理工大学珠海学院公文处理办法

1、理工大学珠海学院公文处理办法第一章 总 则第一条 为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化， 根据国家行政机关公文处理办法 （国务院办公厅 2000 年 8 月 24 日修订），制定本办法。第二条 公文（包括电报，下同）是指在行政管理过程中形 成的具有法定效力和规范体式的文书， 是依法行政和进行公务活 动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档 等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则， 做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须执行国家保密法律、法规和其他有关 规定，确保国家秘密的安全。第六条 各单位（部门） 负责人应

2、当高度重视公文处理工作， 模范遵守本办法并加强对本单位 （部门） 公文处理工作的领导和 检查。第七条 综合办公室是全校公文处理的管理机构，负责学校 公文处理工作并指导校内各单位（部门）的公文处理工作；各单 位（部门）负责管理各自公文处理工作。第二章 公文种类第八条 适用于我校的公文种类主要有：（一）决定用于对重要事项或重大行动做出安排， 奖惩有关单位（部门） 和人员，变更或撤销职能部门、专业学院和教学部等不适当的决 定事项。（二）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知用于批转职能部门、专业学院和教学部等有关单位的公文， 转发上级和不相隶属单位的公文， 发布规章，传达要求职能部门、 专

3、业学院和教学部等有关单位办理、 周知或共同执行的事项， 公 布职能部门' 专业学院和教学部内设机构，任免干部。（四）通报用于表彰先进，批评错误,传达重要精神或情况。（五）公告用于向校内外宣布重要事项或法定事项。（六）通告用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（七）报告用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。（八）请示用于向上级请求指示、批准。（九）批复用于答复职能部门、专业学院和教学部等单位的请示事项。（十）函用于不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管单位（部门）请求批准等。（一） 会议纪要用于记载、传达会议主要精神和议定

4、事项。第三章公文格式第九条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位（部门） 标识、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正文、附件、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位（部门）、印发单位（部门）和印发时间等部分组成。（一）发文单位（部门）标识应当使用发文单位（部门） 全称或者规范化简称；联合行文，主办单位（部门）排列在前。（二）发文字号应当包括单位（部门）代字、年份、序号。 联合行文，只标明主送单位（部门）发文字号。（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（四）公文的标题应当准确、 简要地概括公文的主要内容，并标明文种名称（如通知、

5、决定、请示或报告等）。公文标题中除法规、规章名称加书名号如，-般不用标点符号。（五）主送单位（部门）指公文的主要受理机关，应当使 用全称或规范化简称。向上级单位（部门）及平行单位（部门） 发文，一般只写一个主送单位（部门）。如果需要同时与几个上-3 -级和平行单位（部门）发文，可用抄报或抄送的形式，不得多头 主送和随便抄送。（六）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（七）除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件及学 校内部请示等工作签报外， 公文应当加盖印章。印章应盖在发文 单位（部门）名称正中央，要求上不压正文,下压成文日期。（八）成文时间以负责人签发的日期为准，联合发文以最 后签发人的签

6、发日期为准。（九）公文应按上级单位（部门）和公文主题词表的 要求标注主题词，一份文件标引的主题词最多不超过 7个。主题 词在公文的抄送栏上顶格标注。（十） 抄送单位（部门）除主送单位（部门）外需要执行 或知晓公文的其他单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、 统称。（一） 保密公文，应根据密级分别注明“绝密”、“机密”“秘 密”（十二）紧急公文，应根据紧急程度，分别注明“特急”、“急”（十三） 文字从左至右横写、横排。第十条公文中各组成部分的标识规则，参照北京理工大 学珠海学院公文格式标准执行。第十一条 公文用纸一般采用国际标准 A4型（210mm*297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小

7、根据实际 需要确定。第四章行文规则第十二条 行文应当确有必要，注重效用。第十三条 职能部门、专业学院、教学部的行文关系，应根 据各自隶属关系和职权范围确定， 一般不得越级请示和报告。 职 能部门、 专业学院和教学部以下单位一般不向下行文， 对外行文 只限业务联系。第十四条 同级单位（部门）可以联合行文，职能部门与同 级党（群）组织也可以联合行文。第十五条 属于职能部门职权范围内的事务，应当由职能部 门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办单位（部门） 。 须经学校审批的事项， 经学校同意也可以由职能部门行文， 文中 应当注明经学校同意。第十六条 单位（部门）之间对有关问题未经协商一致，不 得

8、各自向下行文。第十七条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位 （部 门），如需同时送其他单位（部门） ，应当用抄送形式，但不得抄 送其下级单位（部门） 。“报告”中不得夹带请示事项。第十八条 各职能部门、专业学院、教学部上报学校领导的 请示、报告等公文，必须先送交综合办公室，由综合办公室登记 后，送学校领导阅批。否则，学校领导将视为手续不完备而不予 批示，并退回原单位重新办理。特殊情况除外。第十九条 根据行文重要程度以及各单位（部门）的职权范 围确定发文字号。（一）学校改革与发展的重大事项， 由学校行文的， 使用 “珠 院发 ”发文字号。（二）除上级单位（部门）特殊规定以外，学校上行、平

9、行 公文一律使用 “珠院字 ”、“珠院函 ”或“珠院办”发文字号。（三）凡属于单位（部门）职权范围内的事务，应由该单位 （部门）自行拟文，综合办公室使用相应发文字号，统一行文。第五章 发文办理第二十条 发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括拟 稿、核稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、 归档等程序。（一）拟稿。以学校名义发文，根据内容由主办单位（部 门）拟稿，非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由综合办 公室拟稿。草拟公文应当做到：1. 符合党和国家方针、政策、法律及上级单位（部门） 、学 校的有关规定。2. 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字

10、词规范，标点正确，篇幅力求简短。3. 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题， 后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。4. 结构层次序数，第一层为“一、 ，”第二层为“（一）”，第三层 为“1,第四层为（1）5. 应当使用国家法定计量单位。6. 公文中的数字，除成文日期、教学部分结构层次序数和 词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（二）核稿、会签。公文起草后，拟稿单位负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上单位（部门），必须履行会签手续。（三）审核。以学校名义发文，公文送学校领导签发前， 应当由综合办公室进行

11、审核。审核的重点是：是否确需行文，是 否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关 单位（部门）协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是 否符合有关规定。综合办公室有权对不符合上述要求的文稿予以 退回重办。（四）签发。审批公文，主批人应当明确签署意见，并写 上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。以学校名 义发文由综合办公室送院长或主管副院长签发，以单位（部门） 名义发文由单位（部门）负责人签发。第二一条 主办单位拟制公文时，对涉及其他单位（部门） 职权范围内的事项，应当主动与有关单位（部门）协商，取得一 致意见后方可行文；如有分歧，主办单位（部门）的主要负责人 应当出

12、面协调，仍不能取得一致时，主办单位（部门）可以列明 各方理由，提出建设性意见，并与有关单位（部门）会签后报请 学校协调或裁定。第二十二条 以学校名义发文应使用学校统一印制的“北京 理工大学珠海学院发文稿纸”。第二十三条学（一）以学校名义发出的公文，必须按学校发文稿纸所列的核稿、会签、签发等项目签批。以北京理工大学珠海学院名义正式上报广东省教育厅、珠 海市大学园区工作委员会等上级主管单位（部门）的公文，由院 长（或院长委托的副院长）签发；由主管副院长签发的文件，一 般应经院长审阅。（二）除“会议纪要、“函”等公文或学校明确授权的情形外， 综合办公室以外的其他职能部门、 专业学院和教学部，不得对外

13、 单位（部门）正式行文。职能部门、专业学院和教学部确需向业 务对口单位（部门）或其他校外单位（部门）发文，可视文件内 容，经主管学校领导同意后由单位（部门）负责人签批后发出。第二十四条 校内发文（一）综合办公室根据学校授权，可以向全校各单位（部门） 行文。除一般性通知外，学校带法规性的文件（如重要规定、工 作要点、决定、通报等）均须经学校领导签批后，由综合办公室 发文。（二）学校各单位（部门），未经主管学校领导批准不得向 全校发布指示性公文，但可在各自职权范围内发布日常例行工作 通知等一般性公文，由单位（部门）领导签发。第二十五条 公文正式印制前，综合办公室应当进行复核， 复核的重点是：审批、

14、签发手续是否完备，附件材料是否齐全， 格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的， 应当按程序复审。主办单位（部门）负责公文样稿的校对工作。第二十六条校外发文和便函，需由综合办公室文书人员按 审批手续审核无误后再盖章发出。第六章收文处理第二十七条收文办理指综合办公室对收到公文的办理过 程，包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。第二十八条 上级单位（部门）及其它外单位（部门）来文（一）凡校外单位（部门）寄送北京理工大学珠海学院的 公文，由综合办公室拆封。一般例行公文，由综合办公室转有关 单位（部门）承办。重要公文由综合办公室主任（或副主任）签 批，呈送学校有关领导阅批之

15、后，再转有关单位（部门）承办。 收文内容涉及几个单位（部门）的，应明确主办单位（部门） 由主办单位（部门）转有关单位（部门）传阅或协办。必要时应 以主办单位（部门）为主，同协办单位（部门）共同商定处理意 Io（二）凡校外单位（部门）直接寄送职能部门、专业学院 和教学部的公文，属一般性公文的，由职能部门、专业学院和教 学部承办。重要公文必须经单位（部门）负责人转至综合办公室， 按照学校收文签批手续办号第二十九条校内请屁报告（一）各单位（部门）向学校呈送请示、报告，直接送综 合办公室，由综合办公室按照上述程序呈送学校领导签批。（二）请示应同报告严格分开。请示的问题如涉及其他单 位（部门），主办单位

16、（部门）应主动与相关单位（部门）协商， 尽可能取得一致意见后会签上报。如双方经过协商仍未取得一致 意见，应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签，以及协 商后仍有分歧而未作说明的文件，学校将退回原呈报单位（部门b（三）请示应一式一份（必要时可抄送有关部门），单头主 报，不要自行多头呈送两个及两个以上主管单位 （部门）或领导， 以免重复批示或发生纟谦（四）一般不得越级呈送请示、报告；因特殊情况必须越 级请示时，应抄送被越过的单位（部门），并在文中写明越级理 由。按规定应由主办单位（部门）审核的请示事项，不得越过主 办单位（部门）直接向学校领导请示，也不要同时送几位学校领 导Q（五）一般校内请示

17、、报告经领导签批后，综合办公室将 领导批示转告原请示单位（部门），以便按批示执行。若需由其 它单位（部门）执行时，由综合办公室将请示、报告转送有关单 位（部门）。（六）校内请示、报告使用学校统一印制的签报稿纸，须 经单位（部门）主要负责人审签，其正文使用打印文稿。第三十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当 明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没 有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十一条 各单位（部门）收到各类文件后，要及时处理， 负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公 文定期催办。第三十二条 在承办公文过程中，要保持文件的完整，相关文件和附件不得散

18、先第三十三条 草拟、修改、审批或签发公文应使用符合存档要求的黑色印迹的钢笔或签字笔， 要签全名，并写明签批年月曰。第七章 公文归档第三十四条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互关系、特 征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整， 能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第三十六条 联合办理的公文，原件由主办单位（部门）整 理（立卷）、归档、其他单位（部门）保存复印件或其他形式的 公文副本。第三十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有 关规定定期向档案部门移交。第三十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字 迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第三十九条 公文由各单位（部门）指定专人统一收发、审 核、用印、归档和销毁。第四十条 各单位（部门）应当建立健全本单位（部门）公 文处理的有关制度。第四十一条 上级机关的公文，除秘密级以上和注明不准翻 印的以外，下一级单位（部门）经负责人批准，可以翻印。翻印 时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第四十二条 公开发布单位（部门）公文，必须经发文单位 （部门）批准。经批准公开发布的公文，同发文单位（部门）印 发的公文具有同等效力。第四十三条 公文复印件