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文档简介

1、1Excel常用技巧常用技巧行政管理部行政管理部2Excel常用技巧o 一、常用格式设置o 二、统计常用方法o 三、Excel函数3常用格式设置o 1.边框及底纹 在excel中,表格都是已经给定的,我们所做的就是在输入数据后,在给定的表格外绘制边框。选定区域后,单击右键-设置单元格格式-边框。根据所需要的边框添加,或者进入格式-自动套用格式,使用喜欢的类型。 图表的背景色可以在单元格格式-图案中选择,或者点击工具栏上的填充按钮,选择需要的颜色。4常用格式设置o 2.合并及居中 当需要对多个单元格进行合并时,可以将这些单元格选定后,点击工具栏上的合并及居中按钮,如需取消,再点击一次即可。5常用

2、格式设置o 3.对齐 在单元格设置-对齐里面,可以设置单元格的对齐方式、文字方向、自动换行等参数。(手动换行需要按Alt+Enter)6常用格式设置o 4.数字格式 单元格格式-数字里面,可以设置单元格的格式,方便输入各种数据。例如身份证号码在单元格就会自动用科学计数法,最后几位显示不出来,这就需要把单元格设置成文本格式。7常用格式设置o 5.页面设置 页面设置是对需要打印表格进行页面、页边距、页眉页脚的设置,在文件-页面设置里面,这些设置不用详细讲。对于打印范围比较大,需要每页设置标题的文档,我们可以在页面设置-工作表里点击“顶端标题行”,将每页需要添加的标题行选进去,打印出来的文档每页就自

3、动加上了标题行。8常用格式设置o 6.数据有效性 点击数据-有效性,可以为单元格设置有效的数据类型,默认的是任何值。我们可以将其进行改成我们所允许的值,在工作中就可以避免输入错误。我们也可以对出错提示自定义。9常用格式设置o 7.条件格式 条件格式能够在单元格条件满足设定时,自动变化单元格格式。点击格式-条件格式进入设置,设定条件,在格式中选定满足条件时单元格格式的变化。使用条件格式能够及时为数据变化做出提醒。10常用格式设置o 8.格式刷 格式刷能够非常迅速地将已设定好的单元格格式进行批量复制,减少重复工作,提高效率。格式刷在常用工具栏里,使用时先选定被复制格式的单元格,点击格式刷,然后在需

4、要复制的单元格拖动即可。11常用格式设置o 9.通配符(?、*、) 通配符一般使用在搜索中,?表示一个任意字符,例如搜索“d?f”表示查找以d开头f结尾的任意一个三字母的词;*表示任意个任意字符,例如搜索“d*f”表示查找以d开头,f结尾的任意一个词,不限于三个字母;则用在搜索?和*本身上面,例如搜索“d?f”表示搜索搜索d?f这个词。12统计常用方法o 1.筛选(自动筛选、高级筛选)o 2.分类汇总o 3.数据透视表o 4.函数统计(略)13统计常用方法o 1.筛选 自动筛选。在数据输入完成后,选定需要筛选的项目一行,点击数据-筛选-自动筛选,选定 的项目就会多出下拉菜单,在其中即可选择需要

5、筛选的条件。取消自动筛选按上述重复。14统计常用方法o 1.筛选 高级筛选。高级筛选中在原有区域显示筛选结果和自动筛选差不多,一般用得较多的是将筛选结果复制到其他位置,这样就能对筛选出来的结果进行下一步的处理。15统计常用方法o 右边就是对这些区域进行高级筛选,筛选的区域为左边四列,筛选的条件为性别-男性。最后生成的结果如下:16统计常用方法o 2.分类汇总 位置在数据-分类汇总里,前提条件是分类的项目必须经过排序。例如下列数据里按性别分类排序,再做计数汇总:17统计常用方法o 3.数据透视表 数据透视表为数据汇总及制表提供了一个极其方便的拖拉操作方式,所有需要统计的字段直接在数据透视表的操作

6、界面中操作。18统计常用方法 为了避免破坏原数据,一般选择新建工作表,在布局中直接拖拉需要统计的项目。例如统计不同部门的性别统计。结果如下:19统计常用方法o 4.函数统计 函数统计放在后面的excel函数里进行讲解。20Excel函数o Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式,它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。Excel函数一共有11类,分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。21Excel函数o 因为在很多教材中的说法都说的很书面化,所以在这里尽量用通俗的语

7、言来解释常用函数的含义和用法,并举例来说明。o 在日常工作中,我们不会用到所有分类的函数,而且在所用的分类的函数中,我们用到的也是很少的一部分,所以我们学习的目的是理解函数的思路。理解了函数的思路后,我们碰到新的函数也能迅速明白它的用法并运用到实际工作中去。22Excel函数算术运算符算术运算符算术运算符含义示例+加2+3=5-减3-2=1*乘2*3=6/除10/2=5乘方43=64%百分比50%23Excel函数o 文本运算符文本运算符“&” &可以把文本连接起来,例如A1&B1,可以把两个单元格合并为一个文本。o 比较运算符比较运算符比较运算符比较运算符含义含义示例

8、示例=等于B1=C1,如果两单元格相等,返回TURE,如果不相等,FALSE大于略=大于等于略=小于等于略不等于略24Excel函数o 引用运算符引用运算符引用运算符含义示例:区域运算符,计算一个区域之间的数据Sum(A1:D5),联合运算符,将多个引用结合起来Sum(A1:D5,E2:F7)空格交叉运算符,计算多个引用的交叉区域Sum(A1:E5 B3:F7)o运算顺序运算顺序默认的运算顺序是乘方乘除加减,相同优先级的按从左到右的顺序运算,若要改变顺序,可以加上圆括号。25Excel函数o 单元格引用单元格引用 一般常用的引用为相对引用,如一般常用的引用为相对引用,如=A1*2,优点在于拖拉

9、函数的,优点在于拖拉函数的时候对应的引用能够自动变化;时候对应的引用能够自动变化; 绝对引用则是拖动函数填充时,不会自动变化:绝对引用则是拖动函数填充时,不会自动变化:=$A$1*2; 混合引用则是在一个单元格中,既有相对引用,也有绝对引用,混合引用则是在一个单元格中,既有相对引用,也有绝对引用,如:如:$A1(行变列不变行变列不变) A$1(列变行不变列变行不变) 输入函数的方法:输入函数的方法:1.使用函数编辑栏使用函数编辑栏 2.直接在单元格中输入直接在单元格中输入注意:函数中输入的括号及标点都必须使用英文格式注意:函数中输入的括号及标点都必须使用英文格式26Excel函数日常工作中常用

10、的函数有:o 1.求和函数o 2.统计函数o 3.逻辑函数o 4.文本、日期与时间函数o 5.查询和引用函数o 6.多层函数嵌套27Excel函数1.求和函数sum()和sumif()函数o 求和函数平时用到的主要是sum()和sumif()函数。o Sum()函数大家应用的最多,这里就不多做介绍,它最多支持30组数据相加。如果超过了30组数据也有个小窍门,你可以在外面再加一个括号,那么就相当于把这些数据变成了一个组,那就可以进行求和。28Excel函数o Sumif()函数是条件求和函数,比如说你要对一个区域数据满足条件的进行求和,那就可以用这个函数了。o Sumif(条件范围,条件,求和范

11、围),在括号中隔开一定要用英文的逗号,否则无法识别。例如sumif(A1:A100,”1”,B1:B100)表示在A1到A100范围内大于1的条件下对应的B1:B100范围里求和,条件范围和求和范围一定要相互对应。29Excel函数o 2.统计函数count()、counta()、countif()和sumproduct()o Count()函数对数字型的数据进行统计,对文本、错误值、无法转换成数字的数据进行忽略,使用方法为count(统计范围)。例如count(A1:A100)表示对A1到A100范围内的所有数字型数据进行统计,如果中间有文本、错误值等,则不进行统计。30Excel函数o C

12、ounta()函数则是统计一个范围内的非空单元格,使用方法为counta(统计范围)。例如counta(A1:A100),表示统计A1到A100范围内的所有非空单元格,如果有单元格为空的,则不进行统计,如果单元格里没有任何数字文本,但是打了一个空格,函数仍然会进行统计,所以这点一定要注意,很容易造成错误。31Excel函数o Countif()函数是条件统计函数,应用的非常广泛,很多报表都可以用它来自动生成,当然这是运用得比较熟练以后的事情,这里主要讲基础用法。o 用法Countif(统计范围,统计条件),例如countif(A1:A100,”1”)表示对A1到A100范围内所有大于1的数据进

13、行统计。32Excel函数o Sumproduct()函数是多条件统计函数,可以对需要同时满足多个条件的结果进行统计,具体使用方式为: sumproduct(条件1)*(条件2)*(条件3)33Excel函数o 3.逻辑函数if()、and()、or()和not()o 这几个是日常工作中用得比较多的逻辑函数,尤其是if()函数用得最多。o 用法if(条件,满足条件返回的结果,不满足条件返回的结果),例如if(A1=60,”及格”,”不及格”),表示如果A1的数值大于等于60,则返回及格,否则就返回不及格。(注意,函数中使用中文字符的时候一定要用英文冒号隔起来,否则无法识别)34Excel函数o

14、 这就是使用的实例35Excel函数o and()函数表示“和”的意思,or()函数表示“或者”的意思,这两个函数极少单独运用,一般是和其他函数嵌套在一起,这里只做个大概的说明。例如if(and(A150,A160),”适合”,”不适合”)表示在A1的取值为50到60之间的情况下,返回”适合”,其他情况下返回”不适合”。o Not()函数表示对其他逻辑函数的值取反结果o Excel函数最多允许嵌套七层。36Excel函数o 4.文本、日期与时间函数o 常用的文本函数有left(),right(),mid(),len(),int()等o 常用的日期与时间函数有now(),today(),year

15、(),month(),day(),date(),hour(),date(),datedif()等。37Excel函数o Left()函数表示从单元格文本左边开始取一定的位数。Left(取值的单元格,取值的位数),例如left(A1,2)表示从A1单元格中的文本中取前两位。o Right()函数的用法和left()的用法类似,不过是从文本的右边开始取值。38Excel函数o Mid()函数表示的是从单元格文本中从指定的位数开始取指定的长度。o Mid(取值的单元格,开始的位数,取值的长度),例如mid(A1,3,2)表示从A1中文本的第三位开始,取两位的文本。o Len()函数表示取单元格中数据

16、的长度。o int()函数表示对单元格的数字取整数39Excel函数o Now()和today()表示的是电脑当前的时间,两者没有太大的区别。o Year()函数是取一个时间里的年份,例如year(2011-5-19)得出的结果就是2011。o Month()函数是取一个时间里的月份,day()函数是取一个时间里的天,hour()函数是取一个时间里的小时,用法和year()类似。40Excel函数o Date()函数是把几个数字生成一个时间,用法为date(年,月,日),例如date(2008,9,9)最后生成的结果是2008-9-9.o Datedif()函数是求两个时间之间的差值,用法为d

17、atedif(开始时间,结束时间,时间计算方式),其中时间计算方式有年、月、日、一年中相差的月份、一月中相差的天数这五种方式。41Excel函数o 例如datedif(2008-5-6,2010-5-8,”Y”)最后的结果就是2,表示两个时间之间的差为两年。o datedif(2008-5-6,2010-5-8,”m”)最后的结果为24,表示两个时间之间的差为24个月。o datedif(2008-5-6,2010-5-8,”d”)最后的结果为732,表示两个时间之间的差为732天。o datedif(2008-5-6,2010-5-8,”ym”)最后的结果为0,表示两个时间在一年中的差为0个月。o datedif(2008-5-6,2010-5-8,”md”)最后的结果为2,表示两个时间在一个月中的差为2天。42Excel函数o 5.查询和引用函数。vlookup() 函数在实际运用中比较多,一般结合数据库来使用。所谓数据库就是把所有的数据分门别类,全部定好格式集中到一起的就算是一个数据库了。o Vlookup(要查找的值,查找区域,返回区域对应的栏数,是否模糊匹配)43Excel函数o 此处G2单元格根据F2单元格的姓名使用Vlookup函数自

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