外部审核管理制度.docx

1、一、目的为了使我公司客户验厂外审工作流程更畅顺，职责更清晰，同时验证公司管理体系的有效性，达到体系推行持续改进，保证客户外审的正常实施。二、适用范围适用于与我司有直接交易往来的客户或其委托认证机构对本公司所有管理体系所作的现场验证审核。三、职责3. 1品管部：3. 1.1负责客户审核的总体协调。3.1.2组织和策划客户审核的准备、实施及后续跟进；3.1. 3组织和协调现场申核的陪同：3.1.4负责客户审核结果的通报；3.1. 5负责审核不符合项的分解及纠正和预防措施的跟进；3.1.6审核信息、报告和纠正和预防措施报告的的保存。3.2销售部：3.2. 1收集和整理客户审核信息，及时准确通知品管部

2、；3.2.2负责接收客户审核检查表；3.2.3配合品管部完成审核前的准备、审核后的跟进；3.2.4涉及本部门的文件、记录等材料的准备；3.2.5协助现场审核的陪同。3.3相关部门1行政部负责做好客户接送、食宿等后勤安排，以及会议室布置，欢迎牌、水果和茶水等的准备和提供工作；3. 3.2生产部负责做好审厂前的厂容厂貌整理工作，搞好现场6S管理；3.3.3生产部、技术工艺部、采购部、行政部等相关部门做好客户审核前期的相关资料的准备工作；3.3.4协助客户现场审核陪同，接受现场审核，提供相关证据；3.5负责不符合项纠正措施的填写和整改完成。四、工作程序4.1客户审核信息的接收4.1.1销售部业务人员

3、接收到客户审核信息后，应及时同客户确认审核的日期、审核范围、审核员人数等，索取审核清单、现场评估表和审核日程表（必要时）。4.1.2销售部业务人员发起客户审核联络单，必要时附上客户现场评估表和审核日程表，经总经理确认后通知到品管部。客户审核联络单中应包括但不限于下列信息：来访人数、姓名职务、客户简介、审核类型、审核目的等。4.2客户审核的准备4.2.1品管部根据客户审核联络单的信息组织召开审核准备会议，对相关审核内容进行分配，明确审核各项目的责任部门和责任人，确定内部预审方案。审核会议还应确定正式审核时各阶段的陪同人员。4.2.2审核相关部门应根据准备会议决议和分工，做好自查、互查和整改工作。

4、如有问题，应及时与品管部沟通。4.3客户审核现场审核4.3.1客户审核原则上按顾客提供的日程表进行，如有变更，品管部应在首次会议开始前与审核员沟通并确认。3. 3.2审核中，除指定陪审人员外，被审部门须安排熟悉业务的员工做好审核场所引导、证据和记录取得等辅助工作。4. 3.3确定的审核陪同人员参与审核陪同，特殊原因不能参加的，须及时通知品管部。4. 3.4对于审核中任何有异议的项目，相关部门均应在末次会议结束前向审核员提出并给出合理解释或出具相关证据。对于末次会议确认的任何不符合项、观察项和改进项，相关部门均须分析不符合原因，制定纠正和预防措施，并加以及时改正。4.4客户审核跟进1品管部依据客

5、户现场审核结论或审核员提供的书面审核结论填写纠正及预防措施报告，相关的责任部门需合理分析不合格原因，制定切实可行的纠正和预防措施。并使纠正及预防措施报告的纠正和预防措施得到有效执行。4. 4.2品管部对开列的纠正及预防措施报告进行跟进，确保纠正和预防措施的执行，并对在纠正及预防措施报告的实施或完成状态进行更新，直到客户最终确认合格关闭。4.4.3品管部应在客户指定的日期前汇总纠正和预防措施,并提交给销售部业务人员，由业务人员交给客户。业务人员及时反馈客户的确认结果给品管部。4.5审核过程文档的应用4.5.1品管部收集以下过程文档，这些文档包括但不限于：a）客户审核联络单b）客户审核结论；c）纠正及预防措施报告。4.5.2质量部负责客户审核的过程文档的归档，存档期限为三年。4.6品管部负责对客户审核进行整体把握，相关信息作为管理评审的输入，以促进管理体系整体绩效的改善。五、记录