英文标点符号用法规范

1、标点符号用法 Usage of PunctuationV1.0标点符号用法 PUNCTUATION 本文参考微软技术出版物文体手册第三版，所述标点符号的用法仅限于对帮助文档、网站文档、营销软文、客服回贴、界面文字等技术文档的写作过程中标点符号的使用方法进行规范。如有疑问，请参照原书。欢迎补充、修正。目 录句号和点号（Period . ）2逗号（Comma , ）2撇号（Apostrophe ）3冒号（Colon : ）4分号（Semicolon ; ）5引号（Quotation Marks “ ” ）5括号（Parentheses () ）6连词符、连词法（Hyphen, Hyphenatio

2、n - ）6破折号（Dash ）7长破折号（the em dash ）7短破折号（ the en dash ）7省略号（Ellipse ）8斜线（Slash Marks / ）8感叹号（Exclamation Point ! ）9参考书目（Reference）9 一般情况下，标点符号的字体要跟前面的文字字体保持一致。如果前面的文字是一个命令、选项、关键字、占位符、一段代码、或者要求用户输入的特殊格式，标点符号就用罗马字体，以区别标点符号跟前面的文字。句号和点号（Period . ）1、句号紧接文字，无需空格。句号后接下一句要有一个空格。2、冒号后面接列表项目时，如果一个条目是一句完整的话，后面

3、用句号；如果是短语，不要加句号，即使这条短语跟前面的介绍性文字能组成一句话，也不加句号。例：CorrectIf you use printer fonts: Choose a printer before creating a presentation. Install all the fonts and printers that you will use by selecting them in the Print Setup dialog box.The database includes: Reports Forms Tables ModulesIncorrectThe databas

4、e includes: Reports, Forms, Tables, and Modules.3、指文件扩展名时，前面要有点号。如：an .exe file。逗号（Comma , ）1、列举三个或三个以上元素时用逗号分开，用连词连接最后两个元素时，连词前也加逗号。例：CorrectYou need a hard disk, an EGA or VGA monitor, and a mouse.2、介绍性的短语后加逗号。例：CorrectIn Microsoft Windows, you can run many programs.3、在句中有日期时，日和年后面都加逗号。例：CorrectTh

5、e February 4, 2003, issue of the New York Times reported that.IncorrectThe February 4, 2003 issue of the New York Times reported that.4、年月格式时，不要用逗号。例：CorrectMicrosoft introduced Microsoft Windows version 3.0 in May 1990.IncorrectMicrosoft introduced Microsoft Windows version 3.0 in May, 1990.5、两个句子用

6、连词连接，前一句后加逗号。网页文档经常有空间限制，有时逗号后面不方便加连词。这种情况下，把两句分开，或者用分号。例：CorrectClick Options, and then click Allow Fast Saves.Click Options; then click Allow Fast Saves. （仅用于网页文档，为了节约空间或受空间限制）IncorrectClick Options, then click Allow Fast Saves.（then是副词，不要单独用作连词连接句子，描述步骤时，and then通常连在一起用。）6、不要用逗号连接两个复合谓语。例：Correct

7、The Setup program evaluates your computer system and then copies the essential files to your hard disk.The Setup program evaluates your computer system, and then it copies the essential files to your hard disk.IncorrectThe Setup program evaluates your computer system, and then copies the essential f

8、iles to your hard disk.撇号（Apostrophe ） 用撇号表示名词所有格。单数名词后面，即使是以“s、x、z”结尾的词，都加“s”；以“s”结尾的复数名词后只加“”。首字母缩写词也可以加这种所有格。要避免使用公司名称加这种所有格。不能用产品名或功能名加这种形式。例：CorrectInsiders guide the boxs contentsBurnss poems Berliozs operaan OEMs product the Joneses computerIncorrectPPT to Flashs interface冒号（Colon : ）1、不要滥用冒号

9、。后一句对前一句作阐述或扩展时，用冒号。冒号后面要空一格。例：CorrectTreat the unknown risk just like any other risk: Identify the resources available to address it and develop countermeasures to take if it happens.2、引用列表时，用在句子或短语后面。例：CorrectThe basic configuration for your computer must include: A hard disk with 24 megabytes of

10、free disk space and at least one floppy disk drive. A monitor supported by Microsoft Windows.3、不要用冒号列举代码。4、冒号后面的词一般不大写，除非是专有名词或者后面跟一个完整的句子。冒号后面的列表条目第一个单词首字母大写，不论是否是专有名词或句子。见上例句。5、用冒号分开书名和一篇文章的标题与副标题。例：CorrectThe Double Helix: A Personal Account of the Discovery of the Structure of DNA6、for example后面

11、用逗号，不用冒号；such as后面不用标点符号；若在句中，这两个短语前也加逗号。7、软件界面上，文本框，选项框前面的标签文字后加冒号。例：分号（Semicolon ; ）1、分号用在两个独立的分句之间，中断时间比句号短。如果分句没有连词连接，就用分号隔开。否则用逗号加连词。分号常用来连接两个对比性的陈述。例：CorrectA new variable is initialized with a specified value; an existing variable can be assigned a new value.2、不要滥用分号，在低分辨率的显示器上，很难看清，容易跟冒号混淆。引

12、号（Quotation Marks “ ” ）1、后引号放在逗号和句号外面。注意：这是美式用法，这一点跟英式和中文用法不一样。其他情况根据引用内容确定。例：CorrectOne Internet dictionary calls an electronic magazine a “hyperzine.”One Internet dictionary calls an electronic magazine a “hyperzine,” but webzine is a common synonym.What is a “smart device”?A reader asks, “How sca

13、lable is .NET?”/*Declare the string to have length of “constant+1”.*/IncorrectOne Internet dictionary calls an electronic magazine a “hyperzine”.One Internet dictionary calls an electronic magazine a “hyperzine”, but webzine is a common synonym.2、不要用引号引用菜单中的命令或软件界面上的图标，把相应的命令或图标文字加粗表示。例：CorrectOn th

14、e File menu, click Save As.Click the Close button to exit this program. (界面上有Close字样的按钮。) Click the Close button to exit this program.（窗口或程序右上角的关闭按钮。）Click Close.Your home page is displayed when Internet Explorer first opens or when you click the Home button .（尽量用图标固定的名称，没有名称时才用图标。）Click .IncorrectO

15、n the interface, click the “Save As” button.Click the “” button to exit this program.3、单引号在双引号内。括号（Parentheses () ） 括号的字体应该跟句子内容的字体一样，而不是跟括号内容字体一样。例：CorrectFor a single-column array, use INDEX (array,row_num).连词符、连词法（Hyphen, Hyphenation - ） 如果不会引起混淆，尽量避免使用连词法。连词符是键盘上的“-”号。1、防止混淆，连接两个或多个词作为一个整体放在名词前做

16、修饰语。例：Correctbuilt-in drive high-level languageread-only memory high-level-language compiler lower-left corner memory-resident programline-by-line scrolling floating-point decimalscrolling line by line adverb 2、其中一个词为过去分词或现在分词。例：Correctpassword-protected filesfree-moving graphics3、修饰语是一个数字或单个字母加一个名词

17、或代词。例：Correct80-column text card eight-sided polygon8-point font 64-bit operating systemI-beam insertion point4、避免使用中断的复合形容词。例：CorrectClick the upper-right or lower-right corner.AvoidClick the upper- or lower-right corner.5、连接复合数字和分数。例：Correcthis forty-first birthday one-third of the page three sixt

18、y-fourths6、不要连接以ly结尾的副词和它所修饰的动词或形容词。例：CorrectMost Internet browsers have a highly graphical interface.IncorrectMost Internet browsers have a highly-graphical interface.破折号（Dash ） 破折号分为：长破折号(the M dash )和短破折号(the N dash )。注意输入方法。长破折号（the em dash ） Word中键盘输入方法“CTRL+ALT+NUM-”，网页中HTML代码是“—”。1、用

19、来表示插入语，比用括号更加强调插入语的内容。插入语前后各一个长破折号。例：CorrectThe information in your spreadsheetnumbers, formulas, and textis stored in cells.2、句末放短语或从句，表示强调，用一个长破折号。例：CorrectSet key names in all capsfor example, CTRL or ALT.3、不要用长破折号代替列表前面的圆点或其他排版符号。4、不要用长破折号表示表格里的空单元格。5、长破折号后面跟从句时，不用大写，除非是专有名词。短破折号（ the en dash ）

20、Word中键盘输入方法“CTRL+NUM-”，跟连词符不一样，不是键盘上的“-”号，HTML代码是“–”。1、指数值、日期、页数等数字范围时。例：Correct©19931994 pages 951102、减号： （不是键盘上的减号“-”，键盘上的要短些。）3、负数： 79省略号（Ellipse ） 英文省略号只有三个点，Word输入方法：“CTRL+ALT+.”，HTML代码是“…” ，如果没有这种输入方法，也可以用三个连在一起的点号表示。1、在软件界面上通常因为空间限制，用省略号表示文字被截断；在文件名、菜单、对话框里省略号表示还有更多信息。

21、但在描述命令、相应的界面文字时不要加省略号。例：CorrectOn the File menu, click Open.IncorrectOn the File menu, click Open.2、在插图配文字说明时，省略号前后要空一格。3、如果省略的是句子后半部分，省略号与前面的文字要有一个空格，后面还要加句号，与省略号不空格。所以看起来会有4个点。例：CorrectThe quick brown fox .4、如果是完整的句子后面加省略号，不加空格，也要加句号。例：CorrectThe quick brown fox jumps over the lazy dog.斜线（Slash Marks / ） 前斜线（forward slash /）后斜线（backward slash ）1、不要用包含有斜线的句子结构表示选择。例：Incorrec