论文-会计电算化与传统会计

1、会计电算化与传统会计【摘要】会计电算化作为一个提供财务信息为主的信息系统,在企业经营管理中起着重要作用。我国电算化会计经历了其自身的发展之后,具有了很多优越性:它不仅仅是是哟个计算机代替手工进行会计处理。还包括分析、预测、控制、决策等管理职能。会计电算化对信息的产生与利用远不是传统手工会计所能做到的。【关键词】会计电算化;优越性;传统手工会计;区别联系;影响电子计算机技术应用于会计工作,实现会计数据处理的电子计算机,被人们通称为会计电算化。会计电算化也被称为财务电算化、电算化会计或电脑会计。会计电算化可以通过电子计算机代替人工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的全

2、过程,它是一门容电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘科学。一、会计电算化同传统手工会计的联系与区别(一主要联系1.系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,提高企业经济效益。2.采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理。3.都要遵守会计和财务制度,以及国家的各项财经法纪,严格贯彻执行会计法规,从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。4.系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标,都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。

3、5.都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出,会计信息档案必须妥善保存,以便查询。6.编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表。(二主要差异比较1.系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化工作包括建立会计科目,开设总账,登录余额等;会计电算化的初始化设置工作则较为复杂,且带有一定的难度,其内容主要有会计系统的安装,账套的设置,网络用户的权限设置,操作员及权限的设置,软件运行环境的设置,科目级别与位长的设置,会计科目及其代码的建立,最明细科目初始余额的输入,凭证类型设置,自动转账分录定义,会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。2.科目的设置和使用

4、上存在差异。在手工会计中,由于手工核算的限制,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到三级账户,此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中,计算机可以处理各种复杂的工作,科目的级数和位长设置因不同的软件而异,有的财务软件将科目的级数可设置到6级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要;科目的设置上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码,使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。3.账务处理程序上存在差异。手工会计根据企业的生产规模、经营

5、方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式,常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等,对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在会计电算化中,一般要根据文件的设置来确定,常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。4.账簿格式存在差异。在手工会计中,账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种, 并且对现金日记账、银行存款日记账和总

6、账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中, 由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据会计电算化工作规范规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册;总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账,后者可代替前者;明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。二、会计电算化对传统会计的影响(一改变了会计数据和账务处理方式,账务处理流程呈现一体化趋势手工会计的账务处理流程,简单地说就是:凭证一账簿一报表。会计人员的工作重点是在填制凭证以后的阶段,要登记账簿直至会计报表,必须经过填制凭证、过账、结账、试算平衡、对账等诸多程序。在电算化系统中,整个账务处理流程分为输入、处理、输

7、出三个环节,首先将分散于手工会计各个核算岗位的会计数据输入计算机,此后的各种数据处理工作都由计算机按照会计软件的要求自动完成,不受人工干预。从输入会计凭证到输出会计报表,一气呵成,一切中间环节都在机内自动处理,而需要的任何中间资料都可以通过系统提供的查询功能得到,真正实现了数出一门(所有的数据都来源于凭证数据共享、(账簿报表甚至分析表都可以使用凭证中数据整个账务处理流程具有高度的连续性、严密性,呈现出一体化趋势,极大地提高了财务报告的时效性。因此,在手工会计核算中非常费时、费力和繁琐的工作,在电算化会计系统中变成了简单的操作指令。过去繁杂的填制凭证、记账、编表等工作,现在只需要少量的录入人员进

8、行操作就可以了。因此,手工会计条件下不同会计核算形式的划分已没有必要,可以采用一种统一的会计核算形式,这就为实现电算化系统中会计核算形式的通用化提供了前提。(二内部控制制度得到加强实现会计工作电算化后,原来账簿之间互相核对的查错纠错控制不复存在。由于数据处理的自动化,人工不能直接参与内部控制。在这种情况下,部分内部控制工作由计算机通过专门程序进行,控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制。(三使财务会计工作统一规范企业单位可以轻松实现财务数据处理和业务流程的规范化,避免了传统会计在数据处理方面的不统一和不对应,减少了工作中标准模糊以及主观人为的不确定性,增

9、强了会计工作的客观性和会计信息的可比性。(四有利于信息资源共享在各种信息高速发展时代,会计信息对社会经济发展和企业经济效益的提高起着重要作用。由于会计信息的网络化处理,不仅可以做到各财会岗位的资源共识,保证财务数据一体化,而且对会计信息可以在同一时间内任意查询,使会计对经济活动的反映能力更加及时、准确,反映的信息更加细致、全面,为领导掌握财务运行情况提供了方便,保证了财务在企业管理中的核心地位。三、会计电算化应注意解决的关键问题(一加强内部控制制度在手工会计环境下,会计业务处理程序的各个关键环节设立了相应的稽核制度和审查制度,做到账账相符、账证相符、账表相符、账实相符,并实行各级领导审查制度。

10、而在会计电算化环境下,大部分工作由计算机完成,审查、复核等控制制度被削弱或取消,原来由几个部门按规定步骤完成的业务事项可集中在一个部门甚至由一个人完成,这就给内部控制提出了新的要求。鉴于这一情况,必须加强网络系统安全的控制、计算机病毒防治控制、系统权限控制、修改程序控制等,建立行之有效的内部控制制度。(二注重会计处理的审核在手工操作中,财会人员要进行、账证、账账、账表的核对才能报送报表。因此,一般非人为错误比较容易发现和纠正。而在计算机环境下,只有凭证的录入需要核对,而账证、账账、账表不再需要核对,由计算机自动生成。对一些串录或非金额性错误只有在对账时或再次检查时才有可能发现。因此,应加强对凭

11、证录入的审核,不仅要对原始凭证与记账凭证进行核对审核,还要在计算机上结合明细账进行审核,以防止串录现象发生。(三保障会计信息安全目前市场上会计软件繁多,水平参差不齐,软件的安全性与保密性存在诸多问题,使舞弊者有机可乘;许多软件缺乏操作日志记录功能,对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录,出现问题不便于追究责任。另外,数据库缺少必要的加密措施,可以方便地从外部打开和修改,特别是一些商业软件为了占领市场,还为用户提供修改以前年度账目等功能,这都为舞弊提供了便利,这个问题一定要引起重视。(四档案管理不容忽视电算化会计档案是在一定的时间内(如一个年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份存储,从而

12、脱离计算机系统的会计资料。按有关规定,实现会计电算化的单位应坚持每天备份,且要求双重备份,将其存放在两个不同的地方,以防止出现意外,造成整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。同时,按照会计电算化管理办法的规定,电子计算机替代手工记账后,其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案要打印输出。为了保证财务数据安全,要求所有财务会计资料全部用激光打印机打印,并装订成册,随电算化备份资料一并保存。会计电算化的应用,给会计档案管理工作增添了新的内容,这就要求不仅要保存好相关的纸质数据文件,还要保存保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。四、结束语我们今天所处的时代已经步入了信息化快速发展的社会,经济的国际化竞争要求企业管理现代化,企业管理现代化的关键是管理手段的现代化,而我国企业当前财务信息失真、财务资金管理失控成为突出的问题。而现代信息技术是发展为企业实行集中统一的财务管理创造了必要条件。大力推进会计电算化的进程,可以加强企业内部财务管理与资金监控,从而提高资金使用效率和降低资金风险,并且还可以推动其他各项管理。特别是计算机软件技术的快速更新和网络技术的普及与发展,更对我国会计电算化提出更新更高的要求。我国企业和会计软件商家应联合起来,消除一切影响会计电