西软酒店管理系统帐务审核系统使用手册

1、本文由酒店it论坛 发布，转载请保留此声明,否则追究责任西软酒店管理系统帐务审核系统使用手册帐务审核系统使用说明1第一节帐户管理2一、帐户查询2二、新建帐户2（一）、新建宾馆帐户（宾馆工作帐户的建立）2（二）、新建应收帐（AR）帐户（即挂帐单位）3第四节交班报表5一、前台交班报表5二、综合收银交班报表5第五节信息查询5第六节夜间稽核6一、房租入帐6二、夜审稽核7三、报表的打印7帐务审核系统使用说明FOXHIS帐务审核系统主要由帐户管理 、帐务查询、帐务审核、交班报表、信息查询、夜间稽核、系统报表等部分组成。帐务审核系统的主窗口如图（1-1）图1-1 帐务审核系统的主窗口第一节 帐户管理一、帐户

2、查询 查询前台帐户、AR帐户，方法同前台收银系统，具体操作参见前台收银系统使用说明。二、新建帐户帐务审核系统的新建帐户功能包含了两个功能：新建宾馆帐户和新建AR帐户。下面我们分别对这两个功能的具体操作加以说明。（一）、新建宾馆帐户（宾馆工作帐户的建立） 宾馆工作帐户的建立和前台散客帐户的建立基本一样的，只不过在建立宾馆工作帐户时不需要输入房号，也不用输入客人的身份证件、地址等内容，并且到达和离开日期一般做一年。如图（1-2），就建立了一个名字叫“夜审调整帐户（李冰）”的帐户，帐号为“2950000”。宾馆工作帐户的状态为“H”。 图1-2（二）、新建应收帐（AR）帐户（即挂帐单位） 酒店和外单

3、位往往会签定挂帐协议，平时单位到酒店来消费时都是签单挂帐，到月末或季度末在和挂帐单位结算。为了给这种单位在日常消费是帐务有地方挂，我们应该给它们建立应收帐户。 选择“帐户管理”“新建AR帐户”如图1-3 这里你可以输入单位名称、AR帐户类别、地址电话等就可以了。另外如果单位提供了相关人的照片和签字笔迹，系统也可以显示。l 这里你还要注意绿色的记帐灯，这个灯控制单位到那些营业点消费是时允许挂帐。绿色为全部营业点都允许记帐，暗绿为部分，红色为禁止挂帐。你可以根据实际情况修改。你只要双击这个绿灯就可以修改。图1-3第二节 帐务查询帐务查询集合了前台帐务查询、餐饮娱乐帐务查询、BOS收银帐务查询（BO

4、S即客房中心、商务中心、商场的收银）。详细的查询方法我们这里就不仔细介绍了，你可以参考相应模块查询功能第三节 帐务审核 帐务审核功能把酒店日审、夜审人员手工审计明细帐的步骤转化为电脑的过程。它包括前台帐务审计、餐饮娱乐（POS）帐务审计、BOS帐务审计。三种帐务的审计方法是一样的，这里我们以前台帐务审计为例来说明。 选择“帐务审核”“前台收银”屏幕如图（3-1） 图3-1屏幕的上半部分列出了本日前台的每一笔细帐（可以按工号，班号列出）。通过鼠标选择帐目，蓝色光条会停留在选中的帐目上面。屏幕的下半部分为选中帐目的详细情况。每笔帐的需要审计两次，结果分别填在一审员、二审员栏里，你只要在结果里选“”

5、“”“？”，审计员的工号和审计的时间，系统会自动填上当前的操作员和当前的时间。审计员在审计记录里还可以填写审计结果的简单描述。第四节 交班报表一、前台交班报表同前台收银系统的交班报表功能，具体操作参见前台收银系统使用说明。二、综合收银交班报表同综合收银系统的交班报表功能，具体操作参见综合收银系统使用说明。第五节 信息查询信息查询集合了读卡、会议室预留情况、当前客人档案、历史客人档案、黑名单档案、公共信息、客户、档案档案、查询协议价格等功能。信息查询的方法同公关销售系统的查询功能，因此详细的查询方法我们这里就不再仔细介绍了，具体操作见公关销售系统使用说明。第六节 夜间稽核酒店在一天的营业过程中，

6、进行着各种各样的营业活动，同时也在电脑中记录了各项交易。在酒店的一天营业结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表，并为下一天的营业做好准备，这就是夜间稽核要做的事情。具体的工作如核对房态，核对房价，审核各营业点的帐务等。整个工作流程将随着每个宾馆的管理要求而不同(这不是我们讨论的范畴)。下面我们来讨论在电脑上完成夜间稽核所需的步骤。在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步：房租入帐、夜间稽核和报表打印。一、房租入帐 房租入帐的过程也即给每一间当晚在住的客房加一天房费，房费会自动记入客房帐务。执行夜间稽核在住客人房租预审及入帐，屏幕如图(6-1)：图6-1 我们可

7、以执行工具栏中的房租预审，并通过打印机打印出房租预审报表。房租预审并没有真正把每一房间的房费记入客房帐务上，而仅仅产生一张报表，以方便进行核对(通常夜核人员出一张当日的房租预审表给前厅接待，进行房价、房态的核对)。在核对正确无误后，执行实过房租功能，此时才真正把房费记入客房帐上。如有些散客本日应离店而实际尚未退房，则还必须在前厅接待进行散客续住，才能进行房租入帐。在夜核结束后，凌晨还应执行新到客人房租入帐。这主要针对凌晨入住且需加收房费的客人。二、夜审稽核夜间稽核是一个自动的过程，执行夜间稽核及其它处理或直接按F8键，屏幕将弹出一稽核窗口，窗口底行有一进度表，实时显示夜间稽核的执行情况。夜间稽

8、核完成了本日营业数据的汇总、统计、日终各类系统数据的更新以及各类数据的转储，并生成各式各样的报表。如有其它工作站正在运行，则做夜核时会有提示，此时可通知其它工作站退出运行后，可继续执行夜间稽核工作。三、报表的打印夜间稽核产生了非常丰富的各种报表，在这里我们以营业收入总表为例讲解报表的查询及打印方法。选择系统报表稽核报表图6-2找到营业日报表，单击该报表的零星一栏，输入1，表示查询或打印该报表，选择O.确认，如图(6-2)：最上面为一组工具栏，当你把光标指向一个按时，系统会自动显示该按钮的含义，下面依次介绍这些按钮的使用。打印预览：在预览方式时，屏幕边框会出现相应的标尺，且边框出现蓝线，这样你能判断报表打印在纸上的样式了。刷新：及时更新报表中的数据。条件查询：只有在报表提供查询条件时，该按钮才可以使用，即输入不同的条件而得到不同的查询结果。显示切换：转换显示的方式，一般打印时可选择白底黑字，而在查看时可选择另一种显示方式。存盘：可以存成其它格式的文件，以方便其它应用程序调用，如存成excel格式。打印设置：设置目前的打印机配置，如纸张的大小等。打印：通过打印机打印输出。移动与翻页：这一组按钮可以方便你对显示的内容进行翻页，同样