精确管理思想在图书馆管理中的具体应用

1、 精确管理思想在图书馆管理中的具体应用一、精确管理平台的建立精确管理思想的核心是精确管理平台的建立。一个好的精确管理平台能够充分展现精确管理思想的价值，发挥精确管理的作用。精确管理平台就是一个办公自动化系统、辅助决策系统和管理系统的综合性系统平台。各个子系统间有紧密的数据、信息关联，拥有共用的数据库系统和信息通道。整个系统能够实现自动化办公、综合管理、辅助决策以及资源信息交流共享等多种功能。目前，市场上有很多办公自动化系统、专家辅助决策系统等等相关产品。其功能和系统效率参差不齐，其中不乏功能强大，应用广泛的软件。在百度上以oa系统为检索关键字，检索到885000条检索结果。以免费oa系统为检索

2、关键字，可以检索到199000条结果记录。也曾尝试统计oa系统产品的种类数量，但很遗憾没有办法得到近似准确的数据。办公自动化系统、专家辅助决策系统等产品可以说是很泛滥，这间接说明了全社会对相关产品的需求和认可。相信很多高校或高校图书馆都建立了相应的系统。但是高校图书馆毕竟是一个很特殊的部门，其工作方式、运行机制、服务范围等主要特征与其他企事业机关单位都有着很鲜明的区别。这也决定了，市场上多数产品并不能满足高校图书馆的需要，因而高校图书馆就有必要建设适合自身情况、实用的、功能足够强大的管理平台系统。将以沈阳师范大学图书馆为例，探讨高校图书馆精确管理平台的建设。沈阳师范大学图书馆充分分析了自身需求

3、，结合本馆业务特点，开发了自己的管理平台系统。该系统除了具有通常的办公自动化功能外，特别重视数据分析辅助决策功能和馆员信息交流平台。另外该系统还吸收了即时通信软件的优点，将即时通信能力集成到系统平台中。在新的指令或信息下达的时候，系统会自动提醒馆员，极大的减少了漏过的几率。在数据方面，广泛采集数据，包括读者到馆量、借阅量、流通量、读者总量波动、读者网络访问量、数字资源下载量、更新量等等，为充分分析数据、做出正确决策奠定了坚实的基础。图书馆领导可以根据分析结果，客观评价资源价值，确定工作要点，以便更合理的分配资金和人力资源。内部交流平台以Blog、BBS以及即时通信等形式为主，在方便实用的基础上

4、，从使用习惯方面照顾了不同馆员的个性需求。每个馆员每工作日都要记录工作日志并统一上传至数据库中保存，即方便了馆员对前段工作的总结，又为领导考查馆员的工作状态和跟踪工作任务进展提供了方便的渠道。馆员也可以方便的对比彼此之间的工作量和工作状态，利于馆员自我评定和互相评定，做到了公开和透明。除此之外，该系统还有很多灵活而不失实用的特色功能，这里就不一一叙述了。总的说来，该系统充分发扬了精确管理思想的核心理念，发挥了巨大的作用，是成功的典型。二、基于精确管理的信息反馈与决策辅助决策是精确管理平台的重要功能。大到组织的发展战略、未来规划，小到具体工作事务的处理，都需要决策者进行决策、确定方案或者指导、干

5、预。精确管理的决策就是借助精确管理平台的数据分析能力，将复杂的数据整理分析，在千头万绪中，理出清晰的脉络。决策者再以此为参考，制定具体方案，由此规避决策失误的风险。精确管理以计划、任务、考核为核心，将战略分解成若干计划、任务，并在绩效的KPI中集中体现。5精确管理平台有功能条块的划分，把员工的工作管理与组织事务管理区分开来，使决策者可以在纷繁的管理事务中理出头绪，思路清晰的处理员工工作与组织事务。基于精确管理思想，图书馆领导在决策中要获得充分的准确的信息。主要包含三个方面：一是，人员的组成。人员的年龄结构、知识结构，这些能一定程度地反映人员的能力、思想理念等个体差异。人员的优点、缺点、工作状态

6、、心理状态等信息。在精确管理平台的帮助下，通过馆员的工作日志、BLoG等交流平台都可以获得上述信息。图书馆领导就可以据此来合理安排调配人力资源，充分发挥每个人的最大作用，从而提高整个组织的人力资源配置效率。二是，馆藏资源体系。包括实体资源(书、刊、报、专利文献、技术标准等等实体文献)、数字资源(电子书刊、音像视频、网络导航、免费网络资源等等)。这些资源的利用情况、价值体现(书刊等实体资源的数量、流通阅览率、更新剔旧频度，数字资源的数量、下载量、浏览量、更新量等等)、资金占有率等情况是评价资源性价比的基本因素，决定了图书馆资金分配的比例。精确管理平台通过广泛的数据采集和分析，可以形成详尽、真实、

7、直观的统计报表、线图等结果形式，供图书馆决策者参考。三是，读者需求。包括读者的构成(学历、专业、科研水平等等)、对图书馆的利用频次(到馆率)、读者普遍需求等。满足读者需求是图书馆存在的价值所在，因此读者需求决定了图书馆业务工作的走向和重点。根据读者的需要开展新的业务、提高服务能力和水平，进一步吸引读者利用图书馆。这样图书馆的价值就真正的体现出来，相信这也是每个图书馆领导希望看到的。在精确管理平台的帮助下，图书馆几乎所有的人员、资源、服务都尽在决策者的掌握之中。决策者可以根据实际需要随时调整整个图书馆系统，保证了系统的闭环控制，使整个图书馆系统保持较高的效率。三、基于精确管理的执行执行是系统实现

8、目标的主要过程和手段，是系统运行的重要环节。也可以这样表达，实现目标的过程就是执行。精确管理思想认为，过程决定结果，结果是过程的必然反映6。完善的、合理的、稳健的过程，决定了结果的完美程度。组织的发展过程就是组织不断的自我总结归纳的过程。通过不断的总结、积累组织的行为，把这些行为变成组织专门的业务过程，最终实现组织期许的结果。精确管理平台的办公自动化子系统具有下达指令、监督执行等功能。基于精确管理平台，图书馆领导可以方便的下达指令，同时也可以方便的实时查看工作的进程。在进程中，便捷的修改指令，以适应实际情况的变化。这种进程监控，就是对过程的控制。通过不断下达修正指令，修正图书馆的业务行为，最终

9、完善成为图书馆业务能力。实际上，过程主要包含三个方面。一是，决策者根据系统反馈信息，修正指令以适应实际情况的过程。这个过程是决策者的决策行为完善的过程，长期积累、总结归纳后，可以形成图书馆决策的原则，很大程度上提高决策能力。二是，业务工作的过程。这个过程是业务工作自身的客观需要。任何业务工作都有其必然的规律，工作人员围绕这个规律完成业务的过程，也是总结归纳规律本身的过程。通过一定时间的积累，必然会形成符合这个客观规律的业务流程规范。三是，工作人员的归纳总结的过程。在业务工作的过程中，需要人员发挥主观能动性，来探求业务工作的规律，总结人员自身的行为规范和准则。最终这些归纳总结的结果就会形成一套专

10、有的业务工作规范，人员也会提高业务能力。而这一切的过程，最终影响的是整个组织要实现的目标，是组织系统运行的结果。图书馆的现代化建设也是一个过程，包含了决策、业务和人员三个方面。这三个方面是相辅相成的，缺一不可。四、量化考核体系精确管理就离不开量化考核。所谓的量化，不是把组织的运行结果用阿拉伯数字表示出来，阿拉伯数字并不代表量化。量化就是让组织中的每个成员都能将他所需要的信息与其他信息区分开来，无论这个成员的岗位、素质、其所处空间、时间位置。组织中本来就有以量化形式存在的数据，但这不代表实现了量化控制。组织中还存在大量非数据形式的、模糊的信息，这些信息能否量化、如何量化；组织中各个职能部门的量化

11、信息能否被及时获取。7这是量化的关键。图书馆工作量化的道理是相通的。很多数据例如：藏书量、电子资源量、网站点击量、读者接待量、电子资源下载量等等都是直接以数据的形式反映的，不存在量化的问题；但是有些数据是没办法量化的，例如：读者咨询。读者咨询的方式、途径很多，没有固定的时间和地点，特别是网络全方位融入日常工作生活以后，通过网络方式进行咨询的读者就更多。读者咨询的问题也千差万别，有的是简单的咨询，比如：某个书库藏书的类别或者某个类别的藏书在哪个书库等；有的是事务方面的咨询，可能会复杂一点；有的是专门的咨询，通常都是信息检索方面的问题。面对各种各样的咨询，工作人员不可能把所有的咨询都记录下来，有些

12、确实没有价值(比如问路)。那么这项工作的量化就需要具体考量，先要确定一个判断咨询问题价值的标准，然后在根据其价值来决定是否有记录的必要。这样就实现了咨询工作的合理量化。量化的目的是为了根据量化标准进行考核。但是图书馆不同部门间工作性质存在很大差异，考核必须考虑到这种差异。不同部门要有不同的考核办法，不同图书馆的业务和部门设置也存在差别，怎样做到考核的合理化，就要靠领导者的智慧。图书馆为读者提供的是服务，不同业务部门提供的服务不同。因此，量化考核要从总体上区分层次，不同层次的确立相应的考核办法。图书馆服务大体上可以分为三个层次：一是，重复性劳动，例如：借书还书、图书上架、读者上机等等。这一层次对

13、应的服务基本上都直接面对读者，尤其是学生读者。由于学生读者群体庞大，工作人员要大量进行重复性的劳动，量化考核标准，应以数量为基准，辅以服务质量和服务态度等标准。二是，编目、分类等工作。这类工作，直接的对象是书刊等，其自身具有重复性劳动的特点，又兼具技术性，是图书馆工作中重要的基础工作，对馆员的业务技术水平要求较高。对这类工作考核应以数量和质量为基准。三是，参考咨询或者称为学科馆员工作。这个层次的工作，主要面向具有一定科研能力和信息资源需求的高级读者，读者量不多，但需求多，需求层次高。这个层次的服务更能体现图书馆信息资源中心的地位和价值，做好此类工作更容易提升图书馆的地位，改善图书馆的形象。这个

14、层次的考核应以服务质量、服务态度和数量等因素为基准。五、图书馆实施精确管理的具体实效图书馆实施精确管理的具体效果还是非常可喜的。主要可以概括为三个方面：(一)管理水平管理水平体现了一个组织的效率。实行精确管理后，图书馆的管理水平大幅度提高。在管理指令下达、过程控制等方面，充分体现了精确管理的高效率。各个管理层信息流动更加规则；信息传递过程更加稳定高效；信息表达的精确程度大大提高。极大的减少了管理工作中因信息不畅带来的诸多混乱。图书馆系统的综合效率显著提升，部门间推诿扯皮等不良现象明显减少，为图书馆这个有机整体注入了活力。(二)团队建设与人才培养精确管理引入图书馆后，每个馆员都能通过精确管理平台交流能力获知自身和其他相关人员的情况，对自身的业务能力和水平做出正确的判断，进而摆正自己的位置。通过馆员间的自我对比，馆员们不再人浮于事，转而努力提高自身修养，积极参加学习和培训，展开了自发性业务学习活动，建立了良性的竞争机制。可以这样定论，精确管理的引入，改造了图书馆的团队，配合合理的激励制度，极大的提高了图书馆的凝聚力。同时，各个岗位、各种业务人才不断涌现，图书馆贮备了丰厚的人才基础，进一步厚积薄发，大力开展新业务、拓展服务范围。(三)图书馆形象改善和地位的提高由于服务能力和水平的提升，服务范围的扩大，图书馆对高校整体的科研和教学支持能力得到充分体现。科研与