第6章+Word邮件合并应用——制作面试通知书

1、2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书1学习目标 掌握Word中“邮件合并” 的使用方法。 掌握利用“邮件合并”批量制作“制作面试通知书”的方法、技巧。2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书2目录6.1 制作面试通知书案例分析6.2 实现方法6.2.1利用邮件合并制作面试通知书6.2.2 批量生成面试通知书6.3 案例总结6.4 课后练习2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书3制作面试通知书案例分析 任务的提出王明同学负责学校学生社团SIC的精英招募工作。在对收集到的应聘简历做了基本的筛选后，他要向符合条件的应聘同学发“面试通知书”。 解决

2、方案1.先制作好“面试通知书”空白表；2.运用“邮件合并”功能将“面试安排.xlsx”中“应聘信息表”的数据合并到“面试通知书”空白表中；3.生成每位应聘同学的面试通知书。 2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书4利用邮件合并制作面试通知书1建立主文档设计“面试通知书”2打开数据源3在面试通知书中插入数据域4插入照片域5利用规则填写备注栏信息6预览面试通知书效果2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书5第6章Word邮件合并应用制作面试通知书62022-3-2建立主文档设计“面试通知书”在在WordWord中，中， 制作一制作一张下图所张下图所示的没有具体数据

3、的示的没有具体数据的“面面试通知书试通知书”（邮件文档），保存在（邮件文档），保存在“D:D:邮件合并邮件合并” ” 文件夹中，文件夹中， 同时把作为后台数据库的同时把作为后台数据库的ExcelExcel数据表文数据表文件件“面试安排面试安排. .xlsxxlsx”也保存在这个文件夹中，每位应也保存在这个文件夹中，每位应聘同学的照片保存在聘同学的照片保存在“D:D:邮件合并邮件合并”的下一级文件夹的下一级文件夹“photos”photos”中中。第6章Word邮件合并应用制作面试通知书72022-3-2打开数据源（1 1）打开设计好的面试通知书（邮件文档）。）打开设计好的面试通知书（邮件文档）

4、。（2 2）在）在“邮件邮件”选项卡的选项卡的“开始邮件合并开始邮件合并”组中，单击组中，单击“选择收件选择收件人人”按钮按钮 ，在弹出的数据源选择列表中选择，在弹出的数据源选择列表中选择“使用现有列表使用现有列表”选项，选项，打开打开“选取数据源选取数据源”对话框。对话框。（3 3）找到数据源）找到数据源“面试安排面试安排. .xlsxxlsx”，打开后出现，打开后出现“选择表格选择表格”对话对话框，框，如如下下图所图所示。示。（4 4）在对话框中，选择）在对话框中，选择“应聘信息表应聘信息表$ $”，单击，单击“确定确定”按钮，此时按钮，此时数据源数据源“应聘信息表应聘信息表”被打开，被打

5、开，“邮件邮件”选项卡的选项卡的“编写和插入域编写和插入域”组中的大部分按钮也已被激活。组中的大部分按钮也已被激活。 第6章Word邮件合并应用制作面试通知书82022-3-2在面试通知书中插入数据域（1 1）插入点放在）插入点放在“面试通知书面试通知书”（邮件文档）的（邮件文档）的“面试时间面试时间”右边的右边的空白单元格，单击空白单元格，单击“邮件邮件”选项卡的选项卡的“编写和插入域编写和插入域”组中的组中的“插入插入合并域合并域”按钮按钮 旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“面试面试时间时间”，在当前单元格中就插入了合并域，在当前单元格中

6、就插入了合并域“面试时间面试时间”。（2 2）重复步骤（）重复步骤（1 1），用同样的方法插入），用同样的方法插入如如下下图所图所示的其他的合并域。示的其他的合并域。插入照片域（一）插入点放在“面试通知书”（邮件文档）需要显示照片的单元格，单击“插入”选项卡的“文本”组中的“文档部件”按钮 ，在弹出的列表中选择“域”选项，打开“域”对话框。（2）在“域”对话框的“域名”列表框中选择“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中输入任意字符（如X），勾选“更新时保留原格式”复选框，单击“确定”按钮，完成照片域的插入，设置结果如右图所示。2022-3-2第6章Word邮件合并应

7、用制作面试通知书9插入照片域（二）选择插入的照片域，在“图片工具-格式”选项卡的“大小”组中，单击“对话框启动器”按钮 ，打开“设置图片格式”对话框。在“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡中，将其高度和宽度均设置为4厘米。取消勾选“锁定纵横比”和“相对原始图片大小”复选框。选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换为如右图所示的域代码显示方式。选择“IncludePicture”域中的文件名“X”，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮 旁的下拉箭头，在弹出的合并域选择列表中选择“照片地址”。选择整个表格，按下快捷键Shift+F9，切换到域代码显示方式，可以看到插

8、入的“照片域代码变为“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片地址 * MERGEFORMAT”。选择整个表格，按下F9键，刷新域显示，可以看到图片正确显示出来2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书10利用规则填写备注栏信息插入点放在“面试通知书”（邮件文档）的“备注”右边的空白单元格，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“规则”按钮 ，在弹出的规则选择列表中选择“如果那么否则(I)”选项，打开“插入Word域：IF”对话框。（2）在 “插入Word域：IF”对话框中，从“域名”下拉列表框中选择“报考负责人职位”，在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”，

9、在“比较对象”文本框中输入“是”，在“则插入此文字(I):”下面的文本框中输入“你报考的职位为负责人，请面试时提交1份与职位相关的个人作品”，单击“确定”按钮，完成规则的插入。设置结果如右图所示。2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书11第6章Word邮件合并应用制作面试通知书122022-3-2预览面试通知书效果单击“邮件”选项卡的“预览结果”组中的“预览结果”按钮 ，就可以看到如下图所示的面试通知书效果了。将制作好的邮件文档保存为“面试通知书.docx”。批量生成面试通知书 合并数据，生成面试通知书 在一页中放置两张“面试通知书”2022-3-2第6章Word邮件合并应用

10、制作面试通知书13第6章Word邮件合并应用制作面试通知书142022-3-2合并数据，生成面试通知书（1）打开“面试通知书.docx”，在弹出的“Microsoft Word”对话框中单击“是”按钮，打开与“面试通知书.docx”邮件文档相关联的数据源。（2）单击“邮件”选项卡的“完成”组中的“完成并合并”按钮 ，在弹出的完成并合并列表中选择“编辑单个文档”选项，打开“合并到新文档”对话框。（3）在“合并到新文档”对话框中，在“合并记录”区域选中“全部”，单击“确定”按钮。（4）将合并生成的“信函1”文档另存到“D:邮件合并”文件夹中，文件命名为“SIC面试通知书”。（5）按下快捷键Ctrl

11、+A，选择整个文档，按下F9键，更新域，可以看到生成了正确的面试通知书。第6章Word邮件合并应用制作面试通知书152022-3-2（1）打开“面试通知书.docx”。（2）选择并复制整个表格。（3）插入点放在表格下面的空白处，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中单击“规则”按钮 ，在弹出的规则选择列表中选择“下一记录”选项，在当前位置就插入了规则域“下一记录”。（4）按下回车键，插入点放在新段落的起始位置。（5）将复制的表格粘贴在当前位置。（6）选择粘贴后的表格中的照片，将其删除，参照“插入照片域”的方法，重新插入照片。（7）参照本节中“合并数据，生成面试通知书”的方法，重新生成新的合并文

12、档，保存生成的合并文档到“D:邮件合并”文件夹中，文件命名为“SIC面试通知书”，替换同名文件。（8）按下快捷键Ctrl+A，选择整个文档，按下F9键，更新域，可以看到生成了含有正确照片的每页两张的面试通知书。在一页中放置两张“面试通知书”案例总结 本章通过“制作面试通知书”案例，详细介绍了邮件合并的操作方法和应用技巧。把邮件合并的操作方法归纳起来，主要有以下三步：第一步：建立邮件文档（主文档），即制作文档中不变的部分（相当于模板）。如 “面试通知书”中不变的部分。第二步：建立数据源，通常是Excel中的表格或数据。数据源通常事先建好，在此处直接打开，如“面试安排.xlsx”。第三步：插入合并域，即制作文档中变化的部分。将数据源中的相应内容，以域的方式插入到主文档中。 如果要插入照片，需要通过插入“文档部件”及“插入合并域”的方式来实现。2022-3-2第6章Word邮件合并应用制作面试通知书16课后练习 利用邮件合并功能，制作校园卡主文档，将数据源文件“members.