办公室精细化管理

1、办公室精细化治理初探办公室是公司的中枢神经,肩负着公司承上启下、联系内外、沟通左右、综合协调的重要责任.办公室工作的好坏直接关系到全公司工作效能的上下、治理水平的优劣和全年目标任务的完成与否,直接影响到公司的对外形象.如何做好新形势下的办公室工作,是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题.根据新领导班子提出的新的要求、办公室结合实际,首先从完善岗位责任治理体系入手,从细节抓起,以各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化、精益化为逐一突破口,研究探索精细化治理的可行之路,促进公司各项工作全面高效地开展.我认为,要到达精细化治理的目标,必须切实完成以下几个方面的转变.一、岗位责任治理方式的转变实

2、行办公室工作的精细化治理,首先要实现岗位责任粗放式向精细化的转变.标准化治理是办公室的根底性工作,而精细化治理是规范化治理工作的具体化和可操作形式,根据定岗、定责、定标准的要求,办公室首先健全和完善了各项工作的岗责体系.现行办公室岗位责任为：(1)协助公司领导对各部门工作进行综合协调；(2)负责各类会议的安排和决议事项的督办,组织重要会议及重大活动；(3)承办公文运转、信息、保密、机要、印签,负责文书、工程、合同档案的整理、保管、利用以及综合性资料的治理工作;(4)负责治安保卫的治理工作；(5)负责水电、基建、绿化工作；(6)负责人事以及辅助协调其他部门的治理工作；(7)负责公司后勤效劳、接待

3、、环境绿化和办公用品治理；(8)负责完成上级行政职能部门和本级领导交办的工作事项.上述责任内容几乎涵盖了办公室工作的方方面面,但也只是大体划定了办公室的主要工作责任范围.这些工作谁去做、何时完成、质量标准是什么、谁负责检查考核等均不明确.针对此种状况,办公室首先从岗位治理制度上变粗放式为精细化.根据工作职能和流程,明确界定岗位责任,形成具体的岗位工作标准,使每位工作人员都能够全面了解岗位责任,熟悉本职业务,同时在工作中也便于对照执行,保证优质高效地完本钱职工作.二、工作要求的转变实行办公室工作的精细化治理,要实现工作要求由一般性强调到量化、限时完成的转变.办公室随机性、突发性工作较多,对质量、

4、时效性要求很强.以前办公室在工作上对各岗位人员提出的只是一般笼统性要求,只作泛泛的强调,安排和治理缺乏科学性.经常出现有水平、能干好工作的同志日夜加班,水平差、什么工作都干不好的同志靠上网、聊天打发时间的现象.这种情况不但会极大的挫伤上进心强职工的工作积极性,还会助长某些职工的懒惰、不求上进等不良风气.实行量化到人、限时完成就能很好地解决这一问题.(一)变工作安排临时抓为按岗位明确规定到人工作事前无方案临时抓的弊端很多,临时安排的任务不一定在承办人岗位责任范围内,领导安排的任务又不好当面推脱,虽然外表上接受了任务,但由于手头还有其他任务或是其他原因心里上很不情愿,这样必然缺乏责任感,能拖那么拖

5、,逼到时限了马虎应付了事,质量自然可想而知了.现在将办公室每个岗位责任精细化分解为一项项具体工作,任务安排到人头,明确这就是其岗位工作,令其无法借口推诿,从而提升工作质量、效率.同时这样也方便绩效考核,促进职工增强工作责任感,二变岗位工作模糊为精细量化到人以前办公室在工作中,因岗位工作范围、内容模糊不明确,经常会出现工作交叉的三角地带,致使工作推诿扯皮,得不到真正的落实.通过制定并完善精细化岗位责任,分别向办公室主任、副主任、秘书、司机、水电、治安等岗位人员下达了具体工作任务,明确了各自工作标准规定、时间要求,办公室的每个人都明确自己的工作任务是什么,何时该做什么,到达什么标准等.每个人通过日

6、清日结工作日志,制定出本周的工作方案,记录好每天工作的实施、完成情况及存在的问题,对自己及办公室里的工作心中有数,提前做好准备,保证了各项工作高效率高质量的完成.三变工作任务时限模糊为责任到人限时完成随着科学的进步和时代开展的步伐,高效治理已步入了高速开展的快车道.只有快捷、高效地做好办公室全面工作,才能不辱使命为公司领导和各部门工作提供保证.办公室在制定本部门每月的目标任务时均有明确的时限要求,从事每项工作的人也都清楚自己的工作时限,完成时间只能提前,不得拖延.四变推诿扯皮为高效优质完成通过岗位责任和工作时限的精细化,办公室人员都非常清楚各自岗位责任、任务,知道自己应做的工作不能无故把皮球踢

7、给别人,干不好就得自己承当责任.通过严格的精细化考核方法,使职工的岗位意识和责任意识进一步得到增强,工作和自己相比有了较大的提高,和同行相比有了明显的进步.三、任务落实的转变实行办公室工作的精细化治理,要完成任务落实由不定时督查到定时绩效考核的转变.在以往的办公室工作中,办公室领导布置的任务做没做完、进展情况和存在的问题、个人执行任务的质量如何等没有一个量的标准,缺乏制度上的约束.有时由于执行人没有及时进行反应和汇报,致使一些工作因衔接不力而出现工作上的疏漏等问题.办公室采用四变四为法促进办公室全员积极履行岗位责任,保证各项工作的高效、及时完成.一变主任工作督催制为个人主动回报制主任督催虽然能

8、促使职工及时完成领导交办的工作任务,但同时也会伤及某些同志的自尊心,会起到一定的负面作用.但办公室工作千头万绪,办公室主任不可能面面俱到,没有时间对自己安排布置的任务严盯死守,如果经办人不将办理结果及时反应给办公室领导,待出现问题或结果提交时间超过了工作时限时就可能会给领导造成工作上的被动或者出现工作疏漏.个人主动回报制度是变被开工作为主动,经办人事情办理后,及时向领导汇报工作情况、反应办理意见,使每件事情有始有终,有因有果,防止工作过失.二变职工被动接受检查为个人自查在先组织检查在后办公室以前在工作检查上都是职工被动接受检查.对检查出的问题,有的职工整改不认真、不彻底,有的问题下次检查时仍然

9、出现或根本未改.现改为个人自查后科室再检查,每个职工要逐日认真填写日清日结工作日志,对照本人精细化岗位工作责任要求,逐条逐项查漏补缺,抓紧时间整改完善；对工作中已经发现或预计可能出现的情况提出对策,供领导决策.检查只是促进工作的一个手段,最终目的是把工作做好.实践证实：个人自查在先、组织检查在后比职工单独被动接受检查效果明显好得多.三变粗放式考核为精细化考核所谓精细化考核,就是废除无分制粗放型考核,改为标准化治理工作标准,采用百分制对每个岗位责任任务逐条逐项分解赋分,按月公开考核到岗到人.严格执行制定出的平分标准,以实际考核得分衡量每个人岗位日常工作的好差,鼓励先进,鞭策落后.通过考核,真正做到奖勤罚懒,奖优罚劣,调动每位职工的工作积极性,促使每个精细化治理点都能到达规