项目文档归档管理办法

1、项目文档归档管理办法项目文档归档管理办法第一章总则第一条 本管理办法明确公司对项目文档归档管理的工作要求。第二条本管理办法适用于公司所有工程项目。第二章术语定义第三条项目文档（一）项目文档：指在工程项目实施活动中与工程项目相关联并且对企业有保存价值的各种文档资料。 项 目文档包括：项目承接文档、项目实施文档、项目结算 文档以及项目其它文档。（二）项目文档分类：1. 项目承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、项目委托书等。2. 项目实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、 终验报告等。3. 项目结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料 明细、项目成本结算表、分包合同、分包项目费用审核表

2、、协作项目结算审定资料等。4. 项目其它文档：包括设计文件、三标一体化相关文档 等。第三章归档的工作职责及流程第四条 分公司市场部负责项目承接文档 归档前的归集保管，项目经理负责项目实施文 档、项目结算资料文档归档前的归集保管。第五条 项目经理负责完成项目文档的移 交归档工作。第六条 分公司生产部门负责监督、检查项 目经理项目实施文档、项目结算文档的归集过 程。第七条 分公司项目管理部负责项目文档 的归档管理及档案移交工作。第八条 分公司综合部负责项目文档的保 存管理，负责项目其它文档的保存管理。第九条 项目文档归档流程表明公司项目 文档归档管理的总体要求，见附录A:项目文档归档管理流程。第四

3、章项目文档归档原则第十条根据广东省电信工程有限公司档 案管理实施细则规定，项目文档为科技文档， 分类代码为“ E02”，项目文档按项目编号进行归 档。第十一条 项目经理提交项目文档归档时， 应按要求编制归档文件目录，详见附录C:归档文件目录（长期文件）及附录 D:归档文件 目录（短期文件）。第五章 项目文档的归集过程第十二条 项目承接文档归集（一）分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对应的投标文件、中标通知书或项目委托书归集保管，并按附录 E：项目文档归集/归档记录做 好项目文档归集记录。（二）项目承接文档的组成1. 对于投标项目，必须有承包合同、投标文 件及中标通知书，如投标文件

4、已在其它项目中归集， 必须在附录 E:项目文档归集/归档记录中明确 已归集的文件及其对应的项目编号等相关内容；2. 对于委托项目应有项目委托书，如无建设单位出具的项目委托书，分公司市场部应出具项目 承接情况说明作为项目承接依据，内容可参照建设 单位的项目委托书。第十三条 项目实施文档归集（一）项目经理以项目为单位，项目初验后，应在三个月内完成项目实施资料文档的整理归集工作，其中验收报告应在归档前完成收集。（二）项目经理按附录 E:项目文档归集/归档记 录格式做好项目文档归集记录。第十四条项目结算文档归集（一）项目经理在竣工验收且完成对外结算、内部成本核算后一个月内， 以项目为单位，完成项目结算

5、资 料文档的整理归集，相关结算资料应为原件。（二）项目经理按附录 E:项目文档归集/归档记 录格式更新项目文档归集记录。第十五条文档缺失的处理（一）项目经理应严格按照附录 B:项目文档归档 一览表的归档要求，保证项目文档的完整性。（二）按要求属于必须归档的文档，如果出现缺失的，由责任部门（或责任人）出具书面说明书，说明书 必须由责任部门（或责任人）主管领导签字确认，并加 盖部门（或分公司）章。说明书作为文档缺失依据进行 归档。第十六条项目文档归档（一）项目经理在完成项目实施文档及项目结算文档归集后，一周内联同分公司市场部， 将项目承接文档、 项目实施过程文档及项目结算文档归集合并，统一提交分公

6、司项目管理部资料管理员审核，审核通过后按附录E:项目文档归集/归档记录格式办理移交手续。（二）根据广东省电信工程有限公司档案管理实 施细则要求，分公司项目管理部资料管理员整理项目 文档，将长期文件和短期文件分别装盒。档案盒的装订 要求见附录F “档案盒格式要求”。（三）分公司项目管理部资料管理员按季度将归档装盒后的项目文档移交分公司综合部，并按附录H项目文档归档季度汇总表格式办理移交手续。（四） 分公司综合部做好登记，每年按附录 G “档 案目录格式要求”编制年度档案归档目录清单， 并及 时提交公司综合部。第六章项目文档归档考核第十七条 分公司项目管理部负责项目文档 归档的监督检查，并按广东省

7、电信工程有限公 司项目成本控制管理办法 相关规定，在项目经 理完成项目文档归档后方可全部发放项目绩效。第七章附则第十八条 本办法自2010年3月3日起实 施，公司在以前年度所制定的相关规范性文件同 时废止。第十九条 本办法由项目管理部负责解释。附件：1附录A:项目文档归档管理流程2附录B:项目文档归档一览表3附录C:归档文件目录（长期文件）4附录D:归档文件目录（短期文件）5附录E:项目文档归集/归档记录6附录F:档案盒格式要求7.附录G:档案目录格式要求8附录H:项目文档归档月度汇总表附录A 项目文档归档管理流程广东省电信工程有限公司管理流程文件编号生效日期Q/GTE-04W1082010年

8、 01 月01 日修订状态A.0项目文档归档管理流程页 码1(6)受控文件工作流程工作内容和要求责任部门/人时限输入/输出开始责任部门/人输入配合部门/人项目承接文档归集? 整理项目承接过程中的相关文档，并负责归集保管工作。分公司市场部承接合同签订后一 周内承接合同投标文件中标通知书项目委托书O项目文档归集/归档 记录项目实施文档归集? 项目经理在项目验收后，整理 归集项目实施过程中的相关资 料文档。? 项目经理负责项目实施文档归 档前的管理。? 分公司项目管理部监督检查项 目经理结算文档的归集管理。项目经理分公司生产部门项目初验后三个月 内会议纪要交工验收文件初验报告或纪要终验报告或纪要 O

9、项目文档归集/归档 记录项目结算文档归集? 分公司在项目完成对外结算、 内部结算后一个月内，完成项 目结算文档的整理归集工作。? 项目经理负责项目实施文档归 档前的管理。? 分公司项目管理部监督检查项 目经理结算文档的归集管理。项目经理分公司生产部门完成对外结算、内 部结算后一个月内对外结算相关资料 内部结算相关资料 合作合同O项目文档归集/归档 记录项目文档移交归档项目经理合并项目实施文档、 项目结算文档及项目承接文 档，形成整套完整归档文件， 于完成项目结算文档归集后一 周内提交分公司项目管理部资 料管理员审核，审核通过后归 档装盒，并每季度移交综合部 保存管理。分公司综合部每年向综合部报

10、 告项目文档年度归档目录清 单。项目经理分公司项目管理部分公司综合部完成项目承接文档 、项目实施文档及 项目结算文档归集 后一周内。项目文档归档季度 汇总表O项目档案目录附录B项目文档归档一览表载保存 时限 要求分类文档名 称说明体类型归档要 求目录卷内文 件目录纸质必须项目 承接 资料 文档承接合同合同应完整齐备纸质必须长期投标文件电 子 版若为投 标 项 目，必 须短期中标通知书纸质若为投 标 项 目，必 须短期项目委托书纸质若为委 托项 目，必 须短期会审纪如曾有相 关会议， 要求归档纸按实归短期项目 实施 资料 文档要会议纪要或会议记录质档交工验 收文件纸质必须短期初验报 告或纪 要纸

11、质必须短期终验报 告或纪 要纸质按实归 档短期项目 结算 资料 文档对外结 算审定 书纸质必须长期对外结 算资料 明细纸质必须长期项目成纸必须长期本结算 表*质若存在分包合同合同应完整齐备纸质分包项 目，必 须长期分包项 目费用 审核表 表纸质若存在 分包项 目，必 须长期协作项 目结算 审定资 料纸质若为协 作项 目，必 须长期附录C归档文件目录（长期文件）年度期限建档编号归档文件目录30项目名称：项目编号件号责任者题名日期页数备1注承接合同对外结算审定书对外结算审定资 料明细项目成本结算表分包合同分包项目费用审 核表协作项目结算审 定资料12附录D归档文件目录（短期文件）年度期限建档编号归

12、档文件目录15项目名称：项目编号件号责任者题名日期页数备注投标文件（电子 版）中标通知书项目委托书会审纪要父工验收文件初验报告或纪要终验报告或纪要项目审批报告（任 务书）若项目 投资额在300万元以 上，必 须用户意见若项目 投资额 在300万元以 上，必 须决算证明若项目 投资额在300万元以 上，必 须工艺图片若项目 投资额在300万元以 上，必 须附录E项目文档归集记录项目文档归集/归档记录(Q/GTE-04R107-A.0)项目名称：项目编号：分类件 号责任 者题名归集日期页数提父 人备注项目 承接 文档1承接合同2投标文件（电子 版）3中标通知书4项目委托书项目 实施 文档1会审纪要

13、2父工验收文件3初验报告或纪 要4终验报告或纪要项目 结算 文档1对外结算审定书*2对外结算审定资料明细3项目成本结算表4分包合同5分包项目费用审核表6协作项目结算审定资料移交人：接收人：归档日期：年 月日附录F档案盒格式要求1、脊背式样项目名称全宗号GDTEC类别号E02年度2009期限30项目编号AD080009起止件号2、档案盒内备考表式样盒内文件材料情况说明整理人：检查人：整理时间： 年 月曰附件G档案目录格式要求1、档案目录封面格式项目档案目录全宗名称：广东省电信工程有限公司XX分公司全宗号：类 别：工程项目期 限：年 度：2、档案目录脊背式样3、案卷目录（30年）案 卷 目 录（30 年）案卷号项目名称年度页数备注档案 室编项目编号12345第 x 页4、案卷目录（15年）案 卷 目 录（15 年）案卷号项目名称年度页数备注档案 室编项目编号12345第 x 页附录H项目文档归档月度汇总表项目结算文档归档季度汇总表(2010年第X季度)(Q/GTE-04R108-A.0 )序号项目编号项目名称归档文