广义采购成本下的模式化管理

1、广义采购成本下的模式化管理    摘要：采购每降低一块钱将为企业带来一块钱的利润这是企业其他业务组织单元无法实现的，因此如何正确理解采购成本的组成以及如何有效管理采购系统是企业管理的核心之一。采购管理也绝对不是谈判签合同那么简单，它需要系统化、流程化、模式化。    关键词：广义 成本 模式化     广义采购成本的含义一提起采购成本，很多人立即想到的是材料价格，对也不完全对。诚然，价格是成本的主要构成部分，但采购引发的成本不仅仅是这些。例如产品无法及时交货引起生产无法按时进

2、行导致损失；产品交货后质量有问题引起生产停滞或生产的产品残次导致损失；采购订单量过多引起的库存积压资金占用等等。因此完整的采购成本应包括采购价格、及时交货、合格质量、最有库存等等。换句话说广义采购成本即整个采购系统（部分延伸到供应链系统）的操作成本。很多采购人员正是无法正确的理解采购成本的含义只重视价格而忽略了其他因素进而导致成本剧增。采购成本不是越低越好，而是在同等质量和交货期的情况下消耗的资金越少越好，因此评价采购成本管理的好坏不是看成本的绝对值而是看采购成本产生的最优效益广义采购成本公式如下：广义采购成本=采购价格+交货期成本+质量成本+数量成本+其他 采购价格即采购单价 交货期成本即无

3、法按时交货引起的成本 质量成本即质量不合格引起的成本 数量成本即采购订单量过多引起的成本 其他包括一些一旦发生造成重大损失的采购风险因素采购成本的模式化管理什么是模式化管理？模式化管理就是设计一套完整而严谨的采购系统去规范采购行为从而从效率和金钱两方面最优化采购成本。这套系统包括一系列流程和内控制度组成（书面化+ERP化）。一旦采购行为需要发生那么这套采购系统就立即启动以保证采购成本的最优化。因此模式化管理的关键就在于设计一套最优的采购流程和严格的管理制度并不折不扣的执行，在信息技术飞速发展的今天，最好将这套系统最大限度的整合进企业的ERP系统以减少人为干扰因素。这套系统至少应包含以下关键子系

4、统和嵌入式制度。-供应商选择和管理系统-采购订单管理系统-合同谈判和执行系统-采购风险管理系统对于采购管理系统，几乎所有企业都有很详细的操作流程，但最容易忽略的是中间的风险点和控制点，因此本文主要讲解其中容易忽略的影响采购成本的关键风险和控制点。1.供应商选择和管理系统这个子系统，一般企业大多考虑的是事前对供应商进行评估，创建供应商库，事后对供应商评分确定优劣。然这样的供应商管理系统难以对采购总成本做出较大贡献，并且很难对采购中的第一风险即采购中断风险进行防范从而造成巨大损失。例如某主要供应商突然出现了造成生产中断的因素如火灾、水灾、员工短缺、破产、运输中断、质量等等造成无法供货，正在等米下锅

5、的你必将因此造成重大损失，即采购成本公式中的第点。因此供应商选择和管理的一个核心就是风险管理，对应措施就是供应商的功能分级管理。何为功能分级管理？即将企业供应商库中的供应商按照规模、技术、质量、价格、服务等标准划分为一级、二级、三级，也就是战略供应商、后备供应商、一般供应商。一般来讲，企业70%以上的采购量应有战略供应商提供，20%有后备供应商提供，其余10%有普通供应商提供。供应商的分级管理是可以按照材料类别划分的。战略供应商应维持1-3家的规模。后备供应商是战略供应商的强大后援，一旦战略供应商出现供应风险立即启动后备供应商支援。这就需要有后备供应商的高超日常维护技巧，也就是为什么要有20%

6、的订单的原因。20%的订单量使得后备供应商对本公司生产需要的原料、技术等保持一定的熟悉程度，同时双方也会因一定的业务量保持着良好的沟通和关系，不至于在需要时候措手不及无法提供，这样企业的供应中断风险和损失就会大大降低。同时主要采购量由战略供应商提供还可以有效降低采购价格即采购成本公式中的第点，大批量的采购和长期的战略互惠关系会使得采购价格降低，这个是毋庸置疑的，对于采购行业的专业人员来讲这个是很容易理解的就不再赘述。对于供应商库的选择、维护等应该在企业ERP系统中予以自动化，任何调整战略供应商、动用后备供应商支援等都需要高层管理人员的批准。2. 采购订单管理系统这个子系统，一般企业考虑的核心是

7、审批控制即采购申请、招标、选择供应商、订单审核等等环节的审批。笔者认为这个系统的另一个核心是数量和周期也就是最优化采购数量和最佳订货周期从而有效降低库存成本和资金占用成本。对于常态化采购的物料库存，可以采用目前普遍使用的计算公式：经济订货量Q=最佳订货周期=360/(年订货量/经济订货量) 当然实际工作当中很多材料是无法常态化的。这时候战略供应商的作用就显示出来了，双方的战略互惠关系使得在采购量、最低库存和最佳供货周期方面具有天然的不可多得的优势。另外有些特殊企业例如冶金、建筑工程、材料等需要大量的金属、化工材料这些材料的价格是随着国际国内期货价格的变动而变动的，同时和通货膨胀的关系也具有正相

8、关性。例如某企业需要常年采购大量的钢产品，然钢价格跟随期货价格一起波动，当预期经济进入高通胀，期货价格不断攀升的情况下，钢现货价格将一路上扬，那么你再采用经济订货量方式是不行的。在国外大量远期合约、套期保值等金融工具的使用应对期货价格变动都大大降低了材料成本。因此采购部门人员需要及时了解经济形势和期货状况并及时同财务部门商谈降低采购成本的套期保值方法例如：20XX年5月份，某企业预计11月份需要100吨钢作为原料。当时钢的现货价格为每吨5000元，据预测11月份钢价格可能上涨，因此为了避免原材料成本上升，决定在商品交易所进行套期保值，交易情况如下： 5月份钢价格4000元/吨买入10手11月份

9、钢合约：价格为5500元/吨 ；11月份买入100吨钢，价格为5000元/吨卖出10手11月钢合约，价格为6500元/吨 最终结果通过期货对冲顺利消除了1000元/吨的未来采购成本。简言之，订单系统需要各行业根据自己的特点制定相应的订单管理系统并尽量ERP化。3. 合同谈判和执行本子系统是大部分企业降低成     本的主要环节，因为涉及到成本的核心价格。然而由于本子系统的谈判相关过程主要是面对面进行的，很难简单用于流程化和ERP化（仅仅谈判控制制度等可流程化）。本子系统主要考虑的核心风险有三个：-违约风险即无法满足质量、交货期要求-舞弊风险即幕后交易带来的企业损失-胜任风险即谈判人员的职业能力造成成本增高合同谈判对于成本的控制是最直接的，因此企业必须建立采购谈判的控制制度，对谈判人员资格能力、人员组成、谈判前的资料准备、谈判中重大事项或偶然事项的处理程序等等作出规定。对于合同执行，核心是履约和合同变更，因此必须建立相应的合同执行跟踪流程，对于执行过程中出现的问题如何处理建立必要的应急程序。4.采购风险管理系统本系统实际上已经融合在上述各子