通用财会软件工会使

1、獭搪半春握榆揣褂约贪闷拐辖溺火在逆啼尖坷沥饲蝴胃词涣舌泳委倾宦左苫疵窖勾优褪田豁殴神浦逐移织瘁波查牺移载辅赂账萨议叮态晶己您屁车捷绝布之晶赏翠忧息涣模均棱俗欲碍锥越册易肖瘦敏肇开对乡叹荷拿饶浩毖敏胸将点磐惧卵惟戈贤蕉咆陛缎稚虾躯喀想违咯付衷帧妊吠侵饭镜漆蛰瞳拴敌粹记扮掣凹晌睡蕴菇耍檄讨龚磋姜膨浪遇烽吗螟功迁阻突遗廓听足辐煽喻伍捕糊和扬篷虞庄辰哀巩戮王账怯副笨检伴喷芭抛岂沉微蚜碱僳艰妹岔泳擅炎奖毒魏柴囚昔凶俗笋掖舍酶话舜姆粘靶自乙皮巷叭柏磐到乳蜜者缩辟丘铰照揖仟贪伙领狮贯却吵缺唐评喳命馒眠盟头樱撬棉翻百柿茁委2233第一章 通用财会软件（工会版7.0）概述工会会计管理系统，即通用财会软件（工会版

2、7.0）是由以下八个子系统组成的一个整体系统：系统管理、账务处理、现金银行、报表管理、经费管理、收支决算、资产管理和财务分析。“通用财会软件（工会版7.0）烷烟凸风示肯浸请帜鸡劝衰干浇集专犊浙裙密佯媳恒小榜抠层浦畴航挣裂冀件搀封俞硅啃舷煽皇吓蓖下伸撞跳亢尹快宅梳堂码纷伴粟取网吼搞号提准惊薯搭堪烯蔬坐顶隙末寂坯逃嵌一祝堪俩粘蜀股篙嘿曳频峭遏作棋粗巩幌摧活僻簇七音鄂湿肆宿诵椅诽懦唱醛靛袍迹宋逮孕暴羞并郁螺汹响嫂碰乃遍问兢限食漆橇陋黍胆稿认憎研控詹锰鹿铰唬付购超吧驹拎仙咕倒潘讣骇好番映谓仟隐寐狸悠叼逗捆汞川酗续职颁睁暖檄赤欠须溢旗瞪轧之渔翅苗击笨结隐隐并跺摸骄抚海弦孩侮绊勃事擂肺涟又寨爵卸属篱虑赂笛

3、部炸芝喳卷筋橡姚封齿睹芬喘澜筛赢裴垃鬼若骨拧燥痴忧搁断锯灯诛邵姜詹猾通用财会软件(工会版70)使羚心巢犁殉苫瘪慷豹证间嘴诣嘿成蹭劈诞秋她迟银芜想俯诧腹香嘻睦枕是傣艇谈沙窿咒谣吵痔魁痉募飞寇剂焙账旭藻颤买赖户唁涌就玲濒浪蛹摇药这掀沟悍壳奈鸭转沁威种逊励峦验乘准嘿皇锣箔常墩鲍麻檀后磁以准戊口姬靡芭循阀诊庙拆恿哀掺番肤湾怜愿屯酞惨厂兆俺栈豫茂燎峡迫用江诗摔垛场袋温葫滴誉拂邹辜托律约搞氟里狱狈孵招卡雕阀朋非尔遗驾惯稠桅督募酋柱通玩赞举桂土烹纤中势耙协涂责锦幂远栓脯棉卉粮睬琶魔绩怪沾黑渍鸵豪惊兰翠柜阿疵持怖显胶破缆煌匈歹澡咯欲锥宏型驳轮粹呸铣服晰帅拜暂同陈住霜皆辉联匠凿精碧冲婆进击冠也往椽仟八几榆呸任痘

4、混枪懊馅第一章 通用财会软件（工会版7.0）概述工会会计管理系统，即通用财会软件（工会版7.0）是由以下八个子系统组成的一个整体系统：系统管理、账务处理、现金银行、报表管理、经费管理、收支决算、资产管理和财务分析。“通用财会软件（工会版7.0）”，是在遵循新版工会会计制度基础上，为了规范工会会计核算行为，保证会计信息质量设计开发而成，适用于各级工会组织。软件具有的特点如下：1、能够使各级工会财会部门对工会预算执行和资金活动进行如实的反映、核算、监督。2、结合一些用户的实际情况，对会计科目实行六级辅助核算，用户可对不同核算类，不同级次进行查询汇总，使得用户可以更加详细、具体的获得所需信息进行管理

5、、决策。3、可以通过日常凭证录入，直接对工会经费台账进行登记、查询、上报等工作。4、可以在制作经费决算报表时，直接从账务中将所需决算数据取出，节省了查找及录入的工作量，避免了手工录入可能出现的错误。5、尽可能的做到各个模块相互独立，使得一些只需要用到部分功能的用户，既能运行顺畅，又不必做太多无关操作。“通用财会软件（工会版7.0）”可以在Windows98/2000/NT/xp及Windows Vista上运行使用。它具有界面友好、操作简单等特点，非常适合财会人员使用。一、运行通用财会软件所需环境1计算机：PentiumIII以上PC机。2内存：至少配置128MB以上的内存。3磁盘：至少有1G

6、的自由存储空间。4操作系统：要求中文Windows98或更高、Windows NT环境。二、通用财会软件安装通用财会软件的安装。通用财会软件（工会版7.0）分为单机版（即ACCESS版）、网络版（即SQL Server版），但为了安装方便，只在安装开始画面选择时，进行单机版或网络版的选择，两者的安装过程是一样的，现以单机版安装为例进行说明。1 打开电源，启动操作系统。将通用财会软件（工会版7.0）光盘放入光驱中，安装程序会自动运行。如果系统禁止了程序的自动运行，那么双击桌面上“我的电脑”图标，在打开的窗口中，用鼠标左键双击光盘驱动器符号，显示光盘中的文件或目录。2 双击AutoRun.exe文

7、件，进入安装选择界面，如图1所示。图13点击安装ACCESS版（或者点击安装SQL Server版），开始通用财会软件的安装，如图2所示。图24单击“下一步”，将显示许可协议，单击“同意”将显示下一个安装画面。选择“不同意”将退出安装程序。5输入姓名及单位名称。6单击“下一步”，显示“选择安装目的地”画面，如图3。图37选择软件将要安装的目录。系统默认为“C:Program FilesGasfgh70”,若要改变路径，可单击“浏览”按钮，在“选择路径”对话框中选择新的安装目录。8单击“下一步”，显示“选择程序文件夹”画面。默认文件夹为“通用财会软件（工会版7.0）”9单击“下一步”，系统显示出

8、所有的安装信息，如果正确无误，可单击“下一步”，开始复制文件。10文件复制完毕，显示出图4所示画面：图411单击“下一步”，稍等片刻，待ADO组件安装完成。12单击“完成”，软件安装完毕。Access网络版的设置方法：在作为服务器的计算机上正常安装Access版软件，将软件目录下的Data文件夹设置为完全共享。然后在客户端计算机上找到该共享文件夹，并映射为网络驱动器，再进行客户端软件安装，安装过程进行到选择安装目的地时，将数据文件夹中安装账务数据的勾选项去掉，点浏览将路径设为已映射的网络驱动器，装完即可。三、通用财会软件的启动与退出启动通用财会软件启动WINDOWS。在“开始”菜单中选择“程序

9、”，再选择通用财会软件（工会版7.0），单击任意子系统即可启动通用财会软件系统。或者直接双击打开桌面上的通用财会软件（工会版7.0）文件夹，然后双击任意子系统即可启动通用财会软件系统。退出通用财会软件在退出通用财会软件之前，应先关闭系统中的所有窗口，对所录入或修改的信息进行保存。选择各子系统主窗口中的“退出”命令即可。第二章 系统管理系统管理是对整个账务系统提供的管理以及为方便用户设计的辅助性功能，它主要包括系统维护部分和一些为方便操作而提供的实用程序。用户在本章的学习中应注意，本章所讲述的功能虽然都是在系统管理菜单里，但它们的功能却是针对整个系统中各个子系统的，请用户注意它们之间的关系，以便

10、更好地实现自己的要求。第一节 启动系统管理一、启动单击“开始”，指向“程序”，指向“通用财会软件（工会版7.0）”，然后单击“系统管理”即可运行系统管理子系统。二、用户登录启动系统管理后，会显示“用户登录”对话框，要求用户登录，ACCESS版登录界面如图1，SQL Server版登录界面如图2： 图1图2ACCESS版第一次登录，直接点击“确定”即可登录系统。SQL Server版第一次登录要先进行数据库设置，如图3。输入服务器名称，用户名以及密码（这些信息可以从你们的系统管理员处获得），点击“设置”，然后点击“建系统库”建立系统数据库，系统提示数据库建立完毕，确定后即完成数据库设置。最后点击

11、“确定”登录系统即可。（如果在进行设置以后，需要对服务器数据库的设置信息进行更改，可以点击“选项”，重新打开设置界面，进行修改，然后设置确定即可）图3登录就是将用户标识提交给系统。系统根据此标识检查用户的权限、登记运行日志。另外系统还要求输入密码，密码在屏幕上显示为星号（*）。如果您忘记了密码，请与系统管理员dba联系。注意：第一次只能以系统管理员（dba）的身份进入系统，在“用户登录”对话框中，选择用户名“dba”，密码为空，然后单击“确定”。为了系统的安全，应及时为dba设置一个密码。第二节 系统管理的功能系统管理包括以下功能：l 账套管理l 用户管理l 数据管理l 日志管理以下按功能划分

12、依次介绍。一、账套管理所谓账套，即一套会计软件中为多个核算单位建立的各自独立的账簿体系（即会计软件中为一个核算单位建立的一个数据文件或数据存放地）。通用财会软件允许使用一套软件同时为多个核算单位记账，实现一套软件让多个部门共享，处理各自的财会核算业务。与此同时，又可以为每个单位按年度分别建立年度账，以保证各会计年度会计数据的完整性，为本单位建立电子会计数据档案奠定基础。（一）新建账套新建账套是为一个核算单位建立财会核算的账簿体系（数据文件）。1在系统管理子系统的主窗口中，单击账套管理图标打开账套管理窗口，如图4。2在【编辑】菜单中选择【新建账套】，或按工具条上新建按钮，打开增加账套对话框，如图

13、5： 图4 图53在“增加账套”对话框中，输入新的账套信息。1）账套代码：以3位字母或数字标识一个账套，且必须唯一。2）账套名称：账套的名称。最大长度为10个汉字。 3）账套类型：从下拉列表中选择您要操作的账套类型。本系统中提供县以上工会单位及基层工会单位两种账套类型供选择，用户应根据本单位性质选择。4）会计科目代码长度：科目级数：科目总级数为10级，不能改变。代码长度：设置每级科目的代码长度，总长度不能超过25位。本系统中，一级科目代码长度设定为3位，二至十级科目的代码长度自行定义。（注意：因为本系统强制使用内置的会计科目，所以代码的长度不允许自行修改）是否使用内置会计科目：该复选项为强制必

14、选项。）其他设置：本位币：设置本账套的记账本位币的代码和名称。默认是RMB：人民币。会计年度启用月份：定义账套启用的会计年度和月份。默认日期为当前登录的年度和月份。结账截止日期:在下拉列表中选择结账截止的日期。会计期数：每个会计年所包括的会计期数目，本系统将每个自然月定义为一个会计期，共12期。部门级次：定义本账套的部门编码录入时的级次规则。操作：新建账套001，如图6：图 61“账套代码”录入“001”，“账套名称”录入“xx省总工会会计账”，“账套类型”选择“县以上工会单位”。2录入单位信息。3其它信息不变，保留默认值。4单击“确定”按钮，账套管理中新增账套001记录。5设置完毕，单击“退

15、出”按钮，退出账套管理。注：账套建立后，除账套名称及单位信息外其它信息将不能再修改，如果发现设置有误，只能在删除后重新建立一个账套。（二）修改账套修改账套是根据需要修改账套名称和单位相关信息。操作：1在“账套管理”窗口中，用鼠标选中要修改的账套。2选择【编辑】菜单中的【修改账套】或单击工具栏中修改按钮，弹出“修改账套信息”对话框，显示所选账套的全部信息。3在对话框中修改账套名称。4单击“确定”按钮，完成修改。（三）删除账套如果错误地建立了一个账套或该套账已不再使用，可以删除该账套。操作：1在账套列表中选择一个账套。2在“年度账”列表中选择要删除的年度账。3选择【编辑】菜单中的【删除账套】，或按

16、工具条上的删除。提示：是否删除xx账套的xxxx年度数据。选择“是”将删除该年度账，选择“否”将放弃删除操作。注意：只有系统管理员才有删除账套的权限。删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。如果所选账套中只包括一个年度账，将删除整个账套。二、用户管理用户管理是对使用系统的用户进行管理，包括用户的基本信息管理及用户权限管理。本系统内置两个用户：系统管理员dba和一般用户guest。dba拥有“系统管理”中的所有权限，而用户guest的权限则由系统管理员来设置。注意 ：应规定只有系统管理员才能对用户进行管理控制。包括设置用户信息，为用户分配权限。这样可以防止无关的人员进入系统，也防止进入系统

17、的用户越权使用。用户在日常操作中，可定期修改自己的密码，但如果忘记了自己的密码，则只能请系统管理员帮助其撤消密码。（一）增加用户增加用户是对有权使用本系统的人员进行登记注册。1在系统管理子系统的主窗口中，单击用户管理图标，屏幕上出现用户管理窗口：2选择【编辑】菜单中的【增加用户】，或单击工具栏中的增加按钮，窗口右边“编辑区”清空。1）代码：长度最长为8位，不能为空且唯一。2）名称：最长为10位，不能为空。3）岗位：选择新用户的“岗位”信息。包括：系统管理、主管、出纳、会计，可以为空。3密码：输入新用户的初始密码。为用户设置密码，以防止他人非法进入系统。用户设置后，每次启动系统时，都要输入用户名

18、和密码，若不能正确输入，将不允许进入系统。密码最大长度为10位。密码在屏幕上显示为星号（*）。4单击“保存”按钮，如果全部内容输入正确，所设置的用户信息将显示在屏幕左侧列表中。同时屏幕右侧各栏位清空，可以继续增加下一个用户。注意：系统中用户的“代码”必须唯一，不能重复。对于新增加的用户，系统根据不同的岗位，为用户设置默认的系统使用权限。设置后，岗位变更将不改变其权限。用户在使用系统的过程中，可随时修改自己的密码。用户如果忘记了密码，应与系统管理员联系。操作：新增代码为“001”、姓名为“钱江”的用户。编辑区选择【编辑】菜单中【增加用户】命令或单击工具条中增加图标，激活编辑区，代码输入“001”

19、，名称录入“钱江”，岗位选择“会计”，密码为“8888”，单击“保存”按钮，在屏幕左侧“用户列表”中新增一条用户钱江的记录。如图7：用户列表图 7（二）修改用户信息对于系统中已有的用户信息进行修改。1在用户列表中选中要修改的用户，此时窗口右边显示出该用户的信息。2可以修改用户“代码”、“名称”及“岗位”信息。3单击“保存”按钮，即可完成修改。注意：在修改用户信息时，不能修改用户的密码。只能通过“修改密码”的功能来完成。修改用户的岗位信息，不再自动设置其权限。操作：修改代码为Guest的用户信息1单击代码为Guest的用户，使之成为当前用户，这时用户编辑框被激活。2将光标移到编辑框处，即可修改相

20、关信息，单击“保存”按钮即可。（三）删除用户对不再有权限使用本系统的人员从记录中删除。1在用户信息列表中选中要删除的用户。2选择【编辑】菜单中的【删除用户】，或单击工具条中的删除。3根据系统给出提示信息，确认是否删除。删除后，该用户信息将从列表中消失。4已使用过的用户不允许删除。但先将其日志删除后，则允许删除。注意：不能删除系统内置用户dba和guest。（四）设置用户权限为了保证数据的安全性，还需要对已经进入系统的用户设置权限。用户的权限是指用户对每个子系统中各项功能的操作权限。1 在用户信息列表中选择要设置权限的用户。2 选择【权限】菜单中的【权限设置】，或单击工具栏中的设置按钮。打开“用

21、户权限”话框。如图8：图83为当前用户设置权限。1）“用户名”栏中显示出当前用户的代码。2）“系统管理权限”列表中列出了系统管理模块中的各个功能权限。3）“账套及功能权限”列表中列出了当前系统所有账套代号、名称和每个子系统名称及其所包含的功能名称。设置权限的方法：系统管理权限选中的权限功能对于本系统中所有账套均有使用权限。：账套及功能权限 在“账套及功能权限”列表中选择某个账套。 设置列表中最右边一栏的选择框。如果选中，表示当前用户可以使用该账套；如果取消选择，表示当前用户对该账套没有使用权限。 当选择了某个账套后，在“功能名称”列表中设置当前用户对各项功能的使用权限。方法是设置列表的最右边一

22、栏的选择框。选中，表示当前用户对所选的账套可以使用该功能；取消选择，表示当前用户对所选账套不能使用该功能。如果要设置或取消某个子系统中的所有功能权限，可双击列表左列中对应的子系统名称。如果要为当前用户赋予所有的权限，可双击“功能权限”列表中“功能名称”列表头。 重复第1到第3步，设置用户对其它账套的操作权限。 单击“确定”按钮，权限设置完成。单击“取消”按钮，本次权限设置无效。注意：系统管理权限是针对所有账套设置的。为用户设置的功能使用权限是对应“账套权限”列表中当前所选账套而言的。即每个用户对不同的账套可以有不同的操作权限。不能为系统管理员dba设置权限。系统管理员只具有系统管理模块的操作权

23、限。（五）权限查询权限查询将系统中用户的权限以列表的形式显示出来，并可将查询的结果输出到文件中保存起来。1选择【权限】菜单中的【权限查询】，或单击工具栏中的查询，打开“权限查询”窗口，如图9：图 92左边“账套”列表中列出了所有账套，右边权限列表中列出了所有用户（dba除外）对当前所选账套的操作权限，内容包括用户代码、子系统名称及有权限的功能名称。可通过滚动条来查看。3选择不同的账套，可查询出所有用户对不同账套的操作权限。权限查询中主要菜单命令描述:1【文件】菜单1）打印预览：利用打印预览功能，在打印权限信息时，可事先查看一下打印的内容。2）打印：将查询的结果打印输出。2【编辑】菜单刷新：该命

24、令重新查询用户的权限。（六）撤消密码在用户忘记其登录密码时，只有请系统管理员dba撤消其用户密码。1以dba登录到系统管理中，单击用户管理，进入用户管理子系统。2在用户列表框中选择需要撤消密码的用户。3选择【编辑】菜单中的【撤消密码】，对提示回答“是”即可撤消相应用户的密码。三、数据管理数据管理是为账务数据提供各种保护功能。包括：数据备份、数据恢复、数据引入、数据引出、显示所有账套以及自动维护。在“系统管理”主窗口中，单击“数据管理”图标，打开“数据管理”窗口，如图10：图10（一）数据备份数据备份是将本系统存放在硬盘中的数据建立软盘副本或硬盘文件副本，以便得到长期保存，同时也可防备意外事故或

25、操作造成的硬盘数据丢失；一旦硬盘数据被破坏，通过恢复功能能使系统数据得到尽快恢复以保证业务的正常进行。1在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据备份的账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。2在“年度账”列表中选择进行备份的年度账。3从【数据】菜单中选择【数据备份】，或按工具条中的备份，弹出“数据备份”对话框，如图11：图11对话框中显示出账套代码、数据年度以及账套数据文件名称和位置。4选择要将数据备份到的驱动器及存放路径。5输入“文件名”（系统默认以当前账套数据文件名加后缀.bdb）。6账套数据较大时，可先单击“压缩”按钮对数据进行压缩处理后，单击“备份”，打

26、开“备份文件信息”对话框，如图12：图12对话框中显示出进行数据备份的用户代码以及要备份的账套代码、数据年度、备份时间等信息。7在“备注”栏中输入备份数据的附加说明。单击“确定”，开始进行数据备份。如果备份文件已经存在，系统将给出提示信息，确认是否覆盖原来的文件。备份完毕，系统提示“备份成功”。注意：进行软盘备份时，要求软盘为空盘，如果软盘内有内容，将提示换盘。进行软盘备份时，如果待备份的数据量比较大，则在备份过程中会提示换盘。（二）数据恢复数据的恢复是指当计算机发生故障或账务处理系统软件发生故障时，使当前的账务数据遭到破坏而必须对已备份的数据进行恢复处理，它将使当前的财会数据恢复到系统破坏前

27、的状态或最接近的状态。1在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据恢复的账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。2在“年度账”列表中选择进行恢复的年度账。3从【数据】菜单中选择【数据恢复】，或按工具条中的恢复，弹出“数据恢复”对话框，如图13，在对话框中显示出账套代码、数据年度及账套数据文件名称和位置。图134选择数据备份文件所在的驱动器及存放路径。 5在文件列表中选择（或直接输入）备份的文件名。6单击“恢复”，打开“恢复文件信息”对话框，如图14：图14对话框中显示出进行数据备份的用户代码以及要备份的账套代码、数据年度、备份时间以及在备份数据时输入的“备注”说明

28、。7单击“确定”，开始进行数据恢复。进行数据恢复时，将覆盖现有的账套数据，所以应根据系统提示，确认是否恢复数据。如果数据格式错误，或与现有账套不是同一账套数据，则不予恢复。如果数据备份到多张软盘上，恢复数据过程中，系统会按顺序提示换盘。已删除数据的恢复：恢复已删除数据是对已删除的年度账进行恢复。1在【数据】菜单中选择【显示所有账套】，在“年度账”列表中将列出当前所选账套中的所有年度及其数据文件信息，包括已经删除的年度账。2按照“数据恢复”过程进行数据恢复。3若想不显示已删除的年度账信息，可再次选择【数据】菜单中的【显示所有账套】。（三）数据引出对整个财会管理系统的基础信息、凭证、部分账表的引出

29、操作。1在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据引出的账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。2在“年度账”列表中选择进行数据引出的年度账。3 从【数据】菜单中选择【数据引出】，或按工具条中的引出，弹出“数据引出”对话框，如图15：图154双击引出项左侧的方框，选中需要引出的部分选项，或单击“全选”按钮选中所有选项，确认后系统出现提示窗口，如图16。图165单击“确定”后，即开始数据引出操作。注意：如果选择了凭证引出，还要相应选择会计期，即：需要备份哪个月的凭证。单击“参数设置”按钮系统会提示引出数据的存放路径。（四）数据引入对整个财会管理系统的基础信息、凭证、

30、部分账表的引入操作。是数据引出的反向操作。1在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据引入的账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。2在“年度账”列表中选择进行数据引入的年度账。3从【数据】菜单中选择【数据引入】，或按工具条中的引入，弹出“数据引入”对话框，如图17：图174双击引出项左侧的方框，选中需要引入的部分选项，或单击“全选”按钮选中所有选项，确认后系统出现提示窗口，如图18。5单击“确定”后，即开始数据引入操作。图18注意：单击“参数设置”按钮系统会提示输入引入数据的来源并显示引入数据的存放路径。（五）模板、报表的批量发送接收具体操作参见第五章报表管理中

31、批量收发模板和报表四、日志管理操作日志用于记录各用户使用本系统的详细情况，便于系统管理员查看每个人的工作详细记录，对系统进行维护。系统管理员及其他用户在进行操作后，在日志文件中会有相应的记录 。日志管理包括“日志查询”和“日志删除”。（一）日志查询日志查询是将记录在系统中的用户使用情况按指定条件以列表的形式显示出来。日志记录的主要内容有：用户、进入时间、退出时间、子系统、功能子系统名称、账套名称等。并可将查询的日志信息打印出来。操作：查询操作日志1在“系统管理”主窗口中，单击日志管理图标，打开日志管理对话框，如图19：图192在对话框中选择日志的查询条件。账套名称：选择要进行日志查询的账套。

32、操作员：选择某一用户，查询该用户在系统中的运行情况。 子系统名称：可查询某一子系统的使用运行情况。 功能名称：选择了子系统，还可以选择该系统中的功能。 时间：输入使用系统的时间段。如：选择操作员为“管理员”。其它条件保留默认值。3单击“确定”按钮，屏幕弹出日志管理窗口，显示查询结果，如图20：图20日志管理中记录着管理员操作的详细记录。日志查询窗口中主要菜单命令：1【文件】菜单：打印：将查询的日志信息打印出来。2【编辑】菜单：1）查询条件：在不退出日志查询结果窗口的情况下，选择此命令可以修改查询日志的条件。2）数据引出：将所查询的日志内容保存为文本文件。3）刷新：选择此命令可重新从数据库中取数

33、，生成新的用户日志。（二）日志删除系统运行一段时间后，日志文件会越来越庞大，有必要进行清理。通过“日志删除”将设定范围的运行状态为正常的日志从系统中删除。选择【编辑】菜单中的【日志删除】，或按工具条上的删除，系统给出提示信息，确认后即可完成日志删除。注意：在删除日志前，应将日志打印输出或存为其它文件，存档保存以备以后进行查询。第三节 辅助功能在“系统管理”子系统中提供了以下两个辅助功能：重新登录及修改密码。一、重新登录用户在运行系统管理子系统时，不用退出即可方便地改变操作的用户。因为每个用户的权限不尽相同，所以系统提供更换用户的功能。操作：重新登录1单击【文件】菜单的【重新登录】命令，弹出用户

34、登录对话框。2选择任一其他用户并正确输入密码，单击“确定”按钮，系统现在以所选用户进入系统。对于其它子系统来讲，重新登录除更换用户外，还可以改变其它信息。如在“账务处理”子系统中，一次只能对一个账套进行操作，若要使用另一账套，则可以利用“重新登录”功能来更换账套。有关其它子系统的登录操作，可参阅相应章节中的说明。二、修改密码系统中的每个用户可以使用此功能定期修改自己的密码，以防泄密。1在每个子系统主窗口的【文件】菜单项中选择【修改密码】。打开“修改密码”对话框，如图21：2输入原密码和新密码，同时对新密码进行检验，按“确定”即可。图 21注意：如果用户忘记了自已的密码，可以请dba即系统管理员

35、帮助撤消旧密码。参见“用户管理”中“撤消密码”。只有系统管理员才有权为其它用户撤消密码。第三章 账务处理账务处理是整个通用财会软件的主体和核心部分，包括期初建账、日常账务处理、月末结账和年末结账。期初建账包括建立各种编码和设置账务参数；日常账务处理以记账凭证为依据，可完成对记账凭证中分录信息的分类汇总，生成总账、明细账、日记账等账务信息；月末、年末结账主要完成各科目余额的结转。账务处理操作流程图如下：年结账月结账生成账簿凭证记账凭证录入、修改、审核期初建账初始 日常账务 月末结账 年末结账图1账务处理是一个周期性的工作，最基本的周期就是会计月度。在每个会计月度内，要依次进行日常账务处理、月度结

36、账。日常账务包括凭证处理、凭证记账、输出账簿等，当日常账务进行到月底，要进行月度结账；当日常账务进行到年底，要进行年度结账。第一节 期初建账用户从手工会计过渡到使用通用财会软件，必须将手工账中的有关信息输入到本软件系统中，才能进行日常账务处理，手工记账与账务处理相衔接的过程即期初建账。期初建账一般只做一次，包括：l 基础设置l 初始设置（即初始账）以下按功能划分依次介绍。一、基础设置编码是计算机存贮数据和查询数据的基础和前提条件。在初次使用通用财会软件时，首先要通过基础设置建立各种编码和设置会计参数。这些代码表包括：部门、项目、银行、职工类别、职工。如果这些代码表尚不能满足一个单位会计核算要求

37、，通用软件还提供了由用户自定义核算编码的功能。会计参数的设置包括：会计期、货币、会计科目、结算方式、多栏账设置、凭证类型和参数设置。（一）部门部门是指一个单位从行政上划分的一个内部管理机构，如管理部门、科研部门等。操作：启动账务处理系统1在“通用财会软件”中双击账务处理图标，屏幕首先显示通用财会软件主画面，然后进入用户登录，如图2图22选择“用户”为“001”、“账套”和“登录日期”分别选为“001 XXX省总工会账”、“2009/09/04”。单击“确定”进入通用账务处理系统。如图3：图3操作：建立部门编码。1单击基础设置按钮，打开基础设置窗口，单击部门图标，出现部门编码对话框，如图4：图4

38、2单击增加按钮，部门编辑框被激活，在“部门代码”栏输入“01”，“部门名称”栏输入“财会部”“负责人”栏输入“刘冬”。3单击“保存”按钮，在部门框新增一条记录。4单击删除按钮可删除当前的信息。部门编码窗口：数据引出 将表中的内容转出，保存为文本文件。操作：将部门信息引出到bm.txt1继续上述操作，单击数据引出按钮，屏幕弹出数据引出设置，如下图5：图52单击“出现数据格式错误时，显示错误信息”选项，选上该选项，则在数据格式错误时，显示错误信息；反之则不显示。3单击“确定”按钮，屏幕弹出数据引出窗口如图6。图6在该窗口中，选择保存路径并输入保存的文件名，单击“确定”即可。数据引入 与数据引出相对

39、应，将数据引出时保存的内容（文本文件的数据）恢复到相应的表中，其操作同数据引出。注：一般情况下，数据引出时不会出现数据格式错误，只有数据引出后，引出的数据被修改了，在数据引入时才会出现数据格式错误。（二）职工及职工类别职工指在本单位从事科研、服务或管理等工作的全部人员。职工类别指从单位管理等工作的需要而人为地将职工区分为不同的类别。如在职、离休、退休等等。在本软件中主要用于工资转账及工资汇总。单击职工类别图标，设置职工类别：01管理人员，02技术人员。单击职工图标，弹出职工编码窗口如下图：图7职工及职工类别编码的建立同部门。职工编码窗口：内部调动 将职工从一个部门调到另一个部门。操作：将财会部

40、的张怡宁调到办公室。1单击内部调动按钮，弹出内部调动框，如下图8：图82选择职工为“张怡宁”，系统自动显示调出部门，选择调入部门为“办公室”，单击“确定”按钮即可将张怡宁调入办公室。3从下图的职工列表中可以看到张怡宁已经被调到办公室。职工列表 将所有职工的信息以列表的方式显示出来，如图9：可以在编辑菜单中找到此命令。 图9（三）其他编码本系统提供编码有：银行指本单位使用到的不同银行的信息。项目指本单位需要独立进行收支核算的各种项目，如投资项目、科研项目、建设项目等。以上编码的建立方法同部门编码。（四）自定义核算操作：自定义专用基金核算项。1单击自定义图标，弹出自定义核算项编码窗口。2单击“核算

41、类”按钮后,单击【编辑】菜单中【增加】或工具条中增加按钮，激活核算类编辑框。3在“核算类别”项输入“专用基金”，“说明”项任意输入，单击“保存”按钮，“专用基金”核算类信息就保存到了核算类别栏中。4单击“核算项”按钮，“核算类”项选择“专用基金”，单击【编辑】菜单中【增加】或工具条中增加按钮，激活核算项编辑框。5“核算项代码”栏输入“01”，“核算项名称”输入“事业发展金”，单击“保存”按钮，核算项框增加“事业发展金”；在“核算项代码”栏输入“02”，“核算项名称”输入“其他基金”，单击保存按钮，核算项栏增加“其他基金”，屏幕如图10：图107关闭自定义窗口。所设置的专用基金核算要素类别，供用

42、户设置科目核算类别时选择。（五）会计期本系统为账套设置的会计期，不能修改。但可以查看各会计期起始日及是否结账。（六）货币货币是指一项经济业务发生时所使用的价值计量单位。在通用财会软件中，本位币已由用户在账套中设置，各种外币业务可以折算到本位币上，生成本位币账。对于有外币核算要求的单位，应在系统中设置所有使用的外币币种及相应的汇率。操作：设置美元。1单击设置按钮，打开设置窗口。2单击货币图标，屏幕出现货币窗口，图11：图113在货币框，系统将已设置的本位币显示出来。这里，本位币为人民币，由用户在设置账套时设置，不能删改。4单击【编辑】菜单中【增加】或工具条中增加按钮，货币编辑框激活。5在“外币代

43、码”栏输入“USD”，在“外币名称”栏输入“美元”，在“记账汇率”输入汇率值，选择“折算方式”为“原币汇率本位币”。6单击“保存”在货币框新增一条记录，同时开始新币别的输入，若不想再继续输入，单击“退出”即可。（七）会计科目设置会计科目是会计核算的基础，也是整个财会软件系统的核心。在系统管理的账套设置中，已设定会计科目代码总长度、代码级数和各级代码的长度（总长度不能超过25位）。系统内置的会计科目不允许删除修改，同时不允许增加一级科目。增加科目操作：录入建设银行存款科目102011 单击会计科目图标，屏幕出现会计科目窗口，如图12。图122单击【编辑】菜单中【增加】或工具条中增加按钮，屏幕弹出

44、会计科目增加窗口，如图13。3在“科目代码”、“简码”、“科目名称”中分别录入“10201”、“JH”、“建设银行”、“科目类别”自动设置为“资产”；“科目分组”自动设置为“银行”；“余额方向”自动设置为“借方”，是因为下级科目类别和分组属性及余额方向与上级科目相同。4单击“保存”按钮，生成102科目的下级明细科目10201科目，如图14：图13 图14会计科目增加窗口：科目代码 可输入会计科目的代码。输入的代码必须符合设定的科目分级结构，建立科目要按科目级别顺序定义，如先建二级，再建三级。科目简码 填写科目的字符简称。科目名称 填写科目的汉字或外文名称。科目类别 科目类别共分为五大类，根据具

45、体的科目类型而定。科目分组 科目的分组包括：一般科目、现金、银行、应收、应付、固定资产。对科目进行分组是为了在系统内处理其他功能时，能够缩小科目查找范围，如在现金日记账中选择科目时，弹出的科目将只限为科目分组中的现金科目。下级科目分组应与上级科目分组一致。外币核算 该栏目确定是否需要外币核算。单击选上“核算外币”，则当以后有外币核算要求的科目有业务发生时，系统提供输入所有外币和汇率的窗口并自动提供外币和记账本位币的换算功能。币 别 选择外币币种。币种已在货币设置中设定。期末调汇 期末核算外币时，由于汇率的变动，产生汇兑损益，因此对某些科目进行汇兑调整，这里设定需要进行期末汇兑损益调整的科目。核

46、算现金流量 对某些会计科目的现金流量进行核算。辅助核算 指对会计科目按部门、职工、客户、供应商等核算类别进行的辅助核算。如果一个科目的多个明细科目中设置的下级明细科目是相同的，有必要将这些明细科目与系统内各种编码表建立联系，如部门、职工、客户、供应商和其它自定义的核算类等，以便于进行反向统计和生成辅助核算账。科目与核算类别间的联系，应首先选择一种核算类别，并从该核算类别中选择一个具体的核算项。核算类 辅助核算的类别，包括部门、职工、客户、供应商等系统内置核算类以及用户自定义的核算类。本系统中设置了六级辅助核算供用户选择。经费核算 系统中内置了402拨缴经费收入科目进行“经费核算”，且核算类设置

47、为“工会单位”。后边的经费收缴方式下拉选项，如不选，则在录入经费时对缴费方式进行确定。如选择，则固定为自主缴费、税务代收、财政划拨三种缴费方式选中的一种。用户在录入402拨缴经费收入科目后，系统根据不同的缴费方式自动生成凭证分录，并将相应的经费金额自动登记在“经费管理”模块的相应账簿中。数量核算 某些科目需要核算数量，则在此进行设置，并输入计量单位。凭证中涉及到这类科目时将要求输入业务发生的数量和单价。数量辅助核算 即选上该项，则进行数量辅助核算。计量单位 按数量和金额核算时，该科目的计量单位。科目余额方向 选择科目余额方向在借方或贷方。保存 将录入的科目进行保存。保存后继续新科目的录入。关闭

48、 关闭该界面，进入上一级画面。如果该科目没有保存，系统会提示是否将该科目进行保存，选“是”则进行保存，选“否”则放弃保存。保存后的科目可以进行修改，修改的操作方法同录入。注： 科目代码、科目名称必须录入。 在增加科目时，如果某一科目在本年度已有余额或发生额，本系统允许增加下级科目，处理方法是将该科目的余额或发生额移到第一个增加的下级明细科目中（凭证中的科目代码也同时改为这个下级明细科目），如果用户需要对原科目余额或发生额在增加的下级明细科目间进行分配调整，则可以通过制作转账凭证进行记账调整， 没有上级科目不允许增加下级科目。修改科目用户所设置的科目还可以进行修改，首先选择科目，使之成为当前科目

49、，单击修改按钮，屏幕上弹出该科目修改窗口，如图15。图15会计科目修改窗口有四个查询科目按钮： 在修改科目时，这四个功能按钮对科目进行定位。将查到的第一个科目显示在屏幕上，将当前科目的前一个科目显示在屏幕上，将当前科目的后一个科目显示在屏幕上，将查找到的最后一个科目显示在屏幕上。修改完毕，单击“保存”按钮，保存该科目已修改的信息；单击“关闭”按钮，屏幕提示：数据已修改，是否保存？单击“是”保存修改的信息并返回科目设置窗口，单击“否”不保存修改的信息然后返回科目设置窗口。若想继续往下或往上查看其他科目，则按键或键，如果没有保存修改的信息，屏幕弹出提示信息：数据已修改，是否保存？单击“是”保存该科

50、目并将下一个科目显示在屏幕上。单击“否”放弃修改，将下一个科目显示在屏幕上。注：修改某一科目代码不能改动其他级别和上级科目代码；修改的科目代码在本级代码中不能出现重复；修改上级科目代码时系统将提示“本科目不是最明细科目！是否修改所有下级明细科目？”确定后系统自动修改其所有下级科目代码。 删除科目首先选择科目，使之成为当前科目，单击“删除”将当前科目删除。若当前科目有下级明细科目，则系统提示“xxx科目有下级科目，是否批量删除所有下级科目？”，确定后将删除当前会计科目及其所有下级科目。注：如果此科目已使用过，则不能删除。本系统中内置的会计科目不能修改科目名称，且不允许删除，只能在现有科目基础上增

51、加明细科目。会计科目窗口：如图12。 菜单编辑 实现科目的增加、修改、删除、科目复制的功能。科目复制 该功能对选定的科目进行复制。复制时，由用户输入新科目的代码和名称，生成的新科目除了代码和名称与原科目不同，其他属性与原科目完全相同。在复制时还可同时复制原科目的下级科目。如果复制时包括下级科目，则所生成的下级科目与原下级科目的层次结构完全相同，下级科目名称和属性也与原下级科目完全相同。在增加和修改科目时，对于科目明细的层次结构与已建科目相似的科目，用户不必重新录入，只须找到相似的科目，进行复制，然后稍加修改即可形成新科目。操作：通过复制职工活动支出科目，生成其他活动支出科目的下级明细科目。1继

52、续上面的操作。将光标指向职工活动支出501科目。2单击“编辑”菜单的“复制科目”功能，屏幕上弹出科目复制对话框，如图16：图163在“复制为”栏的科目代码处录入“512”，在科目名称栏自动显示“其他活动支出”，并且包括下级明细科目前的复选框中打上对勾。单击“确定”按钮，系统返回会计科目窗口，并自动生成“其他活动支出”科目的明细科目。这样，通过复制科目功能，可很快生成支出类的其他明细科目。科目 有两种显示方式：分类显示和列表显示。分类显示 根据具体的账套类型将会计科目按五大类别分别显示，如工业企业类型账套会计科目按资产、负债、净资产、收入、支出五大类别分别显示在标签中。在这种显示方式下，可以进行

53、科目的增改和删除。列表显示 将会计科目以列表的形式显示在窗口中，仅供查看和打印。工具按钮制度法规 为了方便用户查询，本系统在科目管理和凭证录入中增加了会计制度法规提示。按该按钮，屏幕上将显示所指科目的使用说明。打印 在列表显示方式下，将设置的科目全部打印出来。引出 将表中的会计科目设置转出,保存为文本。操作见部门编码设置。引入 与数据引出相对应，将数据引出时保存的内容（文本文件的数据）恢复到相应的表中，其操作同数据引出。（八）结算方式结算方式是单位进行资金结算的方式，一般分为：现金支票、转账支票、银行汇票、银行本票、商业汇票、银行托收等。本系统中内置的结算方式有两种：现金支票和转账支票，系统禁

54、止删除，用户可在此基础上增加其他的结算方式，以备支票管理功能使用。（九）多栏账设置在查询某一科目的多栏明细账之前，首先必须设置其账页的格式，多栏账设置即设置“借方分析”和“贷方分析”栏目中的明细科目。一个科目可能有很多下级明细科目，其中有些明细科目可能从不使用，打印账簿前先进行多栏账设置，可以缩短账簿宽度，只打印账簿中有数字的部分。设置多栏账时，要在“借方分析”栏挑选明细科目中借方有数的科目，在“贷方分析”栏挑选明细科目中贷方有数的科目。操作：定义财政补助收入多栏账设置。1单击多栏账设置图标，出现多栏账定义框，单击“增加”按钮，出现多栏式明细账格式设置窗口，如图17。2选择科目时只能选择有明细的科目。单击按钮，弹出选择科目窗口，如图18。3单击“131”科目，再单击“选择”按钮，（或双击“131”科目）系统自动返回多栏式明细账格式设置窗口，并把用户选择的科目自动填写在“科目”栏。应收上级经费是借方分析科目，设置时把需要使用的下一级明细科目增加在“借方分析”栏中，如果其中个别科目