ＨＩＳ系统下住院收入内部控制的探讨(一)

1、系统下住院收入内部控制的探讨(一)    【摘要】 鉴于医院医疗费用占医院业务收入的比重较高，现金收入金额大且相对集中，收费项目数量多，涉及部门广泛。 如何按照内部控制要求，各部门之间既相互分工、互相牵制，又互相协作配合，确保住院收入安全完整，是摆在管理者面前的一个重要课题。笔者结合多年的实际工作经验，就如何在HIS系统下完善医院住院业务收入内部控制制度、建立防护网络进行探讨。 【关键词】 HIS系统；住院收入；内部控制 近年来，HIS系统已在各类医院得到广泛应用，为医院控制医疗费用发挥着越来越重要的作用，受到医院管理人员的青睐。在HIS系统中，建立授权

2、管理程序是医院住院收入控制的基础，完善住院收费处内部控制程序是住院收入控制的重点，加强财务和内部审计部门的事后监督则是收入控制的关键环节，同时注意加强各种内部控制措施之间的互相衔接，互相制约，形成全程、全方位立体防护网络，可以有效保障住院收入的安全完整。 一、HIS系统授权管理程序是住院收入控制的基础 按照“不相容职务分离控制”要求，计算机中心负责建立、完善HIS系统权限管理子系统，各类人员的权限由系统管理员统一管理，未经授权任何人不得接触该系统；收费项目增减与价格调整、病区医嘱执行、住院记账与退费、现金收款与统计报表等权限分别由不同科室、人员负责，不同类别人员的权限各不相同，从而形成不同部门

3、和不同岗位之间的相互牵制；严格各类人员登录、退出HIS系统的管理程序，操作人员离岗应随时退出程序，离职人员应及时注销其操作权限，防止不法人员利用他人登录号进行违规操作。 二、完善住院收费处内部控制是收入控制的重点 建立健全住院收费处内部控制制度是住院收费管理的重点，需要把握好以下环节： （一）严格现金收支管理 1.由专人负责现金收支。从现金的收入、结算退款，到解缴银行均由专人管理，其他人员不得接触现金，这样既可以最大限度减少接触现金人员范围，又可明确现金的责任界限，防止多人经手现金，责任不明现象。集中管理现金是住院收入管理安全有效的方法之一。 2.报表与现金岗位职责分开。将现金收支与日报表岗位

4、分离，可以起到互相制约作用，有效防止现金舞弊。 3.日清日结。收款员每天下班前将现金缴存银行，现金缴款单与每日报表逐日报送财务部门审核。 4.定期轮岗制度。现金与报表岗位必须定期轮流，轮岗时要办理全面交接手续，周转金、票据、印章等一并交接。 (二)规范日常记账行为 医疗收费价格应由医院物价部门统一在HIS系统中设定，药品价格则由药剂部门按照政策核定，住院记账人员只能按照HIS系统中的价格执行医嘱、记账，不得增减、更改或套用其他项目收费，做到应收尽收。 许多医院将日常治疗记账收费权限下放到病区，由医护人员执行医嘱时直接记账收费，因此住院记账部门应当对病区收费情况进行复核。每天给患者打印“日清单”

5、，让患者参与监督，能够及时发现错误，同时取得患者的信任。 (三)完善退费内部牵制制度。 完善记账处与病区医护人员、药房和医技科室之间相互牵制制度。已经确认的收费项目，如发生一般的退费，必须提供收费的相关证明和书面凭证，详细说明退费原因、项目和金额，得到相关科室、人员的反向确认方可办理；对大额退费则实行授权审批制度，规定各级人员审批退费额度权限，超过限额的须经上级人员审批，防止化整为零的分解退费行为，这样可有效堵塞漏洞，避免形形色色违规退费现象的发生；医院要建立减免、助困等授权审批制度，住院记账处只能按照具备审批权限者批准后的标准执行，不得擅自扩大范围或提高标准；在HIS系统中长期保存退费、减免

6、的操作日志以备审核。 （四）强化患者欠费管理 公立医院应当发扬人道主义精神，把抢救患者的生命放在首位，但在现行医院补偿机制下，医院的经济利益必须依法得到维护。为防止恶意欠费现象，在不影响病人正常治疗的前提下，医院应在HIS系统中针对各类不同病人分别设置最高欠费限额，如果超过限额，记账人员应及时通知病人缴费，若未按时缴费，则应限制或暂停其记账，临床和医技科室应坚持先记账后治疗、检查的原则；对死亡病人，应结算费用后方可予以办理相关手续，因为死亡病人欠费居医院各类欠费、逃费中首位，而且一旦产生欠费往往很难追回，给医院带来经济损失；确实无法收回的欠费，应履行必要的审批程序后核销；建立经济责任考核制度，

7、把欠费纳入经济考核指标中，可增强相关科室的责任意识，促使大家共同努力控制欠费。（五）加强收费人员职业道德教育和技能培训，进行经济背景调查 首先，严把收费人员进入关，对收费人员进行经济背景调查。那些曾经出现过经济问题、道德修养水平不高、个人或家庭面临经济压力的人员不适合从事收费岗位工作，已在岗的应及时调离，不能及时调整的则应加强防范措施。其次，教育收费人员树立正确的价值观和良好的职业道德，增强自身“免疫力”，经得起金钱的考验。第三，加强收费人员岗位技能培训，提高服务技能和效率。 （六）坚持住院收费处内部抽查制度 主要检查住院收费处内部控制措施是否得到有效落实。可以组织互相检查，也可以指派专人抽查

8、。住院收费处内部的抽查是一种自律性的、日常性的检查，是“事中”的监督，可以及时、有效发现收入管理中存在的缺陷，是其他检查所无法替代的，必须长期坚持。 三、加强财务部门的监督是关键 财务部门应设置专职的稽核人员以加强对住院收入的监控，逐日审核住院现金收费人员每天报送的现金日报表、预交金和收据的记账联、银行缴款单，看报表数与银行缴款单数是否一致；月末还应与银行对账单核对，确保每一笔款项均已入医院账户。如果凭证、手续不全，则应退回记账处补齐。 要加强票据领用存销管理。收费票据应由财务部门负责印制并设专人保管，住院收费处领用，用后定期到财务部门销号。财务部门要设立票据登记簿，并在HIS系统中设置票据的

9、启用、销号功能，由票据管理人员负责控制。票据管理人员应根据日报表或收据存根联销号，发现跳号、断号或联次不齐的作废票据要及时追查，防止空白收据流失或隐匿收入。 财务部门的监督一定要注意时效性，及时发现问题，及时解决。 四、内部审计监督是最后的防线 内部审计部门是独立于收费和财务部门的科室，内部审计监督有着更强的独立性，是住院收入控制中的最后、也是最重要的防线。 内部审计监督的重点是对住院收入内部控制制度设计、实施的有效性进行全面监督检查，对收费流程中的各个环节，特别是不同环节之间的衔接点进行风险评估，发现可能存在的控制缺陷，以进一步改进控制程序。 内部审计部门要坚持定期或不定期抽查住院收费处现金管理。现场盘存现金，看实有现金是否与H