会计档案与声像档案的管理

1、会计档案与声像档案的管理主讲人：韩春红主讲人：韩春红一、会计档案的概念和特点会计档案：是指会计凭证、会计帐簿和会计档案：是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据和反映单位经济业务的重要史料和证据会计档案特点：形成范围广泛会计档案特点：形成范围广泛 档案类别稳定档案类别稳定 外在形式多样外在形式多样会计档案的管理凭凭 证证帐帐 簿簿报报 表表其其 他他总帐、明细帐总帐、明细帐现金、银行帐现金、银行帐月、季报月、季报年年 报报、工资表工资表二、会计核算材料的归档会计档案的管理15年年永久永久保管保管、销毁清册销毁

2、清册移交清册移交清册25年年25年年永久永久3-5年年15年年会会计计档档案案归归档档范范围围原始原始、记帐记帐、汇总等汇总等劳部发1994489号文件 工资工资支付暂行规定支付暂行规定中中第六条第三款规定：用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。会计档案的管理归档时间：归档时间： 隔年归档隔年归档归档要求：归档要求： 材料真实、准确材料真实、准确 保持原卷册的封装保持原卷册的封装 严格交接手续，双方签字严格交接手续，双方签字二、会计核算材料的归档（1 1）组好的年度报告、工资表等，依次按

3、照案）组好的年度报告、工资表等，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。在案卷的左侧装订。（2 2）会计凭证必须使用国家统一标准的）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计会计档案凭证软封面档案凭证软封面”来装订，封面要按项目填写。来装订，封面要按项目填写。 ( (3 3) )各类案卷侧面要粘贴标签。各类案卷侧面要粘贴标签。会计档案的管理三、会计档案的整理与编目会计档案的装订会计档案的装订在整理报表时，对报表进行分析和在整理报表时，对报表进行分析和

4、说明的文字，是会计报表的重要组成说明的文字，是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告、部分，如财务情况说明、财务报告、审批报告等要与报表一同组卷归档。审批报告等要与报表一同组卷归档。 会计凭证封面填写内容会计凭证封面填写内容1.名称：单位全称；2.时间：本卷凭证的起止的日期；3.卷数：该卷是本月的第几卷；4.记帐凭单张数：是凭证单的张数；5.主管、经办人签字年 度20092009月份册数凭证号全宗号1313目录号2323案卷号1 1保管期限永久永久案案卷卷脊脊背背标标签签会计档案的管理三、会计档案的整理与编目会计年度会计年度 - - 类别类别 - - 保管期限保管期限类别类别 - -

5、 会计年度会计年度 - - 保管期限保管期限会计档案的分类、排列、编号会计档案的分类、排列、编号会计年度 - 类别 - 保管期限2008年 决算报表 (永久) -1 银行帐 (25年) -2 现金帐 (25年) -3 总帐 (15年) -4 日记帐 (15年) -5 原始凭证 (15年) -12 记帐凭证 (15年) -13 类别 会计年度 保管期限报表类-1985年- (永久) 1.2.3. 1986年- 4.5.6.7. 1987年- 8.9.10. 凭证类-1985年- (15年) 1.2.321 1986年- 22.2356 1987年- 57.58. 会计档案的管理三、会计档案的整理

6、与编目编制会计档案案卷目录编制会计档案案卷目录 P175页案卷题名的结构：案卷题名的结构：例：例：1.四平市档案局四平市档案局 2009年度年度 财务决算报告财务决算报告单位名称单位名称时间时间材料名称材料名称2.四平市化纤厂四平市化纤厂 2004年年3月月 记帐凭证记帐凭证会计档案的管理三、会计档案的整理与编目各类会计档案，按案卷号顺序装满一各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类不同保管期限盒再装第二盒。不同类不同保管期限的档案，不要混装一盒。填写盒脊背的档案，不要混装一盒。填写盒脊背的内容。对帐薄太大的案卷，不用装的内容。对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。盒，按

7、顺序排在盒的后面。会计档案的装盒会计档案的装盒会计档案的管理四、会计档案鉴定、销毁和移交 鉴定工作依据会计档案保管期限表 会计档案的销毁程序：1、成立鉴定销毁领导小组，提出销毁意见，编制销毁清册。2、单位负责人签署意见。3、进行销毁。 移交工作中双方要办理交接手续、编制移交清册并在移交清册上签名或盖章会计档案管理办法会计档案管理办法第十条规定的销毁程序：第十条规定的销毁程序： ( (一一) )由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案

8、编号、应保管期限、已保管号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。期限、销毁时间等内容。 ( (二二) )单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 ( (三三) )销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。 ( (四四)

9、)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。报告本单位负责人。 声像档案管理声像档案管理 一、声像档案的概念和特点一、声像档案的概念和特点声像档案是指国家机构、社会组织以及个人声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成，有保存价值的，以音响、在社会活动中形成，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文形象等方式记录信息的

10、特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。主要包括照片档案和录字说明的历史记录。主要包括照片档案和录音录像档案。音录像档案。声像档案的特点：直观的形象性；收集、保声像档案的特点：直观的形象性；收集、保管的特殊性；是其它载体档案的必要补充。管的特殊性；是其它载体档案的必要补充。声像档案管理声像档案管理 二、声像材料的收集归档二、声像材料的收集归档归档范围：强调归档范围：强调“以我为主以我为主”，突出本单位主要职能、重要会突出本单位主要职能、重要会议、活动、重要工作、重大事议、活动、重要工作、重大事件、重点项目等，班子领导成件、重点项目等，班子领导成员、著名人物等声像材料。员、著名人物等声像材料。声像档

11、案管理声像档案管理 二、声像材料的收集归档二、声像材料的收集归档归档时间：随时归档和年终归档归档时间：随时归档和年终归档归档要求：力求原底片、原件；归档要求：力求原底片、原件； 齐全完整附有文字说明；齐全完整附有文字说明； 要进行选择和鉴别要进行选择和鉴别声像档案管理声像档案管理 三、声像材料的整理、鉴定和编目三、声像材料的整理、鉴定和编目 传统照片档案是指感光材料为载体，以影像反映方式的有保存价值的历史记录。由底片、照片及文字说明构成。 新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案。照片档案声像档案管理声像档案管理 三、声像材料的整理、鉴定和编目三、声像材料的整

12、理、鉴定和编目底片的整理包括：1.底片分类2.排列编号-全宗内编流水号或底片册内编流水号3.底片装袋插册4.填写底片册内目录和备考表照片档案整理声像档案管理声像档案管理 三、声像材料的整理、鉴定和编目三、声像材料的整理、鉴定和编目照片的整理：1.分类组卷(年度和专题) 2.照片排列(按时间先组后张) 3.照片编号(案卷号-照片号) 4.编写照片说明 5.填写照片册卷内目录(P187)照片档案整理1、时间：事件、事物发生、变化的时间。2、地点：所拍照片的具体地点。3、事由：照片所反映的事件、事物的情由。4、人物：主要人物的身份、姓名、位次。5、背景：对揭示照片主题有一定作用的背景。6、摄影者：拍

13、摄单位和拍照人。每组照片前要对整组照片作总说明，即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。照片说明（六要素）声像档案管理声像档案管理 三、声像材料的整理、鉴定和编目三、声像材料的整理、鉴定和编目照片档案的保管期限一般划为永久或长期与之相关的纸质或其它类型的档案保期限相一致。 照片档案鉴定声像档案管理声像档案管理 三、声像材料的整理、鉴定和编目三、声像材料的整理、鉴定和编目录音、录像档案整理 、编目整理：1.分类 2.编号 3.文字说明P190-191声像档案管理声像档案管理 四、声像材料的保管和保护四、声像材料的保管和保护1.防止受污染防止底片受酸、碱等有害物质的破坏2.接触底片时防止汗污渍 3.防光、防尘，温度在14-24 ， 温度在40%-60%。4.选用专用照片档案装具，采用立放形式5.建立定期检查制度 照片档案声像档案管理声像档案管理 四、声像材料的保管和保护四、声像材料的保管和保护1.库房保持适宜的温、湿度 15-25，45-60%2.磁带竖放，卷绕平整。 3. 防光、防尘、防磁，有条件的单位使用防磁柜