信息档案管理制度

1、 档案管理制度成都XX建筑工程设计院信 息 档 案 管 理 制 度制度名称： 信息档案管理制度制度编号： CDJYx0901编写部门： 信息开发管理部签发日期：6/16档案管理制度根据中华人民共和国档案法、国家档案局颁发的国有企业档案管理规定，结合本院实际情况，特制定档案管理制度。1 通则1.1档案管理是设计院企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。1.2本院各级管理人员，在业务、科研、经营、财务、行政、人力资源等各项活动中直接形成的对本企业具有保存价值的、不同载体形式的文件资料均属本院档案范围。1.3XX院的档案资料由信息管理开发部档案室集中统一

2、管理，在履行本企业档案完整、准确和安全的义务的同时，按规定为各部门提供服务。2 职责2.1各部门在业务及管理工作中形成的各种归档材料，由各部门负责整理，遵守档案自然形成规律，按文件类别不同，分别填写好移交目录清单，按时向档案室移交（与项目有关资料按2.2实行）。2.2 按项目归档材料，由项目负责人组织相关部门的相关人员就与项目全过程有关的、符合第3条之归档范围要求的所有资料、文件，填写移交目录清单，及时向档案室移交归档。2.2各部门文件材料的归档应列入部门职责范围及有关人员岗位责任。2.3各部门归档材料须经本部门的负责人签字确认。2.4各部门的归档目录清单，是部门档案移交凭证，也是考核部门的依

3、据。3 归档范围3.1凡是在本院各项业务及管理工作中形成的具有保存价值的设计图纸及文件（包括报表、总结、照片、录音带、光盘、磁盘、荣誉奖励证书等）均属归档范围。归档文件必须齐全完整，能准确反映本院主要职能活动和形成规律。3.2本院的归档资料的基本分类及编号见附件1“归档资料的基本分类及编号”。3.3 具体归档内容及细则详见附件2：“归档内容细则”。4 归档要求4.1归档材料必须是原件，每份文件的附件、页数应完整，领导的签发意见应用碳素墨水或蓝黑墨水；如果因特殊原因不能归原件，须在目录中注明原件出处和原因，需要收回者，档案管理人员应监督收回。4.2归档材料应注重实用价值及时间价值。4.3 归档材

4、料应力求完整、准确，分类得当，专题清楚，目录齐全。4.4归档文件材料用纸规格为A4纸，大于A4纸的文件材料要折叠成A4纸大小。计算机形成的电子文件归档（如照片等），应由归档人配合档案室提交计算机系统管理人员刻制成光盘归档。电子文件的归档及档案管理见附件4：“电子文件的归档及档案管理”。4.5工程设计文件及资料归档要求见贯标体系文件工程设计文件及资料归档管理。4.6 凡是按限定时间、预算和质量标准完成的一次性任务，如科研、工程设计、工程管理均应根据立项报告、合同等按项目立案归档。5 档案管理5.1档案管理人员要对各部门归档材料进行检查和接收，对不符合要求的材料提出整改意见。5.2档案整理必须遵循

5、档案的形成规律，反映企业各项活动的真实内容和历史过程。分类清楚，概念明确，同一级次的标准一致。按类别或工程项目的不同，保持归档材料的完整、准确、系统，便于利用。5.3档案室应积极进行管理和服务，满足本单位各方面对档案的需要，归档的信息应及时的进入计算机管理，按国家标准或行业标准要求进行档案的标引和著录，建立档案检索体系，编制档案检索工具，为档案利用者提供咨询服务。5.4凡本单位保管的在经营、生产技术管理等方面形成的、或重要的会议记录等材料，属本单位的知识产权和商业秘密，均关系到本单位的经济利益，凡不应知悉者不可接触此类档案。（详见第7条之档案借阅规定）5.5企业所有员工调离岗位时，必须清退应归

6、档的文件材料和借阅的档案，方可办理有关手续。6 档案借阅及复印规定6.1本院内部人员借阅、复印档案文件，在权限范围内的（见附件3规定），可到档案室申请借阅或复印；非权限范围内但因工作需要确需借阅或复印的，应办理档案资料查阅/复印申请单，注明查阅、复印内容及利用目的等，并由其上一级负责人签认后，方可到档案室申请借阅或复印；对“机密”级档案，必须由院级主管领导成员签认。6.2档案管理人员应在确定符合借阅规定、并根据档案资料查阅/复印申请单进行登记后，方可借阅或复印；档案资料的复印必须由档案管理人员根据档案资料查阅/复印申请单严格操作、把关。6.3存档原件，原则上不能借出。如遇特殊情况，须经公司主管

7、领导批准并办理相应手续后借出。对借出的档案文件，档案管理人员有权催还。6.4借阅档案文件只限在档案室或指定地点阅览，不得擅自带走。6.5凡查阅、借出档案者，均应对档案负有安全、保密之责，不得转借，不得遗失、污损，不得随意抽、拆或在材料上圈点、划线、涂改等，违者追究责任。7 档案保管期限7.1工程设计文件及资料的保管期限按贯标文件工程设计文件及资料归档管理实施。7.2除“7.1”规定以外的档案保管期限参照航天部工业标准“文书档案类目与保管期限的规定”。8 档案销毁8.1根据档案的保管期限，期满后经过院档案鉴定小组（可临时组建）鉴定，确认某些档案已经失去保存价值，并形成鉴定报告。将鉴定报告连同销毁清册一起报院主管领导审批后，方可销毁。8.2销毁档案要指定两人监销，同时指派专人销毁，并在销毁清册上签署姓名及日期，销毁清册要永久保存。9 档案保密9.1档案保密管理按附件3：“档案保密制度”。10 库房管理10.1档案库房箱、柜、架排列有序，非档案管理人员未经许可，不得擅自进入库房，库房管理要做到防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫、防光，以适合档案存放的要求。10.2档案管理人员要坚守岗位，履行职责，定期对档案进行清点，发现问题，要及时向主管领导汇报，主动采取措施，进行相应技术处理。10.3档案人员调动工作时，必须办理交接手续，违者追究责任