自考大专公文写作与处理

1、关于自考大专公文写作与处理第一页，共33页幻灯片第一章 公 文夏、商、周 周易系辞中“书契” 用文字作为物质载体文书3000多年前商后 甲骨文书 我国最早文书档案（体式较完整）西周 专门机构、官吏 专门管理文书秦、汉 “书”、“奏” 我国最早的上行文汉代 稍后 “章、表、疏、议、启”上行文秦汉明清 下行、上行、平行 不断演变、增多辛亥革命后 南京临时政府文书改革 简化文种 划一程式2我国古代公文产生与发展的主要线索第二页，共33页幻灯片第一章 公 文 （1）有法定的作者 (2）有法定的权威 特点 （3）有特定的效用 （4）有规范的体式 （5）有规定的处理程序（各个特点 相应补充说明） 3 3

2、第二节 公文的特点和作用 第三页，共33页幻灯片第一章 公 文（1）领导指导作用 （2）行为规范作用 （3）传递信息作用 （4）公务联系作用 （5）凭据记载作用（各个作用补充说明）4 4公文的作用第四页，共33页幻灯片第一章 公 文 来源 （1）对外文件（2）收来文件（3）内部文件行文关系（1）上行文（2）平行文（3）下行文秘密程度阅读范围（1）秘密文件（2）普通文件（3）公布文件制发机关性质和 （1）法规文件 (法律文件、法令文件行政法规与公文作用 规章文件) （2）行政文件（3）党的文件 性质和特点（1）指挥性公文（2）规范性公文（3）报请性公文 （4）知照性公文（5）记录性公文5 5公文

3、分类的方法第五页，共33页幻灯片第一章 公 文我国现行的党政机关常用文种序号1996、5、3、2000、8、24中共中央办公厅国务院（中办发199614号） 国发200023号中国共产党机关国家行政机关公文处理条例公文处理办法1决议命令（令）2决定决定3指示公告4意见通告5通知通知6通报通报7公报议案8报告报告9请示请示10批复批复11条例意见12规定13函函14会议纪要会议纪要6 6第六页，共33页幻灯片第二章 公文写作公文的写作的特点特点（1）被动写作被动写作，遵命性强（2）对象明确对象明确，针对性强 （3）集思广益集思广益，群体性强（4）决策之作决策之作，政策性强（5）急迫之作急迫之作，

4、时限性强（6）讲究格式讲究格式，规范性强公文写作的基本要求：（1）在政治上的正确性。（2）在业务上符合客观规律。（3）在文字表达上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。（4）在起草时文面符合统一规定的体式与程式。（5）在书写时选用载体材料与字迹材料。7 7第七页，共33页幻灯片 第二章 公文写作 （1）关于主题的修改 （2）关于观点的修改 公文的修改主要包括 （3）关于材料的修改 （4）关于结构的修改 （5）关于语言的修改公文写作人员的修养 1.政治素质好； 2.有一定政策水平； 3.有较宽的知识面； 4.有较好的文字功底； 5.熟悉业务和机关工作情况；8 8第八页，共33页幻灯片节题概述其他说明

5、体式 1956年中央办公厅通知：文件一律自左至右横写横排左侧装订2000年8月国务院发布了国家公文处理办法规定了公文格式 表达方式分应用文体特点（实用性、严肃性、程式性）公文应用 体特点（准确简明庄重得体常用词语：特定用语、惯用语、缩用语、成语、引用语 文章体裁,一般是由表达方式和用语的不同特点来区分的。 三国曹丕将文体分为奏议、书论、铭銇、诗赋四类构成要素 完整的公文由一些规定项目构成。如：发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等 国家行政机关公文处理办法第十条规定“公文由秘级等16项组成中共机关公文处理条例第八条列举17项组成其中发文机关标识等9个要素是一

6、般公文固定组成部分。文面格式 公文文面格式是公文区别一般文章的重要标志格式将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分 一、眉首：1.份数序号2.秘级时限3.急度4.标识5.字号签发人 二、主体：1.标题2.主送机关3.正文导语（依据性、目的式、原因式）；正文主体（内容符合法律法规 情况真实可靠多部门协商一致表达正确鲜明清楚格式正确）；结束语（自然终结 意尽言止号召希望）；附件（图表、目录、名单、简介；附件说明于正文左下方）；成文时间（汉字书写年月日（1.一般以领导人签发时间为准2.会议通过时间为准3.已批准时间为准4.联合发文以最后签发时间为准5.以印发时间为准）；公文生效时间（签字 印章）

7、 附注（发放范围、使用注意事项 ）。 三、版记部分：主题词 抄送机关 印发机关及说明 特定格式：1.信函格式 2.命令格式 3.会议纪要格式排版形式公文的排版（外观）形式 版头设计 版面设计 字体字号 字行字距 天地页边 用纸规格 （A4纸210mm*297mm 天头37mm左白边28mm版心156mm*225mm右白边 26mm）书写形式字体字号排版规格 制版要求装订要求格式规定：公文应左侧装订，不掉页包本公文的封面与书心不脱落，后背平整不空 无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉，四角90度，无毛茬或缺损附件说明于正文左下方与正文一起装订稿本 公文在起草过程中形成的一次又一次的

8、稿子包括草稿定稿两种 一.文稿：1.草稿2.定稿（又称原稿、底稿、正稿）二、文本：正本、副本、存本、修订本、试行本、各种文字文本 第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本第九页，共33页幻灯片第三章 公文的体式与稿本第一节 公文的体式 公文文体在写作中所采用的具体方法和特点是指运用语言陈述事情、说明问题。 公文文体在表达方式上的特点是在公文写作中兼用叙述、说明和议论三种表达方式。 公文文体的语言特点是准确、简明、庄重、得体。 说明（言简意赅）的主要方法和作用：下定义（性质和特征）、注释（性状、特征、成因）、比较（有联系有区别不同类事物作比较。易于理解）、数字（准确无误，真实可靠。富有说服

9、力）、举例（典型、真实，容易明白）、分类（形状、成因、功效）、图表（曲线、柱状、扇形；成绩、问题；直观）、引用（语言、数字、文字、图标；）、分析等9 9第十页，共33页幻灯片公文的文头、行文和文尾 公文的公文的文头文头包括包括：公文格式代码、印刷顺序号、公文格式代码、印刷顺序号、秘书等级、紧急程度、收文处理标秘书等级、紧急程度、收文处理标 记、发文机记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名关版头、发文字号、签发人姓名。 行文行文部分包括部分包括：公文的标题、题注、主送机关、公文的标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、

10、机关印章与领导人签署、注释或特殊要求文日期、机关印章与领导人签署、注释或特殊要求说明。说明。 文尾文尾部分包括部分包括：主题词、抄送机关、印发说明、主题词、抄送机关、印发说明、页码。页码。 1010 第三章 公文的体式与稿本第十一页，共33页幻灯片第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本公文的草稿、定稿，正本、副本与存本草稿、定稿，正本、副本与存本的异同 草稿内容和文字表述都没有成熟的一个起始环节。 定稿指经过修改、审阅，并由领导人签发形成的定 型文稿。正本根据已经签发的定稿制发的正式文件，其明显 特征是盖有发文机关印章或领导人亲笔签名。副本根据公文正本复制的其他稿本称为副本，又称 作抄

11、本。存本是指发文机关印制一份文件的正 本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。 1111第十二页，共33页幻灯片第四章第四章 公文的行文规范公文的行文规范 简述公文的行文方向方向与方式 答：答：根据机关之间的不同的根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的可以将机关的行文方向分为分为上行、下行和平行上行、下行和平行三个方向三个方向。根据机关工作的根据机关工作的需要需要可以将公文分成三种形式可以将公文分成三种形式，分别是分别是：上行文、下行上行文、下行文和平行文文和平行文。其中其中，上行文上行文是指下级机关或业务部门向所属上级是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文领导

12、机关或业务主管部门的一种行文。下行文下行文是上级领导机关或业是上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。平行文平行文是同是同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。间的一种行文。 第十三页，共33页幻灯片第四章第四章 公文的行文规范公文的行文规范包括行文关系、行文方向与方式、行文规则包括行文关系、行文方向与方式、行文规则 国家机关的隶属关系和职权范围国家机关的隶属关系和职权范围国务院国务院 总理副总理国务委员秘书长（国务院常务委总理

13、副总理国务委员秘书长（国务院常务委员会）员会）国务院职权国务院职权 根据根据宪法宪法和法律，规定行政措施，和法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令制定行政法规，发布决定和命令部部 委员会任务职责委员会任务职责 统一领导各部和各委员会的工作统一领导各部和各委员会的工作领导不属于各部领导不属于各部 各委员会全国性行政工作各委员会全国性行政工作 统一全国统一全国地方各级国家行政工作地方各级国家行政工作 规定中央省、市、自治区、规定中央省、市、自治区、直辖市直辖市 国家行政机关职权划分国家行政机关职权划分 ； 依法改变、撤销依法改变、撤销各部、委不当的决定和命令各部、委不当的决定和命令 指示

14、和规章；改变或撤指示和规章；改变或撤销地方各级国家行政机关不适当的决定、命令；批准销地方各级国家行政机关不适当的决定、命令；批准省、自治州、市和自治州、市、县建制和区域的划分；省、自治州、市和自治州、市、县建制和区域的划分；依法规定决定省、自治区、直辖市部分地区进入紧急依法规定决定省、自治区、直辖市部分地区进入紧急状态。状态。国务院各部、委职权国务院各部、委职权 根据法律和国务院的行政法规、根据法律和国务院的行政法规、决定、命令在本部们的权限内发布命令、指示和规章决定、命令在本部们的权限内发布命令、指示和规章地方各级政府地方各级政府 按双重领导原则进行工作：对本级人按双重领导原则进行工作：对本

15、级人代会和常委会负责并报告工作代会和常委会负责并报告工作 接受它的领导与监督接受它的领导与监督也对上一级行政机关负责并报告工作接受领导与监督也对上一级行政机关负责并报告工作接受领导与监督 党的各级机关的隶属关系和职权范围党的各级机关的隶属关系和职权范围 党的各级组织的隶属关系和职权范围党的各级组织的隶属关系和职权范围 是由是由中国中国 共产党章程共产党章程规定的规定的 下级组织必须坚决执行服从下级组织必须坚决执行服从 上级组织上级组织 全党各个党员服从党的全国代表大会和全党各个党员服从党的全国代表大会和 中央委员会中央委员会 党的下级组织既要向上级组织党的下级组织既要向上级组织 请示和报告工作

16、，请示和报告工作， 又要独立负责的解决自己职责范围内的问题。上又要独立负责的解决自己职责范围内的问题。上 下级之间要互通情报、互相支持和互相监督。下级之间要互通情报、互相支持和互相监督。 党的上下级的权利和义务、支持监督、请示报告党的上下级的权利和义务、支持监督、请示报告 和支持指导具有对等的行文关系。和支持指导具有对等的行文关系。 县级以上的地方各级人民政府法定权限县级以上的地方各级人民政府法定权限 管理本管理本 行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体 育事业、城乡建设和财政、民政、公安、民育事业、城乡建设和财政、民政、公安、民 族事族事 务

17、、司法行政、监察、计划生育等行政工作。务、司法行政、监察、计划生育等行政工作。1313第十四页，共33页幻灯片名称名称特点特点类类 型型写写 作作概念说明概念说明范围作用分类范围作用分类概念说明概念说明同点同点不同点不同点语言语言要求要求命命 令令权威性权威性乡镇以上国家乡镇以上国家权力机关权力机关 公布令公布令国家行政法规规国家行政法规规章章依宪法依宪法 按内按内容容 分级别分级别内容内容 通过通过机构施行机构施行时间时间 准确准确庄重庄重凝练凝练有力有力内容特别不可内容特别不可更改更改行政令行政令县以上政府强制县以上政府强制性措施性措施一文一事一文一事原由原由 事项事项 执行要求执行要求指

18、挥性指挥性指挥下级机关指挥下级机关或有关人员行或有关人员行动动嘉奖令嘉奖令省以上嘉奖特大省以上嘉奖特大贡献的集体或个贡献的集体或个人人结构：标题结构：标题编号正文签编号正文签署署事迹事迹 嘉奖嘉奖内容内容 号召号召下级机关必须下级机关必须遵照执行遵照执行任免令任免令标题：单独标题：单独用用“命令命令”强制性强制性具有强迫因素具有强迫因素动员令、戒严动员令、戒严令令标号：国家标号：国家单独编单独编 不可讨价还价不可讨价还价曲解，违抗者曲解，违抗者严惩严惩通缉令通缉令特赦特赦令令 地方地方政府跨年编政府跨年编 第五章第五章 机关法定公文写作（上）机关法定公文写作（上）第十五页，共33页幻灯片 第五

19、章第五章 机关法定公文的写作（上）机关法定公文的写作（上）第十六页，共33页幻灯片异同点异同点公公 告告通通 告告公开性范围大（大到向全世界）范围相应小（国内或一个地区）重要性事情重要程度大事情重要程度小严肃性发布机构权限大（国家）发布机构权限相应小（地方政府）法定性必须遵照执行必须遵照执行知照性不需遵守执行不需遵照执行 第六章 机关法定公文的写作（中） 公告、通报公告、通报的比较的比较1414第十七页，共33页幻灯片名称 概念特点类型写作向特定受文对象告知转达有关事项的文件让对象指导和执行使用面积广下行文平行文发布性批转性转发性指示性任免性事务性 标题：发文单位+事由+文种 事由+文种事由+

20、文种 正文：宣布性 内容+“请执行” 批转性 内容+贯彻执行 指示性 事由+内容+要求 任免性 权力机构+任免人+职务+任期+待遇 事务性 事情+要求（写仔细便执行）通知通报在一定范围表扬先进批评错误传事项告知性表彰先进批评错误特有功能周知性指导性表彰先进型批评错误型传达事项型 标题：发文机关+事由+文种 受文者：正文之前左上角 书名和日期： 正文的右下角 正文四步骤：1.事迹简要 2.感人 3.部分宣布决定 4.分析先进思想（难点）避免一般化 批评错误通报： 1.批评根据 2.错误事实准确扼要 3.处分决定 4.错误性质（分析恶果）5.善后办法传达事项通报：通报事项性质、重要性 2.要求希望

21、 第六章 机关法定公文的写作（中）第十八页，共33页幻灯片名称概念特点类型写作同点不同点按内容性质分公告团体向公众选不重要事件告知性文件公布发布目的要大家知道遵守范围大（国内外）事重大1.法定性2.知照性 1.符合权限 2.内容明确语气庄重 3.讲究格式发文单位+事由+文种 4.略述理由重在需遵守的内容 5.署名日期右下角通告团体在一定范围内公布事项的告知性文件范围相应小（国内或地区）机构比发公告机关小（地方政府）知道+执行+遵守公报公开发布重大事件重要决定告知性文件团体权威性内容重要性公开性党机关专用会议谈判统计等多事件会议公报统计公报外交公报 1.目的不同写法不同（常用夹叙夹议） 2.统计

22、公报必须由统计部门或国家指定机构 第六章 机关法定公文的写作第十九页，共33页幻灯片名称概念特点类型写作报告下级机关向上级机关汇报工作情况的概述性公文1.主任务重陈述 2.摆事实谈看法有主见按内容分：综合报告专题报告按目的分：呈报性报告承转性报告陈述简明扼要观点精炼清新语言简洁朴实请示下级机关向上级机关请求指示或批准报请性公文超前性 说明性单一性“一文一事”请求批准类请求帮助类请求批转类 内容单一目的单纯 1.遵照行文规则：一文一事，一个主送机关不得越级请示（特殊抄报）双重领导的机关（写明主送抄送）由主送机关答 2.理由充分要求合理 3.格式正确语言得体（谦逊委婉“是否”）标题“事由+文种”或

23、“请示”结束语“可否”“请指示”“请审批”正文前写受文单位正文后写单位日期批复答复下级机关请示事项的指示性公文针对性指导性表态性批复指示性批复 1.先回应“收悉”字眼后批复 2.态度鲜明措辞明确 3.及时批复时间性强 第七章 机关法定公文的写作第二十页，共33页幻灯片第七章第七章 机关法定公文的写作（下）机关法定公文的写作（下）公文名称概 念特 点类 型写 作会议纪要 记载会议情况和精神 用以公布或 传达的纪实性文件纪要性约束性知情性决议性会议纪要协议性会议纪要研究性会议纪要（一）会议结束后起草，以决定为依据，主管领导签字定稿；（二）标题：会议名称+文种；（三）正文：概况包括时间、会名、议题、

24、出席者、主持人、会议过程；内容要求观点鲜明、主题突出、内容充实，写法灵活、综合归纳、分享列举；结束语：征文的小结，对与会者、下级机关有关群众提一些要求和希望。（四）主持机关撰写，最后署名机关名称、日期。条例党政机关制定和发布系统规范某工作活动、行为等法规性文件国务院批准主管部门制定发布省、直辖市与宪法不相抵触可制定1.中央机关制订2.国际行政机关制订3.地方权力机关制订1.遵循草拟原则；2.与原有条例和法规不能有冲突重复（废止原有的）3.内容用条文表达4.语言准确严密规定是各级党政机关社会团体企事业单位规范某方面工作的规章性公文规章制度性党内规定法规性规定一般性规定第二十一页，共33页幻灯片名

25、称概念特点类型写作函机关之间办理日常公务的交往性公文1.形式灵活 适应性强2.务实性强 商洽函 平行机关不相隶属机关之间 问复函 平行机关不相隶属群问求答 请准函 向没隶属关系有关主管部门请求应允 知照函 平机关不隶属上下级均可用把自辖范围事告诉有关机构“一事一函”直陈其事语言平实亲切 第七章 机关法定公文的写作（下）第二十二页，共33页幻灯片第八章第八章 机关其它常用文书的写作机关其它常用文书的写作文书文书类别类别特特 点点类别类别写写 作作规划类规划类内容规范性内容规范性执行强制性执行强制性制定程序性制定程序性办法办法特点：比条例规定更具体更细致特点：比条例规定更具体更细致 / /是法律法

26、规的补充是法律法规的补充 便操作便操作/ / 章条式章条式细则细则概念：主管部门针对实施法律、法规可能出现的问题而制定的概念：主管部门针对实施法律、法规可能出现的问题而制定的 规则规则 章条式章条式章程章程概念：组织机构制定的组织原则或办事原则的规章（组织章程概念：组织机构制定的组织原则或办事原则的规章（组织章程 章程）章程） 章条式章条式守则守则概念：特定范围的全体成员必须遵守的行为准则概念：特定范围的全体成员必须遵守的行为准则 特点：特点： 简练简练 精炼易记精炼易记 必遵守必遵守 章条式章条式计划类计划类目标的前瞻性目标的前瞻性操作的预想性操作的预想性规则规则（一）分析情况认真细致（二）

27、确定目标实事求是（三）措施（一）分析情况认真细致（二）确定目标实事求是（三）措施 步骤切实可行（四）条目分明语言简洁步骤切实可行（四）条目分明语言简洁 写作格式：条款式结构现状分析目标和任务主要措施实施步骤写作格式：条款式结构现状分析目标和任务主要措施实施步骤 执行要求执行要求纲要纲要计划计划安排安排第二十三页，共33页幻灯片第八章第八章 机关其它常用文书的写作机关其它常用文书的写作文文书书类类别别特点特点类别类别写作写作总结总结上情下达上情下达下情上达下情上达提高自身提高自身回顾性回顾性经验性经验性综合性总结综合性总结 分层展开式：概况、成绩、问题、教训、努力方向；分层展开式：概况、成绩、问

28、题、教训、努力方向； 内容多内容多 如：机关年度总结实事求是如：机关年度总结实事求是专题性总结专题性总结 内容单一内容单一 如如: :经验总结经验总结 典型总结典型总结 事故总结事故总结 着眼未来着眼未来 纲目带动式：夹叙夹议纲目带动式：夹叙夹议调调查查报报告告针对性强针对性强纪实性强纪实性强新闻性新闻性（一）深入细致客观公正（一）深入细致客观公正 （二）围绕问题展开重要的、典型的材料（二）围绕问题展开重要的、典型的材料（三）格式：公文是标题（三）格式：公文是标题 新闻是标题新闻是标题政务性政务性个案性个案性第二十四页，共33页幻灯片文书类别特点文书名称写 作开头主体结尾要求讲 话 类 文 书

29、口头性直接性针对性情感性讲话稿有效吸引听众。开门见山阐明讲话目的和意图形式任务方法对策总结全文展望未来1.主题鲜明集中2.材料真实新颖3.布局清晰紧凑4.语言明白生动开幕词宣告开幕称呼会议组织情况总结成败提出大会任务分析条件安排活动议程号召性预祝性要求希望闭幕词概括总结大会成效概括会议主要精神提出执行意见提出号召鼓舞人心欢迎词交代对象“亲爱的”“敬爱的”称赞客人表感谢双方共同关心的问题发号召提期望欢送词回顾访问表再访答谢词评价功绩表友好 第九章 机关其他常用文书的写作第二十五页，共33页幻灯片第二十六页，共33页幻灯片第二十七页，共33页幻灯片概念概述特点作用任务组织原则要求名称分类公文处理广

30、义发文：酝酿、收集、整理、起草、讨论、修改、审稿、签发、定稿、印制、发出、处理环节政治性时效性机要性规范性1.助手作用2.纽带作用3.查考作用1.收发、登记、分类2.拟办、批办、承办催办3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对、用印4.会议汇报、电话记录和整理5.文件材料的平时整理提供借阅利用的工作6.归档文件的系统整理编目和归档工作7.处理群众来信8.为机关领导准备有关资料并完成领导交办的文书工作任务。组织机构大机关：专门机构 小机关:主任或兼职 企业单位:专兼职文书准确及时安全保密集中统一管理坚持实事求是按行文机关要求按公文处理规定1.处理准确、周密、确保质量2.及时迅速注重时效3.安全可靠

31、确保机密4.加强集中统一管理5.实事求是遵规守纪6.精简文件深入实际反官僚文牍收文：来问的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办、承办、催办、答复、处理环节管理：平时管理，充分发挥公文效用，有利于公文保密组织领导国家：办公厅机关：办公室主任整理：查考、利用、整理、编目、归档、保存上下级：业务指导档案部门：指导、建议狭义文书工作人员：收发、登记、催办、整理、保管职能：秘书分工负责组织形式组织形式集中形式分工形式组织形式选择1.机关工作性质任务职权范围2.内部组织机构设置、层次、数量3.发文数量多少4.办公驻地集中还是分散5.人员的配备 第十章 公文处理工作第二十八页，共33页幻灯片概 念程 序处 理

32、内部形成运转处理收文办理程序1.签收2.拆封3.登记4.分发5.传阅6.拟办7.批办8.承办9.催办10.查办11.注办发文办理程序 1.拟稿2.审核3.签发4.核发5.缮印 6.校对7.用印8.登记9.封发 第十一章第十一章 公文办理程序公文办理程序第二十九页，共33页幻灯片概述归档文件整理（立卷）工作的组织归档文件整理的原则与要求内容意义建立制度公文整理（立卷）环节的选择基本概念原则要求公文的整理（立卷）与归档 1.保持有机联系有力查考利用 2.维护完整、完全、便于保管3.为归档奠基1.立卷制度53年开始54年通过案例2000年办法整理（立卷）归档 2.整理立卷制度的优越性熟悉本职业务有利

33、于齐全完整查阅方便促进归档工作 1、应考虑的相关因素（1）整理（立卷）环节的文书要直接经手文件的处理（2）对整理（立卷）环节所经手处理的文件数量有要求（3）确定整理环节时，考虑机关办公地点的分布集中与分散处理（4）考虑文书人员数量及业务熟悉程度 2、与组织形式相适应（集中式、分散式或集中与分散相结合式）（1）小机关集中式整理（立卷）（2）大机关分散各自确定（立卷）环节（3）财会、人事、信访、保卫、等特殊组织自己单独整理（立卷）（4）恰当的选择确定立卷人员 3、公文整理（立卷）的范围（1）材料范围（2）不需立卷的材料范围（3）公文整理（立卷）的分工 1.归档文件：来源、范围；办理完毕的文件；能作为文书档案保存的各种纸质材料 2.归档文件整理（1）单位“件”（2）整理的六大步骤 3.“件”；文件整理单位1.形成原则 保持有机联系2.区分文件的不同保存价值3.便于保管和利用1、归档文件齐全完整（1）齐全完整（2)破损修复（3）复制字迹模糊