现行档案目制作及汇送说明

1、現行檔案目製作及彙送說明壹、製作：一、 匯出現行檔案目錄：（一）檔案室作業選取作業功能選取目錄資料匯出（二）於匯出國檔局目錄資料視窗歸檔及修改日期欄填入檔案歸檔之建檔時間，如092/07/01起至092/09/30（注意：非文件生成日期）。（三）輸入存放位置時請以滑鼠左鍵點選 ，於瀏覽資料夾視窗內選取桌面（亦可選取其他資料夾位置），再以滑鼠左鍵點選確定。（四）以滑鼠左鍵點選匯出，於提示畫面視窗點選是，即完成匯出作業。二、 壓縮檔案：（一）匯出檔案所在資料夾將自動產生一命名原則為【機關代碼+匯出日期+匯出時間（時）】之XML檔案，如379040000E092063011.xml（注意：於同一小時

2、刻度匯出之檔案，會有相同檔名）。（二）使用WINZIP程式將379040000E092063011.xml壓縮為379040000E092063011.zip。三、 以檔案管理局檔案目錄建檔軟體製作現行檔案目錄方式：單位尚未使用臺北市政府公文管理校統網頁版請使用檔案管理局檔案目錄建檔軟體製作現行檔案目錄，操作流程說明如下：（一）1.建檔選取1.2現行建檔後會出現下面畫面案卷資料區 （單筆）案件資料維護區 （多筆）案件資料區畫面說明：1、 案卷資料區：顯示處理中之該案卷相關資料。2、 （單筆）案件資料維護區：目前處理中之該案件相關資料，此資料可能是經查詢後顯示的，也可能是新增時輸入的，但其案卷皆

3、為案卷資料區那一個案卷。3、 （多筆）案件資料區：顯示案卷資料區該案卷所有的案件相關資料。（二）操作說明：1、 資料名稱顏色為紅色，表此欄位為必要輸入欄位，例如上圖之檔號、案由、文件產生日期、等。2、 資料名稱有*，表此欄位可輸入並作為資料查詢的條件，例如上圖之檔號、案卷流水號、案名、等。3、 資料輸入/顯示欄位底色不為白色，表該欄位為唯讀，新增時不需鍵入資料，例如上圖之案卷流水號、檔案件數、目次號、等。4、 發文者、來文者、受文者、收文字號、發文字號、來文字號、案名、案由等欄位，提供常用詞彙快速點選功能。將滑鼠游標移至欲帶出的欄位，此時滑鼠游標會轉變為一隻手的圖示，此時點選此欄位即會帶出一畫

4、面，供快速點選之用。點選其中一項詞彙，其值會帶入原建檔畫面的欄位值中。5、 新增：將使用者輸入的資料新增至檔案案卷表、檔案案件表中。新增不同案卷資料時，若畫面已有其他案卷資料需先執行案卷清除，將檔號、案卷流水號及案名清為空白。輸入案卷及案件之相關資料。其他案名、其他案由、解密資料等資料必須先按該按鈕後，會顯示另一畫面以供資料輸入。內容如下說明（畫面同回溯檔案）：其他案名：提供輸入並列案名及其他案名的資料。發來文資料：提供輸入有關發、來文者的資料。其他案由：提供輸入有關並列案由、其他案由及相關案件的資料。解密資料：提供輸入有關解密條件及解密日期的資料。電子檔案：提供輸入有關檔案之電子檔案路徑及電

5、子檔案名稱的資料。附件資料：提供輸入檔案附件名稱、媒體形式、數量、計量單位及儲存地點等資料。當選擇隨文裝訂時，只能輸入附件名稱且該欄位為必要輸入欄位。當選擇不隨文裝訂時，附件名稱、媒體形式、數量、計量單位及儲存地點等資料為必要輸入欄位。主題項：提供輸入有關檔案涉及之主題、人名、時間等資料。附註項：提供輸入有關檔案的附註資料。新增：資料輸入完畢後按新增即會將該資料存入電腦資料檔中，可供以後查詢、修改或其他作業應用。6、 查詢（案卷資料區）：查詢時若畫面已有其他案卷資料需先執行案卷清除，將檔號、案卷流水號及案名清為空白後再輸入查詢條件。若某欄位未鍵入資料，則不比較此欄位資料，亦即此欄位任何資料皆符

6、合條件。檔號可不用完全輸入，但必須依年度號-分類號-案次號-卷次號順序輸入。查詢條件比較時，檔號及案卷流水號會以等於、案名會以相似的方式比較，找到符合條件的第一個案卷資料顯示在畫面上，並將該案卷所有的案件資料以多筆方式顯示在下方資料區。可按下一卷，查詢符合條件的下一案卷資料。可按上一卷，查詢符合條件的上一案卷資料。可按最後一卷，查詢符合條件的最後一案卷資料。7、 查詢（案件資料區）：查詢時若畫面已有其他案件資料需先執行案件清除，將目次號、案件流水號、案由、收文字號及發文字號清為空白後再輸入查詢條件。若案卷流水號欄內之流水號未清除，則案卷流水號亦為查詢條件之一，亦即案件資料之查詢只比較該案卷流水

7、號下的案件資料。若某欄位未鍵入資料，則不比較此欄位資料，亦即此欄位任何資料皆符合條件。查詢條件比較時，除案由會以相似的方式比較，其他欄位會以等於方式比較。找到符合條件的案件資料後，會帶出其案卷資料並將該案卷下所有案件資料以多筆方式顯示在下方資料區；若符合條件的案件屬於不同案卷，則只顯示第一卷資料。8、 查詢後新增：若要新增的資料其案卷已存在，則先依上述查詢方式將該案卷資料查詢出來後，若新增的案件資料和查出的某一案件資料相類似，可點選該案件後直接更改資料，完成後再按新增即可；或可按案件清除，即會將案件資料維護區的資料清成空白，再輸入新增的資料，完成後按新增即可。9、 修改：修改前需先執行查詢後，

8、方可對查詢出的資料進行修改。若查詢後顯示的案件資料並非要修改的那筆資料，只須在下方案件資料區找出欲修改的那一案件，將滑鼠在該案件上點一下後該案件相關資料會顯示在中間資料維護區，即可對該資料進行修改。在欲修改的資料欄位輸入正確資料後按修改，即會將修改後的資料存入電腦資料檔中。10、 刪除：刪除前需先執行查詢後，方可對查詢出的資料進行刪除。在下方案件資料區選擇欲刪除的案件，並在左方刪除註記點選；若同時要對多筆案件進行刪除，可同時多筆點選。點選完成後按刪除，程式會要求使用者再度確認是否刪除，若確定按是，即會將所點選的案件刪除，按否，則不執行刪除動作。11、 按單筆列印後，目前編輯的案件資料會套入校核

9、單報表格式並列印出來。12、 併件：欲輸入被併案件，請先按案卷清除，再輸入案件內容案卷內容區不需輸入。按併件後，再依主併檔號、發文字號、收文字號、案件流水號等條件指定主併檔號，按併件確定即完成作業。（三）目錄轉出1、點選上方功能選單之檔案目錄-目錄轉出後會出現下面畫面2、輸入建檔日期起迄值，建檔日期起值為必要輸入欄位，迄值空白，則迄值起值。3、輸入檔號起迄值，若迄值空白，起值有輸入，則迄值起值；若起迄值皆未輸入，則表示檔號不列入篩選條件。（可不輸入）4、 按瀏覽指定欲轉出檔案的路徑，或直接輸入其路徑。5、 如下例，目錄轉出條件為：修改日期介於09109010911231之間所有案件（因檔號起迄

10、皆為空白，故所有檔號皆符合），機密等級-全部，轉出的編碼格式-轉成Big5編碼格式，目錄匯送格式-轉成附表三：檔案目錄匯送格式，並將轉出的檔案置於桌面（Desktop）的路徑下。6、 執行：1、 將符合條件的檔案目錄資料轉為XML格式，並儲存於使用者指定的路徑；轉出成功後，系統會自動產生轉出的檔案名稱及筆數並顯示於畫面上。該檔案名稱格式為：機關代碼(10碼)+年月日(7碼)+當日轉出流水號(2碼)。2、 執行時，會顯示資料進度的百分比3、 轉出成功會有另一畫面顯示，目前轉出資料的狀態(新增、修改、刪除)與密等(一般/機密)，使用者亦可以列印檔案目錄彙送說明表，需以WORD顯示該報表，供使用者檢

11、視後列印，或是選擇回上一頁4、 若該次轉出的目錄超出3000筆，則程式會自動將每3000筆轉出成一個xml檔，並將所有轉出的xml檔壓縮成一個zip檔。7、 清除：清除畫面所有欄位的值。8、 詳細使用方法請至檔案管理局網站下載檔案目錄建檔軟體V5.0版操作手冊參考。四、檢測檔案目錄正確性：（一）啟動檔案目錄檢測軟體V2.32版，.（二）螢幕資料欄位說明：檢測目錄檔案路徑：指欲檢測之檔案目錄存放的位置。ErrorLog存放路徑：檢測後如果資料有誤，錯誤資訊紀錄存放的位置（檢視Log按鈕同路徑）。總筆數、正確筆數、錯誤筆數：顯示檢測結束後，系統產出之該檔案資料。（三）操作說明：1.輸

12、入說明：檢測目錄檔案路徑及ErrorLog存放路徑不可為空白，一次只能選擇一個檔案，且附檔名需為.xml或.zip的檔案。(1)檢測目錄檔案路徑之瀏覽：將可選擇的檔案顯示於畫面上，供使用者選擇用（提供使用者選擇欲檢測的檔案目錄）(2)ErrorLog存放路徑之瀏覽：將可選擇的目錄顯示於畫面上，供使用者選擇用。使用者可自由選擇，若檢測時有錯誤產生，其log檔放置位置，預設值為c:匯入XML檢測。2.按鈕說明：(1).檢核：開始檢核作業。檢核後將於下方訊息列出現檢核結果。(2) 訊息:顯示檢核狀況。(3).檢視Log：檢核後如有錯誤情形產生，可按此鈕查閱錯誤情形，即系統自動至存放ErrorLog之

13、資料夾（預設:C:匯入XML檢測）開啟ErrorLog檔。(4).壓縮：開始壓縮作業。請注意本功能僅提供xml檔案之壓縮，請務必執行過檢核功能再行壓縮。壓縮過後的檔案，會於該被壓縮的檔案同路徑下，產生一與原xml檔名相同且副檔名為.zip的檔案。請以此檔案上傳本局。(5).機關代碼匯入：新增的機關代碼於本系統不存在者，可由本局網站下載機關代碼檔，匯入本系統。(6).操作說明：使用本檢測軟體之說明檔（word文件檔）。(7).離開：結束本程式。（四）、處理結果：(1).檢核完成後，若檢核成功則於畫面下方訊息列上顯示”檢核成功”，並在畫面上顯示檢核資料總筆數、正確筆數（檢核成功兩者筆數應相同），若

14、有檢核錯誤情形則會產生log檔及畫面上會有錯誤筆數，請直接點選檢視Log按鈕或至畫面上所顯示的ErrorLog存放路徑下查閱，以為修正參考。(2).Errorlog存放路徑預設值為c:匯入XML檢測，檔名為日期.log。若原有log檔名已存在，則新log檔將覆蓋原有的檔案。(3).日期之格式為七碼日期，例：0910301為九十一年三月一日。（五）、詳細使用方法請至檔案管理局網站下載檔案目錄檢測軟體操作手冊參考。五、 製作彙送說明表：依附件之格式製作檔案目錄彙送說明表，其中機關名稱請填單位全銜，檔案目錄電子檔名、檔案數量、檔案時間範圍，其中數量請填入匯出之檔案總數，時間範圍請依檔案生成日期填入，如九十二年七月至九月，備註欄填入密級檔案件數，無密級檔案則填無密級案件。貳、彙送：一、 啟動網際網路瀏覽器（I.E或其他類型瀏覽器），於網址列輸入.