邮件礼仪-内部培训教程

1、邮件礼仪-内部培训教程n因人因时因地因事而异（了解自己、了解对方，因人因时因地因事而异（了解自己、了解对方，选择合适的方式进行信息组织及传递，学会察选择合适的方式进行信息组织及传递，学会察言观色）言观色）n态度和意识（最关键是让对方能够理解你的话）态度和意识（最关键是让对方能够理解你的话）n相互尊重（宽以待人）相互尊重（宽以待人）n换位思考（理解别人）换位思考（理解别人）沟通的原则沟通的原则沟通的原则沟通的原则n接受对方，不要难为对方，不要让对方难堪，接受对方，不要难为对方，不要让对方难堪，客人永远是对的。客人永远是对的。 n重视对方，欣赏对方，多看对方的优点，重视对方，欣赏对方，多看对方的优

2、点，不当众指正缺点。不当众指正缺点。n赞美对方。懂得欣赏别人的人实际是在欣赏自赞美对方。懂得欣赏别人的人实际是在欣赏自己，是自信的表现。己，是自信的表现。3尊重的原则尊重的原则n要点不明（沟通前就应该做好功课）要点不明（沟通前就应该做好功课）n条理不清条理不清n细节太多细节太多（根据对方的时间来抓重点）（根据对方的时间来抓重点）n听众不感兴趣听众不感兴趣（过多强调自己的感受）（过多强调自己的感受）常见低效表达的特点常见低效表达的特点交谈四忌讳交谈四忌讳n不打断对方不打断对方n不补充对方不补充对方n不纠正对方不纠正对方n不怀疑对方不怀疑对方沟通的技巧沟通的技巧尊重对方的要点尊重对方的要点n要讲普

3、通话要讲普通话n声音低声音低/ /速度慢速度慢n目视对方目视对方n与交往对象的互动与交往对象的互动沟通的注意要点沟通的注意要点n多赞美多赞美, ,少责怪少责怪n多激励多激励, ,少嘲讽少嘲讽n批评要具建设性批评要具建设性, ,避免无的放矢避免无的放矢n用字遣词要高雅用字遣词要高雅n说话时不要带着口头禅说话时不要带着口头禅n态度要诚实态度要诚实n多用礼貌用语多用礼貌用语沟通要点的注意要点沟通要点的注意要点沟通中的言语表达要点沟通中的言语表达要点n切勿双腿张开、交叉、翘二郎腿或抖动切勿双腿张开、交叉、翘二郎腿或抖动n双手切勿交叉放在桌上或胸前，不可单手或双手托额、双手切勿交叉放在桌上或胸前，不可单

4、手或双手托额、手肘支在桌上手肘支在桌上n不可打哈欠、眼神飘忽、东张西望不可打哈欠、眼神飘忽、东张西望n臀部应占椅子五分之四，背脊挺直靠在椅背上，膝盖靠臀部应占椅子五分之四，背脊挺直靠在椅背上，膝盖靠拢、双脚并拢，双手叠放在膝盖上拢、双脚并拢，双手叠放在膝盖上n面带微笑、眼神温和地注视对方面带微笑、眼神温和地注视对方n在适当的时候可以用点头表示赞同或了解在适当的时候可以用点头表示赞同或了解n作笔记对主讲者来说，会有相当受尊重的感受作笔记对主讲者来说，会有相当受尊重的感受n与人对谈时，最好采用对坐或与人对谈时，最好采用对坐或“L L”型式型式8沟通中的言语表达要点沟通中的言语表达要点沟通中的仪态要

5、点沟通中的仪态要点9 微笑是“诚于衷而形于外”，因此，它应当是出自内心的真诚。 微笑是一种国际礼仪，它体现了人类最真诚的相互尊重与亲近。微笑也是最基本的礼仪，它应伴随着我们度过工作和生活中每一刻，无论你是对待客户、同事还是对待家人，以及陌生人。学会微笑学会微笑n心笑脸就笑心笑脸就笑, , 脸笑眼就笑脸笑眼就笑n眉目传情眉目传情n视觉焦点视觉焦点n看着您说话的对象看着您说话的对象n看着在说话的人看着在说话的人n带着笑脸即使说严肃的话都不像在骂人带着笑脸即使说严肃的话都不像在骂人10学会微笑学会微笑学会用眼睛说话学会用眼睛说话礼仪的核心是什么？礼仪的核心是什么？n礼仪的核心是尊重为本。尊重二字，是

6、礼仪之本，礼仪的核心是尊重为本。尊重二字，是礼仪之本，也是待人接物的根基。也是待人接物的根基。n尊重分自尊与尊他。尊重分自尊与尊他。首先是自尊为本，自尊自爱，爱护自己的形象首先是自尊为本，自尊自爱，爱护自己的形象其次要尊重自己的职业其次要尊重自己的职业第三要尊重自己的公司第三要尊重自己的公司礼仪的内涵礼仪的内涵l商务礼仪商务礼仪l办公室礼仪办公室礼仪l邮件礼仪邮件礼仪主要内容主要内容 商务礼仪就是商务人员的交往艺术、沟通技巧、商务礼仪就是商务人员的交往艺术、沟通技巧、约定俗成的待人接物的规范化做法。约定俗成的待人接物的规范化做法。商务礼仪的定义商务礼仪的定义14商务人士仪容基本要求商务人士仪容

7、基本要求头部 不蓄胡须 鼻毛不外现 干净整洁 口无异味 发部 不染彩发、长度适中 最短一般不得为零（男士） 最长不长与七厘米 头发最长一般不得长与肩部（女士）手部 清洁 不使用醒目的甲彩 不蓄长指甲 商务人士仪容基本要求商务人士仪容基本要求仪表原则仪表原则 Time 时间时间 Place 地点地点 Occasion 场合场合服饰应时，应景，应事，应己，应制服饰应时，应景，应事，应己，应制着装原则着装原则公务场合公务场合 所谓公务场合是指执行公务时涉及的场所谓公务场合是指执行公务时涉及的场合，它一般包括在写字间里，在谈判合，它一般包括在写字间里，在谈判厅里以及外出执行公务等情况。厅里以及外出执行

8、公务等情况。 公共场合着装原则公共场合着装原则n公务场合着装的基本要求为注重保守，公务场合着装的基本要求为注重保守，宜穿套装、套裙，以及穿着制服。还可宜穿套装、套裙，以及穿着制服。还可以考虑选择长裤、长裙和长袖衬衫以考虑选择长裤、长裙和长袖衬衫 n不宜穿时装、便装。不宜穿时装、便装。n必须注意在非常重要的场合短袖衬衫不必须注意在非常重要的场合短袖衬衫不适合作为正装来选择。适合作为正装来选择。社交场合社交场合 所谓社交场合是指工作之余在公众场合所谓社交场合是指工作之余在公众场合和同事、商务伙伴友好地进行交往应和同事、商务伙伴友好地进行交往应酬的场合。酬的场合。 社交场合着装原则社交场合着装原则n

9、社交场合着装的基本要求为时尚个性，社交场合着装的基本要求为时尚个性，宜着礼服、时装、民族服装。宜着礼服、时装、民族服装。 n不适合选择过分庄重保守的服装，比如不适合选择过分庄重保守的服装，比如穿着制服去参加舞会、宴会、音乐会，穿着制服去参加舞会、宴会、音乐会，就往往和周边环境不大协调了。就往往和周边环境不大协调了。休闲场合休闲场合n所谓休闲场合并不等于休息，这里的休闲是指所谓休闲场合并不等于休息，这里的休闲是指在工作之余一个人单独自处，或者在公共场合在工作之余一个人单独自处，或者在公共场合与其他不相识者共处的时间。与其他不相识者共处的时间。 n休闲场合着装的基本要求为舒适自然休闲场合着装的基本

10、要求为舒适自然 n人们所适合选择的服装有运动装、牛仔装、沙人们所适合选择的服装有运动装、牛仔装、沙滩装以及各种非正式的便装滩装以及各种非正式的便装 休闲场合着装原则休闲场合着装原则商务礼仪商务礼仪仪容仪表（女士篇）仪容仪表（女士篇）22职业套装（裙装）v一种裙子不能穿v正式高级场合不光腿v鞋袜要配套v穿贴近肉色的袜子，不穿镂花的丝袜v袜子长度，避免出现三节腿v不穿过高、过细的鞋跟v不穿前不露脚趾后露脚跟的凉鞋，穿正装凉鞋女士商务着装注意点女士商务着装注意点穿着西装的规范穿着西装的规范n三色原则三色原则n三一定律三一定律男士商务着装原则男士商务着装原则三色原则三色原则n三色原则即身上的颜色一般不

11、宜超过三种三色原则即身上的颜色一般不宜超过三种, ,否否则就会显得不伦不类，失之于庄重和保守。则就会显得不伦不类，失之于庄重和保守。包括西装、衬衫，领带、鞋袜在内。最好选包括西装、衬衫，领带、鞋袜在内。最好选择深色西装、白色衬衫和黑色鞋袜择深色西装、白色衬衫和黑色鞋袜. .袜子跟袜子跟皮鞋颜色应类似，至少是深色。皮鞋颜色应类似，至少是深色。男士着装三色原则男士着装三色原则三一定律三一定律 n是指男士穿着西服、套装外出时，身上有三个部位的色彩必须协调统一，这是指男士穿着西服、套装外出时，身上有三个部位的色彩必须协调统一，这三个部位是指鞋子、腰带、公文包的色彩必须统一起来。三个部位是指鞋子、腰带、

12、公文包的色彩必须统一起来。而且首选黑色。而且首选黑色。TIPS:TIPS:与西装配套的鞋子与西装配套的鞋子, ,应选择深色、单色的皮鞋应选择深色、单色的皮鞋, ,黑色牛皮鞋与西装搭配最佳黑色牛皮鞋与西装搭配最佳. .与西装和皮鞋配套的袜子与西装和皮鞋配套的袜子, ,最好是纯棉或纯毛的最好是纯棉或纯毛的, ,一般应是深色、单色的袜子一般应是深色、单色的袜子, ,最好是黑最好是黑色的色的. .在重要的商务场合穿西装，一般要求袜子跟皮鞋同色，袜子至少应是深色，不能在重要的商务场合穿西装，一般要求袜子跟皮鞋同色，袜子至少应是深色，不能是白色（除非是白皮鞋），否则将产生太大的反差。是白色（除非是白皮鞋）

13、，否则将产生太大的反差。颜色以黑色或棕色为正统的选择颜色以黑色或棕色为正统的选择, ,一般包的颜色和皮鞋的颜色应一致一般包的颜色和皮鞋的颜色应一致; ;除商标外除商标外, ,商务男士用的公文包外表不要带有任何图案或文字商务男士用的公文包外表不要带有任何图案或文字; ;最标准的公文包是手提式的长方形公文包最标准的公文包是手提式的长方形公文包. .男士着装三一原则男士着装三一原则三大禁忌三大禁忌 袖口上的商标没有拆袖口上的商标没有拆 在非常正式的场合穿着夹克打领带在非常正式的场合穿着夹克打领带 男士在正式场合穿着西服套装时袜子男士在正式场合穿着西服套装时袜子不搭配不搭配男士着装禁忌男士着装禁忌黑色

14、西装：黑色西装：庄重大方、庄重大方、沉着冷静沉着冷静搭配：搭配：白衬衫白衬衫+ +红黑领带红黑领带男士着装三一原则男士着装三一原则推荐西服搭配一推荐西服搭配一中灰西装：中灰西装：格调高雅，格调高雅，端庄。端庄。搭配：搭配：暗灰衬衫暗灰衬衫+ +银灰色圆点银灰色圆点领带领带推荐西服搭配二推荐西服搭配二咖啡色西装：咖啡色西装：风度翩翩风度翩翩搭配：搭配：黄褐色衬衫黄褐色衬衫+ +咖啡色的方格咖啡色的方格领带领带推荐西服搭配三推荐西服搭配三深蓝色西装：深蓝色西装：格外精神格外精神浅蓝衬衫浅蓝衬衫+ +暗蓝色小方暗蓝色小方格领带格领带推荐西服搭配四推荐西服搭配四接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪一、介

15、绍自己一、介绍自己（三点注意）：单位（三点注意）：单位/ / 部门部门/ /职务职务/ /姓名姓名 地位低的人先向地位高的人作自我介绍。地位低的人先向地位高的人作自我介绍。 例如：您好！我是中钢集团上海分公司的财务部经理，例如：您好！我是中钢集团上海分公司的财务部经理， 我叫陈洁。（很高兴认识您，请多关照！）我叫陈洁。（很高兴认识您，请多关照！）二、介绍他人（注意原则）：尊者居后二、介绍他人（注意原则）：尊者居后把职位低者、晚辈、男士、未婚者分别介绍给职位高把职位低者、晚辈、男士、未婚者分别介绍给职位高者、长辈、女士和已婚者。者、长辈、女士和已婚者。（但在口头表达上，则是先称呼尊者，然后再介绍

16、）（但在口头表达上，则是先称呼尊者，然后再介绍）例如：王总，这位是中钢集团上海分公司的商务经理陈洁。例如：王总，这位是中钢集团上海分公司的商务经理陈洁。介绍礼仪的原则介绍礼仪的原则接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪1 1、介绍时不可单指指人，而应掌心朝上，拇指微微张开，、介绍时不可单指指人，而应掌心朝上，拇指微微张开，指尖向上。指尖向上。2 2、被介绍者应面向对方。介绍完毕后与对方握手问候，、被介绍者应面向对方。介绍完毕后与对方握手问候，如：您好！很高兴认识您！如：您好！很高兴认识您！3 3、避免对某个人特别是女性的过分赞扬。、避免对某个人特别是女性的过分赞扬。4 4、坐着时，除职位高者、长辈

17、和女士外，应起立。但在会议、坐着时，除职位高者、长辈和女士外，应起立。但在会议、宴会进行中不必起立，被介绍人只要微笑点头示意即可。宴会进行中不必起立，被介绍人只要微笑点头示意即可。介绍礼仪的注意内容介绍礼仪的注意内容接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪国际惯例敬语（姓名和职位）。国际惯例敬语（姓名和职位）。如：王小姐，请允许我向您介绍如：王小姐，请允许我向您介绍* * *总监。总监。称男性为先生，称未婚女性为小姐，称已婚女性为女称男性为先生，称未婚女性为小姐，称已婚女性为女士、夫人和太太。士、夫人和太太。根据行政职务、技术职称、学位、职业来称呼。如：根据行政职务、技术职称、学位、职业来称呼。如：

18、陈总、吴局长、王教授、陈博士、曹律师、龚医生。陈总、吴局长、王教授、陈博士、曹律师、龚医生。33介绍礼仪的国际惯例介绍礼仪的国际惯例接待礼仪接待礼仪-介绍礼仪介绍礼仪称呼不当：称呼不当：不适当俗称（张哥、李姐、小二妹）不适当俗称（张哥、李姐、小二妹）不适当简称（王董、周秘）不适当简称（王董、周秘）地方性称呼（张大妈、钱大爷）地方性称呼（张大妈、钱大爷）无称呼（直呼其名）无称呼（直呼其名）34介绍礼仪的禁忌介绍礼仪的禁忌接待礼仪接待礼仪-名片礼仪名片礼仪一、名片的递交顺序一、名片的递交顺序 由近而远由近而远 由尊而卑由尊而卑二、名片的递交二、名片的递交 起立起立 上前上前 双手或右手递送双手或右

19、手递送 自我介绍自我介绍 不要举高过于胸不要举高过于胸 不要用手指夹给对方，将正面给予对方不要用手指夹给对方，将正面给予对方三、名片的接受三、名片的接受 起立、上前，双手或右手接起立、上前，双手或右手接, ,阅读一遍阅读一遍四、名片的收存四、名片的收存 衬衣左侧口袋或西装的内侧口袋。衬衣左侧口袋或西装的内侧口袋。 口袋不要因为放置名片而鼓起来。口袋不要因为放置名片而鼓起来。 不要将名片放在裤袋里。不要将名片放在裤袋里。 35名片交换礼仪名片交换礼仪接待礼仪接待礼仪-握手礼仪握手礼仪注意手位注意手位握手必须用右手握手必须用右手握手要热情。握手要热情。( (眼神、表情眼神、表情) )握手要注意力度

20、。（适中）握手要注意力度。（适中）握手应注意时间。握手应注意时间。(3(3秒左右为宜秒左右为宜) )36握手礼仪握手礼仪1 1、长者优先、长者优先2 2、女士优先、女士优先3 3、职位高者优先、职位高者优先 37握手握手“三优先三优先”原则原则 握手礼仪的禁忌握手礼仪的禁忌握手时，左手拿着东西或握手时，左手拿着东西或插在兜里插在兜里不按顺序，争先恐后不按顺序，争先恐后不能戴墨镜、不能戴帽子、不不能戴墨镜、不能戴帽子、不能戴手套能戴手套男士戴手套（社交场合女男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）士可戴薄手套）戴墨镜（有眼疾病或眼有缺戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）陷除外）用左手或用双手与异性握用左

21、手或用双手与异性握手手交叉握手（与西方人握手交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬）视为十字架，不敬）拉来、推去或上下左右抖个拉来、推去或上下左右抖个不停不停长篇大论、点头哈腰、过长篇大论、点头哈腰、过度客套度客套只握指尖或只递指尖只握指尖或只递指尖手脏、湿、当场搓揩手脏、湿、当场搓揩三心二意、面无表情、目三心二意、面无表情、目光游移或旁观光游移或旁观38握手禁忌握手禁忌接待礼仪接待礼仪-会议礼仪会议礼仪小型会议小型会议 面门而坐面门而坐 居右而坐居右而坐 自由择座自由择座 大型会议大型会议 前排高于后排前排高于后排 中央高于两侧中央高于两侧 右侧高于左侧右侧高于左侧39座次次序座次次序402

22、13桌子桌子45公司内席公司内席入口入口入口入口3公司内席公司内席1客人席客人席42客人席客人席原则上，长沙发为客用席原则上，长沙发为客用席, ,带有扶手的椅带有扶手的椅子为公司内用席子为公司内用席离入口较远的地方为上座离入口较远的地方为上座桌子桌子座次次序座次次序- -接待室接待室41一般离入口较远的地方为上座一般离入口较远的地方为上座,但三人时以中间为大位但三人时以中间为大位若对方未用桌牌指定时，按职位高低依左图次序就若对方未用桌牌指定时，按职位高低依左图次序就座座同行中的领导在中途要退席时，要一起站起来同行中的领导在中途要退席时，要一起站起来向客户致意向客户致意当对方的领导进来时，要一起

23、站起来打招呼，当对方的领导进来时，要一起站起来打招呼，表示礼貌表示礼貌客人席客人席312桌子桌子公司公司 内席内席312入口入口座次次序座次次序座次次序座次次序- -会议室会议室用餐坐次用餐坐次n左高右低左高右低n三人以中为上三人以中为上n面门为上面门为上n观景为佳观景为佳n临墙为好临墙为好42座次次序座次次序- -用餐用餐o说明目的地，右手并拢指示前往的方向说明目的地，右手并拢指示前往的方向o站在左斜前方带领客户站在左斜前方带领客户o走在二、三步前，配合对方的步调前进走在二、三步前，配合对方的步调前进o一定要敲门，请客户坐上座一定要敲门，请客户坐上座o告知等候的时间告知等候的时间o提供阅读资

24、料提供阅读资料43握手禁忌握手禁忌引见技巧引见技巧44 扮演内外联系工作的第一线角色，完全扮演内外联系工作的第一线角色，完全靠声音和语言与对方沟通，客户满意是否靠声音和语言与对方沟通，客户满意是否常靠这一线间。常靠这一线间。 以客为尊以客为尊 将心比心将心比心 判断与应变判断与应变 礼仪礼仪45电话铃响之后，第三声回答电话铃响之后，第三声回答报上接电话人姓名，部门名称报上接电话人姓名，部门名称弄清对方是谁弄清对方是谁打招呼打招呼电话会谈电话会谈祝福语，放下话筒祝福语，放下话筒总结总结 礼仪礼仪 接听顺序接听顺序 接打接打 前先排除嘈杂的声音前先排除嘈杂的声音 切忌拿起切忌拿起 就就“喂喂” “

25、中钢新型，您好！我是中钢新型，您好！我是*。” 转接转接 时，应按下保留或盖住话筒时，应按下保留或盖住话筒 代接代接 时避免贸然猜测对方姓名时避免贸然猜测对方姓名 注意讲话速度和语调注意讲话速度和语调 四周避免放置容易打翻的物品四周避免放置容易打翻的物品 接听禁忌接听禁忌 在访客或会议中务必关机或由他人代接在访客或会议中务必关机或由他人代接 礼貌的向会议室中所有对象道歉礼貌的向会议室中所有对象道歉 离开会议室（用餐场合）接听来电离开会议室（用餐场合）接听来电回来后向大家道歉回来后向大家道歉降低通话的音量，缩短通话时间降低通话的音量，缩短通话时间移动移动 礼仪礼仪邮件礼仪邮件礼仪邮件标题称呼语及

26、问候正文附件签名回复技巧正确使用发送、抄送及密送不要空标题不要空标题1标题要标题要简洁简洁(不超过不超过outlook能显示的范围能显示的范围)2标题要真实反映邮件的重要性标题要真实反映邮件的重要性3一封信一个主题，不可大杂烩一封信一个主题，不可大杂烩4回复邮件回复邮件时不要时不要更改标题更改标题5 不要随便用紧急标示不要随便用紧急标示6标题千万不要出现错别字标题千万不要出现错别字7标题注意要点标题注意要点501、 Email开头最好要有问候语开头最好要有问候语 。问候语如：您好，早上好问候语如：您好，早上好结尾应有：祝您顺利，顺祝商祺、此致敬礼等。结尾应有：祝您顺利，顺祝商祺、此致敬礼等。称

27、呼语注意要点称呼语注意要点2、邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理经理”；如果不清楚职务，则；如果不清楚职务，则应按通常的应按通常的“x先生先生”、“x小姐小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。文名。511、Email正文要简明扼要，行文通畅；正文要简明扼要，行文通畅；2 2、要用论述

28、的语气；、要用论述的语气；3 3、EmailEmail正文多用正文多用（一、（一）、（一、（一）、1 1、（、（1 1）、）、 A A、 a a）之类之类的的列表以清晰明了；列表以清晰明了；4 4、一次邮件交待完整信息；、一次邮件交待完整信息；5 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查拼写检查这是对别人的尊重，也是自己这是对别人的尊重，也是自己态度态度的体现；的体现；6 6、合理提示重要信息；、合理提示重要信息；7 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8 8、不要使用不要使用 :) :) 之类之类的的非正

29、式非正式字符字符。正文注意要点正文注意要点521、如果邮件带有附件，请在正文里面提示、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人收件人查看查看附件附件（附件最好使用（附件最好使用PDF形式，不容易携带病毒，不能被修改且美形式，不容易携带病毒，不能被修改且美观）；观）；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够能够 概括附件的概括附件的内容，方便收件人下载后管理；内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有带有多个附件时；多个附件时；4、附件数目不宜超过、附件数目不宜超过4个，数目较多时应个，数目

30、较多时应打包压缩打包压缩成一个文件；成一个文件；5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用影响使用；6、如果附件过大（不宜超过、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割），应分割成几成几个小文件分个小文件分别发送。别发送。附件注意要点附件注意要点53签名签名档信档信息不宜过息不宜过多多 电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、公司、公司、 、 、地址等信息，但信息不宜行数过多，一、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过般不超过4 4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如行。你只需将一些必要信息放

31、在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。果需要更详细的信息，自然会与你联系。对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在疏远。你可以在OutlookOutlook中设置多个签名档，灵活调用。中设置多个签名档，灵活调用。不要不要只用只用一个签名一个签名档档 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁或繁或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正

32、文字体小一些。体小一些。签名签名字体字体规格规格签名注意要点签名注意要点541. 及时及时回复回复Email 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；因为这是对他人的尊重； 理想的回复时间是理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；的邮件；对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过但一般不要超过24小时；小时；如果事情复杂，你无法及时确切回复，

33、那至少应该及如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等回复，等等”； 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。回复注意事项回复注意事项2. 进行针对性回复进行针对性回复 当当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要然后附上答案。不要太简单，那样太生硬

34、了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 回复注意事项回复注意事项3. 回复不得少于回复不得少于10个字个字 对方对方给你发来一大段邮件，你确只回复给你发来一大段邮件，你确只回复“是的是的”、“对对”、“谢谢谢谢”、“已知道已知道”等字眼，这是非常不礼貌等字眼，这是非常不礼貌的。的。564. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用说明交流不畅，说不清楚。此时应采用 沟通等