公文基础及办公软件常用技能浅谈

1、2015-10-151水中鸥制作公文基础及办公软件常用技能浅谈主讲教师：何海洪预计学时：2学时培训时间：2015年10月20日2015-10-152告诉两个你可能不知道的经验：1.我们在Word中输入文字时，有时会遇到前面输入了一个字而后面的字却给删掉了的现象，经常有人(甚至是打电话)问我怎么办，我通常告诉他们的方法就是保存一下然后关闭这个文档，再重新打开，搞定!实际上还有一个更简单的方法，那就是按一下插入键“Insert”。2015-10-153告诉两个你可能不知道的经验：2.在Word中插入表格并调整表格宽度时，会感觉没有在电子表格中方便自如，实际上我们在拉动表格线时再按住键盘上的换档键“

2、Alt”就可以搞定。(示例)2015-10-154内容提要一、公文基础（Word应用）二、表格制作（Excel应用）三、PDF格式文件的制作与阅读四、QQ群内文件的下载方法五、电子接收证明的制作六、简单的图片裁剪七、电脑资料的归类方法八、信息的保密工作2015-10-155一、公文基础（Word应用）（一）页面设置（一）页面设置通常情况下，我们要开始制作办公文档之前，首先要做的事就是打开Word进行纸张的确定和页面的设置。根据党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）文件第三章第十条规定，公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行，新版的执行标准是2012年6月29日发布并自2012年7

3、月1日起实施的。公文用纸张采用GB/T148中规定的A4A4型纸型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头公文用纸天头( (上白边上白边) )为：为：37mm37mm1mm1mm公文用纸订口公文用纸订口( (左白边左白边) )为：为：28mm28mm1mm1mm版心尺寸为：版心尺寸为：156mm156mm225mm(225mm(不含页码不含页码) )2015-10-156天头天头( (上白边上白边) )：距版心：距版心37mm37mm地脚地脚( (下白边下白边) )：距版心：距版心35mm35mm订口订口( (左白边左白边) )：距版心：距版心28mm28m

4、m翻口翻口( (右白边右白边) )：距版心：距版心26mm26mm以上述标准为参照，但凡学校涉及上传、下发或存档的办公文档都应遵循这一设置。(示例)2015-10-157（二）字体设置。（二）字体设置。1.标题字体用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2.正文字体正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。2015-10-158（三）段落设置。（三）段落设置。由于公文对每页的行数和每行的字数都有明确的规定，所以一般不会涉及到段落的设置。不过在实际操作中，也有出现末页文字不足3行需要调整文档段落、

5、或者从网上下载一些别人的资源加以利用而需要文档段落的时候，这时候就需要进行“段落设置”了。三招彻底清除网络下载痕迹：三招彻底清除网络下载痕迹：(示例1)：解决“手动换行符(L)”和“段落标记(P)”的替换问题；(示例2)：解决表格与文本的转换问题；(示例3)：解决段落行距不相等问题。2015-10-159（四）印刷装订。（四）印刷装订。1.1.印刷要求。印刷要求。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。在左右页边距设置不一样时，注意用“对称页边距”。2015-10-15102.2.装订要求。装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过

6、4mm。分骑马订和平订两种订法，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm。骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固。2015-10-1511（五）页码设置。（五）页码设置。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。2015-10-1512（六）公文格式。（六）公文格式。组成公文的要素分为:1.1.眉首眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;2.2.主体主体置于红色反线至主题词之间

7、的各要素统称主体;3.3.版记版记置于主题词以下的各要素统称版记。因为乡镇学校层面不具备行文资格，对上呈报或对下因为乡镇学校层面不具备行文资格，对上呈报或对下通知的公文用不到通知的公文用不到“眉首眉首”与与“版记版记”知识，知识，所以这里只所以这里只就就公文的公文的“主体主体”做简单介绍做简单介绍。2015-10-1513置于红置于红色反线色反线至版记至版记之间的之间的各要素各要素统称主统称主体体（1）标题）标题（2）主送机关）主送机关（3）正文）正文（4）附件说明）附件说明（5）成文日期）成文日期（6）印章）印章（7）附注）附注1.1.主体主体。2015-10-1514（1 1）标题。）标题

8、。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。*不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形2015-10-1515（2 2）主送机关。）主送机关。主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如“务川仡佬族苗族自治县人力资源和务川仡佬族苗族自治县人力资源和社会保障局社会保障局”简称为“县人力资源社会保障局县人力资源社会保障局”，不能简称为“县人事局县人事局”;“务川仡佬族苗族自治县国土资源局务川仡佬族苗族自治县国土资源局”简称为“县国土资源局县国土资源局

9、”，不能简称为“县国土局县国土局”;“务川仡佬务川仡佬族苗族自治县交通运输局族苗族自治县交通运输局”应简称为“县交通运输局县交通运输局”，不能简称为“县交通局县交通局”等。* *关于规范化简称，县级层面通常会专门行文规定。关于规范化简称，县级层面通常会专门行文规定。务川自治县人民政府办公室今年以务府办发务川自治县人民政府办公室今年以务府办发20152015112112号文件专门对县级政府机构及有关单位的简称做了明文规号文件专门对县级政府机构及有关单位的简称做了明文规定，目的就是为了在公文处理中规范使用。定，目的就是为了在公文处理中规范使用。2015-10-1516（3 3）正文。）正文。正文位

10、于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行数字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28个字。正文提出要符合国家法律、法规及其他有关规定;文字表述准确;人名、地名、数字、引文准确;结构层次序数规范;使用法定计量单位;简称规范;正确使用阿拉伯数字等。2015-10-1517（4 4）附件说明。）附件说明。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一

11、行附件名称的首字对齐。2015-10-1518附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。2015-10-1519（5 5）成文日期。）成文日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章当公文排版后所剩空白处不能

12、容下印章或签发人签名章及成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。及成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。2015-10-1520n单一机关行文时，一般在成文日单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之上距正文（或附件说明）一行之内。内。n联合行文时，一般将各发文机关联合行文时，一般将各发

13、文机关署名按照发文机关顺序整齐排列署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。件说明）一行之内。(示例)（6 6）印章。）印章。2015-10-1521（7 7）附注。）附注。公文如有附注，在成文日期下

14、居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发文范围、联系方式、使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县、镇级”、“此件可上报”等等。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。2015-10-15222.2.公文主体中的结构层次。公文主体中的结构层次。党政机关公文格式作了明确规定：结构层次序数依结构层次序数依次可以用次可以用“一、一、”“”“（一）（一）”“”“1.”“1.”“（1 1）”标注；一般第标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注

15、。字标注。在具体使用时，需要注意把握如下几点：（1）要准确，不要写错。实践中常见的诸如“（一）、”“1、”“（1）、”之类的写法都是不符合规范的，应分别改为“（一）”“1.”“（1）”。（2）要适度，不要过细。法规中所规定的四个层次，一般而言即已够用。因此，应当尽可能地控制在四层以内。实践中有些公文所使用的诸如“”、“1）”，甚至A、B、C、D之类的层次序数均为不妥。公文中使用的结构层次序数过细过2015-10-1523过多，往往会给人以散乱、零碎之感，显得不紧凑。（3）要有序，不要越级。公文中的结构层次序数，一定要按照法规中规定的层级顺序使用，不能越级套用。因此，实践中所见的诸如“（一）、（

16、1）”之类的表述，是不合规范的。（4）要规范，不要旁骛。是指对于结构层次序数的使用，应当采取序数显示的形式，尽可能地不用诸如“首先”、“其次”、“再次”、“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”之类的结构层次序数表示法。2015-10-1524一、重点任务及责任分工1 1、构建现代产业体系、构建现代产业体系（1）加快发展以石油化工为重点的先进制造业（2）大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业一、重点任务及责任分工（一）构建现代产业体系（一）构建现代产业体系1.加快发展以石油化工为重点的先进制造业2.大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业正确的表示:结构层次对比示例:

17、2.用句号表达句子的完整错误的表示:1.结构层次序数正确2015-10-1525 发文机关标志（居中，小标宋字体）发文字号（居中，三号仿宋，六角括号）距离版心上边缘35 下空2行约20 份份 号号 密级和期限密级和期限 紧急程度紧急程度（顶格依次排列）公文标题（居中，2号小标宋）公文正文（首行空两字，3号仿宋体）主送机关（顶格，3号仿宋体）下空2行约20 下空1行约10 2015-10-1526 印 章（端正居中下压成文日期） 发文机关署名（以成文日期为准居中） 成文日期（右空4编排，用阿拉伯数字） 附注（请示件标注联系人及联系方式） 抄送机关（左右各空1字）印发机关（左空1字）印发日期（右空

18、1字）版记（内容全部用4号仿宋）页码（双面印刷，单页居右空一字，双页居左空1字）2015-10-1527二、表格制作（Excel应用）（一）表格的制作。1.说明：非规律性表格建议用Word制作。(示例)2.Excel表格的简单制作。（1）教师基本情况统计表。（2）多张班级统计表的一次性制作。*一次性制作（推荐）。*移动复制法（推荐）。*复制调整法。（二）Excel表格的简单美化。(示例)（三）Excel简单公式的使用。(示例)实际应用示例1：(幼儿入园登记表);实际应用示例2：(留守儿童信息表);（四）Excel实用技能。(示例)2015-10-1528三、PDF格式文件的制作与阅读（一）使用PDF格式文件的背景。1.教育局行文采用的格式。2.安全作用。3.保护作用。（二）制作PDF格式文件。1.安装使用微软Office 2010版本；2.安装使用金山WPS软件。3.PDF文件制作实例。（三）如何和阅读打开PDF格式文件。*PDF阅读器。（四）PDF文件与Word的转换。（软件转换器）2015-10-1529四、QQ群内文件的下载方法（一）直接下载。1.直接打开下载文件；2.在文件夹中显示。3.保存方法。（二）另存为下载（推荐）。2015-10-1530五、电子接收证明的制作（一）目的：上传学籍系统，调取学生学籍；（二）