档案员培训--归档文件整理细则

1、档案员培训班讲义第一讲：归档文件整理规则一、概述：归档案文件整理规则是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。归档文件整理规则规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。因此，实行了几十年的案卷级整理方法， 完成了它的历史使命。 归档文件的整理单位由“卷”改为“件”， 档案界称为“文书立卷改革”。下面，我们来了解一下几个基本定义：二、基本定义：1、 归档文件 ：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。同学们要注意， 这个定义是由三个要素组成： （ 1）本单位职能活动中形成的； （ 2） 已办理完毕的；（ 3 ）

2、应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。2、 归档文件整理 ：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3、 件 ：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。三、整理原则 ： P1111、遵循文件的形成规律。2、保持文件之间的有机联系。3、区分不同价值。4、便于保管利用。四、质量要求：1、归档文件应齐全完整。2、破损的文件应予以修整。3、字迹

3、模糊或易褪变的文件应予以复制。4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。 下面， 我们重点来学习“归档文件的整理方法”。五、整理方法、步骤：整理方法、步骤我们分10 步来讲。1、分清文件材料的年度 （在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。2、清除不须归档的文件材料主要有以下四种情况：（ 1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等（ 2）重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。（ 3）同级机关文件材

4、料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。（ 4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。3、装订（1）归档文件按件装订。一般以每份文件为一件。特殊情况按件的组合方法组合成一件。（2）件的组合：把应当作为一件的几个材料装订在一起，编目时原则也只体现为一条条目。有以下几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、 名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。在具体做法上要注意以下几点：P113文件正文与不同稿本。文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一

5、件； 重要的文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿各为一件。正文与附件。附件作为正文的补充说明或参考材料，一般来说，正文与附件为一件；如果附件数 量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。正文与文件处理单等。文件处理单应当与文件作为一件，原件与复制件作为一件。此处复制件是指由于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件，以及使用中出现破损的文件，需复制后归档。这类 复制件应当与原件作为一件。批转、转发文件与被批转、转发文件。批转、转发文件与被批转、转发文件是一份文件的不同部 分，应当作为一件。报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应当按其本来 的

6、装订方式，一册（本）作为一件。来文与复文。此处来文与复文包括请示与批复、报告与批示、问函与复函等。此类文件可以作为 一件，也可分别各作为一件，具体处理方式可以由单位视情况掌握。（3）去除金属物：去除订书针、回型针等金属物。（4）分件装订：可用线装、不锈钢夹子装订。（当然还有一些其他的材料）。我们一般采用线装比较 好（在实践工作中，我们一般把薄“件”用缝纫机踩，厚“件”用“三孔一线”装订）。4、加盖归档章（1）归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、件号（含室编件号和馆编件号）、机构（问题）选择项等。归档章规格为：长 45MM宽16MM分为均匀的6格。式样如下：（实体的归档章为6个空格,刻章时可

7、不把字刻出来。）归档章样式：全宗号年度室编件号机构（问题）保管期限馆编件号（2）加盖归档章的位置：归档章一般应当加盖在归档文件首页上端居中或居右的空白位置。如果领导批示占用了上述位置，也可加盖在首页其他空白处，但以上端为宜。5、归档文件的分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。下面，我们首先来了解一下几种分类方法：P114（1）按年度分类：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。第份文件都有形成时间，有的文件还有针对时间，如“2008年度工作总结、2009年度工作计划”，这份文件既有形成（落款）年度，又有针对年度时，分年度时，就

8、以文件的成文日期（落款或签发日期）确定所属年度。所以，文书立卷改革取消了按针对年度归类的做法。下面还有几种情况，按 以下方式确定所属年度归档：计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按成文（落款）日期为准。电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。 跨年度召开的会议，分类时统一归入会议闭幕年度整理归档（ 2008 年 12 月 29 日召开， 2009 年 1 月 3 日结束的会议，材料放 2009 年归档）。 查处案件中形成的文件材料，分类时统一归入办结年度归档（不管案子办了几年，哪怕办了 10 年 长的时间，一律都统一归入办结年度归档）。 几份文件作为

9、一件时，分类时统一以装订在前面文件的年度进行归档。 没有落款日期的文件材料， 应当通过对照等手段考证文件的准确日期或推定近似日期， 据以按年度 归档。 对在有专门年度中形成的文件材料，如教学年度，应当按照专门年度归档。 临时性机构，存在时间长（ 2 年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。（ 2 ）按机构分类：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的的承办单位对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名（如业务股、办公室、库房管理股等）。各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用

10、机构分类法， 原则上以发文机构的名称归入该机构的类中。 但是， 下列 4 种情况的文件材料的处置方法是：业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应当归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构。由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。立档单位内设的临时机构，应和其他机构同样设类，形成的归档文件归入该类保存。立档单位职能机构下，又设机构的，一般按上一级职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构下设机构进行分类（如“办公室下又设秘书科”）。（ 3）按问题分类按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。采用按问题分

11、类，只有在不适合按机构分类时，才采用。不能同时采用机构分类法。问题类别与类名，应当根据内部机构的职能来设置，不能按文种设“材料类”、“文件类”、“电报类”、“通知类”等。而应当按具体职能设类，如“党群类”、“业务类“等。（ 4）按保管期限分类按保管期限分类，就是根据国家档案局规定的文书档案保管期限对归档文件进行分类。对在2006年以前形成的文书档案就按1987 年 12 月 4 日国家档案局发布的机关档案保管期限的规定，把它分为永久、长期、短期；对 2006 年以后形成的文书档案则按国家档案局2006 年 12 月 18 日颁发的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，把它分为永久和定期，

12、定期又分为 30 年和 10 年。（ 5）复式分类法我们整理归档文件时， 不能单独采用任何一种分类方法， 都必须由两种以上分类法组成一种复式分类方法进行整理归档文件。下面介绍几种复式分类法：年度机构保管期限分类法。就是将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。此分类方案为：2007年：办公室永久、 30年、10年业务股永久、30年、10年人事股永久、30年、10年2008年：办公室永久、30年、10年业务股永久、30年、10年人事股永久、 30年、10年2009 年：保管期限年度机构分类法。就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面

13、按机构分类。此分类方案为：永久：2007年办公室业务股人事股2008年办公室业务股人事股2009年30年：2007年办公室业务股人事股2008年办公室业务股人事股2009年10年：2007年办公室业务股人事股2008年办公室业务股人事股2009年年度问题保管期限分类法就是先将归档案文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。此分类方案为：2007年：党群类永久、 30年、10年 业务类永久、30年、10年 行政类永久、30年、10年2008年：党群类永久、 30年、10年业务类永久、30年、10年 行政类永久、30年、10年2009 年：保管期限年度问题分类法就是将归档文

14、件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。此分类方案为：永久：2007年党群类、业务类、行政类2008年党群类、业务类、行政类2009 年30年：2007年党群类、业务类、行政类 2008年党群类、业务类、行政类2009 年10年：2007年党群类、业务类、行政类 2008年党群类、业务类、行政类2009 年除以上 4 种方法外， 我向大家推荐一种比较好或者说比较适合在座的各位各自单位归档文件归档的分类方法（因为你们所在的机关都是县级以下的机关）：保管期限年度分类法这种方法就是在保管期限下面，按年度分类。这种方法适用于县、市（区）以下内部机构设置简单或每年形成文件材料

15、数量少的机关。操作起来简便易行。此分类方案为：永久：2007年、2008年、2009年30年：2007年、2008年、2009年10年：2007年、2008年、2009年这里要注意几点： 本单位归档文件的分类方法应当保持相对稳定， 使分类体系具有连续性， 便于查找利用。也就是说分类方法一旦确定，一般不要随便改变，确需要调整时，最好从一个新的阶段开始，不要将已归档的文件打乱重整。调整的情况要在全宗介绍中说明。6、归档文件的排序（“件”的排列）件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。这里的强调的“事由原则”，即同一事由的相关

16、文件应当排列在一起。如一件具体的事，或一个具体的问题，或一段紧密性的工作过程等。下面，我们来分别加以说明：（ 1）同一事由的排列（如都干部任免的文件）：按文件形成时间的先后顺序，成文日期在前的文件排列在前，在后的排列在后；或按文件的重要程度排列，相对重要的放在前面，其他的放在后面。（ 2）不同事由的排列：按是时间、重要程度等多种方法。具体可按以下几种方法处理：按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列， 主要职能文件或重要活动文件排在前，其他工作形成的文件材料排在后，或将综合性的排在前，具体业务工作排在后；按事由具有的共同属性分别集中排列，即按责任者或承办部门分别集中排列、按不同

17、问题分别集中排列、按文件的“成套性”排列等。7、编件号（含填写归档章）编件号： 就是归档文件应当依分类方案和排列的顺序逐件编号， 是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。并同时填写归档章的其他项目。填写的具体项目及要求如下：（ 1）编件号。分为室编件号和馆编件号。室编件号是将归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。 就是在不同的保管期限内， 按文件排列的顺序从“ 1 ”开始标注流水号。流水号要注意一年一断号，即第二年的归档文件的流水号要重新从“ 1 ” 开始编写。馆编件号馆编件号，在整理归档文件时一般不要编写，只是预留一个位置而已。那么，为什么要设置这一项呢？这是专为档案馆设置的。因为档

18、案在移交档案馆后，档案馆要对移交进馆的档案进行监定、整理。如将部分档案抽出、补入等，使目录中的件号出现断号现象，从而增加了档案馆管理工作的难度，有必要重新编制件号。这样便于档案的查找利用。（ 2）全宗号全宗号是档案馆给立档单位的代号。（ 3）年度年度指归档文件的形成年度。 填写时， 采用公元纪年，以 4 位阿拉伯数字表示， 不能简化。 如 2009 年，不能写成09 年，应当写为“ 2009 ”。（ 4）保管期限按归档鉴定时划分的保管期限填写。永久或30 年、 10 年。（ 5）件号件号是按排列的件号顺序依次填入室编件号栏。 在档案移交进馆时， 再要按档案馆的有关规定填写馆编件号。无进馆任务的

19、单位（就是该单位的档案不要移交进馆保存）或进馆范围外的档案（如 10 年的档 案）可空出此项不填写。（ 6）机构（问题）此项为选择项。县以下的机关一般文件数量少， 只采用年度、保管期限两种分类法即可满足整理工 作的需要，无须再分机构（问题）。可以不填写此项。若选择了机构（问题）分类法，才需要填写。填写归档章项目的书写材料要求：应当使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素黑水等，也可用打号机打号。禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝黑水等不耐久的书写材料进行填写。8、编写归档文件目录以“件”为单位整理的归档文件，其目录反映了全宗内归档文件的体系结构，并是档案的保管、鉴定、检索、统计等工作的依据与基础。归档文件

20、目录包括件号、文号、题名、日期、页数和备注等项目归档文件目录式样:件号责任者文号题名日期页数备注1县档案局东档发20092关于举办档案员岗位培训班 的通知20090422223（1）归档文件目录的填写说明及要求件号。填写室编件号。责任者。指制发文件的组织或个人， 即文件的发文机关或署名者。填写时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本局”、“本公司”等。文号。填写归档文件上的发文字号。题名。即填写归档文件上的标题。一般情况下，文件只有一个题名（正题名），填写时照实录入; 有的文件还有副题名，当正题名能够反映文件内容时，副题名无须录入；当文件没有题名，或以文种作为题名时（如：通知），应当根据文

21、件内容重新拟写或补充标题，并在新拟标题之外加上“”号；会议记录须重拟题名时，应当写明会议的时间和主要内容；会议记录要以一次会议的记录作为一件，并拟写题名（实践中我们一般以一个年度一本为一件）。有些归档文件的附件独立性强，或者附件是正文的重要补充和说明，在正件与附件作为一件时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。日期。填写归档文件的形成时间，即发文时间（落款时间）。填写时以8位阿拉伯数字标注年月日，如2009年4月22日，标注为20090422。也可做两行填写。页数。填写归档文件的总页数。以有图文的页面为一页，空白页不计。大和折叠页面按折叠前页面数计算页面数。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数时，将构成该件的各文件页数相加伯为该件的页数。如关于 +问题的请示和批复分别为 3页和2页，作为一件时，该件页数应为 5页。备注。填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。（