使用图表分析数据

1、4.5 案例4 使用图表分析数据知识目标：ü 多工作表的数据输入与计算ü 图表类型与数据分析ü 格式化图表ü 图表与数据表ü 2Y轴图表制作4.5.1 案例说明将Excel工作表中的数据制作成图表，可以更加直观地体现数据之间的关系。在本例中，我们将基于“一季度销售”表的数据，根据下列需求制作不同类型的图表。l 一季度每个销售员的月销售额比较l 一季度每月的总体销售业绩比较l 一月份每个销售员的销售额占一月份总销售额的比例l 每个月销售员的销售额占每月总销售额的比例l 销售员2009年第一季度与最近三年总销售业绩的比较l 销售员2009年与200

2、8年第一季度的销售业绩比较4.5.2 制作步骤1、制作的“一季度销售”数据表。如图4-5-1所示。图4-5-1一季度销售表（1）【文件】【新建】，新建空白工作簿。（2）分别将“sheet1- sheet3”工作表标签重命名为“2007、2008、2009”。（3）选定上述三张工作表为一组工作表。l 选择全部工作表：右击工作表标签选择【选定全部工作表】。l 选择多张不相邻的工作表：【ctrl】+单击工作表标签。l 选择多张相邻工作表：【shift】+单击首尾工作表标签。（4）直接在当前工作表中输入数据即可实现向多张工作表中同时输入相同数据，结果如图4-5-2所示。l 输入文本数据（行、列标题）。

3、l 使用SUM、AVERAGE函数计算总计和平均销售额。l 为数值数据（B2:F5区域）设置货币格式，保留2位小数。l 为表格设置自动套用格式：选中表格区域【格式】【自动套用格式】，如图4-5-3所示。图4-5-2工作组输入数据图4-5-3“自动套用格式”对话框（5）取消成组工作表，在各表中输入一月、二月、三月的销售额。l 取消成组工作表：单击某个工作表标签或者右击某个选取的工作表标签【取消成组工作表】。l 各表中基础数据请大家参考如图4-5-1所示自行输入。（6）添加“三年总计”工作表，计算一月到三月的三年总计。l 复制“2009”工作表重命名为“三年总计”删除一月到三月的基础数据。l 单击

4、“三年总计”工作表中B2单元格输入“=sum()”光标定位在括号中单击“2007”工作表的B2单元格按住【shift】+单击“2009”工作表标签确认计算，即三年总计!B2=SUM(2007:2009!B2)。如图4-5-4所示。l 使用填充柄完成其他单元格的自动填充。图4-5-4计算“三年总计”2、一季度不同销售员的月销售额比较。（1）确定图表类型：使用直方图表（柱形图和条形图）描述数据之间的比较。（2）使用图表向导生成簇状柱形图，如图4-5-5所示。图4-5-5柱形图图4-5-6条形图l 选中图表的数据源（A1:D4区域）【插入】【图表】，打开“图表类型”对话框，如图4-5-7所示。l 选

5、择“柱形图”中的“簇状柱形图”【下一步】。l 选择“数据区域”选项卡的系列产生在“行”【下一步】，这样数值轴（Y轴）表示销售额，分类轴（X轴）表示月份。l 设置图表标题为“每月不同销售员的销售额比较”【下一步】。l “图表位置”对话框选择“作为其中的对象插入”工作表选择“2009”【完成】，这样将创建的图表直接显示“2009”工作表中。如果选择“作为新工作表插入”则将在工作簿中新建一个标签名为“Chart1”的工作表。（3）设置图表区格式（本例要求将图表区中文字设置为10号字）：右击图表【图标区格式】【字体】。图4-5-7“图表类型”对话框图4-5-8设置“坐标轴格式”（4）同样制作条形图表，

6、如图4-5-6所示。l 选择数据源【插入】【图表】簇状条形图。l 设置数值轴（销售额）的主要刻度单位：右击数值轴【坐标轴格式】【刻度】修改主要刻度单位为“10000”，如图4-5-8所示。l 设置数值轴显示的销售额无小数位：右击数值轴【坐标轴格式】【数字】。（5）对已有图表进行图表转置，比较每个销售员1-3月的销售额，如图4-5-9所示。图4-5-9柱形图和条形图的图表转置l 右击图表【源数据】【系列产生在“列”】，即按照销售人员进行分类。l 请大家仔细体会图表转置前后的差别。3、一季度每月的总体销售业绩比较。（1）确定图表类型：使用堆积图表描述总体之间的差异。（2）使用图表向导生成堆积条形图

7、表表达每月销售额的整体差异，如图4-5-10所示。l 图表数据源：A1:D4区域；l 图表类型：条形图中的“堆积条形图”；l 分类轴：按照月份分类，即系列产生在“行”。（3）利用图表转置，比较每个销售员的一季度总体销售业绩，如图4-5-11所示。图4-5-10堆积条形图图4-5-11堆积条形图的图表转置（4）同样，堆积柱形图也适合表达总体之间的差异，请大家自行制作并体会。4、一月份每个销售员的销售额占一月份总销售额的比例。如图4-5-12所示。图4-5-12饼图图4-5-13圆环图（1）确定图表类型：使用饼图描述部分占整体的比例关系。（2）使用图表向导生成饼图。l 图表数据源：A1:B4区域；

8、l 图表类型：饼图中的“分离型三维饼图”；l 数据标志：百分比。（3）单击选中图表中的对象（如图例、数据标志等），拖动鼠标可以改变其位置。5、每月销售员的销售额占每月总销售额的比例。如图4-5-13所示。（1）饼图只适合表现一个数据系列，使用圆环图可以表示多个数据系列的部分与整体的关系，还可以使用百分比堆积柱形图或百分比堆积条形图。（2）制作分离型圆环图（数据源：A1:D4区域）。（3）右击或双击图表中的对象（如数据点、数据系列等），可以为选中对象设置格式（如改变颜色、字体等）。（4）请大家自行制作：百分比堆积柱形图和百分比堆积条形图。6、销售员2009年第一季度与最近三年总销售业绩的比较。（

9、1）插入一张工作表，重命名为“2Y图表”。 【插入】【工作表】。（2）复制“2008”、“2009”表中的“一月到三月”和“三年总计”表中的“一季度总计”到新表中。如图4-5-14所示。图4-5-14制作2Y图表所需的数据表l 利用【复制】与【粘贴】/【选择性粘贴】可以完成新表中的数据，但这样的数据不能随原始数据的变化而变化。因此，我们使用公式来完成数值数据的输入。例如，B2 ='2008'!B2，H2=SUM('2007:2009'!E2）。（3）根据数据源（A1:A4,E1:H4）制作2Y图表，如图4-5-15所示。图4-5-152Y图表2009年第1季度与

10、三年总计的比较所谓2Y图表是指建立第二个数值轴的图表，把两组数据分别表示在不同的数值轴上，使数据清晰地显示在同一个图表中。l 使用【ctrl】选择不相邻的单元格区域（A1:A4,E1:H4）l 【插入】【图表】，生成簇状柱形图（系列产生在“列”），如图4-5-16所示。l 右击“三年总计”数据系列【数据系列格式】【坐标轴】选择“次坐标轴”，如图4-5-17所示。l 右击“三年总计”数据系列【图表类型】选择“折线图”。l 设置折线图的样式：【数据系列格式】【图案】。l 清除绘图区边框与底纹：右击图表绘图区【绘图区格式】。l 清除数值轴网格线：右击网格线【清除】。图4-5-16按默认设置生成的图表

11、图4-5-17设置次坐标轴的图表7、销售员2009年与2008年第一季度销售业绩的比较。（1）在“2Y图表”工作表中，选择数据源（A1:G4）。（2）插入堆积柱形图，系列产生在“列”。如图4-5-18所示。图4-5-18默认生成的堆积柱形图图4-5-19 设置次坐标轴后的图表（3）将2008年的数据系列用2Y轴表示，如图4-5-19所示。l 右击数据系列“2008-01”【数据系列格式】【坐标轴】选择“次坐标轴”。l 使用图表工具栏（如图4-5-22所示）同样设置系列“2008-02”和“2008-03”绘制在次坐标轴上。（4）选中系列“2008-01”，修改图表类型为“堆积柱形图”，如图4-

12、5-20所示。图4-5-20修改2Y轴的图表类型图4-5-212Y图表2008年与2009年的比较（5）同时显示两组数据。l 右击“2008”任意数据系列【数据系列格式】【选项】重叠比例为100，分类间距为500。l 右击“2009”任意数据系列【数据系列格式】【选项】重叠比例为100，分类间距为100。（6）设置数据系列的图案填充，制作完成的2Y图表如图4-5-21所示。l 双击数据系列【图案】【填充效果】。10、保存工作簿。4.5.3 相关知识点1、快速产生图表选中图表的数据源区域，按键盘上的【F11】键，会快速根据该数据区域生成一张图表工作表，可以根据需要对图表进行修改。2、图表工具栏“

13、图表工具栏”有9个工具，如图4-5-22所示。从左到右各工具按钮的功能如下。图4-5-22图表工具栏（1）“图表对象”下拉框。用户可以从中选择图表中的某个对象，如分类轴、图表区、图例、标题等。（2）“图表对象格式按钮”。它的功能随用户所选中的图表对象的改变而改变。（3）“图表类型”按钮。想要改变图表的类型，可以单击该按钮的列表框，从中选择所需要的图表类型。（4）“图例”按钮。是否显示图例（开关键）。（5）“数据表”按钮。是否在图表上显示生成图表所用的数据（开关键）。（6）“按行”或“按列”按钮。用来指定系列产生在行或列。（7）“顺时针斜排”和“逆时针斜排”按钮。用来设置坐标轴的文字说明的倾斜方向，该按钮在选中坐标轴（或坐标轴标题）时有效。3增加、删除图表的内容与图表的格式化（1）添加图表内容。l 向嵌入式图表中添加数据，