华彩咨询—杭挂集团—档案管理制度

1、杭挂企业管理制度 企业档案管理制度QG/HG02.00120062006年 3月 20日发布 杭州杭挂机电有限公司1总则1.1为充分发挥档案在生产、科研、管理和其他各项工作中的作用，提高企业档案管理水平，根据中华人民共和国档案法规定，特制订本办法。1.2本制度适用于杭州杭挂机电有限公司（以下简称总部）各职能部门及下属各公司（事业部）。2术语2.1企业档案：是企业在生产、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。2.2企业档案工作：集中统一地管理本企业的档案，为企业生产、科研、经营服务。是企业管理基础工作的组成部分，是提高企业工

2、作效益和工作质量的必要条件，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实的一项十分重要的工作。3 机构3.1档案管理工作由常务副总裁全面领导，下设综合档案室，隶属总裁办。3.2各公司（事业部）必须有一名负责人主管本公司的档案工作，总部各职能部门负责人为本部门档案管理负责人，并根据实际情况配备专（兼）职档案人员，负责本公司（部门）档案的收集、整理和移交等工作。4职责4.1贯彻执行档案工作的各项政策、法规及要求，严格执行档案管理工作和保密工作的规定。4.2建立健全各类档案工作规章制度。4.3负责各类档案和资料的收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、借阅、销毁及统计工作。4.4各级档案管理人员对有关职

3、能部门的档案资料管理工作进行业务指导、检查、督促并协助做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。4.5企业各级分管档案工作的领导应建立和完善归档体制，将各种文件材料的归档纳入生产、科研、管理人员的职责范围。4.6做好日常文件材料（包括总部、各公司之间及外单位）的接收、发放登记4.7做好公司各类会议的会议纪要（或记录）的存档。5文件材料归档5.1文件材料的基本要求5.1.1文件材料必须层次分明，符合其形成规律，能准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程，必须完整、准确、系统地归档保存。 5.1.2文书档案应质地优良、书写工整，不能用易褪色（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等

4、）、易变质的材料书写，不能有金属物装订。5.1.3归档的图纸及技术文件，要材质优良，幅画、图样、字迹符合国家标准。5.1.4会计档案按会计档案管理办法规定执行。5.1.5声像类文件材料必须保证声像清晰。5.2归档范围和时间要求5.2.1文件材料的归档范围：主要包括产品生产、经营销售、设备仪器、技术管理、计划统计、物资供应、劳动工资、财务管理、教育培训、党、政、工、团、科研及工程建设等方面的档案。（具体详见附件）5.2.2党政部门和能按年度归档的部门，应在次年三月底前归档。5.2.3科研、基建文件材料应在项目完成后两个月内归档。5.2.4会计档案在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后于次年

5、六月底前归档。 5.2.5特别珍贵的档案必须随时归档。5.3归档要求5.3.1归档部门或个人必须遵循文件材料的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用的原则，对文字材料进行系统整理、组卷后向档案室移交。5.3.2一般文件材料归档一式一份，重要的或利用频繁的文件材料适当增加归档份数。5.3.3移交档案必须填写移交清单，交接双方签字（盖章）确认，清单一式两份，归档单位与档案室各一份，分别保存。5.3.4各公司（事业部）档案资料收集、整理后于次年三月底前移交总部综合档案室，由总部统一立卷、归档，上年档案必须全部归档完毕，无积累零散文件。6档案管理6.1档案管理必须做到分类科学

6、、整理系统、鉴定正确、保管安全、检索快捷、统计准确。6.2档案保管期限：档案按其价值确定保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。会计档案分为永久、定期两种，定期管理期限分为十五年、二十五年两种。（具体详见附件）6.3对超过保管期限的档案，必须在主管档案工作的主管领导下，由档案室会同有关部门组成鉴定小组，共同鉴定，出具鉴定报告。对失去保存价值的档案列出销毁清册，经鉴定小组负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时，应由档案室会同有关部门共同派人监销。销毁清册应当永久保存。6.4档案保存必须有专门的库房，并保持防潮、防尘、防污染等良好的卫生环境和防盗、防火等安全措施。6.5

7、借阅、查阅档案材料需说明用途，履行审批、登记手续。查阅、借阅本部门档案由部门主管审批；查阅、借阅非本部门档案的，须经档案管理主管领导同意；外单位查阅、借阅档案材料的，持单位介绍信，经档案管理主管领导同意；凡查阅、借阅保密档案的，须经总裁批准。7奖惩规定7.1公司各级人员对应归档的文件材料必须及时归档，不允许将职务活动中形成的应归档文件材料、资料据为己有，拒绝向档案室移交，不得擅自销毁、查阅、借阅档案，各级档案管理人员必须按照本制度严格履行各项职责，不得造成档案的流失、遗失、破损、混杂，否则公司将根据文件材料的价值或密级程度给予100-2000元的处罚，部门主管领导同罚。给公司造成重大损失的，依照中华人民共和国档案法向司法部门提出追究经济和刑事责任。7.2总部每年四月份组织人员对各公司（事业部）上年度的档案管理工作依据本制度要求进行考核，考核标准另行制定。考核得分85分为及格分，每高或低于及格分1分，奖或罚20元/分，奖罚金额档案管理工作人员承担30%，主管领导承担30%，单位负责人承担40%。8附则8.1本办法自2006年4月1日起实施