会议流程培训课件

1、会议流程培训会议流程培训标准化的定义标准化的定义执行力的拥有执行力的拥有无畏惧的心态无畏惧的心态超自我的突破超自我的突破星显人星显人陈浩陈浩会议营销会议营销 客户心理流程客户心理流程找资料找资料邀约邀约催回执催回执分析客户分析客户会场策划会场策划催到催到接待接待签到签到挂牌挂牌引座引座开会谈判谈判兴趣兴趣 安全安全 基本需基本需求的思考求的思考质量质量相互重视相互重视 安全安全 确定参加确定参加安全安全 紧迫紧迫 重视重视 增加兴趣增加兴趣安全安全 震撼震撼 喜悦喜悦 兴趣兴趣 认同认同 舒适舒适信任信任 震撼震撼 欲望欲望 舒适舒适信任信任专业专业 舒适舒适 轻松轻松欲望欲望会议营销会议营销

2、八部曲八部曲一、会前一、会前准备资料准备资料标准标准: 第一第一:法人法人企业人在工商局注册企业人在工商局注册,法律代表人大多数都法律代表人大多数都是公司的直接负责人或者最大的股东是公司的直接负责人或者最大的股东; 第二第二:总经理总经理企业中具有最后决策的人企业中具有最后决策的人,或者自己能代或者自己能代表公司进行拍板的人表公司进行拍板的人; 第三第三:公司管理层公司管理层公司中层管理公司中层管理,例如例如:财务经理财务经理 行政经行政经理理 销售经理等销售经理等; 第四第四:公司的前台公司的前台/职员职员负者接听公司的电话负者接听公司的电话,并转接和并转接和处理些比较杂的事情的人处理些比较

3、杂的事情的人; 以上所说的相应电话号码以上所说的相应电话号码(座机座机/手机号手机号)为资料为资料 二、会前二、会前邀约邀约(1)精髓：精髓： 1.电话开发是信心的传递，情绪的转移；电话开发是信心的传递，情绪的转移； 2.电话开发心态电话开发心态是是关键，语气语调是重点，关键，语气语调是重点，电话是基础；电话是基础；三要三要: 三不要：三不要： 1. 要微笑要微笑; 1.不要按免提；不要按免提； 2. 要专业要专业; 2.不要摔电话；不要摔电话； 3.要精神饱满；要精神饱满； 3.不要用不文明语言不要用不文明语言 二、会前二、会前邀约邀约(2) 话术话术;2.标准的邀约的模式标准的邀约的模式;

4、3.以快递的形式发送邀请函和门票，用传真发以快递的形式发送邀请函和门票，用传真发送邀请函送邀请函; （包括收到回执和未收到回执的）（包括收到回执和未收到回执的）标准的邀约的模式标准的邀约的模式1、问候、问候 2、自我介绍、自我介绍 3、会议背景、会议背景 4、会议主题、会议主题 5、会议规模、会议规模 6、会议内容与目的、会议内容与目的 7、到场人数、到场人数 8、邀约原因、邀约原因 9、会议地点、会议地点 10、门票价格、门票价格 11、快递方式、快递方式 12、会议时间、会议时间 13、道别与祝福、道别与祝福三、会前三、会前回执回执一一.催回执的话术催回执的话术;二二.不一定回执的原因不一

5、定回执的原因:1.客户外出客户外出(客户出差客户出差/在本地但是不在公司在本地但是不在公司);2.客户感觉自己与会议主题的关系并没有太大关系客户感觉自己与会议主题的关系并没有太大关系;3.已经参加过会议已经参加过会议;4.还没收到快递还没收到快递;5.特殊的原因特殊的原因(传真机出问题传真机出问题/停电等不可抗拒因素停电等不可抗拒因素);6.有特殊的要求有特殊的要求;催回执的话术：催回执的话术： 第一遍：第一遍：XX总，您好，我是深圳市企业信息化协会的总，您好，我是深圳市企业信息化协会的XX，您好，您好，我想跟你确认一下，我昨天给您发的快递你收到了吗？（收到），我想跟你确认一下，我昨天给您发的

6、快递你收到了吗？（收到），收到了是吧，您有没有拆开看里面的东西，我放了一张门票和一收到了是吧，您有没有拆开看里面的东西，我放了一张门票和一份邀请函进去，门票是做为入场劵用的，邀请函就需要您填写一份邀请函进去，门票是做为入场劵用的，邀请函就需要您填写一下相关参会信息，然后回传过来，酒店那边是根据您的传真回执下相关参会信息，然后回传过来，酒店那边是根据您的传真回执来给您安排席位和车位的，麻烦您填写一下尽快回传过来，我们来给您安排席位和车位的，麻烦您填写一下尽快回传过来，我们正在统计到场人数。正在统计到场人数。 第二遍：您好！第二遍：您好！XX先生先生/小姐吗？我是小姐吗？我是XX酒店会议组委会的工

7、作酒店会议组委会的工作人员人员XX，这边有位企业信息化协会的，这边有位企业信息化协会的XX为您申请了席位和车位，为您申请了席位和车位，我们正在安排，但是申请表上没有您的回执单，我们已经为我们正在安排，但是申请表上没有您的回执单，我们已经为120位参会人安排好了席位和车位，请您尽快回执！以便我们提前做位参会人安排好了席位和车位，请您尽快回执！以便我们提前做好安排，谢谢！好安排，谢谢！ 第三遍：您好！第三遍：您好！XX先生先生/小姐，我是小姐，我是XX酒店会议组委会的工作人酒店会议组委会的工作人员员XX先生，这边刚收到一份空白的回执，不知道是不是您这边回先生，这边刚收到一份空白的回执，不知道是不是

8、您这边回传过来的？（不是）那请您尽快回传好吗？我在传真机旁边等一传过来的？（不是）那请您尽快回传好吗？我在传真机旁边等一下！（是）重新回传！下！（是）重新回传！会场跟催（客户跟催时间）会场跟催（客户跟催时间）第一遍（第一遍（10：00）：）： XX总，您好，我是总，您好，我是XX酒店会务组的酒店会务组的XX，我刚刚在系统帮您确认了一下，您，我刚刚在系统帮您确认了一下，您的席位和车位已经安排好了，会议是在今天下午的席位和车位已经安排好了，会议是在今天下午13:30分开始进场！我下午也分开始进场！我下午也会在会场，到时和您联系，再见！会在会场，到时和您联系，再见！第二遍（第二遍（12：30左右）左

9、右） XX总您好！我是总您好！我是XX，我现在在会场，我现在在会场，XX您现在吃过午饭了吗？（吃了您现在吃过午饭了吗？（吃了/没没吃），那您休息一下，吃过饭可能就要赶过来了，如果您有路线不清楚的地方吃），那您休息一下，吃过饭可能就要赶过来了，如果您有路线不清楚的地方打这个电话联系我好吗？（好）好的，您到会场的时候给我打个电话我下去接打这个电话联系我好吗？（好）好的，您到会场的时候给我打个电话我下去接您一下，那您一下，那XX我们一会在会场见，再见！我们一会在会场见，再见！第三遍（第三遍（1：50-2：00） XX总您好！我是总您好！我是XX，您现在到会场了没有，现在有很多企业家朋友都已经，您现在

10、到会场了没有，现在有很多企业家朋友都已经入场了，您可能要抓紧时间赶过来了，那您路上注意安全我们一会会场见！再入场了，您可能要抓紧时间赶过来了，那您路上注意安全我们一会会场见！再见！见！ 四、会前四、会前策划策划1.讲师与谈判人员沟通讲师与谈判人员沟通PPT;2.客户分析客户分析;3.人员安排；人员安排；4.客户跟催时间安排客户跟催时间安排;5.物料准备物料准备物料准备物料准备前台：签到本，名片盘，名牌（挂牌），鲜花；前台：签到本，名片盘，名牌（挂牌），鲜花；主会场：摄像机主会场：摄像机1台，照相机台，照相机1台，讲师鲜花台，讲师鲜花1束，条幅束，条幅1副，易拉宝副，易拉宝4个，个， 礼炮礼炮2

11、个，笔记本电脑个，笔记本电脑1台，资料袋若干，礼品若干，背景？台，资料袋若干，礼品若干，背景？ ；谈判室：蓝牙（对讲机）谈判室：蓝牙（对讲机）5个，笔记本个，笔记本3台，排号台，排号.卡糖果，收据，卡糖果，收据，POS机，机，条幅条幅1副，合同副，合同50份，易拉宝份，易拉宝8个，个， 问卷两份（一份目的问卷两份（一份目的:邀约，一份目的邀约，一份目的:变项拦截）变项拦截） 人员安排人员安排会场安排共计会场安排共计15人人 主会场人员（人）：主会场主会场人员（人）：主会场DJ 1 人，灯光人，灯光1人，主持人，主持1人，人，PPT播放播放员员1人，主会场服务人，主会场服务2人（礼炮，献花，引讲

12、师员，递麦共人）人（礼炮，献花，引讲师员，递麦共人）外会场人员（人）：机动人员人，自由谈判手人外会场人员（人）：机动人员人，自由谈判手人谈判室人员（人）：唱单谈判室人员（人）：唱单1人，查词人，查词2人，财务人，财务1 人，经理人，经理2人，谈人，谈判判4人。人。前台人员（前台人员（2人）人）:两位经理。两位经理。人员安排人员安排岗位布置：岗位布置：1.物料人员物料人员 2.主会场主会场:讲师讲师.主持主持.引讲师引讲师. 灯光灯光.DJ.递麦递麦. 3.会场外服务会场外服务:迎宾迎宾.签到签到.引座引座. 4.谈判室服务谈判室服务:查词查词.唱单唱单.收款收款. 5.谈判手谈判手:自由谈判手

13、自由谈判手.邀约谈判手邀约谈判手.四、会前四、会前策划策划2.客户分析客户分析一一.制作关键词表制作关键词表:1.已注册的词将表格填满已注册的词将表格填满(本地多数本地多数,外地少数外地少数/龙头企业排前龙头企业排前);2.推荐注册词推荐注册词(一类词最多一类词最多/二类词一般多二类词一般多/三类词最少三类词最少);二二.刷选重点客户刷选重点客户:1.是否做过网络推广是否做过网络推广,或阿里巴巴的诚信通会员或阿里巴巴的诚信通会员;2.是否做互联网的竞价排名是否做互联网的竞价排名(第一标王第一标王);3.公司成立时间公司成立时间;4.是否是法人是否是法人;5.重点信息重点信息(车车.房房.写字楼

14、写字楼)三三.制作回执表制作回执表(准客户准客户)五、会场五、会场准备环节准备环节1. 人员到岗人员到岗;2.会场布置会场布置;3.会议彩排会议彩排;4.会场跟催会场跟催;人员到岗人员到岗上午：上午：9：00-12：30前布置会场。前布置会场。 11：00前全部到场进行客户跟催。前全部到场进行客户跟催。中午：中午：11：00-11：30午饭时间。午饭时间。 11：30-12：30会场彩排。会场彩排。下午：下午：13：00-14：00签到、迎宾，就位签到、迎宾，就位 13：30-16：30至会议结束，外会场服务及机动人员就位。至会议结束，外会场服务及机动人员就位。 唱单、查词、财务等谈判室人员全

15、部在岗在位。唱单、查词、财务等谈判室人员全部在岗在位。 会议结束，物料人员整理物料，清理物品！会议结束，物料人员整理物料，清理物品！ 会场布置会场布置主会场：主会场： 1、音响布线。（两条，、音响布线。（两条，A、麦、麦 B、音乐）、音乐） 2、网线。（谈判室三条）、网线。（谈判室三条）会场彩排会场彩排会场布置结束后，各岗位人员正式过一遍会议流程，会场布置结束后，各岗位人员正式过一遍会议流程，测试音响设备等良好，以及各人员状态及默契测试音响设备等良好，以及各人员状态及默契六、会场六、会场会前环节会前环节1.迎宾迎宾;2.签到签到;3.引座引座;七、会场七、会场讲师讲解环节讲师讲解环节一：主会场

16、流程；一：主会场流程；二：讲解期间会场工作；二：讲解期间会场工作； 1.分析客户资料分析客户资料(A.客户信息调查表客户信息调查表 B.邀约问卷邀约问卷); 2.做好谈判前的准备工作做好谈判前的准备工作; 3.关注会场的客户动向关注会场的客户动向;讲师讲解环节（讲师讲解过程中，其他岗位人员的工作安排）讲师讲解环节（讲师讲解过程中，其他岗位人员的工作安排）上半场：上半场：2：004：30 1：302：00播放视频（移动营销在中国）播放视频（移动营销在中国）2：00灯光全关灯光全关DJ音乐响起音乐响起 主持人上台主持人上台 灯开灯开3/4DJ控制音乐调为背景音（不影响主持人说话为主）控制音乐调为背景音（不影响主持人说话为主）主持主持人（话术）人（话术）播放播放PPT灯光全关灯光全关 灯开灯开3/4 主持人讲话主持人讲话 PPT列出讲师介绍列出讲师介绍背景背景 持人宣布讲师进场持人宣布讲师进场 灯光全开灯光全开DJ引讲师员护送讲师进场引讲师员护送讲师进场,当鲜花送到当鲜花送到讲师手中讲师手中 礼炮同时响起礼炮同时响起 DJ音乐全部停止音乐全部停止讲师开讲讲师开讲上半场结束；上半场结束；中场休息中场休息抽奖活动抽奖活动 4：304：45