职务分析与职务说明书编写

1、.J 职务分析的定义及在企业人力资源管理中职务分析的定义及在企业人力资源管理中的用途的用途J 职务分析收集信息主要方法职务分析收集信息主要方法J 编写职务说明书的基本思路及主要模式编写职务说明书的基本思路及主要模式J 通过职务说明书的练习使大家掌握编制职通过职务说明书的练习使大家掌握编制职务说明书的方法务说明书的方法.为何要建制职位说明书为何要建制职位说明书1.1.落实组织分工及专业化落实组织分工及专业化2.2.理清员工职权与职责理清员工职权与职责3.3.绩效考核的依据绩效考核的依据4.4.建立职位评价建立职位评价5.5.有助于管理分析并改善组织结构有助于管理分析并改善组织结构6.6.做为薪资

2、调查及薪资结构的基础做为薪资调查及薪资结构的基础7.7.使个人努力之方向与公司目标一致使个人努力之方向与公司目标一致.职位分析职位分析 (Job Analysis)(Job Analysis)意义：意义：n职位分析是对某项职位就其职位分析是对某项职位就其有关工作内容有关工作内容与与条条件之数据件之数据，运用，运用专业有系统专业有系统调查活动予以调查活动予以收集收集及研究分析之过程及研究分析之过程。职位分析之目的，是提供。职位分析之目的，是提供一个一个职位说明书制作相关的基础工作职位说明书制作相关的基础工作，和作，和作管管理决策理决策。这种管理决策包括。这种管理决策包括招募招募、甄选甄选、任用任

3、用、训练训练、晋升晋升、轮调轮调、薪酬薪酬和和其它人力资源的功其它人力资源的功能能。.职务分析的概念职务分析的概念n职务分析又称职务分析又称工作分析工作分析，是指对某特定，是指对某特定职位作职位作出明确规定出明确规定，并，并确定完成这一职务需要什么样确定完成这一职务需要什么样的行为的过程。的行为的过程。n是对某项职务的是对某项职务的工作内容和职务规范工作内容和职务规范（任职条（任职条件）的件）的描述和研究过程描述和研究过程，即制定职务说明和职，即制定职务说明和职务规范的系统过程。务规范的系统过程。.职务分析在公司组织管理中的作用职务分析在公司组织管理中的作用n制定制定任用标准之依据任用标准之依

4、据n让让部门及所有员工明确各自的工作责权部门及所有员工明确各自的工作责权和工作范围和工作范围.n组织有效招聘、选拔、组织有效招聘、选拔、使用所需要的人员使用所需要的人员n制定合理的制定合理的员工培训、发展规划员工培训、发展规划n制定制定考核标准及方案考核标准及方案，科学开展绩效考核工作科学开展绩效考核工作n设计出设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度公平合理的薪酬福利及奖励制度方案方案职务分析在人力资源管理中的回馈职务分析在人力资源管理中的回馈.职务说明书功能工作分析职务说明书1.工作要项2.资格条件3.目标绩效职涯管理薪资结构升迁调职绩效考核职位评价召募甄选薪资调查职等职称训练调薪.职务分析信息

5、的收集方法职务分析信息的收集方法直接人员常用直接人员常用观察法观察法: :适用于操作层员工的职务分析适用于操作层员工的职务分析访谈法：访谈法：.间接人员常用间接人员常用n问卷调查法问卷调查法n日志纪录法日志纪录法职务分析信息的收集方法职务分析信息的收集方法.观察法之优点观察法之优点一一. .借由借由实际工作的进行分析者实际工作的进行分析者可以确定工作上可以确定工作上实际花费的时间实际花费的时间，而不是如面谈或问卷法得，而不是如面谈或问卷法得知的估计时间。知的估计时间。二二. .不容易受到不容易受到员工自我报告的偏见或误解之影员工自我报告的偏见或误解之影响。响。三三. .分析者可以与其它来源的资

6、料如面谈或问卷分析者可以与其它来源的资料如面谈或问卷比较比较是否一致是否一致。四四. .现场员工动作分析时现场员工动作分析时应用最广也最适用的方应用最广也最适用的方法。法。.观察法的缺点观察法的缺点一一. .有些工作任务是有些工作任务是不定期执行或突发的不定期执行或突发的，可能，可能必须花必须花大量的时间大量的时间观察才可以观察一个工作观察才可以观察一个工作循环；循环；二二. .对于工作性质是属对于工作性质是属于心智活动工作于心智活动工作的内容无的内容无法由观察法得知；法由观察法得知；三三. .员工如果知道现在正员工如果知道现在正被观察者被观察者可能行为会与可能行为会与往常有所差异。往常有所差

7、异。.访谈法之优点访谈法之优点一一. .谈及访问内容较有弹性可以随时补充和反问；谈及访问内容较有弹性可以随时补充和反问；二二. .对于一些不经常发生的活动或非正式的交谈沟通对于一些不经常发生的活动或非正式的交谈沟通这些信息不会出现在组织结构中但可以借由访谈这些信息不会出现在组织结构中但可以借由访谈中获得；中获得；三三. .收集数据最简单的方法；收集数据最简单的方法；四四. .可用来搜集各种不同工种的工作讯息；可用来搜集各种不同工种的工作讯息；五五. .运用面广，能简单而迅速地收集多方面的信息；运用面广，能简单而迅速地收集多方面的信息；六六. .由任职者亲口说出工作内容，具体而准确；由任职者亲口

8、说出工作内容，具体而准确；七七. .助于与员工沟通，缓解工作情绪。助于与员工沟通，缓解工作情绪。.访谈法之缺点访谈法之缺点n占用员工工作时间影响生产；占用员工工作时间影响生产；n员工可能有意无意地扭曲信息；员工可能有意无意地扭曲信息；n分析资料繁杂时相当费时。分析资料繁杂时相当费时。.问卷调查法之优点问卷调查法之优点一一. .最经济迅速；最经济迅速；二二. .员工回答时没有心理压力，所得信息员工回答时没有心理压力，所得信息有时较其它方法来的理想。有时较其它方法来的理想。三三. .可同时分析大量员工。可同时分析大量员工。.问卷调查法之缺点问卷调查法之缺点一一. .对词意的误解可能造成答非所问；对

9、词意的误解可能造成答非所问；二二. .完成问卷回收可能相当费时费事；完成问卷回收可能相当费时费事；三三. .员工可能夸大其词使得他们工作显的更员工可能夸大其词使得他们工作显的更为重要或工作内容更为困难。为重要或工作内容更为困难。.日志纪录法优点日志纪录法优点一一. .逐日或工作活动纪录可以避免工作数据逐日或工作活动纪录可以避免工作数据遗漏；遗漏；二二. .可充分收集最详尽的工作资料。可充分收集最详尽的工作资料。.日志纪录法的缺点日志纪录法的缺点一一. .员工可能会过份强调有意轻描淡写或隐员工可能会过份强调有意轻描淡写或隐藏某些活动行为；藏某些活动行为；二二. .纪录者的文笔与表达能力也影响此法

10、的纪录者的文笔与表达能力也影响此法的应用。应用。.职等表范例职等表范例职等职等主管职主管职行政职行政职技术职技术职营销职营销职六等六等总经理总经理五等五等副总经理副总经理办公室特助办公室特助高级顾问高级顾问区域经理区域经理四等四等经理经理经理特助经理特助高级工程师高级工程师项目经理项目经理三等三等科长科长行政专员行政专员工程师工程师销售专员销售专员二等二等班组长班组长办事员办事员技术员技术员销售员销售员一等一等助理办事员助理办事员助理技术员助理技术员助理销售员助理销售员.如何进行职位分析如何进行职位分析: :n参考其它参考其它同业数据和市场调查数据同业数据和市场调查数据n选择各工种选择各工种职

11、等表中职位予以分析职等表中职位予以分析n决定决定收集数据的方法收集数据的方法：访谈法、问卷调查法：访谈法、问卷调查法n分析重点项目分析重点项目: :1.1.分析工作执掌分析工作执掌2.2.分析职位条件分析职位条件.分析工作条件分析工作条件 需收集的信息需收集的信息v任职资格，如学历、专业、技能要求是任职资格，如学历、专业、技能要求是什么？什么？v工作环境条件工作环境条件v工作时间规定工作时间规定v怎样操作及操作工具是什么？怎样操作及操作工具是什么？v所需的教育训练课程所需的教育训练课程v此职位定位在组织上下左右的位置此职位定位在组织上下左右的位置.工作分析问卷工作分析问卷( (范例范例) )1

12、.1.描述你工作职掌描述你工作职掌2.2.列出你工作所需的最低学历列出你工作所需的最低学历3.3.列出你工作所需的执照特许证书列出你工作所需的执照特许证书4.4.列出你工作所需的操作机器设备列出你工作所需的操作机器设备5.5.请你列举在工作中同事与你对应关系位置请你列举在工作中同事与你对应关系位置6.6.列出你认为执行你的工作的专业知识及技能列出你认为执行你的工作的专业知识及技能7.7.列出你认为执行你的工作，需几年的年资列出你认为执行你的工作，需几年的年资8.8.列出你需具备何种训练列出你需具备何种训练.根据员工目前在岗位具体实际工作内容；根据员工目前在岗位具体实际工作内容；让员工自己编写自

13、己的工作职掌与工作条让员工自己编写自己的工作职掌与工作条件（参与管理件（参与管理) )执行技巧执行技巧.根据员工交上的工作职掌与工作条件内容初稿，根据员工交上的工作职掌与工作条件内容初稿，部门负责人与员工进一步访谈部门负责人与员工进一步访谈，以便了解填写真，以便了解填写真实性；实性；部门负责人与员工访谈明确部门负责人与员工访谈明确工作责任，并确定权工作责任，并确定权重；重；有无遗漏其它有无遗漏其它重要信息重要信息？双向沟通，达成共识双向沟通，达成共识执行技巧执行技巧.修订初稿修订初稿规范化规范化因为环境的动态变化性，为避免扯皮现象的发因为环境的动态变化性，为避免扯皮现象的发生，建议每人的工作职

14、掌的最后一项职责均生，建议每人的工作职掌的最后一项职责均为：为：完成上级交待的其它工作完成上级交待的其它工作。工作职掌内容工作职掌内容.品保部经理品保部经理( (工作执掌范例工作执掌范例) )1.1.执行、检讨、改善、追踪部内质量目标之计划。执行、检讨、改善、追踪部内质量目标之计划。2.2.配合部内相关作业办法之制、修订以维护入料正配合部内相关作业办法之制、修订以维护入料正常运作。常运作。3.3.辅导厂商以提升质量及购入料质量相关作业之管辅导厂商以提升质量及购入料质量相关作业之管理。理。4.4.协调信赖性试验与质量异常之确认与处理改善及协调信赖性试验与质量异常之确认与处理改善及内外部讨论。内外

15、部讨论。5.5.举行部内及跨部门检讨会议以改善质量与各作业举行部内及跨部门检讨会议以改善质量与各作业流程流程, ,及不定期审查部内之整体运作、整顿、纪及不定期审查部内之整体运作、整顿、纪律、绩效、安全律、绩效、安全.等事项。等事项。6.6.编列编列/ /执行及管控年度预算执行及管控年度预算.生管部课长生管部课长( (工作执掌范例工作执掌范例) )1.1.掌握客户订单及预估讯息掌握客户订单及预估讯息2.2.掌控内部订单之下达与交期出货掌控内部订单之下达与交期出货3.3.协调急件处理与产销协调急件处理与产销4.4.做好客户满意迅速反应客户之需求并予以适当做好客户满意迅速反应客户之需求并予以适当之处

16、理及回复之处理及回复5.5.处理客户抱怨处理客户抱怨6.6.处理呆滞料之控管及追踪处理呆滞料之控管及追踪7.7.协调产销以达成客户需求协调产销以达成客户需求.物料部课长物料部课长( (工作执掌范例工作执掌范例) )1.1.领取厂商各项材料领取厂商各项材料 ( (领料领料/ /成套发料单成套发料单) )2.2.处理厂商问题回馈处理厂商问题回馈3.3.协助采购新进人员协助采购新进人员4.4.开发新供货商开发新供货商5.5.检讨检讨ERPERP系统问题与系统问题与MISMIS系统系统6. 6. 管制管制 / / 接收接收 / / 查询模具查询模具7.7.不良材料扣款事宜不良材料扣款事宜.职位条件职位

17、条件1.1.工作经验工作经验: :从事该职务或类似该工作之从事该职务或类似该工作之最低年最低年限、学历、年龄。限、学历、年龄。2.2.专业知识及技能：该职务所须具备之专业知识及技能：该职务所须具备之知识及技知识及技能。能。3.3.教育程度与所需执照：教育程度与所需执照：最低学历要求最低学历要求, ,训练需训练需求或所需具备之执照求或所需具备之执照等。等。4.4.所须运用或操作之设备。所须运用或操作之设备。.职位条件职位条件( (品保工程师范例品保工程师范例) )n专长经验：三年以上生产制造经验专长经验：三年以上生产制造经验n学历学历 大专以上大专以上EEEE或或MEME相关科系相关科系n年龄年

18、龄 1818岁岁2525岁岁 2626岁岁3030岁岁3131岁岁3535岁岁 3636岁岁4040岁岁 其它：其它：_n工作经验工作经验1 1年年33年年 3 3年年55年年 5 5年年88年年8 8年年1010年年1010年以上年以上 不拘不拘 其它：其它：_n专业技能：熟练生产流程暨质量流程专业技能：熟练生产流程暨质量流程n专业知识：具备专业知识：具备ISO14000ISO14000及及QS9000QS9000稽核员认证资稽核员认证资格格n操作机器：执行仪器机台设备保养操作机器：执行仪器机台设备保养.职务说明书的形成过程职务说明书的形成过程职务分析职务分析 数据统合数据统合 职务说明书职

19、务说明书n职位说明书是职位说明书是根据职位分析所得到的资料分类根据职位分析所得到的资料分类所做成的正式档。所做成的正式档。.编写全公司职务说明书的一般要求编写全公司职务说明书的一般要求准确性准确性实用性实用性完整性完整性统一性统一性.职务说明书的基本内容职务说明书的基本内容1.1.职务概况（职务名称、编号、所属部职务概况（职务名称、编号、所属部门、职务等级、编写日期）门、职务等级、编写日期）2.2.职责总述（职位设置的目的）职责总述（职位设置的目的）3.3.工作内容工作内容4.4.组织位置组织位置5.5.所需资格条件所需资格条件6.6.工作知識工作知識7.7.工作技能工作技能.8.8.工作时间

20、工作时间9.9.工作环境工作环境10.10.所需操作设备所需操作设备11.11.资历及经验资历及经验12.12.在组织关系的管理定位在组织关系的管理定位( (作业及报告与他人工作业及报告与他人工作上关系作上关系) )13.13.与作出决策决定的权限与作出决策决定的权限( (权限包括：决策权、权限包括：决策权、人事权等人事权等) )职务说明书的基本内容职务说明书的基本内容.填写工作说明书要点填写工作说明书要点n职位说明书的长度可从半页到二、三页都有，端职位说明书的长度可从半页到二、三页都有，端赖赖职位的性质及公司对职位说明书的目的而定职位的性质及公司对职位说明书的目的而定；n动词作为句子的开始动

21、词作为句子的开始。( (例：执行、协助、负责、例：执行、协助、负责、调整、巡检、稽核、联系调整、巡检、稽核、联系) )；n职位说明书职位说明书不得有否定的词句不得有否定的词句及不得包括及不得包括缩写或缩写或简称简称，即使是在职者及其主管完全了解它们的意，即使是在职者及其主管完全了解它们的意思；思；n职位说明书应避免使用职位说明书应避免使用概括性的句子概括性的句子，如果无法，如果无法避免时，最好再以实例说明；避免时，最好再以实例说明；n职位说明书必须是职位说明书必须是现有工作，而非未来的职务现有工作，而非未来的职务，除非除非新设定的职位新设定的职位。.职位说明书中工作职掌制作要点职位说明书中工作职掌制作要点 (Job Description)(Job Description)说明书职位中将工作职掌分解为：说明书职位中将工作职掌分解为：1.1.主要