企业电子文件归档和电子档案管理建设规划教材(DOCX 76页)

1、内蒙古电力（集团）有限责任公司企业电子文件归档和电子档案管理建设规划目录1企业概况42公司信息化建设情况43公司档案数字化建设情况54电子会计档案数字化建设情况65企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案65.1建设目标75.2建设内容75.3建设计划125.4保障措施17附件一 会计类电子文件元数据方案191范围232规范性引用文件233术语和定义243.1会计类电子文件243.2组合文件243.3文档243.4元数据243.5元素253.6简单型253.7容器型253.8复合型253.9捕获253.10实体254元数据元素、结构及描述方法264.1元数据元素及其结构264.2元数据的描

2、述方法295公共元数据元素描述305.1聚合层次305.2来源31档案馆名称32档案馆代码32全宗名称33立档单位名称345.3电子文件35文件类型35文件惟一标识符36存储路径375.4档号37全宗号39目录号39年度40保管期限41机构或问题41类别号42室编案卷号43馆编案卷号44室编件号45馆编件号45文档序号46页号476凭证元数据元素描述476.1凭证编号476.2制证日期486.3摘要496.4凭证分录49借方金额50贷方金额51科目52摘要526.5凭证惟一标识符536.6制证人546.7制证单位546.8类型556.9附单张数567账簿元数据元素描述567.1账簿惟一标识符5

3、67.2类型577.3建账日期587.4账簿编号587.5账簿名称598报表元数据元素描述608.1报表日期608.2报表类型608.3填报单位618.4报表惟一标识符629其他会计资料元数据元素描述629.1惟一标识符629.2其他会计资料名称639.3类型649.4生成日期649.5填报单位65附件二 会计类电子文件数据结构规范671凭证元数据结构规范682账簿元数据结构规范703报表元数据结构规范724其他会计资料元数据结构规范741 企业概况内蒙古电力（集团）有限责任公司是内蒙古自治区所属国有独资特大型电网企业，位列2015年中国企业500强第219位，自治区企业30强榜首。公司管理自

4、治区中西部8个市（盟）的电网建设及运营工作，供电面积72万平方公里，服务人口1,380万人。截至2015年底，公司资产总额789.3亿元；售电量完成1370.3亿千瓦时， 实现营业收入517.6亿元，利润总额8.45亿元。2 公司信息化建设情况“十二五”期间公司信息化建设和通信建设取得长足的发展。通过“十二五”阶段的信息化建设，公司信息化综合水平上升到了一个新的台阶，主要建成了公司ERP系统、一体化平台数据中心、协同办公系统、营销系统、生产管理信息系统、生产GIS系统、财务管控系统等，信息化应用基本覆盖了公司各项主营业务，贯穿到公司各个业务部门的核心业务流程。公司建成了覆盖各供电局、变电站的光

5、纤网络，通信网光缆达到22137.04公里；通信骨干网、业务网、支撑网完成规模建设，建成适用内蒙古电网的通信网络；ERP系统建设实现了公司人财物的一体化管控，提高了数据的一致性和准确性，实现公司流程、数据和资源的集约化管理；一体化平台数据中心的建设基本消除了信息孤岛，初步解决了跨区域跨系统的数据传输问题，实现了公司各业务系统的信息共享；协同办公系统建设实现了全公司行政办公、政务办公的大集中应用，实现了公司所有单位“业务规范统一、流程规范统一、应用界面统一、信息展示统一”、统一的机房管理、统一升级、集中维护、统一存储、统一备份与日常巡检、跨单位、跨领域业务协同；营销系统主要实现了营业收费、银行联

6、网、报表管理、通用查询、抄表管理、电量电费、营业帐务、电价监管、工作任务、业扩管理、配网管理、现场管理、线损管理、计量管理、检查管理、合同管理、95598、电量采集等功能；生产管理信息系统实现了公司输电、变电、配电的设备、运行和检修管理；生产GIS系统实现实现GIS平台公共应用、电网编辑、查询统计、电网专题图、三维浏览查询、移动应用、直升机巡检等基础应用功能，同时实现了全省超高压500千伏、呼供220千伏、110千伏输电、变电的可视化、智能化管理。将画面、卫星定位、数据集成、实时信息、高级分析等信息技术融入到生产业务中，实现了设备空间数据与属性信息拓扑连接及连通查询、分析，并以数字化、图形化方

7、式实现了电网资源数据的网架结构及拓扑关系的综合管理；财务管控系统实现了资金监控及支付，实时获取所属各单位财务信息，强化了公司财务信息集中管理要求，实现了各单位数据的集中管理，构建了横向集成、纵向管控、高度融合的财务管控系统应用，加强了财务管控力度，提升了公司财务管理工作的信息化管理水平；综合管理信息系统法律事务管理信息系统、业绩考核系统、同业对标系统、组织干部管理系统、供用电稽查管理信息系统等，实现了综合管理相关业务的系统建设。3 公司档案数字化建设情况内蒙古电力公司档案信息化工作以促进、完善我公司信息化和提升档案管理现代化为总目标，始终坚持技术与管理并重、坚持与集团公司信息化发展协调同步原则

8、。随着公司信息化工作的不断推进，由综合管理部提出的“建设智慧档案馆”的发展规划，已列入公司信息化建设“十三五”规划。近年公司进一步加强档案信息化基础设施建设，重点开展电子文件归档管理和档案基础数据建设工作，严格按照国家档案局数字档案室建设指南、电子文件管理暂行办法有关要求，把数字档案馆（室）建设纳入本单位信息化建设规划中。建立各门类档案纸质目录与机读目录，运用计算机和网络技术，通过办公自动化系统（OA），实现电子公文网上接收、整理、归档、保存和利用。利用现代化办公设施实现所有文件级目录利用计算机进行检索、查询，为档案利用者提供方便、快捷的服务，充分发挥档案工作的时效性、准确性和服务性。在“互联

9、网+ ”的环境下，进一步提升档案资源数字化建设水平，逐步实现档案信息化、现代化管理。2014年10月，公司对所属10家供电单位开展了档案数字化工作。截止2015年11月，10家供电单位档案数字化验收及挂接工作已全部完成。期间，共完成档案数字化 1025万页，整理扫描文书档案19,926盒，科技档案28,043盒，共计47,969盒；著录条目文书档案118,629条，科技档案302,107条，共计420,736条；共整理文书档案1,438,554页，科技文档2,660,301页，科技图档551,480张；共扫描文书档案1,039,757页，科技文档2,071,279条，科技图档501,348张；

10、共提交存储档案数字化实施数字成果的光盘851盒，移动硬盘25块；挂接至协同办公系统档案管理模块中的条目共计420,736条，其中既著录又扫描的条目共计359456条，只著录不扫描的条目共计61280条；上传PDF附件359,456个，共占用磁盘空间1,356GB,经过各单位抽查全部合格。系统档案电子文件基础数据库的建设已初步完成。2015年5月份，公司协同办公系统档案模块开始试运行，8月份正式上线。期间，档案馆不断优化档案模块，设置了科技档案模块、会计档案模块及实物档案模块，完成了48个功能的优化测试及运行工作。目前，公司总部及所属各单位已全面使用该系统进行归档工作。4 电子会计档案数字化建设

11、情况日常的会计和审计工作中对于会计档案的检索查询通常是针对原始凭证和纸质的帐表凭证进行的，由于这些资料都是实物形式，使用非常不便。随着信息化的逐步发展，通过财务软件进行会计工作，在积累了大量打印的纸质帐表凭证方式的会计档案的同时，也积累了大量的电子化的会计数据，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。为了实现各单位财务历史数据的集中存放、统一管理，内蒙电力公司于2013年财务管控系统一期建设中实施了电子会计档案模块，公司所属各单位的账套数据通过转换，统一存放在财务管控系统的电子会计档案模块内，实现了账务数据和报表数据档案化存储管理，其中账务数据管理实现了凭证查询、账页查询、科目汇总表查询、科

12、目辅助汇总表查询等功能，为日常会计和审计工作提供了有力的支持。5 企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案按照新版会计档案管理办法的要求，编制会计档案数据接口，实现公司档案管理系统通过会计档案数据接口与会计档案系统集成，实现对会计档案数据的归档、检索、查询、电子档案的元数据、背景信息的归档和自动采集。5.1 建设目标电子档案系统将全生命周期流程融入各应用环节，通过与电子会计档案衔接，以最新的会计档案管理办法作为指引，依托先进的电子影像技术，为会计档案的凭证、账簿等会计资料提供存放平台，方便财务系统等业务系统把待归档数据归档至档案管理系统中，加深财务向业务前端延伸力度，全面实现标准化数据、规

13、范化操作、无纸化办公、智能化分析等业财高度融合的新型财务管理模式，实现会计数据的安全存储、庞杂数据的有效管理、不同数据源的统一存放。切实发挥好“财务服务提供者”的管理定位，强化全局业财融合、财务决策支持、风险防范及共享服务能力，提升全局经济效益与效率。5.2 建设内容电子会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，内蒙电力通过财务管控系统的电子会计档案模块建设，加强了电子会计档案管理，以最新的会计档案管理办法作为指引，依托先进的电子影像技术，为会计档案的凭证、账簿等会计资料提供存放平台。为确保会计电子文件的真实、完整、可靠、可用的保存，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件的理解、管理、

14、交换和利用，采用元数据管理方式进行数据规范管理，元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。随着会计电子文件的大量生成，有必要为创建、管理、应用会计电子文件元数据建立统一的方案，以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息。按照内蒙电力会计电子文件管理现状，结合目前我国电子文件管理实际，参考ISO 23081，内蒙电力会计类电子文件元数据主要制定凭证、账簿、报表、其他会计资料等几类元数据规范，同时制定会计档案归档接口规范。从概念层次上区分为财务实体公共元数据、实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个领域，每个领域公有的元数据统称为公共元数据，包括档案馆名称、

15、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、文件类型、文件唯一标识符、存储路径、全宗号、目录号、年度、保管期限、机构或问题、类别号、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号共计19个公共元数据，凭证、账簿、报表、其他会计资料分别有各自的实体元数据，具体如下： 7 / 76n 财务实体公共元数据表1 财务实体公共元数据编号元数据编号元数据M1-1聚合层次M1-2来源M1-2-1档案馆名称M1-2-2档案馆代码M1-2-3全宗名称M1-2-4立档单位名称M1-3电子文件M1-3-1文件类型M1-3-2文件唯一标识符M1-3-3存储路径M1-4档号M1-4-1全宗号M1-4-2目录号M1-

16、4-3年度M1-4-4保管期限M1-4-5机构或问题M1-4-6类别号M1-4-7室编案卷号M1-4-8馆编案卷号M1-4-9室编件号M1-4-10馆编件号M1-4-11文档序号M1-4-12页号备注：公共元数据是指凭证、账簿、报表、其他会计资料都需要的元数据信息。n 凭证实体元数据表2 凭证实体元数据编号元数据编号元数据M2-1凭证编号M2-2制证日期M2-3摘要M2-4凭证分录M2-4-1借方金额M2-4-2贷方金额M2-4-3科目M2-4-4摘要M2-5凭证惟一标识符M2-6制证人M2-7制证单位M2-8类型M2-9附单张数n 账簿实体元数据表3 账簿实体元数据编号元数据编号元数据M3-

17、1账簿惟一标识符M3-2类型M3-3建账日期M3-4账簿编号M3-5账簿名称n 报表实体元数据表4 报表实体元数据编号元数据编号元数据M4-1报表日期M4-2报表类型M4-3填报单位M4-4报表惟一标识符M4-5类型n 其他会计资料实体元数据表5其他会计类实体元数据编号元数据编号元数据M5-1惟一标识符M5-2其他会计资料名称M5-3类型M5-4生成日期M5-5填报单位表5 元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的数序号中文名称元数据元素的中文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示

18、总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据元素所属的类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值子元素该元数据元素具有的下属元素信息来源元数据元素值的来源相关元素与该元素有密切联系的元素注释对元素的进一步说明以上

19、建设内容即为本次会计类电子文件元数据建设的主要内容。会计类电子文件元数据方案及其数据结构规范，请见附件内容附件一 会计类电子文件元数据方案、附件二 会计类电子文件数据结构规范。5.3 建设计划电子文件归档和电子档案管理的实施主要分为项目规划、工作方案设计、系统构建、系统测试、系统试运行、项目验收六个阶段。序号项目阶段时间工作事项1项目规划2016年第四季度编写项目建设规划建立项目组织机构2工作方案设计2016年第四季度制定详细的实施计划制订项目管理制度召开项目启动会3系统构建2017年第一季度、第二季度承建单位根据项目规划开展系统构建4系统测试2017年第三季度制定测试计划、准备测试环境、执行

20、系统测试5系统试运行2017年第三季度系统试运行，承建单位按要求提供培训和技术支持，保证用户能够正确理解和使用系统； 6项目验收2017年第四季度正式试运行期结束后，组织全面验收。按照项目建设整体规划，各阶段具体工作内容如下： Ø 项目规划 编写项目建设规划根据系统建设目标，编写项目建设与实施方案。 建立项目组织机构建立项目组织机构，包括项目领导小组、项目工作小组、项目实施工作小组。任命建设单位项目经理、建设单位项目组成员。（1）项目领导小组：由建设单位一把手、承建方领导组成，是本项目的最高权力机构，有权变更、否决各项目经理和任何项目机构的决策。（2）项目工作小组：由信通公司分管领导

21、、部门领导、省直单位项目负责人及地市信息中心负责人、承建单位项目总监组成，主要负责协调、确认跨部门的业务流程和变更。（3）项目实施工作小组：小组成员由建设单位及承建单位的项目经理、业务人员、技术人员共同组成，以充分发挥个人特长和利于项目实施为原则，由双方协商确定项目组成员的角色。项目实施小组成立以后，必须服从项目经理的工作安排。Ø 工作方案设计 制定详细的实施计划按照系统建设目标及内容，确定在实施范围内可以达到的基本目标，制定详细的实施计划。建设单位项目经理将实施计划提交项目领导小组审批。 制订项目管理制度制定项目管理制度主要包括制订项目周例会制度、制订月度工作简报制度、制订需求和标

22、准体系统一管理制度、制订项目实施确认函制度、制订项目变更控制制度和工作流程、制订项目风险管理制度 召开项目启动会建设单位项目经理负责组织建设单位内部管理人员参加会议；负责为召开项目启动会做会前准备工作，例如：会场的布置、设备的准备、人员的通知、会议资料的下发等。Ø 系统构建系统构建应该遵循如下原则：l 框架平台先进性原则采用SOA体系架构，确保系统能够符合信息化技术发展的趋势和具有明显的先进性。l 应用成熟性原则建立在成熟的应用平台上，系统服务器平台、网络平台、系统软件、应用软件的建设都应遵循业界标准。l 系统安全性原则本系统的建设保证软、硬件安全、可靠的运行。采用国际上主流的先进安

23、全保密技术进行系统设计。l 用户易用性原则本系统采用B/S体系结构，操作界面简洁、直观，有利于简化操作，并提高操作效率。l 功能适用原则体现“以服务为中心、以人为本”的建设主导思想，系统所有功能充分考虑以用户为中心，通用功能应通过服务模式开放给其他功能使用。l 可扩展性本系统的设计和建设充分考虑了网络、硬件的扩展需要、应用系统二次开发的需要、以及支持未来可能出现的组织调整的需要。采用开放的可扩充模块结构，保证以后可以方便地升级和不断增加新功能。l 易于管理和可维护性原则本方案的设计保证了整个系统的可管理性，以降低管理、维护成本。Ø 系统测试为有效保证产品质量，产品研发生命周期中，除了

24、进行需求、设计等各类评审外，还要组织开展单元测试、集成测试、功能测试、系统测试、Beta测试等测试工作。其中单元测试、集成测试由开发部门为主进行，功能测试、系统测试由专职业务测试人员负责，软件版本正式发布前，将经过内部测试的产品部署到用户环境中进行Beta测试。根据软件缺陷越早发现修复成本越低规律，特别在过程中设置检查准入文档、执行预备测试活动，执行预备测试活动则是对软件按正常业务流程进行测试，确保软件在编码阶段进行过充分的测试，降低项目成本，同时有效保证交付质量。为便于管理，我们将测试工作抽象为测试计划、准备测试环境、检查准入文档、执行预备测试、执行系统测试、评估测试、执行验收测试和测试阶段

25、总结等通用过程，各项测试工作开展均可参考执行。（1）制订测试计划活动测试经理在测试用例规划完毕后，根据项目管理计划和测试计划模板制订测试计划，确定测试的内容和采用的测试方法等。测试经理在测试计划制订完成后，从测试用例库中获取需要执行的测试用例，并在TD中建立相应的测试用例集。（2）准备测试环境活动l 测试工程师根据测试计划中要求的测试类型搭建相应的测试环境。l 测试工程师在用例标准库完成之后，根据测试用例编写库建立系统测试数据库。l 测试经理负责协调软硬件资源。l 测试工程师在程序交付测试后从配置库获取对应程序。（3）检查准入文档活动l 在开发工程师集成测试通过后，测试经理检查开发转功能测试开

26、发报告中阶段需求开发完成情况。l 如果检查结果中任何一项没有达到要求，均作退回处理，重新进入实现子流程。（4）执行预备测试活动l 测试工程师在准入文档检查通过后，从配置管理库（开发流）获取程序，在相应的测试环境中根据测试用例中的要求（或按正常业务流）对程序进行测试，并在报告中反映测试用例的测试结果。l 测试经理出具入口测试报告，在测试未达到测试入口要求时，均作退回处理，重新进入实现子流程。（5）执行系统测试活动l 测试活动包括功能测试、非功能测试、系统测试、Beta测试、发版前的冒烟测试等。l 测试工程师在预备测试通过后从配置管理库（发布流）获取程序，在相应的测试环境中根据测试用例中的要求对程

27、序进行测试，并在TD中反映测试用例的测试结果。l 测试工程师在测试过程中发现缺陷时进入缺陷处理子流程。l Beta测试结束转正式发布前有明确出口准则，要求如下：Beta测试出口准则描述数量百分比需求功能测试通过率100%100%覆盖范围内测试用例通过率等于100100%中断（一级）类缺陷遗留数为0个0数据类缺陷遗留数小于0个0功能类缺陷遗留数小于0个0界面类缺陷遗留数小于0个0性能类缺陷遗留数小于0个0各子系统非严重缺陷数小于0个0自动化冒烟测试用例执行通过率为100%100%（6） 评估测试活动l 测试经理在系统测试完毕后形成图表。l 测试经理在系统测试完毕后获取系统测试发现的内部缺陷单、需

28、求单、优化单和工作单的测试情况。l 测试经理分析测试需求和单据的测试情况，根据系统测试报告模板形成系统测试报告。l 测试经理根据系统测试报告得出测试结论，进入发布子流程。（7）验收测试活动l 客户代表在程序发布后，根据外部缺陷单、需求单、工作单、优化单、需求规格说明书的内容对发布程序进行验收测试。l 客户代表在验收测试过程中发现问题时进入缺陷处理子流程。（8）测试阶段总结活动l 项目发版后，相关的测试经理进行测试阶段总结，依据测试阶段总结报告模板编写测试阶段总结报告，完成后在测试团队发布。Ø 系统试运行在试运行期间，承建单位按建设单位要求提供培训和技术支持，保证用户能够正确理解和使用

29、系统；承建单位对试运行中出现的任何问题及用户提出的修改意见将及时做出响应。Ø 项目验收正式试运行期结束后，如系统无功能缺陷，能够正常运行，在具备终验条件下进行系统终验，由承建单位提出验收书面申请，建设单位在收到验收申请后，组织系统终验。成立项目全面验收小组，由建设单位、承建单位以及外部专家等组成，从系统的实用性、稳定性、可维护性、灵活性、可操作性、和安全性及系统文档、代码、规范及注释说明等方面组织全面验收。5.4 保障措施Ø 制订项目周例会制度项目实施期间至少每周召开一次项目例会。根据项目实施的进展情况，如果进展顺利可以将项目例会变为每两周举行一次。例会参加人员为双方项目经

30、理和项目组成员，编写项目周工作报告，每周五上午12点前发送电子档案系统建设工作小组。如遇项目较为重要事宜，建设单位领导和实施单位领导应及时或每月不定期会晤，沟通和解决相关事宜。Ø 制订月度工作简报制度月度工作简报内容包括上月工作成果和本月工作计划。月度工作简报经双方项目经理审定后发布，呈送建设单位领导，每月最后一天（如遇周末提前）上午12点前发送系统建设工作小组。Ø 制订需求和标准体系统一管理制度项目需求和标准体系由系统建设工作小组统一管理。在项目实施过程中，各试点单位如有新的需求及涉及对统一标准体系的变更，需以工作任务单的形式提交给系统建设工作小组，由工作小组统一组织讨论

31、、协调和反馈。工作任务单内容描述主要分为业务问题描述、业务背景、举例描述、期望结果、问题缓急程度及完成时间要求五个部分。Ø 制订项目实施确认函制度建设单位与实施单位共同确认项目实施进度，每月10日各项目按时提交上月的周实施工作确认书和实施进度确认函，3、6、9、10、11月属季末或年末月，这几个月的确认函提前至5日提交。Ø 制订项目变更控制制度和工作流程根据项目的变更情况，对变更问题应专门管理，以便跟踪变更流程的执行过程。关于变更大小程度的决定，变更问题的提出人填写变更问题的申请单时应进行详细的描述，由双方项目经理分析，决定执行变更或进一步上报。Ø 制订项目风险管

32、理制度时刻监控已识别的风险，当风险发生时启用备用策略方案、应急计划或采取纠正措施。由于风险出现，引起了项目实施的范围、进度、成本、资源的变更，依据项目变更控制流程进行变更处理。由于项目的变更，引起了项目实施计划的变化，及时调整项目实施计划，确保项目实施计划的合理性和可操作性。附件一 会计类电子文件元数据方案会计类电子文件元数据方案目录1范围52规范性引用文件53术语和定义63.163.263.363.463.573.673.773.873.973.1074元数据元素、结构及描述方法84.1元数据元素及其结构84.2元数据的描述方法115公共元数据元素描述125.1聚合层次125.2来源135.

33、2.1档案馆名称135.2.2档案馆代码145.2.3全宗名称155.2.4立档单位名称155.3电子文件165.3.1文件类型175.3.2文件惟一标识符185.3.3存储路径185.4档号195.4.1全宗号205.4.2目录号215.4.3年度225.4.4保管期限225.4.5机构或问题235.4.6类别号245.4.7室编案卷号245.4.8馆编案卷号255.4.9室编件号265.4.10馆编件号275.4.11文档序号275.4.12页号286凭证元数据元素描述296.1凭证编号296.2制证日期306.3摘要306.4凭证分录316.4.1借方金额326.4.2贷方金额326.4

34、.3科目336.4.4摘要346.5凭证惟一标识符346.6制证人356.7制证单位366.8类型366.9附单张数377账簿元数据元素描述387.1账簿惟一标识符387.2类型397.3建账日期397.4账簿编号407.5账簿名称418报表元数据元素描述418.1报表日期418.2报表类型428.3填报单位438.4报表惟一标识符439其他会计资料元数据元素描述449.1惟一标识符449.2其他会计资料名称459.3类型459.4生成日期469.5填报单位47引言元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子文件的

35、证据特性，便于对电子文件的理解、管理、交换和利用，是电子文件管理中必不可少的一部分。随着电子文件的大量生成，有必要为创建、管理、应用元数据建立统一的方案，以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统的设计提供依据，并全面实现元数据的各种功能和用途。本标准参照ISO 15489信息与文献文件管理、ISO 23081信息与文献文件管理过程文件元数据、档案行业标准DA/T 18-1999档案著录规则、国际档案理事会标准国际标准档案著录规则（总则），并结合我国电子文件管理实际，规定了文书类电子文件元数据集以及元数据元素关系间的逻辑架构。1

36、 范围本标准规定了以文件和案卷形式的档案为对象的会计类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。本标准适用于各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系统中直接生成会计类电子文件（含纸质文件/档案数字化图像、文本）的管理。2 规范性引用文件下列文件对于文本件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，紧注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于文件。GB 2312-1990 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 4880.2-2000 语种代码名称第2部分：3字母代码（eqvISO 639-2:1

37、9980）GB/T 4881 中国语种代码GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和世界表示法（idt ISO 860:2000）GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 15418 档案分类标引规则GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 14-1994全宗指南编制规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T

38、 31-2005 纸质档案数字化技术规范ISO 11179-3：2003 信息技术元数据注册系统(MDR) 第三部分注册系统元模型和基本属性（Information technology-Metadata registries (MDR)-Part 3:Registry metamodel and basic attributes）ISO 15489-1:2001 信息与文献文件管理第1部分通则（Information and documentation-Records management-Part 1:General）ISO 23081-2:2007 信息与文献文件管理过程文件元数据第2部

39、分概念与实施（Information and documentation-Records management processes-Meatadata for records-Part 2:Conceptual and implementation issues）3 术语和定义DA/T 1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 会计类电子文件会计类电子文件 accounting electronic records反映企事业单位财务活动的电子文件。3.2 组合文件组合文件 combined records由于若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文档集合体。3.3 文档文

40、档 document归档文件最小的文件单元，可以是一个单独的自然体，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。3.4 元数据元数据 metadata描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。3.5 元素元素 element通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。3.6 简单型简单型 simple type不具有子元素的元素所对应的元素类型。3.7 容器型容器型 container type具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。3.8 复合型复合型 complex type本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。3.9 捕获捕获

41、 capture适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。3.10 实体实体 entity任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。ISO 23081-2：2007，定义3.64 元数据元素、结构及描述方法4.1 元数据元素及其结构本标准参考ISO 23081，结合目前我国电子文件管理实际，将会计类类电子文件元数据从概念层次上区分为财务实体公共元数据、实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个领域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下： 76 / 76n 财务实体公共元数据表1 财务实体公共元数据编号元数据编号元数据M1-1聚合层次M1-2来源M1-2-1

42、档案馆名称M1-2-2档案馆代码M1-2-3全宗名称M1-2-4立档单位名称M1-3电子文件M1-3-1文件类型M1-3-2文件唯一标识符M1-3-3存储路径M1-4档号M1-4-1全宗号M1-4-2目录号M1-4-3年度M1-4-4保管期限M1-4-5机构或问题M1-4-6类别号M1-4-7室编案卷号M1-4-8馆编案卷号M1-4-9室编件号M1-4-10馆编件号M1-4-11文档序号M1-4-12页号备注：公共元数据是指凭证、账簿、报表、其他会计资料都需要的元数据信息。n 凭证实体元数据表2 凭证实体元数据编号元数据编号元数据M2-1凭证编号M2-2制证日期M2-3摘要M2-4凭证分录M2

43、-4-1借方金额M2-4-2贷方金额M2-4-3科目M2-4-4摘要M2-5凭证惟一标识符M2-6制证人M2-7制证单位M2-8类型M2-9附单张数n 账簿实体元数据表3 账簿实体元数据编号元数据编号元数据M3-1账簿惟一标识符M3-2类型M3-3建账日期M3-4账簿编号M3-5账簿名称n 报表实体元数据表4 报表实体元数据编号元数据编号元数据M4-1报表日期M4-2报表类型M4-3填报单位M4-4报表惟一标识符M4-5类型n 其他会计资料实体元数据表5其他会计类实体元数据编号元数据编号元数据M5-1惟一标识符M5-2其他会计资料名称M5-3类型M5-4生成日期M5-5填报单位4.2 元数据的

44、描述方法本标准参考ISO 11179.3:2003，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：-注册版本；-字符集：GB 2312-1980、GB 18030-2005；-语言：中文。表5 元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的数序号中文名称元数据元素的中文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据

45、元素所属的类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值子元素该元数据元素具有的下属元素信息来源元数据元素值的来源相关元素与该元素有密切联系的元素注释对元素的进一步说明5 公共元数据元素描述5.1 聚合层次编号M1-1名称聚合层次定义电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。如宗、目、卷、

46、件等目的利用对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域案卷文件缺省值文件子元素信息来源在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录相关元素注释推荐使用预定义值域列表选择著录5.2 来源编号M1-2名称来源定义对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述目的提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素档案馆名称（M1-2-1）档案馆代码（M1-2-2）全宗名称（M1-2-3）立档单位名

47、称（M1-2-4）信息来源相关元素注释档案馆名称编号M1-2-1名称档案馆名称定义集中管理特定范围档案的专门机构的名称目的标识电子文件所属馆藏机构，利于电子文件交换、公布和全局性、区域性目录中心建设约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录相关元素档案馆代码（M1-2-2）注释由档案馆著录，在建立目录中心或公布、交换电子文件时，本元素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录档案馆代码编号M1-2-2名称档案馆代码定义依据编制全国档案馆名称代码实施细则对档案馆所赋予的代码目的惟一标识档案馆，利

48、于电子文件的管理和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称国档发19874号编制全国档案馆名称代码实施细则值域缺省值子元素信息来源在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录相关元素档案馆名称（M1-2-1）注释由档案馆著录，在建立目录中心或公布、交换电子文件时，本元素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录全宗名称编号M1-2-3名称全宗名称定义档案馆（室）赋予全宗的表示目的区分电子文件来源，利于电子文件的管理，提供检索点约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源在形成、处理、管理电子文件的系

49、统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录相关元素立档单位名称（M1-2-4）全宗号（M1-4-1）注释全宗名称一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，当给定全宗名称时，本元素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录立档单位名称编号M1-2-4名称立档单位名称定义构成档案（电子文件）全宗的国家机构、社会组织或个人的名称目的记录全宗构成者名称，明确电子文件来源，利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录相关元素全宗名称（M1-2-3）全宗号（M1-4-1）注释按照DA/T 14-1994中5.1.1条规定著录。推荐使用预定义值域列表选择著录5.3 电子文件编号M1-3名称电子文件定义会计资料影像化(通过扫描或快照等方式)产生的电子文件目的方便档案存储、利用约束性必选可重复性可重复元素类型复合型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素文件类型（M1-3-1）文件惟一标识符（M1-3-2）存储路径（M1-3-3）信息来源在形成、处理、