Excel数据管理基本概念

1、Excel数据管理基本概念本讲学习的主要内容u数据管理的根本概念数据管理的根本概念u记录单的使用记录单的使用u数据的排序数据的排序u数据的筛选数据的筛选u数据分类汇总。数据分类汇总。u数据透视表。数据透视表。教学要求u掌握掌握Excel2000Excel2000数据清单中数据的排序。数据清单中数据的排序。u掌握掌握Excel2000Excel2000数据清单中数据的自动筛选和高数据清单中数据的自动筛选和高级筛选。级筛选。u掌握掌握Excel2000Excel2000数据清单中数据的分类汇总。数据清单中数据的分类汇总。u掌握掌握Excel2000Excel2000数据清单中数据透视表的创立。数据

2、清单中数据透视表的创立。数据管理的根本概念u什么是数据库什么是数据库u什么是关系数据库什么是关系数据库u什么是关系模型什么是关系模型u数据清单的概念数据清单的概念数据库的概念数据库的概念关系数据库和关系模型关系数据库关系数据库：数据模型为关系模型的数据库。：数据模型为关系模型的数据库。关系模型概念关系模型概念： 将一组相关数据组织成一个二维表，就构将一组相关数据组织成一个二维表，就构成一个关系模型。成一个关系模型。 EXCEL数据库属于关系型数据库。数据库属于关系型数据库。姓名姓名英语英语 计算机计算机 数学数学 物理物理 平均分平均分 总分总分汪红汪红959586869292737386.5

3、86.5346346张小宁张小宁929285857676858584.584.5338338刘鹰刘鹰808087878383959586.2586.25345345李耕李耕787893938787686881.581.5326326张成张成909078787676878782.7582.75331331关 系 模 型每个列为一个字每个列为一个字 段段记记录录关系模型中常用术语关系模型中常用术语字段：字段： 二维表中的列叫字段。每个字段都有一个二维表中的列叫字段。每个字段都有一个字段名，对应一种数据类型，下面有假设干字段名，对应一种数据类型，下面有假设干个字段值。个字段值。记录记录： 二维表中的

4、行称为记录，由一组字段值的集合构成。二维表中的行称为记录，由一组字段值的集合构成。一个记录用于描述一个实体对象。一个记录用于描述一个实体对象。关 系 模 型的特点 表中每一列代表一个根本数据项；表中每一列代表一个根本数据项； 表中每一列的名字必须是唯一的；表中每一列的名字必须是唯一的； 表中每一列必须有相同的数据类型；表中每一列必须有相同的数据类型； 表中不允许出现内容完全相同的行；表中不允许出现内容完全相同的行； 表中行和列的顺序可以任意排列。表中行和列的顺序可以任意排列。 数据清单的概念 数据清单中数据的添加、删除、修改 u数据清单中的数据也可以像普遍工作表那样数据清单中的数据也可以像普遍

5、工作表那样操作。操作。uExcel还提供了专门用于数据清单中数据还提供了专门用于数据清单中数据添加、删除和修改操作的命令。即添加、删除和修改操作的命令。即“数据数据下拉菜单中的下拉菜单中的“记录单命令。记录单命令。 用记录单建立数据清单的步骤如下：用记录单建立数据清单的步骤如下：在第一行的单元格内，依次输入字段名，如下图；在第一行的单元格内，依次输入字段名，如下图；姓名姓名英语英语 计算机计算机 数学数学 物理物理 平均分平均分 总分总分汪红汪红959586869292737386.586.5346346张小宁张小宁929285857676858584.584.5338338刘鹰刘鹰80808

6、7878383959586.2586.25345345李耕李耕787893938787686881.581.5326326张成张成909078787676878782.7582.75331331利用记录单建立数据清单利用记录单建立数据清单选定第一行或第二行的任一单元格；选定第一行或第二行的任一单元格；单击单击“数据下拉菜单，选择数据下拉菜单，选择“记录单选项，弹记录单选项，弹出如以下图所示提示框：出如以下图所示提示框：选择确定按钮，弹出以下图所示记录单对话框：选择确定按钮，弹出以下图所示记录单对话框：记录单对话框记录单对话框工作表名称工作表名称向记录单中输入数据。向记录单中输入数据。注：输入数

7、据方法：注：输入数据方法：依次在各字段文本框依次在各字段文本框内输入数据。内输入数据。对于能自动填充或自动对于能自动填充或自动计算的字段，其文本框可计算的字段，其文本框可以空着，以后统一处理。以空着，以后统一处理。每输入一条记录后，每输入一条记录后，单击单击“新建按钮。新建按钮。记录全部输入完后，单记录全部输入完后，单击关闭按钮。击关闭按钮。利用记录单建立数据清单利用记录单查找记录说明：利用记录单查找记录说明：查找记录是通过记录单对话框来浏览满足条件查找记录是通过记录单对话框来浏览满足条件的记录。的记录。记录单中的任何一个字段都可构成一个条记录单中的任何一个字段都可构成一个条件，且它们互为与逻

8、辑关系。件，且它们互为与逻辑关系。找到一条记录时，记录单中显示它的全部字找到一条记录时，记录单中显示它的全部字段以及序号。段以及序号。利用记录单进行记录的查找利用记录单查找记录方法：利用记录单查找记录方法：在记录单对话框中单击在记录单对话框中单击 “条件按钮，条件按钮，根据要求在有关的文本框中输入字段值。根据要求在有关的文本框中输入字段值。选择选择“上一条按钮，向序号小方向显示满上一条按钮，向序号小方向显示满足条件的记录。选择下一条按钮，向序号大的足条件的记录。选择下一条按钮，向序号大的方向显示满足条件记录。方向显示满足条件记录。选择关闭按钮。选择关闭按钮。利用记录单进行记录的查找记录单应用举

9、例u利用利用“记录单在学生成绩单中输入一条记录。记录单在学生成绩单中输入一条记录。u利用利用“记录单在学生成绩单查找英语和数学记录单在学生成绩单查找英语和数学成绩都大于成绩都大于90分的学生记录。分的学生记录。记录的排序 记录排序就是按照某字段值的升序或降序，对数记录排序就是按照某字段值的升序或降序，对数据库中的全部记录重新排列。据库中的全部记录重新排列。u 用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一个用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一个或多个。在多关键字时，第一个起作用的叫主关键或多个。在多关键字时，第一个起作用的叫主关键字，第二个叫次关键字，依次类推。字，第二个叫次关键字，依次类推。u 字

10、段所在的第一行叫标题行，排序不包括标题行。字段所在的第一行叫标题行，排序不包括标题行。记录的简单排序记录的复杂排序记录的自定义排序记录的自定义排序自定义排序实现方法：自定义排序实现方法：在在“排序对话框中选择排序对话框中选择“选项按钮，弹出如下对话框选项按钮，弹出如下对话框在在“自定义排序自定义排序次序下拉列表次序下拉列表框中，选定排序框中，选定排序次序。次序。记录排序举例A.在在“学生成绩单中，按学生成绩单中，按“总分降序排列工作表中总分降序排列工作表中的数据。的数据。B.在在“排序工作表中，以排序工作表中，以“班级为第一关键字、班级为第一关键字、升序，升序，“性别为第二关键字、升序，性别为

11、第二关键字、升序，“考试成考试成绩为第三关键字、降序，排列工作表中的数据。绩为第三关键字、降序，排列工作表中的数据。C.在在“学生成绩单中，按学生成绩单中，按“成绩等级降序排列工成绩等级降序排列工作表中的数据。作表中的数据。记录的筛选记录的自动筛选自动筛选条件列表条件列表中的各项条件说明如下：条件列表中的各项条件说明如下： “全部：取消以前所设条件，显示全部记录。全部：取消以前所设条件，显示全部记录。 “前前10个：弹出个：弹出“自动筛选前自动筛选前10个对话框。个对话框。找出前找出前N个数据，可以按项数查找，也可以按百个数据，可以按项数查找，也可以按百分比查找。分比查找。 “自定义自定义：弹

12、出：弹出“自定义自动筛选方式对话自定义自动筛选方式对话框。可以自定义查找条件框。可以自定义查找条件 。最大最大：指从最大：指从最大值降序进行筛选；值降序进行筛选；最小最小：指从最：指从最小值升序筛选。小值升序筛选。数字框可以数字框可以调整数字大调整数字大小。小。项项：指记录条数；：指记录条数；百分比百分比：指选取：指选取全部记录的份额。全部记录的份额。自动筛选前10个对话框可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。？、？、*：分别代表单个字符、多个字符，可使用通配符。：分别代表单个字符、多个字符，可使用通配符。可以直接选择字段值作为筛选

13、条件。可以直接选择字段值作为筛选条件。自定义自动筛选方式对话框记录的自动筛选举例例如：例如：“存款单工作表中，用存款单工作表中，用“自动筛选筛选条件为：期限自动筛选筛选条件为：期限介于介于3年至年至5年，且本息高于年，且本息高于2000元的记录。期限条件和金额条元的记录。期限条件和金额条件是件是“与的关系与的关系记录的高级筛选高级筛选说明：高级筛选说明： 当筛选条件较为复杂，自动筛选不能实现时，可当筛选条件较为复杂，自动筛选不能实现时，可以使用高级筛选。以使用高级筛选。 高级筛选结果可以在原数据区显示，也可以显示到工高级筛选结果可以在原数据区显示，也可以显示到工作表的其它空余位置。作表的其它空

14、余位置。 使用高级筛选，必须有一个条件区域。条件区域距数使用高级筛选，必须有一个条件区域。条件区域距数据清单至少有一行一列间隔。据清单至少有一行一列间隔。 高级筛选通过高级筛选通过“高级筛选对话框进行。高级筛选对话框进行。数据区域：输入参与筛选的数据范围。数据区域：输入参与筛选的数据范围。条件区域：输入存放条件区域：输入存放“筛选条件的单元格。筛选条件的单元格。高级筛选对话框方式：可方式：可选择筛选选择筛选结果的显结果的显示位置。示位置。复制到：输入筛复制到：输入筛选结果的起始单选结果的起始单元格。元格。与方式选择有关与方式选择有关高级筛选条件原原始始数数据据筛选筛选结果结果条件区域条件区域注

15、：横向是注：横向是“与关系与关系表示条件为：表示条件为：70英语英语80记录的高级筛选举例记录的高级筛选举例1 1在数据清单中，筛选英语成绩小于在数据清单中，筛选英语成绩小于80分、大于分、大于70分的记录。分的记录。筛选筛选结果结果记录的高级筛选举例2在数据清单中，筛选英语小于在数据清单中，筛选英语小于80分，或计算分，或计算机小于机小于80分的记录。分的记录。注：纵向是注：纵向是“或或 关系关系表示条件为：英语表示条件为：英语80或计算机或计算机80高级筛选应用举例u在在“学生成绩单中查找至少有一科成绩学生成绩单中查找至少有一科成绩在在90含含90分以上的学生记录。分以上的学生记录。u在在

16、“存款单中，查找存款单中，查找“期限介于期限介于3年至年至5年，或本息高于年，或本息高于2000元的存款记录。元的存款记录。u在在“存款单中，查找条件存款单中，查找条件“期限为期限为3年且年且本息高于本息高于2000元，或期限为元，或期限为5年的存款记年的存款记录。录。记录的分类汇总分类汇总分类汇总对话框对话框分类汇总操作汇总方式取消分类汇总u通过通过“分类汇总分类汇总对话框中的对话框中的“全部删除按全部删除按钮，撤销分类汇钮，撤销分类汇总。总。分类汇总应用举例 在在“班级成绩表中，按班级成绩表中，按“班级分类，班级分类，汇总各班人数及汇总各班人数及“平时成绩，平时成绩，“考试成绩考试成绩、“

17、综合成绩平均值。综合成绩平均值。思考：能否在思考：能否在“班级成绩表中，以班级和班级成绩表中，以班级和性别分类，统计每班中男女学生人数和各性别分类，统计每班中男女学生人数和各自平时成绩、考试成绩的平均分和最大值？自平时成绩、考试成绩的平均分和最大值？数据透视表什么是数据透视?华东华东200420043 31010华东华东200420044 42525华东华东200520051 13030华东华东200520052 24040华南华南200420043 31515华南华南200420044 42525华南华南200520051 13535华南华南200520052 24040原始数据表u分类汇总

18、：仅从某一个角度观察数据一维分分类汇总：仅从某一个角度观察数据一维分析，无法进行更深入、更灵活的信息提取。析，无法进行更深入、更灵活的信息提取。200420043 31010200420044 42525200520051 13030200520052 24040200420043 31515200420044 42525200520051 13535200520052 24040分类汇总数据表数据透视表求和项求和项: :销量销量地区地区年度年度季度季度华东华东华南华南总计总计200420043 31010151525254 42525252550502004 2004 汇总汇总353540407575200520051 13030353565652 24040404080802005 2005 汇总汇总70707575145145总计总计105105115115220220按不同地区汇总的销量数据按不同年度汇总的销量数据