递人事档案时,本人或亲友必须到档案室来办理有关事宜;人事档案转递以后,不再接收此人的任

10、何人事档案材料。职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等,在未收到人事档案转移档案通知单前,档案仍由档案中心保管或将其档案转交其所在地的职业介绍中心。 4.人事档案的鉴定与销毁。集团公司规模大、档案资料多,库房有限。大量档案资料充实着档案库房,给档案管理带来不便。特对档案材料的鉴定销毁做如下规定:凡是没有保存价值和属销毁处理的材料按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。死亡、失踪人员的档案由档案中心保管15年后,可报集团领导审核同意后予以销毁。企业对国家、省和市级模范人物及有特殊贡献的人员死亡后,其档案仍有档案中心保管。若档案鉴定和销毁工作不及时,会影响了企业职工档案的管理工作,使工作人员造成繁重的工作量,也阻碍了档案工作现代化管理。 5.提高管理人员整体素质。随着技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算