行政公文处理细则

1、西安科技大学行政公文处理实施细则（试行）双击自动滚屏发布者：admin 发布时间：2009-3-17 16:52:32阅读：138次西安科技大学行政公文处理实施细则（试行）第一章总则第一条 为使学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化根据西安科技大学行政公文处理办法， 特制定本细则。第二条 凡能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问題.可不再行文。第三条 各讥位负责人要高度重视并做好木爪位的公文处理工作。第四条草拟、修改.签发必须使用钢笔或毛笔，严禁使用“三笔（即铅笔、圆珠笔.纯蓝墨水钢笔）， 不得在文稿装订线以外书写。第五条 校内发文应尽址采取计算机网上传输.推行无纸办公。

2、第二草公文格式第六条 公文一般由文头.文干和文尾等三大部分组成。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、急件。（三）发文爪位标识（以下简称版头）由发文取位全称或者规范简称后加文件组成，也可只用发文収 位全称或简称.红色套印。联合行文.主办玳位一般列在前。我校公文版头包括： 西安科技大学文件，西安科技大学西安科技大学校长办公室文件西安科技 大学校长办公室，西安科技大学院处函件及、西安科技大学会议纪要S各学院可根据需要自行印制西 安科技大学XX学院版头。根据职权范隔和行文关系.学校各发文版头的使用范用为：12、西安科技大学版头，适用于向不相隶屈的政府业务归口管理部门询问.商楸 答复、请求批准有

3、关爭 项：向校外不相隶屈的虹位询问、商榷或答复有关事项等c3、西安科技大学校长办公室文件版头，适用于转发上级机关的垂要文件：印发上级领导和学校领导的重 要讲话：卬发学校领导的工作分工：卬发经主管校领导签发的部门规苹和职责范圉：印发齐常设委员会、 领导小组换屈、成员调整名叫 启用或废止校属职能机构和单位的印缶 发布学校有关的统讣资料和信息: 根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作作出具体安排和布置等。4、西安科技大学校长办公室版头适用于印发全校性的重婆会议通知和匸作安排：印发学校非正式公布 的讨论稿、征求意见稿：全校节假日安排、临时性的匸作调整：以校长办公室名义出具的说明类函件等。5、西安科

4、技大学院处函件版头，适用于印发职能部门（含具有行政管理职能的无级别*1位.以下同）职 权范碉内的丄作安排印发根据上级和学校的工作部署.要求备魏位和人员需要办埋或知晓的爭项：印发 由各职能部门向校内其它部门和单位答复的爭项：院处级表彰奖励等。6、西安科技大学xx7、西安科技大学会议纪要版头主要适用于校长办公会议、专趣会议。（四）学校行政公文版头文头用字规格一般为20x14亳米.文件文头天高为62亳米，文头下沿与红线间 隔34毫米：校长办公室公文版头文头用字规格为20x10亳米，文件文头天高为62亳米.文头下沿与红 线间隔25奄米：机关各职能部门所发公文文件文头用字规格为14x10亳米，文件文头天

5、商为62亳米， 文头下沿与红线间隔22毫米。各学院.产业集团公司等所发公文文件文头用字规格为14x10亳米.文件 文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔22毫米。函件文头天高为30奄米.文头下沿4亳米处为一武文线（上粗下细），距下页边20亳米处为一文贰线 （上细下粗）两条线均为170电米。（五秘密等级：秘密公文应按密级划分规定.在文头右上方注明机密或秘密字样，、机密公文应在 文头左上方标明份数序号。（A）紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方标明特急、1 急件。同一公文既是密件又是急 件的.紧急程度标于秘级之上。（七）发文字号：正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校代字、机关或单位代字

6、、职能代字、年号、 序号等部分组成。如学校教学工作方面的文件，发文字号为西科教发2003xx号，其中西科为学校 代字. 教为职能代字.方括号内2003为年号.后为文件序号：又如校长办公室发文，字号为西科办 发2003xx号SXxxxxx号，教务函xXxxxx号。红头文件的发文字号下行文标注在横线之上中间位宜，上行文标注在横线左上方：机关部门发文字号标注 在横线右下方。各部门、I位启用发文字号前须报校长办公室备案。（八）签发人：凡上报公文均须注明签发人：联合上报的公文，应注明主办机关签发人。其中“请示还应 、”I在附注处注明联系人（具体承办人的姓名和电话。签发人姓名要注在文头红线右上方，发文字号

7、适度 左移。下行公文可不注明签发人。第八条 公文文干部分包括：标题，主送单位，正文，附件说明.落款（印章），成文日期等。（-）公文标题：公文标題应准确简耍地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称.公文 主題、公文文种三部分组成。因公文文头已含发文机关名称.标题中可将发文机关名称省略。转发类公文 标題.应避免冗长。在公文标題中除法规、规草和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。（二）主送机关：一般公文的主送机关应写于标題之下、正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定.会 议纪要等.主送机关不写或写于正文之后的印刷板记栏内C学校行政公文主送机关的用法为：校内行文，学校发至全校的文件

8、.主送机关用各部门、符的位： 发文范用较小的文件，主送机关用各有关魏位或直接列明部门、单位名称（部门是抬具有管理职能的 处级机构：讯位是指相对独立的处级业务单位或直属笊位）：对外行文，主送机关直接列明收文机关名 称。（三）正文：公文正文应按照行文关系及拟文耍求认真撰写。（四）附件：公文如有附件.应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称（如附件：1、XXXX） 并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不盖印苹C印发、转发类公文.应 在标题和正文中表述附件名称，正文之后不再列述。（五落款：包括发文单位印苹（发文爪位）和成文日期C落款或印苹与发文版头必须一致。1、上报公文

9、和其它对外行文,不署名，只盖发文单位印章。下发的公文：数虽较大的普发性公文暂以署名代替卬草.但存档的公文必须加盖印苹：凡涉及对师生员工 奖惩.涉及学校权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印草。以单位负责人名义行文同时冠以职 务和身份。联合下发的公文，各讯位都应加盖印苹，卬草顺序要与行文机关相吻合，最后一枚印至与发文时间相叠。2、成文日期：确定成文日期的原则是，凡会议通过的以通过日期为准：领导签发的，以领导签发日期为 准：联合行文的，以最后签发机关领导人签发日期为准。成文时间应标注于正文之后。成文日期必须标全 汉字年.月、日，零应写为3、十公文排版后所剩空白处不能容下印章位迓时，应采取调整行

10、距、字距的措施加以解决.务必使印苹与 正文同处一面.不得采取标识此贞无正文的方法解决。第九条 文尾部分一般由附注，主题词，抄送单位.印发讯位，印发日期和印发份数等。（一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应X加括号标注在落款之下主题词之上。、请示类公文根振 需要在附注处注明联系人的姓名和电话。（二）主题词：公文应1标注主题词，主题词按照上级机关的要求标注。主题词标注于抄送机关之上。以学 校和校长办公室名义制发的公文.主題词由校长办公室统一标注。各学院、产业集团公司制发的红头文件 的主题词.由各制发強位按有关规定自行标注。机关各部门所发函件不标注主题词。（三）抄送机关：抄送机关抬除主送贰位外需

11、要执行或知晓公文的其它单位，应、“I使用全称或者规范化简称、 统称。排列方法与主送范位相同。公文如需抄送个人，应排在爪位名称之后。（四）印制单位.印发时间和份数:印制单位列抄送机关之下并标明时间.份数。印发时间以送印日期为 准。第十条 公文文字从左至右横写.横排。标題用2号宋休.正文用3号仿宋体。原则上每页20行，每行 22字。公文用纸一律使用国际标准A4型（长297亳米.宽210亳米）.右侧对齐，左侧装订。张贴的 公文用纸大小根据实际需要确定。第三苹发文办理程序第十二条 拟稿：学校的综合性公文.由校办组织拟稿或者由校办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门 业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重

12、要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。第十三条草拟公文应当做到：（一）严肃认真。文稿要符合党和国家的方针政策及有关规定，符合学校实际情况。如变更现行政策规定 或提出新的政策规定，要切实可行，并与原有政策规定相衔接。（三）人名.地名、数字、引文准确。引用公文应、“I（四）结构层次序数，第一层为、一，第二层为.第三层为第四层为公文应避免采用过多的 层次结构。（五）必须使用国家法定计址单位。（六用词用字要准确、规范,文内使用简称.一般应当先用全称，并注明简称。（七）拟制紧急公文，应当休现紧急原因.并根据实际需婆确定紧急程度。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词.词组、惯用语、缩略

13、语、具有修饰色彩语 句中作为词素的数字必须使用汉字外.应“I使用阿拉伯数字。第十四条 拟稿完毕，拟稿人应“I隋楚填写西安科技大学发文稿纸中的有关要素：需要说明情况的.应 在拟稿说明栏中注明。第十五条 核稿：核稿由拟稿人送由主办单位负责人审核。核稿的重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定：文字表述、文种使用、公文格式等 是否符合本细则规定：是否需要其它虹位会稿。第十六条 会稿：会稿由拟稿讯位文秘人员送审，由会稿讯位负责人完成。会稿的重点是：把握正文涉及木部门职权范圉内需婆配合执行或者核定的爭项。会稿部门如有不同总见. 应明确表述.若只签姓名，则视为同总。第十七条 审稿：一般拟稿人

14、送审，凡以学校或校长办公室名义卬发的重要公文（包括规草制度）在报校 领导签发前.必须送校办审稿。XXX签发由校办文秘人员报校领导签发。第十八条签发：公文一经签发即成定稿并据此生效C签发人代表木发文収位对公文在政治上、内容上. 文字上的正确性负完全责任。急件公文，签发人如果不在校内.可通过电话联系，经请示同意后.可先发 文，再补办签发手续。公文签发应按照领导的分工和职权范困进行：（-）以西安科技大学文件西安科技大学版头制发的公文，由校长或者主管副校长签发。其中，常 规性、例行性公文.经校长或主管副校长书而授权委托后，可由被授权委托人签发并向授权委托的校领导 负责。以部门或者单位名义制发的公文（包

15、括西安科技大学校长办公室文件、西安科技大学校长办公室、西 安科技大学院处函件）由主管校领导签发，或经主管校领导同总，由部门或者讥位的主要负责人或者主 持工作的负责人签发。其中，西安科技大学院处函件由发文也位审核把关，签发后直接送校长办公室文 印室打印。（二）需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会 议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过日期。（四）公文签发应在签发栏中写明发S 速发等字样并签全名和年JJHo只签姓名，视为同总。签发 人如认为需送其他负责人（或上级领导）爭先阅知时，可注明.请先送xxx阅后再发S第十九条 各单位正式公文必须正式登记编

16、号。第二十条缮印：一般由拟稿爪位负责校对。由打字员按照规定的公文格式排版并通知拟稿单位校核后缮 卬。公文印制前.拟稿单位的文秘人员应、“I进行复核。复核确系无误后必须签署同总印刷字样否则文印室 不得印刷。复校重点是：审批、签发于续是否完备.附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第二十一条 盖印：拟稿贰位将文件装订好后，由拟稿人在送发前，按木细则第八条第（五款规定加盖 印章。所盖印草必须与发文版头的爪位名称相一致。第二十二条分发：由拟稿m位负责按规定份数和发送范隔发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一 一送交签收：寄送校外的请示、重要报告必须用挂号发出或亲送签收。公开印发的公文，可以张贴、上

17、网，可以自行翻印。C第四萃收文办理程序第二十六条 审核、签收：收到來文.应、“I先依据木细则行文的有关规定进行审核.不符合行文规则的予 以拒收退回。凡涉及两个以上部门來文，主办部门必须与相关部门协商一致形成统一总见上报：若意见不一致也须说明。 第二十七条 编号、登记：审核合格后的各类來文，需按照來文也位及类别进行分类，并按照收文时间先 后进行编号，然后将公文标题、來文也位、來文字号、承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记.來 文编号、登记时间一般不超过12小时。学校收到的來文，属陕西省人民政府、陕西省教育厅、西安市人民政府的，编政字号：其它部委、厅局和 爪位的，編综字号：简报类的、編简字号，

18、校内各单位的，編内字号。第二十八条 拟办：編号、登记后的來文，机要秘书要在24小时内进行拟办处理，或提出拟办意见.或呈 送校办主任处理。若遇到急件公文，可先通知主办单位按文件要求做准备，再送有关领导批办。凡属给职能处室的复函、报表、会议通知.调査表、外爭接待等一般性來文，可直接送各职能部门签收阅 办：其它來文附.文件阅办虹后.送校办负责人批注拟办意见。第二十九条批办：按照拟办意见，送有关领导批办。批办时间一般不超过3天，并答复來文収位。凡涉及两个或两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办单位。第三十条 承办：已批办的文件须按领导批示交由主办的位承办。承办时间一般不超过一周紧急文件应 X按文

19、件时限要求办理.确有困难的应及时向來文的位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文 件，主办单位应及时、主动与协办讯位协商办理。第三十一条 催办：对超出办理时限要求的文件.文秘人员要进行催办。催办时，应附催办单。第三十二条 立卷归档：文件办理完毕后.符单位应对木爪位收到的文件按照有关规定进行立卷与归档。 涉及两个以上职能部门办理的文件，由主办爪位进行归档。第五萃附则第三十三条学校各独立法人讯位的行政收发文办理可参照木细则执行。第三十四条 木细则自发布之日起施行。过去下发的，凡与木细则不一致的.以木细则为准。第三十五条木细则由校长办公室负责解释。西安科技大学行政公文发文代字一、发文字、发、函

20、的用法上行文用字，下行文用发，平行文用函。二. 学校发文代字1、西科字（发、函）.适用于学校产生的重耍文件：2、西科办字（发.函，适用于办公室产生的重要文件：3、西科人（发、函）.适用人爭处产生的巫要文件：4、西科财（发、函）.适用财务处产生的重要文件：5、西科教（发、函）.适用于研究生.木科、成人教育及图书馆等教辅部门产生的重要文件:6、西科研（发、函）适用于科技处、学报、薛教研尤、网络中心口产生的重要文件:7、西科学（发、函）适用学工处产生的重要文件：&西科基（发、函）.适用基建处产生的重要文件：9、西科后（发、函）.适用总务处产生的重要文件：10、西科保（发.函）适用保卫处产生的重要文件：11、西科产（发.函），适用校办科技产业及劳司、机电厂口产生的重要文件：12、西科监（发.函）适用于监察处产生的重耍文件：13、