参加国际学术会议的总结

1、参加国际会议的总结、会议前准备1、一般会议在第一轮只是提交一个意向说明到指定的邮 箱，而且在第一轮中会大致通知重要的时间点，提交论文时 间、论文意见时间、报到时间等。2、按时间安排提交 abstract 以及会议指定格式的注册信 息。3、第二轮一般比较重要，一般已经得知论文是否被接收， 但此时仍有时机提交论文，此时会议的相关安排会更加具 体，包括开会地点，大致日程安排以及费用住宿等。这里要 特别注意会务费竟包括那些费用，包不包括住宿以及早中晚 餐。4、第二轮后一般会接到论文录用通知及邀请函，通常首先 会得到电子版的邀请函，由大会主席签名并扫描的图片文 件。但一般国际会议办签证时通常都要求纸介的

2、邀请函，此 时应立刻要求邮寄纸介邀请函，以防耽误签证时间。5、预定机票，一般这个时候预定能够便宜，可能会需要护 照号，没关系，和他们说，他们会允许你办好后再提供。6、办理护照及签证，受到邀请函就应立刻办理护照及签证 （当然在收到前最好自己就有护照， 以便节约）。 先说护照， 比较好办，只要到公安厅的出入境管理处办理即可，办理时 需要带身份证、户口簿，其他的并不需要。办理时填写申请表都是关于自身信息的一些内容很好填，这里要说的是一般 最好办理因私护照，因为办理因公护照手续很繁琐，还需要 单位证明什么的，而且就会议来说都是一样的，签证时不会 遇到任何问题。目前护照有效期10 年。办理时通常都会在当

3、地找个护照像 20-40 元，没办法强买强卖： ）。一般加急办 理大约 15 天能收到护照，办理很方便，限制很少。 办签证 比较费劲，会议通常办 C3 签证，一般需要到那个国家大使 馆网站查询需要那些申请材料。一般需要准备以下东西（当 然国家不同要求内容不同） 1. 护照原件及护照照片页面 复 印件 1 份 2. 签证申请表 1 张（需贴照片） 3. 身份证原件 和复印件 4. 个人简历 （个人的基本信息， Education ， Experience ， Resent Selected Publications ， Research Projects 等） 5. 在职证明 （ 需含有在职期间

4、，负责部门等 内容并盖有公司公章） 6. 营业执照复印件 7. 户口本原件 及复印件 （户口在外地时需要暂住证 ） 8. 邀请函原件办 理时间一般为 10 天，费用大约为一人 200 元。多人签证通 常只让进一个人统一办理。护照加签证加一起最少就得 25 天所以通常得抓紧。 7、 在参加国际会议时通常最好提前 一个月预定房间，要不可能会定不上，最好当然是国际连锁 的大 hotel ，实在不行就住 motel ，便宜，一般不用提前订， 但就怕离会场远， 或者到时候没有位置。 建议还是 hotel 。 8、 最后一轮通知，通常有详细的会议安排，每天什么时间段谁作报告，主持人是谁，都有详细介绍，并且

5、有机场交通图，会场交通图等。这页内容一定要打印出来，标出重点，拿个 活页夹子弄好，出国放在行李的外袋，以便随时拿出翻阅。二、 出发前准备物品1、最重要的当然是 PPT了，PPT定不要用太花哨的背景， 要用大量的数据及图示说明，不要有太多的文字。还有就是 海报一般一页的内容把重要的图表列在上面，重点说结果， 原因少写，最前面是研究内容的概要，有点像会议摘要的内 容，只是加了具体数据而已，左上角要有组织标志，在国内 打印，拿卷筒带去。2、当地近几日的气候、当地的国徽、国旗，重要的名胜、 购物街、特色食品，还有就是最重要的汇率，一般只需要知 道当地的一个单位等于多少整数的人民币即可，最好忘多算 不要

6、往少算。并且查好当地的伙食、住宿标准以及可以报销 的标准。3、毛巾，牙膏，牙刷，这两样用酒店的不舒服，最好自己 准备，方便面或者饼干一到两包，口香糖，剃须刀，西服， 领带，衬衣（两天一件） 。4、小的笔记本电脑，相机 / 手机，以及相关电池存储卡， 充电器，以及当地的标准电源插头（但高级酒店一般能为客 户提供）5、护照，机票一定要放在包的外侧且安全的地方，并且时刻记得用完即放回原处。6、外汇兑换，一般可以到当地的中国银行兑换。如果换成 美钞也可以在当地再换成当地的钱，这里需要注意牌价分好 几种，一定要看清哦，而且周六、周日不换，因为没牌价。三、 参加会议1、入住酒店， 先问好退房时间， 上网费

7、用， 早餐是否包括，然后拿到门卡，一定放在西服的上外口袋里以便随时拿。并 且实际考察一下到会场的路线，算好时间，做到心中有数。2、会议报到的次序，报到，填写报到信息，交会务费，拿 发票，领会议日程表，摘要集胸卡，其他安排，一定按照这 个安排来，一样不能少。3、会议期间尽量多参加活动这是结交朋友的好时机，特别 是欢迎晚宴及欢送晚宴，而且要准备一套自我介绍的套话。4、发言当天的早上或中午提前 20分钟到场，把 PPT拷到 会议电脑中。5、会议过程中照相要尽量小心及隐蔽，以防找到别国专家 的非议，并且尽量做到中间靠前，实在不行坐在其他的投影 前也可。会议过程中也尽量和会议的字幕照张相，以便以后 回忆。6、在整个会议过程当中的一切花销一定要索要发票，包括 各种食品， 交通， 住宿， 只要交钱的地方就一定要发票， 一 手交票一手给钱。四、 返程1、回来时核实所带日用品是否齐全，相机、手机、电脑、 是否放好，会议所发的东西是否带齐。2、各种发票统一装袋，保存好。3、机票、护照、签证放在外袋。4、能减少包的个数就减少，尽量合并，便于管理。5、尽量提前 2 小时到机场，一来放心，二来可以买些免税 的东西，有退税的到机场海关退税，海关一般让带 2 瓶酒， 两条烟， 但一般超一倍也不会说， 关键是要在托运的行李里。 五、 报销对公报销通常只能报销会务费，交通费，住宿费， 伙