企业行政管理培训培训

1、.行政管理制度与流程行政管理制度与流程内部系列培训之2011年年9月月5日日HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司目录目录一、用车审批流程二、办公用品领用流程三、文件管理、审批流程四、文件归档流程及要求五、档案借阅管理规定六、电脑维护管理规定七、办公室管理规定八、工装管理办法.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司一、用车审批流程一、用车审批流

2、程行政行政监察中心确认后按照事情的轻、重、缓、急派车正常上班时间用车由车辆管理员确认后通知司机出车正常上班时间以外用车，由行政监察中心经理确认后通知司机出车出郑州市用车由行政监察中心经理确认再由公司领导审批后通知司机出车司机接到行政监察中心派车通知后出车，完成任务后第一时间向行政部报告。用车部门填写用车申请单并送至行政管理部.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司用车审批表填写范例用车审批表填写范例 用车申请单用车申请单日期：日期： 年 月 日用车部门用车时间出车事由及路线车辆行驶记录公里表读数： - 共

3、计：出车车型驾驶员用车人主管领导签字行政监察中心常务副总经理.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司二、办公用品申购、领用流程二、办公用品申购、领用流程经办人或行政监察中心部门经理经办人填写资产申购单或用品请领单签字查看库存签字接收采购登记发放入库有无.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司办公用品申购、领用注意事项办公用品申购、领用注意事项原则上办公用品每月领用一次，办公用品的申请于每月二十六号前由各部门资料员统一

4、填写办公用品申购单，由部门经理签字后，交给行政监察中心统一采购，并于次月5号前发放,节假日依此时间顺延。办公管理品应有一定的使用期限，员工离职需要移交手续，如有损坏，应以旧换新，如有遗失应由使用个人或部门赔偿或自购。办公用品系办公室所用物品，严禁将办公用品取回私用。行政监察中心可向办公用品批发商采购，行政监察中心采购办公用品时应根据各部门申请单采购，应尽量减少库存。特殊办公用品及专用设备器材，由请购部门配合行政监察中心采购。办公用品领取人必须签字，专用办公用品和器材必须填写资产登记表,如实登记数量及日期。 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT

5、CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司三、文件管理、审批流程三、文件管理、审批流程工作请示单：工作请示单： 各职能、业务部门因某项工作请求公司领导指示或批准时使用的陈述性文件，为固定的格式文件。各部门对该项工作的指示和批准有时限要求的需在文中注明。请示内容未经批准由行政部向请示部门反馈。各部门经办人拟写所在部门资料员编号登记相关部门会签、所在部门经理签发行政监察中心、总经理秘书登记、呈报董事长、总经理及相关领导签发请示单原件由总经理秘书交档案管理员登记、存档，复印件分发给各部门资料员工作请示部门经理组织执行或会同相关部门实施部门资料员登记、存档 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN H

6、ONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司工工 作作 请请 示示 单单X字字2011001号号 请 示部 门请示部门领导签字呈 送部 门事 由请示内容内容：经办人： 年 月 日 附 件公司领导会签意见常务副总意见 董事长批复.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司 报告：报告：即各部门向公司领导汇报工作情况时使用的陈述性文件。 A、知晓性报告：、知晓性报告：工作总结、情况汇报、信息调研、执行反馈等工作总结、情况汇报、信息调研、执行反馈等部 门 经 办 人拟写部门

7、经理审核签发部门资料员登记、上报总经理秘书登记、呈报董事长、总经理及相关领导审阅后存档或批转相关部门执行 B、执行性报告：部门年月度工作计划、项目企划、实施方案等、执行性报告：部门年月度工作计划、项目企划、实施方案等 加盖公章（必要情况下）行政监察中心登记、分发、存档部门资料员签收、存档部门经办人拟写部门经理审核签发部门资料员登记、上报总经理秘书登记、呈报董事长、总经理及相关领导审阅签发部门经理安排执行.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司通知：通知： 即要求全公司或相关部门了解或办理事项时使用的文件。

8、一般公司层面的、指示性质的通知由董事长发出，周知性通知由行政管理部或会同相关部门发出。董事长及总经理发文：董事长及总经理发文：董事长董事长签发签发董事长秘书董事长秘书处登记、编处登记、编号存档号存档董事长及总经理委托董事长及总经理委托相关个人拟写相关个人拟写董事长公布，行董事长公布，行政管理部抄送相政管理部抄送相关领导、部门并关领导、部门并存档存档行政监察中心发文：行政监察中心发文：行政管理部行政秘书行政管理部行政秘书拟写拟写相关部门会相关部门会稿后由行政稿后由行政管理部经理管理部经理签发签发行政管理部行行政管理部行政秘书登记编政秘书登记编号号行政管理部公布行政管理部公布并存档并存档.想的到，

9、不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司会议纪要会议纪要 记载公司办公会议、经营管理例会、专题业务会议的出席人、会议议题、主要情况及议定、决定事项的文件。 会议召集部门指定专人记录会议内容记录人于会后整理成纪要，部门层面的交会议召集部门主管审阅签发；公司层面的由行政J监察中心会同相关部门会稿后交董事长、总经理签发会议召集部门资料员将纪要送达与会者签字后交行政管理部登记、分发、存档.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司河南宏基

10、伟业集团公司会议纪要会议纪要 河宏 201101号 签发：申卫申卫会议时间：会议时间：会议地点：会议地点：会议主持：会议主持：参加人员：参加人员：记录整理：记录整理：.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司第1(总第001)期河南宏基伟业投资股份有限公司 年 月 日 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司 河宏字201101号 签发：申卫申卫.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVE

11、STMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司四、文件归档流程四、文件归档流程各部室资料员建立档案目录，区分应上交档案室或部门自存的各类文件,并将空白的文件清单置于每个目录文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的目录及时归档，并按文件收进顺序随时填写文件清单。凡涉及项目工程的所有审批文件，图纸、资料，会审纪要，材料设备供货合同，供货清单，施工总、分包合同等，在取得文件或材料后的一周内须将原件交于档案室存档凡涉及本公司经营管理、工程管理、材料管理、人事薪酬管理等公司文件及政府与职能部门下发的批文批件未经许可不得私自复制、外传及保留.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONG

12、JIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司文件归档流程要求文件归档流程要求（一）各部室向档案室移交档案时，均需附上移交清单（从文件清单转化而来）一式两份。移交时，交接 双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（二）各部室向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。（三）文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。（四）声像档案应同纸质文件进行统一整理、编目，但要分别存放，在案卷目录上注明互见号，以保持文件间的历史联系。.想的到，不放弃，一切皆有可能HE

13、NAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司文件归档流程要求文件归档流程要求（五）对于不同保存价值的文件应当分开组卷。（六）卷内文件排列应条理系统，一般可按重要程度或时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后。（七）音像文件应用文字标出它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项，便于保存和利用。（八）各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD

14、河南宏基伟业投资股份有限公司五、档案借阅管理规定五、档案借阅管理规定（一）借阅：（一）借阅： 1.公司内部人员借阅档案时，须填写档案借阅登记表，阅毕及时归还。 非公司人员借阅档案时，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅。 2.借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页。 3.借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。（二）借出：（二）借出： 1.档案使用人如需借出档案，须填写档案使用审批单，并按规定日期内归还，不能及时归还的，经领导同意可办理续借手续。 2.非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借

15、出。 3.借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司六、电脑维护管理规定六、电脑维护管理规定（一）电脑的配置（一）电脑的配置电脑配置程序：1.缺少电脑的部门，应向行政监察中心提出固定资产购置申请，说明该电脑的用途、应用软件和使用人。2.行政监察中心收到申请后，根据使用人的行政级别或专业岗位，确定应该配置的电脑数量和性能级别；然后结合公司内剩余电脑的状况，决定是否购买新电脑。3.如果不需要购置，由行政监察中心在内部调配解决。4.

16、如果需要购置，则在固定资产购置申请内填写拟购置电脑的数量、配置和价格情况，然后报董事长及总经理批准后执行。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（二）说明（二）说明1.每个工作岗位的电脑配置数量与性能由行政检查中心根据其行政级别和专业性质进行合理配置。2.不同岗位和专业对电脑的性能要求不同。部门经理级以下职员原则上只能配置台式电脑，数量及性能级别应根据其专业性质进行配置。3.购置电脑后必须在行政监察中心办理登记入库及领用手续。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVEST

17、MENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（三）操作与使用（三）操作与使用1.不得将外来与工作无关的光盘或U盘带到公司的电脑中使用。不得擅自安装与工作无关的软件或游戏。2.凡是从别处拷贝来的文件，须经过杀毒后才可以使用。3.必须确保电子文件在网络中的安全性。如要把自己的文件共享给其他人，须进行共享加密，或者只添加共享人的用户名。 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司4.必须不定期的对电脑中的文档进行备份，可通过U盘、光盘、网络等。公司重要性文档的保护，首先使用者须对此电脑加设开机密码，以防止

18、其他人使用；如有U盘（或其它外部存储设备）备份，需把此U盘（或者其它外部存储设备）存放入到安全处，以保险柜为宜。5.对于电子文件的销毁，必须进行物理删除，以确保不被反删除。对于U盘删除，可进行格式化。6.如需使用别人的电脑，需经过该电脑使用者的同意后，方可使用，不得擅自删除他人的文件，如需保存，必须建立一新的目录，保证文件存放有序，整洁明了。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（四）网络与安全（四）网络与安全1.电脑使用者必须每周对个人电脑进行杀毒，杀毒软件须保持同步更新。2.如需安装工作中所需的软件

19、，必须经电脑管理员的核实后方可安装，安装前先查此软件是否有病毒。3.不要随意打开陌生人的电子邮件，遇到此类文件必须将其彻底删除。 4.不得从互联网上下载与工作无关的软件，不得利用公司网络进行黑客软件测试或攻击，不得利用公司网络浏览非法的网站，由此所产生的一切后果由当事人承当，同时行政管理部将追求其责任。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（五）应用软件的申购流程、培训及使用（五）应用软件的申购流程、培训及使用1.应用软件的申请必须经过部门经理的批准，然后报于行政监察中心，由行政监察中心部根据实际情况进

20、行分析及价格与功能的确认，最后报行政监察中心批准。2.当应用软件购买后，由该部报行政监察中心进行软件使用的培训，由行政监察中心的培训员和软件供应商安排培训事宜。3.行政监察中心确定该软件正式使用日期和软件系统管理员后，由系统管理员分配该部、门中使用人员的权限，并根据实际情况予以指导。4.在该软件经销商许可下，电脑管理员及该软件系统管理员均要对该软件的安装程 序、产品序列号和使用说明书进行备份。 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司七、办公室管理规定七、办公室管理规定（一）办公环境（一）办公环境1.自觉

21、维护良好的工作环境，保持办公场所整洁，不随地吐痰，不乱扔废纸、烟蒂，不乱倒垃圾杂物。2.不得在公共办公区内抽烟。3.保持办公桌面整洁，物品摆放有序，不在挡板上贴挂装饰品，报纸应及时整理并放置于报架。4.员工外出时桌椅、抽屉应及时复位并注意锁闭抽屉。 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（二）办公秩序（二）办公秩序1.公司所有员工应严格遵守公司考勤制度，上下班按时打卡。2.公司员工应保持通讯工具24小时畅通，以便工作联系沟通。3.办公时间必须坚守工作岗位，需暂时离开时应与同事交代，不得溜岗、串岗。4.办

22、公时间不得上网娱乐聊天、玩电脑游戏、办私事、吃零食、打瞌睡。5.保持良好的工作氛围，办公区域内不得聚众聊天、大声喧哗，不得妨碍他人开展工作。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（二）办公秩序（二）办公秩序6.未经公司领导同意，员工工作前、工作中不准饮酒。7.爱护公司财物和办公设备，轻拿轻放，不得随意拆卸、改装办公设备和电器；未经许可，不得公物私用。8.保管好各自的领用物品，未经许可不得随意使用他人物品。9.办公用品、水电的使用，提倡节约，避免不必要的浪费；下班应随手锁门、落窗、关闭电源。 .想的到，不

23、放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（三）言行仪表（三）言行仪表1.员工必须统一穿着公司制服，保持制服笔挺整洁。未领取制服的新员工必须穿着类 似的职业装。（办公室周一至周五）2.男员工必须理短发、系领带、衬衫下摆应扎在皮带内、穿黑色皮鞋；女员工必须保 持清雅、淡妆，不得穿拖鞋上班。3.办公期间，员工应使用普通话和文明用语；电话联系尽量不超过三声铃响（包括附 近无人接听的办公电话），使用文明的语言和手势动作，任何电话接听统一使用礼 貌用语“您好，宏基伟业”。4.接待客户（客人）应在会客区接待，外来人员未经批准不得进

24、入办公区域；未经批 准，严禁外来人员使用本公司电脑设备。 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司（四）严守机密（四）严守机密1.不得将公司重要决策、营销信息和其他业务资料泄露给他人。2.本人不在岗位时，应设置电脑密码，不得将公司重要文件和资料摆放在桌面上。3.员工之间不得相互打听和对外泄露公司薪酬情况。 .想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司八、工装管理办法一、工装配置的标准及范围：一、工装配置的标准及范围：1、

25、公司普通制服：行政办公人员每人配置冬夏装各两套，施工现场副经理（含）以上员工每人配置冬夏装各一套。男士：冬装西服，白衬衣；夏装白衬衫，长裤；领带冬夏各配一条。女士：冬装套裙和西服各一套，白衬衣；夏装套裙。2、施工现场特制工作服：施工现场普通员工每人每样配置两套，施工现场副经理（含）以上员工每人每样配置一套。男士：冬装特制工作服，夏装蓝衬衫，长裤。女士：同公司普通制服。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司3、劳保用品：依工作需要为高管和施工现场管理人员配备。标准：大衣、雨衣、雨鞋、劳保鞋。4、保安制服：

26、保安人员每人配置，冬装两套，军警鞋一双，衬衣两件，夏装保安服两套。保暖大衣、耳暖、手套为值班人员共用。5、保洁服：保洁人员每人配置冬装保洁服一套，夏装保洁服两套，布鞋每季1双。6、吧台装：吧台工作人员每人发放冬夏装各两套。冬装为红色马甲、白衬衣、裙子，夏装为：红色马甲、白衬衫、裙子。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司二、工装穿着及保管：二、工装穿着及保管：1、公司员工每周一至周五工作时间必须穿着工作服；保安、保洁、厨师工作时间必须穿着工作服。每年以五月、十月为换季着装时间。2、制服发至个人后，由个人妥善保管，定期清洗；发生遗失，责任自负。.想的到，不放弃，一切皆有可能HENAN HONGJIWEIYE INVESTMENT CO.LTD 河南宏基伟业投资股份有限公司三、工装发放管理：三、工装发放管理：1、公司普通制服、施工现场特制服装和吧台装由行政监察中心统一安排每两年换发一次。保安、保洁服装，每两年换发一次，厨师服装，每季换发一次。2、劳保用品：使用期限两年，由行政监察中心安排统一换发，离职收回。3、保安配发大檐帽一顶，武装带一条。使用两年后根据需要以旧换新。4、除高管外，公司工作人员一律在转正后一个月内给予配置工装。若需在转正前购置