SAP财务操作手册(共140页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上SAP Business One 财务部操作手册目录1.基础界面介绍1.1系统登陆SAP Business One 首先在桌面上找以下图标 在进入SAP登陆界面，需要对登录信息进行设置，以便登陆不同的系统，例如测试系统、或者正式使用的系统。在上面的界面中，输入以下信息：用户标识：输入用户账户口令：输入相应的密码用户名和口令密码应该从系统管理员处获得。如果需要修改密码，点击“模块”“设置”“常规”“安全性”“更改密码”会出现下面的屏幕：将新密码重复输入两遍，点击更新，系统会出现修改密码成功的提示，输入你的用户和密码，回车，进入您所登录的系统。1.2工具栏简介预览启动应用

2、程序锁定屏幕排序表工作清单消息概览打印锁定屏幕基本单据消息/警报概览email查找目标单据日 历SMS添加体积与重量计算上下文帮助传真第一个数据记录过滤器表另存EXCEL前一个数据记录格式设计器另存WORD下一个数据记录表格设置另存PDF 最后一个数据记录查询管理器2. 管理模块介绍2.1 选择公司通过选择公司名称、更改用户，完成对指定帐套的登陆。2.2 汇率和指数每月1日，须要在系统中进行汇率设置。点击进入汇率和指数界面，选择指定日期和币种，并输入需记录的汇率。也可通过“按选择标准设置汇率”，选择某一时间段，将相应期间的汇率选成某一固定汇率。2.3 系统初始化- 过账期间通过选择期间代码，可

3、以对“期间状态”在结算期间、已解锁、已锁定三种状态间进行切换。2.4 实用程序- 期末关账通过点击实用程序下的“期末关账”，可以完成成本类和损益类项目当期发生额的结转。具体内容参见“系统结账流程”。2.5 审批流程审批状态报表，可以筛选查询指定凭证状态、发起人、授权人、单据类型所对应的单据。例如，可以查询张兴在系统中录入的，所有“未决”的采购订单。审批决定报表，可以筛选指定授权人“尚未决定”、“已审批”和“未审批”的所有单据。3. 财务模块介绍3.1 财务模块概览项目内容注释编号科目表显示系统当前会计科目的科目属性和余额等信息；3.2编辑科目表新增、删除、编辑现有会计科目；3.3日记账分录按照

4、每日发生的经济业务的先后顺序，逐项编制会计分录；3.4日记账凭单可作为日记账分录的草稿形式，于系统审核之后会生成相关日记账分录；3.5过账模板预设凭证模板3.6重复过账预设在某一过账期间，按照固定分录自动生成某分录3.7冲销交易该功能可以显示能够执行自动冲销的所有手动日记帐分录的清单；3.8汇率差异外币科目因汇率变动产生的汇兑损益统计；3.9转换差异对于定义的系统货币不同于本币的情况下，在系统货币的科目/业务伙伴余额和本币余额之间进行调整；本公司不适用；不适用财务报表模板维护报表科目，将已添加的会计科目与报表科目进行关联；3.10凭证打印目前该功能不采用；不适用日记账凭单报表按指定要求形成日记

5、账凭单清单；3.11固定资产涉及固定资产主数据维护和资本化、折旧等日常操作；4内部对账对已经到货并收到发票的应付账款与预付账款对冲；3.12预算设置？12成本会计成本中心的维护，成本中心报表的生成；3.13财务报表资产负债表、利润表、现金流量表的生成；总账查询等3.143.2 科目表通过点击科目大类（资产、负债等）、选择指定科目，找到需查询的科目。左边即显示科目具体信息，包括科目编码、名称、适用币种、科目表中的等级、是否为现金科目等。点击“科目属性”，可以具体看到和维护相关科目的外文名称、可用等信息。被选为“不可用”的科目，将无法再进行任何相关账务处理。3.3 编辑科目表第一步：进入编辑科目表

6、界面第二步：点在拟添加科目的位置，点击“添加同级科目”或“添加下级科目”第三步：维护总账科目编码，科目名称第四步：参考3.2，进入科目表中对该新设置科目的“科目属性”，“控制科目”，“现金科目”等项目进行进一步维护；银行科目务必关联“货币”、“现金项目”和“现金流相关”。第五步：3.4 日记账分录3.4.1 日记账分录的编制第一步：点击日记账分录，弹出日记账分录窗口；第二步：按照入账时间维护“过账日期”，过账日期代表了财务结账期间，需正确维护；第三步：正确维护“备注”，该项信息将成为总账查询的重要依据；第四步：按照制单人，维护创建者；批准者留空，待财务主管进行单据审核时进行维护；第五步：在“总

7、账科目/业务伙伴代码”处，维护需要编制的科目代码，并相应的维护借贷方发生额；如为控制科目（目前系统中的控制科目为预付账款、应收账款-第三方-已票、应付账款-第三方-已票、其他应付款-第三方-已票），可通过Ctrl+tab快捷键进入业务伙伴清单，通过选择业务伙伴，直接连接至相关控制科目；第六步：对于现金/银行收付款业务，应维护现金流量项目；第七步：维护“部门”、“人员”、“车辆”和“项目”成本中心；第八步：对往来科目，必须录入该项往来所属的供应商/客户编码（即业务伙伴代码），该项信息将成为往来科目查询报表的重要依据；3.4.2 日记账分录的复制如需编制内容相似的日记账，可以通过复制现有日记账的方

8、法，进行快捷编写。进入需要复制的日记账中点击鼠标右键选择“复制资源主数据”在新形成的日记账分录界面进行相关信息维护。3.4.3 日记账分录的取消如之前形成的日记账分录有误，可进行“取消”操作；通过“取消”，可在指定的过账日期对之前的分录进行修改。进入需要取消的日记账中点击鼠标右键选择“取消”在弹出的系统信息中点击“是”对新产生的日记账进行相关信息维护。3.4.4 关于日记账分录的规定日记账分录一旦生成就无法删除，如发现错误，只能通过创建新的分录进行该错误的修改；日记账分录的“过账日期”是判断计入财务结账期间的依据；日记账分录从创建方式上可以分为“手工入账”和“自动过账”两种。其中手工入账，是指

9、由会计人员手工维护创建的记账凭证；自动过账，是存在上游单据，由原始单据激发创建的系统记账凭证，例如，由库存收货产生的应付暂估凭证，由固定资产资本化操作，形成的固定资产确认凭证等。3.4.5日记账类型和缩写的词汇日记账类型是以日记账分录产生时基于的原始单据类型来定义的。例如，销售业务在交货后，系统中需要计入交货单开出应收发票，在往来会计完成“应收发票”这一原始单据的编制并点击确认时，系统中会自动生成一笔日记账，该笔日记账的类型即为IN。缩写日记账类型缩写日记账类型OB期初余额CP付款支票JE日记账分录DN交货IN应收发票RE应收账款退货CN应收贷项凭证PD收货采购订单PU应付发票SI收货PC应付

10、贷项凭证SO发货RC收款MI库存过账PS给供应商的付款WO工作订单DP存款3.5 日记账凭单第一步：日记账凭单可以理解成预备的或是草稿状态的分录，点击添加分录到新凭证。第二步：记录要保存在新日记帐凭单中的日记帐分录，点击加入凭证。第三步：在日记账凭单界面即可看到刚才添加的凭证，并点击更新；第四步：如需添加新的分录在现存凭证，点击“添加分录到现存凭单”即可；如果要建立新的凭证，可点击“添加分录到新凭证”；第五步：通过选择要添加到日记账分录里的日记账凭单，点击添加到日记账分录；同一凭证下的所有交易号，可通过“添加到日记账分录”批量计入日记账中；第六步：再看日记账凭单状态，从未清变为已结算；第七步：

11、已生成的日记账凭单可以单行移除，也可以按照凭证组移除；单行移除，需点击在所在交易行，点击右键，选择“移除条目”；凭证组移除，选择“移除日记账凭单”。3.6 过账模板3.6.1 过账模板的创建可以为需要下列格式的日记帐分录创建基于百分比的过账模板：l 包括相同科目和/或业务伙伴l 具有特定金额比率的特征第一步：进入过账模板界面，指定模板的唯一代码和描述。第二步：在表区域中指定将包含到模板中的总帐科目和/或业务伙伴第三步：为每个总帐科目/业务伙伴指定反映交易中借方或贷方金额的比率。例如，创建如下图所示的福利费在生产成本和管理费用间二比一分配的过账模板。3.6.2 过账模板的调用在进行日记账编制时，

12、可以从“模板类型”中，选择相关模板类型，并点击“模板”选项，进入过账模板清单，进行相关模板选择。3.6.3 过账模板的移除选择需移除的模板从菜单栏中选择“数据”选中“删除”在弹出的确认消息中点击“确定”。3.7 重复过账3.7.1 重复过账的创建第一步：进入“重复过账”界面；第二步：在窗口的抬头中指定唯一代码，说明性描述和其它相关明细；第三步：在表区域构建交易。输入科目/业务伙伴以及预计的金额，并确保该交易是平衡的；第四步：在页脚处设置创建交易的频率。缺省频率是“每月”。若相关交易只在某一特定期间发生，请维护“有效期至”。3.7.2 重复过账的调用和移除参考3.6.2和3.6.3的操作进行。3

13、.8 冲销交易第一步：在编制日记账分录时，如预计之后会将该笔分录冲销，可在编制当期勾选“冲销”，并维护希望冲销的时间。见下图。第二步：点击进入“冲销交易”界面，可看到当前需要执行冲销的所有交易。通过勾选，并点击“执行”，便可在指定“冲销日期”生成相关冲销凭证；第三步：可点击交易编号进入原始交易凭证中，对“冲销日期”进行更新。3.9 汇率差异维护外币业务伙伴和/或科目时，SAP Business One 以外币进行所有相关的簿记。由于簿记系统必须也以本币执行，因此，此类的每个外币交易也都要根据交易日的外币汇率以本币表示。外币汇率的日常波动会造成以本币和以外币表示的余额之间的不匹配。“汇率差异”功

14、能可以根据计算差异当天的汇率来定期重新计算以本币和以外币表示的余额。SAP Business One 可以提供用于在外币业务伙伴和科目中执行汇率差异自动日记帐交易的建议，适用于某个给定日期。考虑到外币汇率的波动，“汇率差异”功能要在外币卡余额和本币余额之间进行对帐。如何对账？3.10 财务报表模板3.10.1 创建新的财务报表第一步：进入财务报表界面，在模板的下拉菜单选择“定义新”，并在弹出的对话框中，填入需创建报表的名称；第二步：选择新创建的报表（本例为“测试版”），点击“生成标准科目表”；第三步：在形成的标准报表框架的基础上，通过“添加同级科目”“添加下级科目”，进行具体科目的添加；第四步

15、：通过双击需编辑的科目，在自动弹出的“科目类别-明细”中，通过总账科目的选择，将科目表中已经生成的科目，关联至指定的财务报表模板科目中。不相关的行信息可以删除。3.10.2 将科目表中新增的科目在财务报表模板中进行关联科目表中科目的新增和删除，需要同步的在财务报表模板中进行关联，才能体现在报表层面。因此，科目表的维护和财务报表模板的维护应该同步进行。第一步：在财务报表模板中的“模板”中，选择指定的帐套；第二步：按照科目表中新编辑科目的内容，在选定的财务报表模板中进行同步增减；第三步：双击新增的科目，进入“科目类别-明细”，通过“总账科目”进行科目表和财务报表模板的关联，如3.10.1第四步操作

16、。3.11 日记账凭单报表该报表提供了现有日记帐凭单的全面信息。使用该报表可获取待批准的日记帐凭单列表，或将一个或所有未清日记帐凭单保存为永久财务单据。3.12 内部对账包括总账内部对账和业务伙伴内部对账（业务伙伴内部对账需在业务伙伴模块中进行）。其中，业务伙伴内部对账是对收付款和已结算发票进行匹配的过程。其中已结算的应付发票，是指（1）库房已经收货，（2）财务按照取得的原始发票完成了系统应付发票的操作，（3）且该张发票对应的货款已经完成支付。从账务结果上看，通过内部对账，会产生（1）借：应付账款已票/其他应付款已票，贷：银行存款/预付账款的账务影响，（2）账龄表中会停止计算该笔发票对应的应付

17、款项。3.12.1 系统自动对账【XXX】3.12.2 手动对账第一步：进入“业务伙伴”“内部对账”“对账”第二步：在弹出的“选择条件”界面中，选择对账日期和需要执行对账的业务伙伴代码，并点击“对账”按钮第三步：在弹出的内部对账界面，查看需要对账的项目。如下表中6月30日收到的奶款收入（JE），应与相关应收发票（IN）进行匹配，勾选“已选定”，并点击“对账”。3.12.3 内部对账的取消点击进入“管理先前的内部对账”，选定要取消的“对账明细”，并点击“取消对账”。3.13 成本中心除常规簿记外，公司可通过执行支出和收入分析，以评估其各个业务活动或部门的获利能力。通过使用 SAP Busines

18、s One 中的成本核算功能，可以定义成组的成本中心和分配规则。通过生成各个报表可提供重要的成本相关信息。页面介绍维：通过在系统中配置维，可从多个角度对费用和收入进行分析；查看和定义维需要具备相应的权限。成本中心：成本中心是一个执行特定业务功能的公司单位或部门，或其他定义的“维”。分配规则：分配规则是一种成本核算方法，用于将直接和间接费用和收入分配到一个或多个成本中心。成本中心和分配规则表：当前系统成本中心和分配规则清单。成本中心层次：显示各成本中心的层级关系。成本中心报表：提供记入成本中心贷方或借方的支出和收入的相关信息。分配报表：根据分配规则提供间接费用总计和各个成本中心支出的相关信息。成

19、本会计汇总报表：提供有关与成本核算相关的交易的信息。预算和成本会计：提供有关预算和预算相关总账科目的成本核算的信息。应计类型：应计类型是用于表示成本核算和财务会计核算之间差额的一组条件；应计类型仅供成本核算对账报表之用，不影响其他报表。成本会计对账报表：提供公司财务会计核算和成本核算的概览。3.13.1 维的设置进入维界面，通过激活增加维度设置，系统最大维度为5个。3.13.2 添加成本中心进入成本中心设置界面选择拟添加成本中心所属维度依次填写成本中心编号、名称、成本中心类型、生效日期、活跃等信息点击添加3.13.3 添加和使用分配规则进入分配规则设置界面选择该分配规则所属维度依次填写规则编号

20、、生效日期、描述、活跃选择需分配的中心代码，并填写需分配的值和总计值。在进入日记账界面后，点击“表格设置”，并在分配规则上选择需使用的规则代码，相关分配规则即会连接至对应分录中。3.14 财务报表3.14.1 会计页面介绍总账科目和业务伙伴(G)系统当前总账科目和业务伙伴基本信息概览3.14.1.1总账(E)通过各项条件，筛选所有入账凭证和或业务伙伴控制科目下的发生明细3.14.1.2账龄(A)统计业务伙伴控制科目下的账龄，无法从报表层面运用不适用交易日记账报表(T)查询所有系统中的日记账3.14.1.3按项目的交易报表(R)按照项目代码进行相关交易日记账的查询3.14.1.4按照金额范围定位

21、日记帐事务按照金额进行日记账查询3.14.1.5按照外币金额范围定位日记帐事务按照外币金额进行日记账查询同3.14.1.5凭证报表接收事务提供日记账凭单的查询，目前为使用该报表不适用单据日记账(D)可以显示系统中手动或自动创建的日记账分录。3.14.1.6税收(X)系统税种、税率维护和税务报表的生成。3.14.1.7客户未清物料清单SAP自带报告，未使用不适用明细账（中国）SAP自带报告，未使用不适用Customer Open Document ListSAP自带报告，未使用不适用总账（中国）SAP自带报告，未使用不适用3.14.1.1总账科目和业务伙伴(G)进入总账科目和业务伙伴(G)选择标

22、准，通过勾选“业务伙伴”和“总账科目”等信息，进行进一步筛选。对于总账科目，可以具体勾选需要查找的科目，或通过点击“查找”填入具体的科目编码进行筛选。3.14.1.2 总账如要按照业务伙伴进行筛选，可先勾掉“科目”选项。（1）筛选形式可按照输入业务伙伴编号、选择客户组、选择供应商组等形式进行细化；（2）通过选择“控制科目”，可以选择需要查询的科目名称；（3）过账日期，表示相关明细所属的记账期间；（4）点击“已扩展”选项，可进一步细化筛选条件。如果按照科目进行筛选，可先勾掉“业务伙伴”选项。（1）通过勾选对应的科目、科目级别进行选择；（2）过账日期，表示相关明细所属的记账期间；（3）点击“已扩展

23、”选项，进入扩充条件选择页签，可按照具体的标准进行明细筛选。该页签左侧为各类凭证类型，右侧为用户自定义字段、成本中心、金额、明细等选项。例如，如上图所示，在金额填写10,000-30,000，在明细处填写“交通费”，点击更新，即可查询所选择科目范围内，符合该金额范围的所有包含“交通费”摘要字段的凭证。需注意的是，扩充选择条件本次已被勾选的条件，将自动保存，所以在下次筛选的时候，需按实际需求更改此处的选择条件，并更新。3.14.1.3 交易日记账报表通过选择原始日记账类型，过账日期可将该时间范围内的所有相关交易的日记账清单导出；或通过交易编号范围，将指定范围的日记账导出。进入交易日记账报表后，可

24、以通过点击交易号，进入对应的日记账凭证中。当然，如果需要查询某一张日记账，也可以通过进入“日记账分录”，点击功能条中的“查询”，并输入指定编号进行查询。3.14.1.4按项目的交易报表(R)该项功能提供了按照项目进行归类查询的方式。其中，“项目”的定义需要“成本中心”的“维”中进行维护，并在日常日记账处理中，维护相关的项目代码。3.14.1.5按照金额范围定位日记帐事务如界面所示，可以通过填入某一金额范围，将符合条件的所有日记账分录一次调出。3.14.1.6 单据日记账(D)类似于总账的筛选条件，按照日记账编号的顺序形成查询清单。目前在以下子模块均可实现日记账的查询，具体情况列示如下：子模块报

25、表特点图例单据日记账按照业务伙伴、科目、扩展条件等对日记账进行查询。（1）总账按照业务伙伴、科目、扩展条件等对某一科目下符合条件的日记账进行查询。（2）交易日记账报表按照某个交易类别，查询所有该类别下的日记账。（3）（1）单据日记账（2）总账查询报表（3）交易日记账报表3.14.1.7 税收(X)在哪里维护税种和税率？3.14.2 财务3.14.2.1 资产负债表点击进入资产负债表-选择标准界面，选择资产负债表日、在报表中显示的项目，并勾选“添加结算余额”等项目后，点击确定。在形成的资产负债表中，可以通过选择“等级”和“显示小计”进行进一步编辑。3.14.2.2 试算表该报表可以显示特定日期的

26、所有科目和/业务伙伴余额的汇总。通过在试算平衡表-选择标准界面进行条件筛选，即可导出所需项目的余额。3.14.2.3 利润表进入损益表-选择标准界面，选择利润表期间、报表显示内容等选项。例如，如需导出2014年5月当月利润表，即可在过账日期输入从2014-05-01至2014-05-31。3.14.2.4 现金流如何运用？3.14.2.5 现金流表点击进入现金流报表选择标准，选择实际期间和前期信息。如本例中，实际期间为2014年7月，前期为2014年6月。点击确认后，即进入现金流报表中。3.14.2.6 现金流参考报表点击进入现金流参考报表-选择标准，选择需要查询的现金流期间，并勾选“所有与现

27、金流相关的交易”。进入现金流参考报表，可以进一步选择币种。报表栏目中的“现金流主表项目”即报表该笔分录的现金项目，在现金流量表中所属的位置。3.14.3 比较通过该模块报表，可以查看两个过帐期间的业务活动结果，或者比较两家公司。3.14.3.1 资产负债表比较第一步：点击进入资产负债表比较-选择条件界面，选择需要比较的过账期间，以及在报表中显示的比较形式，如差额显示、百分比显示等；如需要对本报表和目标报表2014.6月数据进行比较，即在过账期间出，均输入2014.6.30。第二步：点击进入“更改”，在弹出的界面中，选择需要进行比较的对比公司名称。点击确认后，即导出指定的比较报表。3.14.3.

28、2 试算平衡表比较和利润表比较参见3.14.3.1进行。3.1.4 预算报表该模块包含预算报表、资产负债表预算报表、试算平衡表预算报表、损益表预算报表等。目前相关报表未启用。？4.系统基础设置运用4.1科目余额表项目的增减科目的增减变动，需在财务编辑科目表中进行，具体操作程序参见3.3相关内容。4.2财务报表与科目的关联所有会计科目均需和财务报表列示科目进行关联后，才能正确体现在报表层面。因此，需要正确维护科目与报表科目的关系，具体操作程序参见3.10相关内容。4.3汇率设置由于SAP入账支持本位币和系统货币同时列示。需要进行汇率维护，以体现入账当期的系统货币金额。具体操作程序参见2.2相关内

29、容。4.4编码设置4.4.1业务伙伴编码的维护业务伙伴是系统对客户、供应商、集团公司和潜在客户关系的总称。所有业务伙伴都有业务伙伴代码和对应的名称，所有系统中的往来交易均应恰当的关联相关业务伙伴。第一步：进入业务伙伴主数据界面；第二步：维护供应商/客户分类，键入业务伙伴名称和外文名称（如有）；第三步：选择业务伙伴所属的组；第四步：维护业务伙伴交易的货币，货币建议选为“所有货币”；第五步：点入“会计”页签，选择该业务伙伴关联的控制科目编码。目前，饲料、药品、冻精三类第三方供应商发生的业务应关联至“应付账款”，其他第三方供应商应关联至“其他应付款”；原奶销售客户的业务应关联至“应收账款”，其他第三

30、方客户，应关联至“其他应收款”。第六步：完成后点击“添加”并把编码告知业务部4.4.2固定资产编码的维护所有符合公司“固定资产”定义的物资采购，采购专员在下系统采购订单前，均需要由财务部专人提供固定资产编码。第一步：进入财务固定资产资产主数据；第二步：在物料编码处输入固定资产卡片编码（该编码应按照固定资产编码规则编写，并由专人进行台账维护；第三步：输入资产中文名称；第四步：勾选右侧的“销售物料”和“采购物料”，勾选销售物料后，如期后发生资产处置才能正常进行，勾选采购物料后，才能正常进行收货；第五步：从物料组中选择“固定资产组“；第六步：点击进入“固定资产”页签，正确维护资产类别，如房屋建筑物、

31、机器设备等；第七步：在资产组信息中，正确维护资产所属地；第八步：在折旧参数处，可以对使用年限进行修改。由于系统中有内置的各类固定资产的使用年限设定，如需手动修改该使用年限，需要取得财务控制总监的批准。4.4.3物料编码的维护物料编码是SAP对采购、制造、销售或存放在库存中的所有物料的统一编码。第一步：点击进入库存模块下的物料主数据；第二步：点击生成新的单据；第三步：输入物料编码、描述、物料组；第四步：全部勾选“仓库物料”、“销售物料”、“采购物料”属性；第五步：对于已经停用的物料编码，可以勾选“不可用”，勾选之后将不能再就本物料编码下采购订单；第六步：点击进入“库存数据”页签，点击“仓库代码”

32、，在弹出的清单中选择所添加物料应归属的仓库名称；第七步：选中设置好的仓库代码行，同时点击“设置默认仓库”。4.4.4费用类物料编码的维护费用类物料是指无实物入库的采购项目，一般包括服务类项目，如水电费、工程服务等。第一步：点击生成新的物料主数据；第二步：按照费用类物料的编码规则添加，编码和对应的物料名称；第三步：勾选“销售物料”、“采购物料”，需注意要取消“仓库物料”；生产数据出勾选“虚拟物料”；第四步：点击进入库存数据页签，在仓库代码处，选择01一般仓库；选中改行，并点击设置默认仓库；物料组选择“服务/费用组”，设置总账科目依据选择“物料级别”；第五步，在选择仓库后，在对应的费用科目/采购贷

33、方科目处维护，该费用发生计入的科目代码；4.5 表单的导出SAP广泛支持各类表单的导出，包括各类报表，凭证和原始单据等。第一步，在需要做表单导出时，选择下图圈定的图表。第二步，选择需要保存的文件格式，和文件地址；一般选择由SAP初始设置的Data Export文件夹，并通过桌面快捷方式，进入文件提取页面。通过点击“下载到客户端”，将指定文件下载至用户本地。注意，导出时应选择“不包含货币符号”选项。4.6凭证打印4.6.1顺序连续打印第一步，通过进入财务财务报表会计交易日记账报表，进入交易日记账报表页面；第二步，点击打印机图标，在弹出的“系统消息”中，选择“日记账分录”或“交易日记账”形式，再点

34、击确定，即开始打印。也可以先通过预览，检查需打印的凭证；第三步，通过选择“原始日记账”中的凭证类别，进行分类打印。其中，日记账分录的打印形式如下：交易日记账的打印形式如下：4.6.2单一凭证打印可任意点击进入需打印的凭证，并通过点击打印机图标。即可完成单一的凭证打印。4.7系统数据备份时点由于SAP中的部分原始数据是通过数据接口传输形式，进入SAP系统。系统数据传输完成，服务器完成数据备份之后，相关数据才能在SAP中予以体现。因此，SAP中的部分原始数据的查看存在时间滞后。类型使用系统数据导入数据备份SAP时间间隔饲料出库Feedwatch实时牛只数据备份完成后间隔3日牛只数据DC305次日凌

35、晨0时次日晚24时间隔2日原奶销售磅秤实时当日晚24时间隔1日5.生物资产的处理5.1业务概述生物资产是SAP系统的一个重要模块，整个业务流程涉及数控、销售、库房、接口传输和财务等各环节。下图列示了生物资产各阶段涉及的业务活动。专心-专注-专业各阶段牛只业务活动，对应的账务处理列示如下：阶段牛只过账形式是否需要维护牛卡片入账时点参考报表参考分录新生后备牛无需入账是业务发生时0512 - 生物资产主数据历史数据查询无外购后备牛/产奶牛手工入账是业务发生时同上借：生物性在建工程/生产性生物资产贷：银行存款价值累积（库房领用部分）后备牛系统自动过账否饲料每日一次；药品冻精领用时科目余额表科目明细借：

36、生物性在建工程贷：饲料/药品/冻精价值累积（人工和其他）后备牛手工入账否业务发生时科目余额表科目明细借：生物性在建工程贷：应付职工薪酬淘汰后备牛/产奶牛手工入账是每周财务处理一次0512 - 生物资产主数据历史数据查询后备牛借：营业外支出贷：生物性在建工程产奶牛借：累计折旧借：固定资产清理贷：生产性生物资产借：营业外支出贷：固定资产清理恢复后备牛/产奶牛手工入账是业务发生时同上后备牛借：生物性在建工程贷：营业外收入产奶牛借：生产性生物资产贷：累计折旧贷：营业外收入转群后备牛系统自动过账否月末结账时同上借：生产性生物资产贷：生物性在建工程转场产奶牛手工入账否月末结账时同上转出：借：累计折旧借：固

37、定资产清理贷：生产性生物资产借：其他应收款-集团内公司贷：固定资产清理转入：借：生产性生物资产贷：其他应付款-集团内公司5.2卡片维护一般的，只有在牛只淘汰、新购牛只和牛只恢复时，才需要进行牛卡片的手工维护。牛只淘汰时，需维护处理日期、处理金额、处理类型、处理方，新购牛只和牛只恢复的，需要维护资本化金额、账面净值等信息。第一步，选择模块下“工具-默认表格”-“生物资产管理档案”第二步，进入自动弹出的“生物资产管理档案”，即常说的系统牛卡片。默认弹出的状态为“添加新卡片”，如果需要查询某头牛卡片，需点击下图中的查询按键。第三步，根据需更新的牛只的状态情况，对牛卡片进行维护，具体参见5.3-5.6

38、。5.3牛只淘汰第一步，每周根据数控提供的牛只淘汰清单，找到对应的生物资产档案，并维护牛只的处理日期、处理金额、处理类型、处理方等信息；第二步，在运行完当月牛只折旧之后，在“0512 - 生物资产主数据历史数据查询”中，查询出当月所有牛只淘汰信息；第三步，对于产奶牛，根据查询出的“结算牧场资本化金额”，“结算牧场累计折旧金额”，在日记账分录中，完成牛只淘汰的账务处理；第四步，对于后备牛，根据查询出的“上期价值累计金额”，在日记账分录中，完成牛只淘汰的账务处理；5.4牛只转场对于有华夏转入百辰的牛只，在运行完当月牛只折旧之后，在“0512 - 生物资产主数据历史数据查询”中，找到所有华夏转入百辰

39、牛信息，并按照“结算牧场资本化金额”，“结算牧场累计折旧金额”合计数字，在日记账分录中完成转场的账务处理。对于有百辰转入华夏的牛只，在运行完当月牛只折旧之后，在“0512 - 生物资产主数据历史数据查询”中，找到所有百辰转入华夏牛信息，并按照“折旧牧场资本化金额”，“折旧牧场累计折旧金额”计算转入净值，并在日记账分录中，按照净值完成转场的账务处理。5.5牛只转群转群分录为每月结账时，系统自动过账形成的。可以通过查询条件，在“0512 - 生物资产主数据历史数据查询”中，对指定期间的所有转群牛只进行查询。5.6牛只恢复第一步，在DC中重新录入牛号后，SAP会抓取相关数据并传输至SAP；第二步，需

40、要在SAP生物资产档案中找到原牛号卡片，并根据卡片信息维护新牛号档案；第三步，补录相关牛只恢复分录，需要注意的是，需要将分录右侧自定义字段牛只恢复分录改为“是”。5.7 牛只折旧牛只折旧为每月结账时，系统自动过账形成的。可以通过“0512 - 生物资产主数据历史数据查询”查询指定牛只当月折旧和累计折旧。5.8牛只盘亏5.9牛只报表查询5.9.1查询步骤第一步，通过查询管理器，选取需要查询的报表；第二步，选择需要查询的截止日期；第三步，通过筛选键，进入筛选表，即可进行具体的条件筛选。第四步，报表可以进行数据导出。5.9.2常用查询条件以下均以查询华夏牛只变动为例。查询条件新生淘汰转群转场恢复（不

41、支持查询）在场正常牛只牛只状态等于淘汰等于正常结算期末牧场不等于百辰不等于百辰不等于百辰不等于百辰不等于百辰折旧结算牧场等于百辰首次产奶日期为空：后备牛不为空：产奶牛指定时间范围为空：后备牛不为空：产奶牛出生日期在范围内处理日期在范围内是否转场是5.9.3牛只差异调查月中，可定期查看查询管理器中的0513报表，及时发现存在异常的牛只。6.固定资产处理6.1直接购置固定资产的新增6.1.1在SAP中已下订单并做收货的情况第一步，进入采购应付账款应付发票第二步，在弹出的“应付发票”界面，选择相应的供应商编码或名称，并确保按照符合资本化的日期维护过账日期第三步，点击“复制从”，选择应复制的“采购收货

42、单”信息，并参照相应的收货单形成应付发票第五步，点击进入“会计”页签，维护日记账备注第六步，再次确认实际到票信息和系统应付发票显示信息是否相符，点击应付发票左下角“添加”，系统自动生成应付发票分录及资本化分录6.1.2 在SAP中未做订单的情况第一步，进入财务固定资产资本化第二步，在资产编码处输入固定资产卡片编码后，更新此项固定资产的总价、数量、备注等信息，并确保按照符合资本化的日期维护过账日期第三步：确定填写信息无误后点击资本化左下角“添加”按钮，生成固定资产资本化分录第四步，进入“会计”页签，维护日记账备注信息；第五步，在财务日记账分录中手工结转到相应科目中（例如，/ /）借： 贷：/ /

43、等6.2固定资产价值重估涉及价值增加和减少的处理？6.3固定资产处置第一步，进入财务固定资产报废第二步，在资产编码处输入固定资产卡片编码第三步，进入“会计”页签，维护日记账备注信息第四步，确定填写信息无误后点击报废左下角“添加”按钮，生成固定资产报废凭证分录第五步，如在固定资产清理过程中，产生收入和费用，可通过固定资产清理进行统一核算；6.4在建工程新增和转出6.4.1在建工程新增第一步，进入采购应付账款模块应付发票第二步，根据实际发票在SAP中做应付发票选择相应的供应商编码或名称 第三步，参照相应的订单形成应付发票第四步，点击应付发票左下角“添加”，系统自动生成应付发票分录（注意：及时更新备

44、注信息。）借：（在建资产） 贷：（其他应付款）等6.4.2在建工程转出根据项目归集中的支付明细，最终确认相关项目需费用化或资本化。对于需要资本化的项目，在该项目完工后进行在建工程资本化处理（同上4.1.2第一步至第三步）。并需在财务日记账分录中，手工进行与相应的的对冲分录，即，借： 贷： 。对于需要费用化的项目，可通过日记账分录，将相关项目转入指定的费用科目。6.5在建工程科目的理解目前系统中设置了“资产过渡科目”和“在建资产”两个子科目。其中，用于直接购入类固定资产的入账使用，期末余额应为0。l 在资本化处理时形成：借：贷：其他应付款l 同时，系统自动过账形成：借：固定资产子科目贷：用于核算

45、需要后期转固的在建资产。一般通过以下形式，会形成相关分录（1）工程相关费用类订单，完成应付发票操作时；（2）未下订单情况下，通过手工帐形式入账时。该科目期末余额，为已经发生但尚未达到可使用状态的在建工程项目。长期资产会计，应维护该科目的明细组成，包括项目名称、金额、预计完工时间等。6.6折旧的运行 第一步：进入财务固定资产折旧运行 第二步，选择折旧到“日期”后点击“预览”第三步，进入到“折旧运行预览”页面，点击“执行”后，SAP系统自动生成固定资产折旧分录 7.往来科目业务操作7.1 应付发票7.1.1应付发票的分类目前系统中涉及“应付发票”操作的项目主要如下表所示：订单类别是否形成采购收货单

46、上游单据特点一般物资采购是基于采购收货单完成应付发票完成采购收货单时，即形成财务记录（存货和应付暂估），做应付发票后，形成从暂估转入已票的会计分录。费用类采购否基于采购订单完成应付发票完成应付发票后，才会形成指定分录。一般为借：费用科目/，贷：应付已票/其他应付已票固定资产采购是基于采购收货单完成应付发票完成应付发票后，才会形成指定分录。一般为借：/，贷：应付已票/其他应付已票特别项目采购（如沙子等）是基于采购收货单完成应付发票无采购订单，库房直接收货。对于不通过SAP下采购订单的零星物资采购，无需再执行系统“应付发票”操作。7.1.2应付发票的生成第一步，点击采购模块应付发票选择供应商；第二

47、步，点击右下角的“复制从”，选择基于采购收货单或基于采购订单（无需收货的费用类订单才需基于采购订单）；第三步，选择需做发票的行信息，并完成如图所示后续操作；第四步，回到应付发票界面，维护右侧自定义字段中的发票状态和发票备注；第五步，点击应付发票界面的“会计”页签，维护日记账备注；第六步，点击日记账分录预览，确认日记账分录是否正确；第七步，确认会计分录无误，点击添加。7.1.3应付贷项凭证对已完成的应付发票进行取消，需使用应付贷项凭证。第一步，进入采购-应付账款应付贷项凭证选择供应商第二步，点击复制从应付发票，在弹出的应付发票列表中选择需要冲销的行信息，剩余操作同应付发票的生成。7.1.4应付发

48、票处理的注意事项存在采购收货单上的金额和需要做的应付发票金额不一致的情况。例如只是部分付款。此时，可计算出产品单价，并按照付款金额倒算出对应的发票产品数量。7.2 应收发票的生成第一步，点击销售模块应收发票选择客户第二步，点击右下方“复制从”交货；第三步，基于指定的未清的交货单，完成后续操作。7.3 内部对账相关业务操作参见3.12。7.4 账龄7.5往来科目业务伙伴的维护相关业务操作参见4.4.1。8.现金银行业务处理8.1收付款模块使用通过该模块，可以手动和自动创建各种付款方式的收款和付款。8.1.1 收款第一步，收付款业务收款收款，进入收款界面第二步，通过维护业务伙伴编码，选出所有该业务

49、伙伴“未清”状态的应收发票，从中选择对应该笔收款的应收发票，并维护过账日期（可理解为实际收款日期）；如果知道应收发票，也可直接维护应收发票编号，弹出其他相关信息；第三步，点击工具栏中的“付款键”，在弹出的付款方式窗口，维护币种、银行入账科目信息、收款日期等信息，维护现金流项目，并点击总计金额处，按Ctrl+B快捷方式，将该次收款金额复写在金额栏中，再点击确认；第四步，在收款界面维护日记账备注信息，此处的日记账备注将成为记账凭证的摘要；可通过点击鼠标右键，选择凭证预览；检查所有相关信息无误后，点击“添加”，及形成收款分录；8.1.2付款第一步，收付款业务付款付款，进入付款界面第二步，通过维护业务

50、伙伴编码，选出所有该业务伙伴“未清”状态的应付发票，从中选择对应该笔收款的应收发票，并维护过账日期（可理解为实际付款日期）；如果知道应付发票，也可直接维护应收发票编号，弹出其他相关信息；第三步，点击工具栏中的“付款键”，在弹出的付款方式窗口，维护币种、银行入账科目信息、收款日期等信息，维护现金流项目，并点击总计金额处，按Ctrl+B快捷方式，将该次付款金额复写在金额栏中，再点击确认；第四步，在付款界面维护日记账备注信息，此处的日记账备注将成为记账凭证的摘要；可通过点击鼠标右键，选择凭证预览；检查所有相关信息无误后，点击“添加”，及形成付款分录；8.1.3收付款模块和日记账过账的区别收付款模块日

51、记账过账上游单据基于应收发票和应付发票无需基于应收发票和应付发票过账形式自动过账手动过账过账金额必须为关联发票的金额？金额可调整对账完成后即对账完毕，相关发票状态从“未清”变为“已结算”需要再进行手动对账8.2外币业务运用在编制外币业务相关的日记账时，可勾选“固定汇率”，并在右侧维护业务当期实际汇率。但需要注意的是，入账金额（人民币）和自动弹出的系统货币之间的对应汇率关系是自动由管理模块下的“汇率和指数”中定义的数字计算得到的，所以，还需要再手动按照实际汇率计算对应的人民币金额，并在日记账中手动维护。8.3现金流量选项所有与现金业务相关的记账凭证，均应维护现金流项目。在收付款模块维护现金流量信息，参见8.1相关内容所述；若直接通过日记账进行手工入账，需在现金项目所在行中的“现金流主表项目”中进行维护。9.库存模块库存模块主要是库房用于记录库存物料收发货的平台。日常业务中，财务会经常用到的功能主要有“物料主数据”，“库存交易”和“库存报表”。其中物料主数据，主要用于新增和停用物料，相关内容参见4.4.3。9.1库存交