第5章 Word2003字处理软件的使用

1、办公自动化技术教程 第第5章章 Word2003字处理软件的使用字处理软件的使用 【本章要点】 通过本章的学习，可以掌握Word2003的一些技巧性操作，学会使用Word2003进行文本处理，例如设置字符格式和段落格式、绘制图形、插入图片和艺术字等操作。除此以外还将掌握Word2003文档中基本的格式编排以及图文混排，在文档中插入各种对象。例如自绘图形、艺术字、文本框等。 第第5 5章章 Word2003Word2003字处理软件字处理软件的使用的使用 5.1 文本操作5.2 排版技术5.3 图的操作 5.4 表格 5.5 表格和文本相互转换 5.6 打印Word文档 51 文本操作文本操作

2、5.1. 1启动和退出Word 2003 5.1. 2操作界面 5.1. 3新建Word文档 5.1. 4文档编辑 5.1. 5文档查看 52 排版技术排版技术5.2. 1改变文字 5.2. 2调整段落 5.2. 3添加编号和项目符号 5.2. 4添加边框和底纹 5.2. 5设置页面格式5.2. 6分栏排版 5.2. 7样式5.2. 8模板5.2. 9撤消与恢复操作 5.2. 10查找与替换文本 5.2. 11页眉和页脚 53 图的操作图的操作 5.3. 1插入图片 5.3. 2绘制自选图形 5.3. 3插入剪贴画 5.3. 4插入艺术字 5.3. 5插入文本框 54 表格表格5.4. 1表格

3、的创建和删除 5.4. 2更改表格结构 5.4. 3设置表格格式 5.4. 4表格的边框和底纹 5.4. 5设置标题行重复 55 表格和文本相互转换表格和文本相互转换 5.5. 1将表格转换为文本 5.5. 2将文本转换为表格 56 打印打印Word文档文档 5.6. 1预览打印效果 5.6. 2打印文档 1启动启动Word 2003 5.1. 1启动和退出Word 2003【开始】【程序】【Microsoft Word 2003 】51 文本操作文本操作2退出退出Word 2003 单击文件菜单中的关闭命令。 单击窗口右上角的关闭控制按钮。 单击文件菜单中的退出命令。 ALT+F4可以关闭当

4、前窗口。 标题栏菜单栏工具栏状态栏最大化、最小化和关闭按钮控制菜单工作区滚动条标尺5.1. 2操作界面 Word 窗口由标题栏、控制菜单图标、窗口由标题栏、控制菜单图标、最大化、最小化和关闭按钮、菜单栏、工具最大化、最小化和关闭按钮、菜单栏、工具栏、状态栏、工作区等组成。栏、状态栏、工作区等组成。1、标题栏、标题栏 位于窗口左上角，说明文档的名字位于窗口左上角，说明文档的名字2、菜单栏、菜单栏 各种菜单和文档控制图标各种菜单和文档控制图标 3、工具栏、工具栏 由许多图标组成，通常显示由许多图标组成，通常显示【常用常用】和和【格格式式】两工具栏两工具栏【常用】和【格式】工具栏图示【常用】和【格式

5、】工具栏图示4、状态栏、状态栏 状态栏在界面的最下面，其上显示当前操状态栏在界面的最下面，其上显示当前操作的各种信息作的各种信息5、窗口控制按钮、窗口控制按钮 位于窗口右上角的三个按钮，位于窗口右上角的三个按钮，分别为：分别为： 【最小化】按钮【最小化】按钮 、【还原】按钮、【还原】按钮、 【关闭】【关闭】按钮按钮 6、标尺、标尺 使用标尺可以调整段落缩排方式、制表使用标尺可以调整段落缩排方式、制表位、左右边界位置及表格的栏宽等。标位、左右边界位置及表格的栏宽等。标尺分为水平标尺和垂直标尺尺分为水平标尺和垂直标尺 7、滚动条、滚动条 滚动条中的方形滑块指示出插入点在整滚动条中的方形滑块指示出插

6、入点在整个文档中的相对位置。滚动条分为垂直个文档中的相对位置。滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条滚动条和水平滚动条 8、工作区、工作区 工作区是Word中进行文字处理的区域，它其实是一个文档窗口，其中有一个不断闪动的光标，称之为插入点。当输入文字时，文字会出现在插入点处，插入点会后移，当要对已有文字进行修改时，可以将插入点移到修改处，然后对其进行修改。在工作区的右侧和下边有垂直滚动条和水平滚动条，用它可以对工作区中的文字进行滚动，以查看文档窗口外的文字。在工作区的左侧和上边有垂直标尺和水平标尺，用它可进行一些格式化操作。 9、视图与视图按钮、视图与视图按钮 在 Word 2003中 ，常见的视图

7、有普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图、打印预览视图和文档结构视图。一般可以通过常用的五种视图按钮进行视图转换。 补充补充关闭Word的方法与关闭Windows的其它窗口的方法一样，主要有以下几种方法： 用鼠标单击Word窗口右上角的关闭按钮。 按Alt+F4快捷键。 双击Word窗口的控制菜单图标。 执行【文件】菜单下的【退出】命令。 按Ctrl+Alt+Del组合键，来结束当前运行的Word程序。 1、Word 文档的类型 Word中编辑的文件我们一般称之为文档。在介绍如何新建Word文档之前，先了解一下Word 文档的类型有如下四种：空白文档 、Web文档 、模板文

8、档 和电子邮件。 5.1. 3新建新建WordWord文档文档2、新建Word文档 （1）新建一个空文档 【文件】【新建】或单击“常用”工具栏上“新建”图标。（2）新建一个特殊格式的空文档 新建这些文档时Word已经先给用户写好格式，用户只要填写自己的内容进去就可以了。 新建文档图示 特殊格式文档图示5.1. 4文档编辑文档编辑 1插入文档 插入文档是用于把另一文档的内容写入到当前正在编辑的文档的插入点处。 主要用到【插入】菜单中的【插入文件】命令 。 【插入文件】对话框图示2输出文档 输出文档是用于把当前正在编辑的文档以某种格式输出，这些格式包括 Word 97或以前版本的文档、RTF、TX

9、T、HTML、WordPerfect 5.X等。 主要用到【文件】菜单中的【另存为】命令。 2保存文档 用户输入和编辑的文档只有保存在外存储器，例如硬盘或U盘上才能够长时间存在，如果不存盘，那么关掉计算机电源时，就会造成输入信息的丢失。因此，必须要进行文档的保存。 主要用到【文件】菜单中的【保存】命令。如果用户是第一次存盘，系统则会弹出【另存为】对话框。 515文档查看文档查看打开文档进行文档的查看是打开文档进行文档的查看是WordWord进行文档编进行文档编辑的最基本操作。文档的查看具体操作步辑的最基本操作。文档的查看具体操作步骤如下：骤如下： 单击【文件】菜单中的【打开】命令，单击【文件】

10、菜单中的【打开】命令，在弹出的【打开】对话框中单击查找范围在弹出的【打开】对话框中单击查找范围的下拉式按钮，弹出下拉式列表框，从中的下拉式按钮，弹出下拉式列表框，从中选择存放文档的驱动器或文件夹；选择存放文档的驱动器或文件夹； 如果文档不是如果文档不是.doc.doc类型，则单击文件类类型，则单击文件类型的下拉式按钮，从弹出的列表框中选择型的下拉式按钮，从弹出的列表框中选择合适的文档类型。合适的文档类型。 在矩形的文件名列表框中，单击要打开在矩形的文件名列表框中，单击要打开的文档名。的文档名。 单击【打开】按钮即可。单击【打开】按钮即可。 1输入字符输入字符 5.2. 1改变文字 【插入】 【

11、符号 】【符号】对话框 52 排版技术排版技术 【符号】对话框图示2文本块操作 （1）文本块选定 （2）文本块移动 （3）文本块复制 （4）文本块删除3设置字符格式 字符格式也称为字符属性，是指一个字符的字体、大小、颜色、是否加粗等。 进行字符格式设置的工具有两种：格式工具栏和字体设置对话框。 或者用【格式】菜单中的【字体】命令。【字体】对话框图示设置字符格式 主要有： （1）字体设置 （2）字形设置 （3）字号设置 （4）修饰文字1 格式化段落的工具 5.2. 2调整段落 （1）【段落】对话框 【格式】【段落】，出现段落对话框。（2）【格式】工具栏（3） 标尺【段落】对话框图示2 段落的常见

12、格式 （1）段间距段间距是指光标所在段与前一段或后一段之间的距离。（2）段缩进段缩进包括段落的首行缩进和整个段落进行左右缩进和悬挂式缩进。 （3）行对齐包括：两端对齐、右对齐、居中和分散对齐 （4）格式章节标题格式一个章节标题通常使用样式工具。 5.2. 3添加编号和项目符号 1、添加项目编号或项目符号 主要使用【格式】【项目编号和项目符 号 】，出现项目编号和项目符号对话框。2、建多级项目符号3、调整项目符号和编号 【项目编号和项目符号 】对话框图示5.2.4 添加边框和底纹 1、设置文本边框 主要使用【格式】【边框和底纹 】，出现边框和底纹对话框。2、设置页面边框 主要使用【格式】【边框和

13、底纹 】，出现边框和底纹对话框。3、设置底纹 主要使用【格式】【边框和底纹 】，出现边框和底纹对话框。5.2.5 设置页面格式 进行页面设置、页边距设置、纸张类型设置等。主要使用【文件】【页面设置 】，出现页面设置对话框。5.2.6 分栏排版 分栏版式可将版面分成多栏，使得版面更具有多样性和可读性。主要使用【格式】【分栏 】，出现分栏设置对话框。5.2.7 样式 样式是用户根据需要，预先设置好的一组格式参数，在进行编辑文档格式时，就可以随时调用。 可以建立新样式、修改样式等。 主要使用【格式】【样式和格式 】，再单击新样式或修改。【样式和格式】、 【新建样式】图示【修改样式】图示5.2.8 模

14、板 模板与样式都是用于格式文档，只是样式用于格式文档中的一部分内容，模板则是一个文档的整体格式，其中包括所使用的样式 。 可以建立新模板、修改模板等。 主要使用【文件】【新建】，再单击本机上的模板。【新建文档】、 【模板】图示5.2.9 撤消与恢复操作 在编辑操作过程中，往往会出现一些错误的操作或者对某个对象进行操作之后又觉得不合适， Word 2003提供了错误操作处理功能，可以撤消掉这些操作，使文档恢复到原来状态。 每单击一次编辑菜单中的【撤销】命令恢复， 或使用一次快捷键CtrlZ，均按相反顺序往前撤消一个操作 。 也可以使用编辑菜单中的【恢复】命令恢复已撤消掉的操作。 5.2.10 查

15、找与替换文本 1常规查找与替换 。 利用【编辑】菜单中的【查找】命令，然后单击对话框中的【替换】选项卡，或者是直接单击【编辑】菜单中的【替换】命令，则弹出【查找和替换】对话框。在此对话框中进行必要的操作，已完成查找或替换的工作。 【查找与替换】图示 2高级查找与替换 Word 2003 可替换文档中的格式。首先定位在查找内容中，选择【查找和替换】对话框中的【格式】按钮。出现【格式】菜单，在其中进行相关的操作。5.2.11 页眉和页脚 页眉是出现在每页顶端的文字，而页脚则是出现在每页底端的文字。页眉和页脚中常常包含页号、章节标题、小图片等。选择【视图】菜单中的【页眉和页脚】命令，可以在出现的工具

16、栏中插入或编辑页眉和页脚等。 1插入图片的步骤 将插入点定位在要插入图片的位置。单击【插入】菜单中的【图片】命令下的【来自文件】子命令，弹出【插入图片】对话框，然后在其中选择图形文件所在的文件夹及文件名。5.3. 1插入图片53 图的操作图的操作【插入图片】图示 2插入图片的处理 使用图片工具可对插入的图片进行不同效果的处理，如增加或降低图片的对比度、亮度、设置图片的透明色、裁剪图片等操作。单击图片，便可弹出【图片】浮动工具栏。 1绘图工具栏 单击视图菜单中的工具栏命令下的绘图子命令，弹出绘图工具栏。其中有直线工具、矩形工具、椭圆工具等。5.3. 2 绘制自选图形 2图形制作 Word 200

17、3虽然不是一个图形设计软件，但它提供的每一种绘图工具都有它的特殊使用范围。灵活使用它们，可为图形设计增添出创造性的效果。 3输入文字 绝大多数的图形都可以输入文字。右击图形，在弹出的快捷菜单中单击【添加文字】命令，图形进入文字编辑状态即可编辑文字。 4设置图形的阴影及填充效果 在绘图工具栏中的基本绘图工具及自选图形提供的所有工具中，均可使用【三维效果】，使绘制出的图形更引人入胜。（1）设置图形的阴影（2）设置三维效果 5图像、文字混合排版 在Word 2003文字处理中，图像是以对象的形式出现在文档中的，因此，在编辑的文档等不同位置。还可将图像置于页面文字的上面或下面，实现图像于文字之间自动混

18、合排版，产生图文并茂的效果。 如果用户希望将图形文件插入在Word 文档中，可单击【插入】菜单中的【图片】命令，从其子菜单中选择插入【剪贴画】，然后从剪贴画库中选取所需的剪贴画。 5.3. 3 插入剪贴画 使用插入艺术字工具，可在文档中创建不同的文字效果。如创建带阴影的、斜体的、旋转的、弯曲或拉伸文符串，还可创建符合预定形状的文字。选择【插入】菜单中的【图片】命令下的【艺术字】子命令，弹出艺术字库对话框 。 5.3. 4 插入艺术字 编辑艺术字的工具 在 Word 2003中，使用文本框可创建出风格独特的效果，例如将标题设在文档中央，在图片上加文字等等。文本框里的内容可以单独进行格式化编辑，与

19、整个文档无关。单击【插入】菜单，单击文本框中的横排命令，鼠标指针在框外变成“十”。在图片中拖动出一个所需的文本框，然后在文本框中输入文字， 再进行编辑。5.3. 5 插入文本框 1创建二维表（1）利用常用工具栏的插入表格按钮创建表格（2）使用【表格】菜单中的【插入】命令创建表格 5.4. 1表格的创建和删除 54 表格表格例如创建3行4列表格 2创建“自动套用格式”表格 在要创建表格的位置上选定插入点。单击【表格】菜单中的【插入】命令下的【表格】子命令，弹出【插入表格】对话框，单击【自动套用格式】按钮，弹出表格【自动套用格式】对话框，在表格样式下拉式列表框中，选择所需表格的格式 。例如创建彩色

20、型2的“自动套用格式”表格 3创建自定义表格 通常我们创建表格都属于二维表的形式，二维表包括规则的和非规则的。在word中也提供了非规则的二维表格的设计方法。通常先创建一张规则的二维表，在其基础上再加工成复杂的自定义表格。选择【视图】菜单中的【工具栏】命令下的【表格和边框】子命令 ，利用其中的按钮可以把规则的表格加工成复杂的自定义表格。【表格和边框】对话框 4表格的删除1编辑表格 对表格的编辑应先选定单元格或单元区域后，再进行具体的操作。 2单元格区域的选定（1）单个单元格的选定 鼠标指针定位到某一个单元格，拖动鼠标，使该单元格反亮显示。5.4. 2更改表格结构（2）连续一组的单元格区域的选定

21、 先用鼠标拉出所选定的区域，放开鼠标后，选定的区域反亮显示。（3）连续一行单元格区域的选定 先将光标定位到表格左边的边框上，当鼠标变成右上指空心箭头时单击鼠标，即可选定所指示的一行。（4）连续一列单元格区域的选定 先将光标定位到表格列顶端的某列边框上，当某列顶端边框显示一个向下的箭头时“”，单击鼠标，即可选定所指示的一列。3 表格的移动和缩放 单击表格，使表格处于编辑状态。将光标移向左上角的移动小图标，按下鼠标可将表格移动到文档的任何位置。 单击表格，使表格处于编辑状态，将光标移向右下角的缩放小图标，按下鼠标可将表格放大或缩小。4插入操作 光标移向表格某行的任一单元格。单击表格菜单中的插入命令

22、，弹出如图所示的子菜单。 在子菜单中选择要插入的项目。5通常在表格的最左上角第一个单元格中，往往需要输入指向行、列的表头，以便对数据项进行分类。Word 2003提供5种表头样式供用户选择。首先将光标定位在表格的某一单元格，单击击表格菜单中的绘制斜线表头命令，弹出如图所示的插入斜线表头对话框。6表格的合并与拆分 表格的合并与拆分操作主要指表格中单元格的合并与拆分、表格本身的合并与拆分。对某一单元格进行合并与拆分可设计出较复杂的表格；而对表格本身的合计与拆分可将两个表合并成一个表或将一个表拆分成多个表。 利用【表格】菜单中的【拆分单元格】命令，弹出对话框，选择所需的拆分列数与行数。7移动或复制单

23、元格、行、列 移动或复制表格中的单元格、行、列，其操作与Word的文本块操作一样，先选定表格中需移动的单元格、行、列，然后按以下方式之一操作：（1）使用【编辑】菜单中的【剪切】、【复制】和【粘贴】命令。（2）使用工具栏的【剪切】、【复制】和【粘贴】按钮。（3）使用鼠标直接操作 。 表格格式的设定实际上是表格的属性设置，它涉及到表格的高度、宽度设置；表格的对齐方式、文字环绕、边框和底纹设置；单元格的对齐方式设置等。1改变表格行高度、列宽度表格中的行高度、列宽度通常是无需进行设置的，在输入文字时，会根据该行单元格中的内容而定。改变行高度、列宽度的方法为使用表格框线：光标移向表格的行、列边线上，待光标变成上、下的双箭头或左、右的双箭头时，拖动鼠标。5.4. 3设置表格格式2单元格的对齐方式 表格中单元格的对齐方式有三种操作方法：（1）使用格式菜单中的段落命令选定表格，单击【格式】菜单中的段落命令，在弹出的【段落】对话框的列表框里，选择任何一种对齐方式，单击【确定】按钮即可。（2）使用表格菜单中的表格属性命令选定表格，单击表格菜单中的【表格属性】命令，在弹出【表格属性】对话框中单