西安外事学院高校办公自动化OA系统案例分析_图文

1、西安外事学院高校办公自动化 OA 系统案例分析一、项目背景西安外事学院创建于 1992年,座落在美丽的西安市鱼化寨。是国内一家著名的民办院 校, 是国家教育部批准设立的本科普通高等学校以及专科高等职业教育学校。 学校下设外国 语学院、 经济管理学院、 信息工程学院、 汽车工程学院、 医学院、 人文学院、 文化产业学院、 国际合作学院、成人与网络教育学院等 9个二级学院, 22个系。开设 96个专业,涵盖经济 学、文学、管理学、工学、农学、医学、法学 7大学科门类。在校学生 30000余名,教职工 2200余人。 学校近年来在信息化建设方面非常重视,投入力度也非常大。当前整个学院已经完成 硬件、

2、网络(LAN/WAN 、等基础环境建设,学校每个科室都具有计算机及网络环境。随 着信息化建设的深入, 学院领导越来越认识到光有计算机硬件、 没有软件应用系统, 相当于 人体缺了灵魂。经过领导分析、决策确定首先在学校内全面实施校园 OA 办公自动化系统。该是因为:院领导经过出差在外,尤其黄滕院长长年在外,不能及时了解学校状况,教工也 不难向领导汇报或申报工作,导致对学校的管理和决策延误各下级院由于地理因素,传统人送人取方式难以满足各类文件的下传、上报工作 及时、准确这样的需要。学校要取得专升本资质以及更高资质,必须在管理上提高一个档次。这也是省教 委的要求。为此,西安外事学院计算机中心多方考察了

3、诸多国内知名产品,最终选择中望致力协 同 OA 系统,主要考虑到:1、 中望致力协同高校 OA 系统是基于中望 E/3平台管理,灵活性高、扩展性强,能 够满足日后不断增长的应用需求;2、 致力协同 OA 系统是基于 B/S体系结构,特别适应远程办公和移动办公要求;3、 致力协同 OA 系统是一个非常成熟的方案,并在其它院校成功实施过;4、 很好地支持手写痕迹批注功能、手机短信和邮件系统;5、 系统性价比非常高,尤其是能够有效保障学校的个性化需求。二、实施目标和方案分析然而 OA 办公自动化系统是一个广泛的管理类应用系统, 不可能一蹴而就, 而一个逐步 实施、逐步完善的过程。为此,中望软件公司与

4、西安外事学院共同协商、规划,并认为:校园办公自动化系统建设要逐步、分步实施;其中第一步应完成如下内容:收发文管理、电子公告、请示与批复、教工档案管理、学生档案管理、电子邮件、 会议管理、学习园地、文档检索、公寓管理、第二步再完成:不动产管理、车辆管理、物资设备管理、学籍管理等更深层次的系统实现远程办公,实现移动办公和异地办公;“请示与批复”可以直接在网上进行,领导可以采用手写设备签名批复;OA 系统要求具有较高的扩展性,以满足学校不断增长的需求。针对外事学院系统需求,考虑到时间比较紧迫,我们采用了“中望 E3平台”进行客户 化处理和实施。 并根据学校实际情况, 先期为 50用户系统, 待系统推

5、广开后再增加用户数。中望 E3平台是中望公司自主软件产品,产品体系成熟、功能完善,是快速实现 OA 办 公自动化系统的最佳方案。 外事学院校园 OA 办公自动化系统 其中教工档案管理和学生档案管理则利用致力协同办公 OA 系统内嵌的中望 E3平台内 部接口进行了定制开发,以适合外事学院的特殊需要。其它功能则利用致力协同办公 OA 系统内嵌的中望 E3平台中的“功能模块库”和客户 化工具进行了快速实施。整个项目历经多半个月时间,系统完善所有安装、客户化实施和调试工作。并于当年 12月开始系统的试运行阶段(两个月 。经试运行,系统运行良好,完全达到要外事学院的 系统要求。三、项目实施系统是成功地实

6、施了, 下面面临的便是系统的推广。 实践证明系统的推广难度比之系统 实施更难!这是因为 OA 办公自动化系统是一个管理类系统, 必然要求学校的管理上能够有所调整和适应; 一般的工作人员并不习惯这种网上办公方式; 另外还有相当一部分员工 (尤其是老 员工对计算机操作很不熟悉,这无疑添置了推广障碍。为此,院计算机中心与我们进行深入沟通,于是提出了四条措施:1、 加强对各处室相关人员进行操作培训,首先要让大家会用;2、 行政手段。具体为:凡是学校的电子公告、信息发布必须从 OA 系统上流转,逐步 取消纸质公告、文件等传统方式。3、 输入并完善学生档案数据库、教工档案数据库;4、 实用的模块作为突破口

7、。同时系统也得到了黄院长、 那院长等领导的高度重视和肯定, 外事学院校园 OA 办公自 动化系统终于推行了起来。 各类请示批复、 工作汇报等工作都实现了无纸办公和网络办公公 目的; 各院、处、 科室之间的信息共享和交往更加便利和快捷; 院领导对学校的各项事务工 作了解更加充分!四、参考:西安外事学院办公自动化系统管理办法 第十条 OA 系统的所有用户，不得利用 OA 系统从事危害国家、集体和他人利益的活 动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以 及其他危害系统安全的数据。 第十一条 OA 系统的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用 他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 第十二条 OA 系统用户身份识别和用户口令应注意保密，以防他人有意或无意打开系 统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。 第十三条 所有使用该系统的人员均有保密的责任，不得随意发布涉及国家和学校机密 以及其他不宜发布的信息。 第十四条 为了保障 OA 系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体 用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。 第十五条 不执行本办法规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不 能正常运转的部门，学校予以通报批评，对有关责任人学校将按规定予