集团档案室档案分类编目方案

1、集团档案室档案分类编目方案（初稿）为了加强集团档案室档案工作业务建设，逐步实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，不断提高档案业务管理水平，充分发挥档案的效用，更好地为集团各项工作服务。根据国家档案局印发的机关档案工作业务建设规范，结合集团的实际，特制定本方案。一、分类原则与适用范围（一）本方案的分类原则是以集团所形成的全部档案为对象，依据集团内设机构的职能，结合档案内容和档案载体形态特征，便于科学管理和开发利用。（二）分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。（三）本方案适用集团全部档案的实体分类、组卷、编号和排架管理。有类设类，无类空类。二、类别设置集团档案总类为L

2、G，共分九大类：即：（一）行政管理中心档案，大类代字XZ；（二）工程管理中心档案, 大类代字GC;（三）财务管理中心档案，大类代字CW；（四）营销管理中心档案, 大类代字YX;（五）资产运营中心档案, 大类代字ZC;（六）区域公司档案，大类代字QY。下设分类，如西安区域公司档案为QYXA，铜川区域公司档案为QYTC；（七）声像档案，大类代字SX;（八）证照档案，大类代字ZZ;（九）实物档案，大类代字SW;三、分类方法（一）XZ行政管理中心档案行政管理中心档案分类依据行政管理中心职能划分。主要包括集团的政策法规类资料，董事会各项决议，集团长期规划、战略、方案等，反映全局性的会议材料、工作计划、总

3、结、经验介绍、调查材料、刊物；秘书工作、办公制度，文件、档案管理；房屋、物资管理，接待、后勤保卫，司法业务宣传咨询，合同等方面的文件材料。（二）GC工程管理中心档案工程管理中心档案分类依据工程管理中心职能划分。主要包括工程管理中心的政策法规类资料，日常管理类文件，重要会议材料，工程合同，项目产生的资料，各类计划报表，各种报告类资料，各类事故材料等方面的文件材料。（三）CW财务管理中心档案财务管理中心档案分类依据财务管理中心职能划分。主要包括财务管理中心的政策法规类资料，日常管理类文件，重要会议材料，合同等方面的文件材料。（四）YX营销管理中心档案营销管理中心档案分类依据营销管理中心职能划分。主

4、要包括营销管理中心的政策法规类资料，营销战略目标类文件，绩效考核及员工培训等材料，营销方案、营销活动所产生的各类材料，日常管理类文件，重要会议材料，各类合同文件等方面的文件材料。（五）ZC资产运营中心档案资产运营中心档案分类依据资产运营中心职能划分。主要包括资产运营中心的政策法规类资料，融资计划、方案等材料，各种报告，日常管理类文件，重要会议材料，各类合同文件等方面的文件材料。（六）QY区域公司档案区域公司档案分类首先按区域分类，再依据区域公司职能划分。主要包括各区域公司的政策法规类资料，项目产生的文件资料，日常管理类文件，重要会议材料，各类合同文件等方面的文件材料。（七）TZ特殊载体（声像）

5、档案特殊载体（声像）档案按特殊载体（声像）材料的形式设五个属类，即：1、照片，代号为1；2、底片，代号为2；3、录音，代号为3；4、录像，代号为4；5、机读材料，代号为5。（八）ZZ证照档案证照类档案主要依据其公司划分类别。主要包括XX房地产开发有限公司，XX置业有限公司，XX工程有限公司，XX股份有限公司，XX工贸有限公司，XX加工有限公司，XX置业有限公司XX分公司等公司形成的证照档案。（九）SW实物档案实物档案不设属类，按时间顺序排列。四、档案编号与案卷排列编号（一）行政管理中心1、（立卷）编号模式：大类代字+年份+档案类别+目录顺序号+案卷顺序号如：LG 总类（代表XX地产集团）XZ

6、大类代字（XZ代表行政管理中心档案） 2011 以年份为结点对档案进行归类合同 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号）目录顺序号（1表示该合同类的第1本目录）档案类别（表示该类为合同类别）其中：XZ构成行政管理中心档案的目录号。行政管理中心档案案卷的排列：每年的案卷按档案类别顺序并结合分类方案中各属类的时间顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水号。（二）工程管理中心档案编号模式：大类代字+年代+档案类别+目录顺序号+案卷顺序号如： LG 总类（代表XX地产集团）GC 大类代字（GC代表工程管理中心档案）2011 以年份为结点对档案进行归类合同 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号

7、内编大流水号）目录顺序号（1表示该合同类的第1本目录）档案类别（表示该类为合同类别）其中：GC构成工程管理中心档案的目录号。工程管理中心档案案卷的排列：每年的案卷按档案类别顺序并结合分类方案中各属类的时间顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水号。（三）财务管理中心档案编号模式：大类代字+年代+档案类别+目录顺序号+案卷顺序号如： LG 总类（代表XX地产集团）CW 大类代字（CW代表财务管理中心档案）2011 以年份为结点对档案进行归类合同 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号）目录顺序号（1表示该合同类的第1本目录）档案类别（表示该类为合同类别）其中：CW构成财务管理中心档案的目

8、录号。财务管理中心档案案卷的排列：每年的案卷按档案类别顺序并结合分类方案中各属类的时间顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水号。（四）营销管理中心编号模式：大类代字+年代+档案类别+目录顺序号+案卷顺序号如： LG 总类（代表XX地产集团）YX 大类代字（YX代表营销管理中心档案）2011 以年份为结点对档案进行归类合同 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号）目录顺序号（1表示该合同类的第1本目录）档案类别（表示该类为合同类别）其中：YX构成营销管理中心档案的目录号。营销管理中心档案案卷的排列：每年的案卷按档案类别顺序并结合分类方案中各属类的时间顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水

9、号。（五）资产运营中心档案编号模式：大类代字+年代+档案类别+目录顺序号+案卷顺序号，如： LG 总类（代表XX地产集团）ZC 大类代字（ZC代表资产运营中心档案）2011 以年份为结点对档案进行归类合同 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号）目录顺序号（1表示该合同类的第1本目录）档案类别（表示该类为合同类别）其中：ZC构成资产运营中心档案的目录号。资产运营中心档案案卷的排列：每年的案卷按档案类别顺序并结合分类方案中各属类的时间顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水号。（六）区域公司档案编号模式：大类代字+区域+年代+档案类别+目录顺序号+案卷顺序号如： LG 总类（代表XX地产

10、集团）QY 大类代字（QY代表资产运营中心档案）西安 以区域分类（西安为子公司所在地）2011 以年份为结点对档案进行归类合同 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号）目录顺序号（1表示该合同类的第1本目录）档案类别（表示该类为合同类别）其中：QY构成西安区域公司档案的目录号。区域公司档案案卷的排列：每年的案卷按档案类别顺序并结合分类方案中各属类的时间顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水号。（七）特殊载体（声像）档案1、照片、底片档案编号模式：大类代字+一级属类代号+二级属类代号目录顺序号+案卷顺序号如:TZ 1.1.1 1（2、）案卷顺序号目录顺序号二级属类代号(1为组织沿革类、

11、2为会议业务类、3为宣教文件类、4为荣誉实物类5为综合类）一级属类代号（1为照片、2为底片） 大类代字（TZ代表特殊载体（声像）档案）其中:SX 1.1.1构成声像档案的照片和底片目录号。照片、底片档案的案卷排列：每个属类内按形成的时间先后依次排列。每册一个号，历年编一个流水号。2、录音、录像、机读材料档案编号模式：大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷顺序号如:TZ 3.1 1（2、）案卷顺序号目录顺序号属类代号（3为录音、4为录像、5为机读材料）大类代字（TZ代表特殊载体档案（声像档案）其中: TZ3.1构成特殊载体档案（声像档案）的目录号。录音、录像、机读材料档案的案卷排列：每个属类内按形

12、成的时间先后依次排列。每册（盒、盘、张）一个号，历年编一个流水号。（八）证照档案编号模式：大类代号+一级属类代号目录顺序号+案卷顺序号。如：LG 总类（代表XX地产集团）ZZ 公司名称 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号）目录顺序号（1表示该合同类的第1本目录）档案类别（表示该类为公司类别）大类代字（ZZ代表证照档案）其中：ZZ公司名称1（2、）构成证照档案的目录号。证照档案案卷的排列：每个属类内的档案按时间先后或自然编号先后排列，每卷一个号，若干年编一个流水号。（九）实物档案编号模式：大类代字+目录顺序号+案卷顺序号如：SW .1 1（2、）案卷顺序号（按形成时间先后依次排列）目录顺序号大类代字（H代表实物档案）其中:SW.