电子邮件书写规范

1、电子邮件书写规范电子邮件书写规范英孚思为版权所有编辑ppt完整的电子邮件包括四部分内容完整的电子邮件包括四部分内容收件人收件人主题主题正文正文签名签名英孚思为版权所有编辑ppt确认收件人信息，并将确认收件人信息，并将CC(CC(抄送抄送) )人数减少至最低人数减少至最低收件人 确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。CC（抄送）人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 CC功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员 让相关人员知晓，如您的直接主管 英孚思为版权所有编辑ppt邮件主题明确且具描述性邮件主题明确且具描述性主题应该简单、明确的概括邮件的内容可以遵循WhatWhat、WhenWhen、Wh

2、ereWhere原则，用一个词、短语、句子（一般不超 过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（WhoWho）。例：A新春二月最新图书推荐，4折起(who) (when) (what)例：通知：2009年度元旦和春节放假安排(when) (what)邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识”英孚思为版权所有编辑ppt正文格式一.称谓+礼貌用语如：xxx（名字），您好！ XXX经理（名字+职位），您好！ XXX先生（女士），您好！二.内容字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字字体：一般选择宋体，黑色点击点击“选项选项

3、”收件箱页面收件箱页面 点击点击“工具工具”点击点击“邮件格式邮件格式”点击点击“字体字体” 设置字号、字体设置字号、字体1234如：Sincerely Bestregards 祝您顺利！正文简洁、美观、易懂正文简洁、美观、易懂英孚思为版权所有编辑ppt正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后原则：要事第一，结论在前，分析在后 使用收信人容易接受的口吻陈述内容使用收信人容易接受的口吻陈述内容张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结

4、王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图；根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明；合理利用图片，表格等形式来辅助陈述 ；对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示； 小贴士英孚思为版权所有编辑ppt签名，可以让收件人了解您的信息签名，可以让收件人了解您的信息签名信息内容XXX人力资源发展部上海英孚思为信息科技股份有限公司地址：上海市定西路1100号辽油大厦11楼 邮编：200050电话： (8621)-6212-8038- 1009 传真：(8621)-5255-1656签名档文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些；签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-mail等，书写时应将内容归类，一般不超过5行。对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿