OA自动化发展现状及应用分析

1、0A0A 进展现状及应用分析 概要 本文介绍了办公自动化（OAOA）系统的概念并分析国内 OAOA 应 用的不足，再详细阐述 OAOA 系统与工作治理相结合。 一、企业信息化的基础， OAOA 概述 办公自动化（Office Automation Office Automation ，简称 OA OA 是 2020 世纪 70 70 年代中期发达国家迅速进展起来的一门综合性技术。我国的 OA OA 通过从 80 80 年代末至今 10 10 多年的进展， 已从最初提供面向单机的 辅助办公产品，进展到今天可提供面向应用的大型协同工作产 品。那么，现在的办公自动化到底要解决什么问题呢？我们讲， 办

2、公自动化确实是要制造一个集成的办公环境， 使所有的办公人 员都在同一个桌面环境下一起工作。 在传统的办公模式中，办公业务要紧是通过手工来完成的， 势必带来工作效率低、资源白费的问题。在网络时代里，现在企 业治理的重点已从物流、资金流，逐渐向信息流跨越。我们的目 的是打造闭环的信息流， 按需应用 IT IT 资源， 实现“三流”合一。 要增强企业竞争力， 就要提高“三流”的流转速度和质量。 而这 三流的正常流转需要一个最差不多的智力和人力支持， 这确实是 “工作流”。我们要建立的办公自动化（OAOA 系统确实是一个工 作流的集成环境， 从点的应用开始从某一个部门节点的应 用， 到部门的全部， 到

3、部门的纵向集成， 然后是几个部门的集成， 最后到全方面的集成， 使所有的人员都在一个桌面上工作。 因此， 实现办公自动化正是操纵治理信息流的直接手段， 办公自动化能 够关心我们对信息流进行科学合理的操纵，提高办公效率。 二、实际应用看价值，0A0A 为何用不行 Win dowsWin dows 的流行让人们感到吃惊，几乎所有家庭用户的电脑 上都安装了 Windows,Windows,大部分的商业用户也选择了它，一时刻蓝 天白云出现在世界各个角落。随着企业信息化的潮流， 0A 0A 也如 雨后春笋般出现在各个政府机关以及大大小小的企业里。 然而真 正用好的却为数不多，造成的这种现状的缘故是多方面

4、的。 1 1 对 OAOA 的认识不足 在我国建设 OAOA 必须认识到 OAOA 工作是一项综合协调、涉及 多方面工作的服务与治理行为。 只有同步做好各方面工作， 并将 各方面的需求在软件开发中完整地体现出来， OA OA 的优势才能充 分地发挥出来， 有价值的信息才能得到充分的共享。 但在实际工 作中， 这一点还没有得到充分的认识， 致使多数单位都在走重复 的弯路。大伙儿都重视硬件系统的建设，轻视软件的开发。花 100 100 万元能够买三卡车微机，领导看了也中意，而花 100 100 万元开 发的软件， 只是确实是几张软盘或一张光盘， 领导看了也觉得不 值。然而，知识的价值就体现在其中，

5、这不是人的主观意志能够 改变的。 而且多年来，许多单位是按常规进行 OA OA 建设的，这些单位 相继成立了信息中心， 任命了众多的行政领导和高职人员。 技术 部门的领导和技术人员先进行周密的方案设计， 通过层层领导审 批，再依照已批方案实施软件开发。 这要求开发者不仅要在短时 刻内把原有的、 不同行业的全部工作方式完全掌握， 而且要设计 出一套全新的工作方式，这在实际工作中是全然做不到的。 2 2、与实际工作结合不够 办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作 之和相当于环形链条， 只有所有工作都同步做好了， 所有链条都 接起来了， 系统才能全面运转起来。 否则，只要有一个环节断了，

6、 一辆再好的自行车也只能推着走； 功能再齐全的软件， 只要有一 处存在致命的缺陷， 整个软件系统就不能投入使用。 这就需要培 养有综合协调能力、 综合治理能力和综合知识的建设者。 一个系 统的建设工作， 涉及多学科的知识， 对各方面工作不仅要精通或 熟悉，还要做到统筹兼顾，综合平衡。而我国目前普遍缺乏精业 务、明白技术的复合型人才，各企事业单位在 OAOA 系统的建设过 程中，普遍比较重视掌握单一学科知识的技术人员培养， 容易忽 视复合型人才的培养。这是 0A0A 应用效果有限的另一个重要缘故。 3 3、要有持续进展建设的思想 一位学者曾讲过：“每罐牛奶都有保鲜期 , , 一个工程学位只 有三

7、年的保鲜期。 假如你不能不断更新你的知识， 你的个人价值 会不断下降。 ”这一观点特不适用于企业软件建设工作。 信息化 软件建设需要相关责任者不断学习新知识、 新技能， 并将各学科 新知识有机地集成在一起。 有一种讲法， 据讲在北京中关村三个 月不学新东西， 就会成为知识的落伍者。 企业信息化软件建设工 作是一项综合性高科技工作， 要求相关人员不断地学习新的知识 来更新自己原有的知识。 否则， 建设一个适用的计算机网络系统 只能是一种良好的主观愿望。 由于信息化软件建设是一种治理思想与工作方式的再制造， 就难免存在许多问题，需要经常改进。另外，一个系统的应用软 件随着应用工作的深入， 用户会提

8、出许多新的需求和意见， 这就 要求承办者要勇于经常“否定”自己的劳动成果， 不断完善系统 的功能。 而做到这一点又是专门困难的， 多数人和多数单位做事 的适应是认定自己总是正确的。没有改进，因此不能接近成功。 除了上述的三方面，软件开发既是一项高科技的脑力劳动， 又是一种较辛苦的体力劳动。 做好软件开发工作需要经常加班加 点连续工作， 要付出比常人更多的艰辛劳动。 但我国企事业单位 目前难以做到按需分配。 而看重学历、 职称的用人和衡量人的标 准，也使众多干部和职员忙于考职称、考证书，想方设法在仕途 或职称上进展，所学知识是否属于业务急需就难以顾及。但是， 要做好信息化软件建设工作， 就必须要

9、求要紧责任者对软件系统 建设所有涉及各学科的知识“精通三分之二、熟悉三分之一”。 但我国现在没有任何一所大学能培养如此的复合型人才， 这就要 求承办者以没有文凭的自学方式为主， 攻克所有相关学科知识并 将其融汇贯穿， 实现知识的再制造。 在事业与仕途面前鱼与熊掌 不可兼得之际， 绝大多数人选择仕途与高级职称。 这也是什么缘 故绝大多数单位的 0A0A 工作只见投入不见产出的缘故。 三、与实际治理相结合，建立有用 OAOA 目前大部分 0A0A 系统是以办公事务的计算机自动化治理为基 础的，差不多内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处 理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、

10、电 子报表、会议治理、车辆治理等，实现了日常工作方方面面的治 理。但一个较好的 OAOA 系统远没有如此简单，必需融入治理的思 想，引进切实可行的治理技术，让 0A0A 系统服务于治理。治理是 企业进展的推动力，也因治理而产生了办公事务，因此 0A0A 系统 一定要架构于治理基础之上，才能确保 0A0A 系统的有效性和有用 性，一些企业上了 0A0A 系统后反而办公工作更多了，要紧缘故是 0A0A 与治理的定位问题，本末倒置的缘故。 一切办公活动过程归根到底是由“人通过工作”来完成的， 因此，工作治理是 0A0A 系统的差不多组成单元，工作治理问题解 决的深度也决定了 0A0A 系统的应用水平

11、，工作治理的成败决定了 0A 0A 系统是否能促进治理、辅助治理。一个体现“以人为本”设 计思想的 0A0A 系统，应该建立在个人工作治理、组织工作治理和 项目工作治理三维立体的系统体系之中。 1 1、做好个人工作治理 在办公治理中，不管任何工作、任何情况，最终差不多上通 过人来完成的， 治理的本质是人。 “个人工作治理”系统解决个 人工作效率的问题，包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程 治理、工作处理等。 “个人总结”是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的 回忆归纳。能够按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结, 既方便查询又便于个人总结得失。治理人员能够要求职员每日、 每周、每月或每

12、年度给出其工作总结， 也能够按需要的时刻段进 行分类统计，及时了解职员的工作和任务的进展情况， 把握工作 进度，总结工作得失。 “任务备忘”提醒本人将要做的一些重要任务， 既可由本人 创建，也能够是其他相关人员创建。 “个人助理”是个人办公的计算机秘书，能够按信息种类建 立自己的电子便笺、各种通信录，能够将各种常用信息迅速地分 类保存，便于以后工作中查找使用， 为个人办公提供更细致的服 务。 “日程安排”用来设置个人的工作日程， 并在设定的时刻给 予提示，防止错过重要工作和活动。 个人日程治理包括其他人安 排给自已的工作、自已自行安排的工作，即能够幸免时刻冲突， 又能够让其他人了解自己的日程安

13、排。 上级领导在“组织日程” 中为下属人员安排的日程，在下属人员的“个人日程治理”中也 “工作处理”包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人 员及参与部门等，将每项工作分解开来，便于工作的治理。每项 工作都配以甘特图，使工作表述得更加明了。 目前大部分 OAOA 系统专门难将企业业务工作落实到个人办公 上，个人工作治理的设计，可使个人办公与部门办公、企业业务 有机地结合起来。 2 2、 实现组织工作治理 组织治理解决人与人之间联合工作的问题， 并要建立一套完 整的工作监控治理机制， 最终解决部门自身与部门之间协同工作 的效率问题，系统地推进治理工作的制度化、标准化和规范化。 工作标准也是人力资源考核的差不多标准， 系统能够方便灵活地 建立用户的部门目录树和角色目录树， 要紧目标是将各部门、 各 个人的力量通过组织治理联合起来，最终达到预定治理目标。 组织治理是针对各个企业