电算化第三章重点

1、第三章 会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度一、国外会计电算化的相关法规制度1、 l976年, 美国注册会计师协会 (AICPA 就已经发布了管理咨询服务公告第 4号 计 算及应用系统开发和实施指南。2、 国际会计师联合会 (IFAC 则分别于 l984年,以及 l985年 6月颁布了三个与会计 电算化有关的 国际审计准则 。二、我国会计电算化的相关法规制度l999会计账簿、 财务会计报告和其他会计资 料 ,必须符合国家统一的会计制度的规定;会计账簿的登记、更正,应当符合国家统一的 会计制度规定。为加强对会计电算化工作的指导和规范, 财政部根据 中华人民共和国会计法 相继制对会计核算软

2、件的研制、 单位实施会计电算化 工作等诸多方面作出了具体的规定。 l996年,财政部为了规范企业会计电算化又专门制定 了 会计电算化工作规范 , 为企事业单位顺利开展会计电算化工作指明了方向, 并有了法 律法规方面的制度保证。第二节 会计核算软件的要求一、会计核算软件 9大基本要求1. 合法性要求2. 会计期间3. 文字要求4. 岗位及操作权限5. 数据接口要求6. 可靠性要求7. 恢复功能要求8. 升级要求9. 服务要求二、会计数据输入功能的基本要求输入的 三大类数据:初始数据、记账凭证数据、原始凭证数据 。第三节 会计电算化岗位及其权限一、电算化会计岗位的划分及职责位。基本会计岗位, 但应

3、当符合内部牵制制度的要操作、 维护计算机及会计核算软件的工作岗位, 实行会计 电算化的单位要根据计算机系统操作、 会计核算软件的特点, 结合会计工作的具体要求, 划在上述会计电算化岗位中, 软件操作岗位与审核记账、 电算维护、 电算审查岗位为不相 具体操作人员只有修改自己口令的权限,无权更改自己和他人的操作权限。二、中小企业会计电算化的岗位设置1.2. 电算化岗位的设置, 应该注意满足内部牵制制度的要求,计人员担任操作员和电算维护员,但还应单独设立出纳员岗位。第四节 计算机替代手工记账的基本要求一、替代手工记账的任务和条件(一替代手工记账是会计电算化的目标之一(二替代手工记账的条件核算的数据相

4、一致。1. 配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机 硬件设备2. 配有适用的会计 软件环境部分,这三部分的系统软件的选择受到会计电算化系统本身结构模式的直接影响。的会计核算软件4. 配备相应的会计电算化 工作人员5. 建立了严格的 内部管理制度二、替代手工记账的过程(一会计基础数据的规范包括编码数据、标准数据、历史数据等。(二会计科目体系的规范(三设置编码方案一级会计科目的编号一般采用四位纯数字表示 ,其中:第一位数字表示会计科目的类 别,其中 1表示资产类, 2表示负债类, 3表示所有者权益类, 4表示成本类, 5为损益类; 第二位数字可以划分大类下面小类;剩余两位数字(也称两码为流水号。

5、二级会计科目一般采用六位编码 , 其中前四位为一级科目的代码, 后两位为流水号。 一 般情况下, 二级科目都是根据企业的需要来设置。 但无论一级科目、二级科目如何设置, 其(四会计核算方法的规范1. 对原有会计业务核算方法 进行分析2. 对会计核算方法的基础工作 进行整理3. 确定 会计软件中的会计业务核算 方法(五会计数据采集的规范1. 分析企业管理对信息的具体要求2. 分析现有会计数据的采集、存储和传输情况3. 设计科学合理的单据格式三、会计核算软件初始化四、重构会计电算化的流程(一企业经营过程中的主要流程(二重构流程的基本原则重构流程必须坚持 eliminate , E 、简化(simp

6、lify , S 、整合 (integrate , I 、自动(automate , A 。五、计算机与手工并行第五节 会计电算化档案管理的基本要求一、纸质会计电算化档案的管理(一记账凭证、会计账簿和报表的生成与管理2. 科目汇总表、 一般账簿可以根据实际情况和工作需 要按月或按季、3. 在确保凭证、账簿清晰的条件下,打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。4. 在原始凭证直接输入系统并打印输出的情况下, 机制记账凭证上应有制单人、 审核人、 记账人、 会计主管的签名和盖章。 收付款记账凭证还应有出纳员的签名和盖章。 打印生成的 记账凭证视同手工填制的记账凭证,按有关规定立卷归档保管。5.

7、事先手工编制记账凭证, 然后再选会计电算化系统进行处理的记账凭证, 保存手工记 账凭证或打印出的机制凭证均可。6. 在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下,“总分类科目余额、7. 会计报表、 分析表等应按管理要求及时打印输出, 经有关人员审核无误签字盖章后方 可生效。8. 每年形成的会计档案,都应由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。 期满后,原则上 应移交本单位档案部门保管。(二数据备份管理1. 由于会计核算数据的重要性, 必须制定数据备份制度, 以避免意外和人为错误造成数例如, 以周为单位, 则星期一至星期五每天制 作备份, 下星期一则覆盖上星期一的数据, 下星

8、期五的数据覆盖上星期五的数据。 如此循环 往复, 保证任何时候的会计信息系统都保留最近五天的数据。 备份数据应至少在计算机硬盘 内和移动存储器上同时保留。二、会计软件及其开发资料的管理会计电算化条件下, 由于计算机技术的应用和会计信息的数据化和程序化, 会计档案的 载体本身发生了巨大的变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、 会计报表外,还 包括电算化会计系统中的所有系统软件、 会计软件程序及其全套文档资料。 主要由下列内容1. 计算机硬件型号、存储空间大小、外部设备类型。2. 计算机操作系统(或网络操作系统型号。3. 会计电算化软件系统的编程语言、数据库系统类型。4. 软件系统名称、版

9、本号。5. 与会计电算化软件系统相配套的各说明书与使用手册。保管期限截至该系统停止使用或有重大更改后注意版本的升级管理。三、会计电算化档案的管理制度建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、 有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。1. 存档的手续。单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册, 编制会计档案保管清册。 打印输出的凭证、账册、 报表, 必须有会计主管的签章才能存档保 管。2. 各种安全保密措施。运用会计电算化将必须加强会计档案的保密工作, 任何人如有伪造、 非法涂改变更、 故 意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行

10、为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其法律 责任。3. 档案管理员的岗位责任制度。档案管理员主要负责存档数据软盘、 程序软盘、账表、凭证和各种资料的保管工作;做 好软件、数据及资料的安全保密工作;作好会计数据的备份工作。4. 档案分类管理办法。会计电算化档案, 包括存储在计算机及相关介质中的会计数据和打印出来的呈书面形式 的会计数据。具体包括:(1(2 会计账簿类 :总账、明细账、日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。 (3明,其他财务报告。(4会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。单位每年形成的会计档案, 应当暂由会计机构保管, 期满一年后移交单位档案机构统一 保

11、管, 未设立档案机构的,5. 档案使用的各种审批手段。 各单位应建立健全会计档案查阅、 复制登记制度。 单位保 如有特殊需要,理登记手续。查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂划、拆封和抽换。6. 各类文档的保管期限及销毁手续。 会计档案的保管期限分为 永久、 定期 两类。 定期保 管期限分为保管期满的会计档案,可以按照程序进行销毁:(1计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等 内容。(2（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计 档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由 同

12、级审计部门派员参加监销。 （4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销 毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负 责人。 需要特别注意的是： 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始 凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。 单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 四、会计电算化档案的安全与保密 1.采用电子计算机进行会计核算的单位， 应当保存打印出的纸质会计档案。 具备采用磁 带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规 定，并报财政部、国家档案局备案。 2.会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。 3.对存档的会计资料要检查记账凭证上是否有制单人、审核人、记账人、会计主管的签 名和盖章。 4.对会计档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防尘等工作。重要的会计档案应准备双 份，并存放在不同的地方。 5.采用磁性介质保存的会计资料，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质 损坏，而使会计档案丢失。对会计软件全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该