业务协同项目管理信息系统及其实现机制-

1、摘要项目管理业务协同具有多部门、多组织、多业务动态协同的特征,其信息本质是优化项目沟通管理。本文全面分析了项目管理工作中的协同过程和协同活动,论述了项目管理协同的信息机制,给出了一个基于即时消息机制实现的项目管理业务协同模型和系统实现。项目管理协同归结为消息协同和文件协同两种应用模式,论文深入论述了实现项目管理协同的主要机制,即时消息机制、信息共享机制、任务监控机制和智能代理机制,设计了即时消息服务器的核心实现机制,给出了消息交换协议bnf描述,系统实现了即时消息服务器。关键词项目管理;业务协同框架;即时消息机制;管理信息系统1 引言企业业务活动的开展多以项目为基本单元进行组织管理和实施运行,

2、在这样的模式下,企业项目主管往往会面临如何优化项目沟通管理,以合理调配资源、分配项目任务并控制进度和实时跟踪项目进展,达到良好的项目进度管理、项目质量管理和项目成本管理。这些问题都属于项目管理的范畴,近年来,随着项目管理学科的兴起和逐步成熟,其理论和技术已经影响到产品研发、生产活动、经营管理等方面,企业提出了对项目实施过程中的时间、成本、质量、人力资源、采购和合同等进行高度协调和有效控制的更高要求,项目管理业务协同信息平台已广为企业所重视,成为企业实施高效、成功的项目管理所不可缺少的重要工具。2 项目管理协同性项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和

3、技巧应用到项目的活动中去。协同是指涉及到特定的目标或成果的两人或者多人之间正在进行的交互。这个成果可以是一个项目、一个过程,甚至仅仅只是一个行为。2.1 项目管理协同过程项目管理过程一般分为项目立项、项目规划、项目实施、项目结束四个阶段。项目管理过程就是项目团队成员之间进行交互协同的过程。l 项目立项项目立项阶段是项目筹备组在前期进行可行性研究报告,经多次评审,从初步可行性报告到详细可行性报告通过后,形成项目建议书;项目建议书提交相关部门进行审批,相关部门可能有多个,且审批有一定顺序,所以需多次提交;相交部门对项目建议书进行审批,这期间项目建议书可能进行多次修改;直至各相关部门审批通过,项目建

4、议书与部门审批文档一起提交领导审批,如果被否决,则项目立项终止,项目建议书失效;如果被批准,则进入项目规划阶段。l 项目规划在这一阶段中,人们首先要为已经决策要实施的项目编制各种各样的计划方案(针对整个项目的工期计划、成本计划、质量计划、资源计划和集成计划、成本预算、计划应急措施等等。同时,还需要进行必要的项目设计工作,拟定、编制和修订一个项目或项目阶段的工作目标,以全面设计和界定项目,以及项目各阶段所需要开展的工作,提出有关项目产出物的全面要求和规定。l 项目实施项目实施阶段是项目按计划执行,同时进行各种各样控制过程,以保证项目实施的结果与项目设计、计划的要求和目标相一致。执行过程包括:组织

5、和协调人力资源和其它资源,组织和协调各项任务与工作,激励项目团队完成既定的工作计划,保证项目按计划进行。控制过程包括:制定标准、监督和测量项目工作的实际情况、分析差异和问题、采取纠偏措施等管理工作和活动,以保障项目目标得以实现,防止偏差积累而造成项目失败。l 项目结束项目结束阶段就是项目的完工与交付阶段,要对照项目定义和决策阶段提出的项目目标和项目计划与设计阶段所提出的各种项目要求,首先由项目团队全面检验项目的整个工作和项目的产出物,然后由项目团队向项目的业主或用户进行验收和移交工作,直至项目的业主或用户最终接受了项目的整个工作和工作结果,项目才算最终结束。2.2 项目管理协同活动项目管理有一

6、个基本固定的流程。项目管理活动是一个由多个项目成员之间的协同活动。一个项目管理至少存在项目风险承担者和任务执行者之间的协同。实际上,还会有多个角色参与活动,例如,项目发起人、项目审批者、项目风险承担者、项目管理者、项目审核评估者等。整个项目管理协同活动过程如图1所示。图1 项目管理协同活动过程示意图项目管理的协同活动主要有以下几种:申请审批:项目管理从项目立项阶段到项目终止阶段有许多环节需要申请和审批活动。申请者向审批者提出一项申请,审批者对所申请的内容进行批复。如果还需要继续审批,则转交相关审批者审批;如果审批结束,则将审批结果反馈到申请者处。任务分配:项目风险承担者对项目进行阶段性里程碑划

7、分并将整个项目划分成一系列子任务,然后将这些子任务分派到项目的各个任务执行者手中。任务执行者收到分配的任务后,对任务进行确认接受,如果认为任务分配不合理,则向任务分配者提出重新分配或者更改任务的申请。任务分配者收到任务执行者的确认信息后,对该任务进行重新分配、确认分配等操作。进度跟踪:在项目实施过程中项目执行者可以将任务执行中的问题、需要的资源、结果等及时向风险承担者反映;风险承担者既可以向项目管理者报告项目进展情况,可以针对任务执行者提供的任务状态反映对项目做相应的调整,如更改项目(任务执行周期、重新分配或调整任务等;项目管理者可以分析各种项目进展报告,及时与风险承担人协调解决项目实施过程中

8、可能出现的问题。信息交流:在项目的各个阶段都存在许多各种各样的信息,这些信息在项目成员中的交流或传送,也是一种协同活动。最常见的是项目文档的传送和各种消息的传递。协同发布:项目团队能够在协同工作区中建立并发布各类项目信息。通过协同文档夹,项目成员可以组织那些需要和其它成员共享的项目信息。在协同工作区中,项目成员能够进行签入、签出和文档级控制来确保用户使用的是“正确”的信息共享版本。会议讨论:项目成员通过在线会议进行项目相关问题、技术以及经验的交流和讨论,实时获取交换团队相关的意见、记录或评论。3 项目管理协同信息机制协同是协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能

9、力。协同项目管理就是协调或组织多个个体共同一致完成某一项目的过程。基于协同的项目管理除了项目管理本身的要素之外,主要在于项目团队成员的联系、沟通和协同,因此实现项目管理协同的主要机制有:即时消息机制、信息共享机制、任务监控机制、智能代理机制。l 共享与传输机制信息共享是项目管理协同过程中非常有效的分享信息的方式,它能够以近乎实时的方式向员工提供当前的项目信息。共享与传输机制一般包括三个部分:身份认证、访问控制和传输控制(并发、同步、异步。l 任务监控机制任务监控就是不断进行项目进度信息的采集、分析并反馈到项目相关成员处进行相应的处理。项目负责人通过对任务进度调整、任务查询等手段即时了解项目的任务状态和执行人的状态。l 智能代理机制智能代理机制就是指计算机或者计算机程序,在某种调度安排下,负责在无需人直接操作时的信息收集或提供某些服务,以此来提供有效的业务协同支持,从而协同完成一个共同的任务和合作目标。l 即时消息机制即时消息机制在项目管理协同各个阶段都发挥着重要作用,是保证项目团队时实进行交流或沟通的重要机制。在这些交流手段中