公司行文规范

1、安徽徽钢铜业有限公司文件编号HGTYGL001公文处理规范修订状态0/A1目的为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。2适用范围适用于公司对内对外公文和外来公文的管理（公司其他管理体系所要求编制的文件按文件控制程序加以管理），公司党支部、工会和团支部等部门的公文也按本规范进行管理。3职责3.1公司办公室为公司内外公文的归口管理部门；3.2相关职能部门负责公文的拟定；3.3办公室档案室负责内外公文的统一归档；3.4办公室主任负责内部公文的初审和外部来文的拟办意见的签署；3.5分管副总负责外部来文批办意见的签

2、署；3.6常务副总负责公司内部对内对外行文的审定；3.7总经理负责公司内部对内对外行文的批准。4管理内容4.1公文类型和公文格式4.1.1公文类型1) 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。2) 决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。3) 通告（或公告）适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项。4) 通知适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项。5) 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。6) 报告适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。7) 请示适用于下级向上级或政府部门请求批

3、示、批准、批复的事项。8) 批复适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复。9) 函适用于对外沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。10) 规定（或办法）适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度。11) 会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。4.1.2公文格式4.1.2.1公文份数序号为准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，尤其是带有密级的公文要编制份数序号。编制的份数置于公文右下角底部，如：“打印01份数”。4.1.2.2秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用四号黑体，顶格标识在第一行

4、右上角；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。4.1.2.3紧急程度如需标识紧急程度，用四号黑体，顶格标识在右上角第一行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第一行，紧急程度标识在右上角第二行。紧急程度公文分为：特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规公文（平件），秘密等级公文分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。4.1.2.4发文部门标识报告、会议纪要用汉字宋体32号标识，其余文种用红色黑体32号标识，居中排布。4.1.2.5发文字号 发文字号用四号仿宋体，居中排布。发文机关代字一般为2-4位，代字取发文部门的

5、前一两个字，决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要后面加上“字”，函后面加上“函”，同一发文部门的代字应统一。4.1.2.6公文标题 用三号黑体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.1.2.7主送机关 标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。4.1.2.7正文 每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。 4.1.2.9附件 在正文下空一行，空两格用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号，但不能标注虚

6、号。4.1.2.10成文日期 用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”，与正文右对齐。4.1.2.11印章 要求上不压正文，下压成文日期。单一公司制发的公文在落款处不署发文公司名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开， 两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当三个公司及以上联合行文时，应标注每个公司的全称或通用简称分别加盖印章。成文日期标注在最后一行印章的右下角。4.1.2.12主题词 “主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照国务院公文主题词表的分类进行编制；词目用三号仿宋；词目之间空一字，主题词一般不超过四个。4.1.2.13抄

7、报、抄送、抄发机关 标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的公司对齐；在最后一个公司后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位；抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位；抄发机关是将公文发往的相关下级单位。4.1.2.14印发机关和印发日期 用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。4.1.2.15页眉、页脚和页码除第一页外均要求使用统一的页眉页脚，页眉左上角使用公司LOGO标，右上角标注公司名称，5号宋体加粗，页眉距顶端1.2厘米；页脚第一行标注公司地址，第二行标注办公电话、

8、传真及公司网址，页脚距底端0.4厘米；页码第一页在页脚底端居中标注，其余各页在页脚底端右对齐标注 。页眉、页脚、页码用宋体小五号标识。4.1.3公文使用范围4.1.3.1红头文件须特定文种在特定范围内使用，文体包括：通知、通报、决定；文件内容范围：各公司向政府机关或外单位行文；各公司的决策类、通知类、重要规章制度类文件；各公司重要人事任命类、各部门负责人的奖惩通报类文件；公司总经理及股东会要求的其他类文件等。各公司内部的普通类文件可根据实际情况，使用本公司原有的公文模板。4.1.3.2红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行行文。4.1.3.3红头文件对内行文可以公司行

9、政部、总经理办公室、股东会等名义行文。4.1.4公文用纸和结构层次4.1.4.1公文用纸一般为A4型，左侧装订。4.1.4.2公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。4.1.5公文书写要求4.1.5.1公文草拟必须使用公文书写专用稿纸，用笔必须用黑色钢笔或签字笔，不得在文稿装订线外书写。4.1.5.2修改公文应在稿纸上采用圈改或划改的方式进行，需大篇幅修改的，修改内容另附专用稿纸。4.1.5.2签批公文和签署公文处理意见，采用专用的文件审批单和文件处理便笺。4.2公文办理4.2.1发文办理 4.2.1.1发文办理指以本公司名义制发公文的过

10、程，包括草拟、审核、签发、复核、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。4.2.1.2公司向上行文，公文送负责人签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规范的规定等。4.2.1.3公司相关负责人签发文件，均需填写文件审批单并与公文一起归档保存。4.2.1.4公文正式印制前，行政部应当进行复核，重点是：附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。4.2.1.5公文正式下发，需进行登记并填写发文登记表。4.2.1.6各部门收到文件时应做好收文记录。4.2.2外来公文处理4.2.2.1定义：外来公文是指国

11、家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司（包括传真件和直接发送职能部门）的文件、简报、通报等。4.2.2.2公文处理是指对收到的外来公文的办理过程，包括签收、登记、审阅、办理、立卷、归档、销毁等程序。4.2.2.3外来文件签收外来公文由公司办公室根据来文性质统一签收，各职能部门收到的外来公文以及参加会议带回的各类文件，须主动送交公司办公室登记处理。4.2.2.4外来文件登记公司办公室指定专人负责外来公文的登记，并填写收文处理便笺，对简报、通报等一般不作登记，直接传阅。4.2.2.5外来文件审阅a) 外来公文一律由公司办公室主任进行认真的阅读分析，对于需具体办理的公文，应根据公文的性质、内容

12、等，提出拟办意见，送分管领导审定。b) 需经领导批办的公文，主批领导应明确签署意见，姓名和批办日期，公司办公室按领导批示立即复印文件转承办部门办理，办理时限以外来公文时限要求为准。4.2.2.6承办和催办a) 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部并说明理由。b) 送领导人批示或交有关部门办理的公文，由行政部负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。4.2.2.7传阅a) 对于不需具体办理的公文，由公司办公室确定公文的传阅范围，进行传阅。

13、b) 对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再定期以目录形式转相关领导和部门传阅。4.3公文处理原则4.3.1坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。4.3.2必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。4.3.3必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过公司办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。4.3.4公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。4.3.5各部门行文必须使用全称或通用规范简称。4.4公文立卷、归档和销毁4.4.1公文办理完毕后，应当按照公司档案管理制度，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。4.4.2公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。4.4.3联合办理的公文，原件由主