论邮政金融的库存现金管理机制

1、论邮政金融的库存现金管理机制    摘要：文章从邮政金融省、市、县三级管理角度出发。阐述了科学库存现金管理机制及其管理控制的步骤，并对“测算控制比率”和“分解定额”两个关键环节进行了详细探讨，提供了科学的测算和分解方法。 关键词；金融；库存；现金；管理；比率；定额 中图分类号：F61 文献标识码：A 库存现金管理是邮政金融资金管理中的一项重要内容，其管理质量的高低将直接影响到储蓄资金的运营效益与安全，进而影响到对用户的服务。邮政集团公司高度重视邮政金融的资金安全，2008年先后下发了邮政金融资金安全监督管理暂行规定、邮政金融资金案件责任查究规定(试行)、

2、邮政金融资金安全检查规定(简称“三个规定”)，并在2009年全面贯彻落实。“三个规定”的出台将邮政金融的资金安全提高到一个新的管理层面，而库存现金管理作为其中一项重要内容。也一直被各级部门高度关注，因此本文以省、市、县管理机制为核心，研究了邮政金融的库存现金管理，有助于“三个规定”的深入开展。 1库存现金管理的控制结构 要深入研究库存现金的管理机制，首先必须了解邮政金融库存现金管理的控制结构。邮政金融库存现金的管理机构分为四个层次：网点、市县中心、地市中心和省中心，存在三种控制，即市县对网点的技术控制，地市对市县中心的综合控制。省中心对地区的管理控制，见图1。 1.1技术控制 网点是最基本的库

3、存现金使用单位。市县中心对网点的监督管理属于微观控制，也称为技术控制。需要实地调查研究和科学的计算方法以及实时网络系统的使用，才能将管理工作做好，因其技术水平要求较高，所以称为技术控制。 1.2综合控制 除网点之外，市县中心出纳同样需要占用库存现金，如要求市县中心自行管理，就会缺乏应有的监督机制，要求出纳人员自律也不可行，因此地市中心对市县中心的管理就显得非常重要，这层管理属于中观管理，也可以称为综合控制。市县中心是最基层的管理单位，也是网点之间的协调中心。地市中心对市县中心的控制管理，不仅对管理的要求较高，对技术的要求也很高，因此称为综合控制。 1.3管理控制 省中心对地市中心的控制，由于缺

4、乏对各地区的动态了解，不能及时了解各地的影响因素和变化趋势，控制和反馈都会滞后，所以对技术的要求不高。但是省中心肩负着监督和总控的职能，必须防止地市和市县管理松懈，督促各级单位提高管理和控制水平，因此这一层称为管理控制，属于宏观管理。 从图1可以看出，管理层次越高，其控制力越弱，监督力越强，这体现了从微观管理到宏观管理，从技术控制到管理控制的过渡。由于高层管理机构不能及时了解和控制基层单位的实际库存。只有将权力下放。并实施必要的监督才是最佳手段。 2管理控制的必要性和局限性 在库存现金的管理中，微观管理即网点控制是最基本、最核心的内容。如果从这个层次解决了根本的管理问题，那么市县中心控制将变得

5、可有可无。但在实际管理工作中，由于多种因素。市县中心和地市中心的控制是必需的，也是极其重要的管理手段，只有把握好市县和地市管理控制这一环节，库存现金的控制工作才能顺利进行。 2.1管理控制的越要性 第一，管理者的素质不高。目前从网点营业人员到市县的管理人员，有很多人一方面对库存现金管理的认识不够；另一方面缺乏控制和管理的知识和能力，不了解各种影响因素及其变化。无法正确判断库存的实际需要。 第二，控制技术不够，没有相应的控制系统。由于库存现金的微观管理需要实时的控制系统，而目前邮政储蓄还未开发此类管理软件。管理上处于人工控制状态，各中心多是凭借经验和感觉控制库存。 第三，信息沟通不及时，难以掌握

6、环境动态。现金存取的影响因素众多，邮政缺乏必要的调查和研究，对市场的了解还不够，尤其是当地的网点营业人员和市县管理人员的沟通不够，管理人员无法及时了解市场动态，不能预测未来的存取趋势，导致控制偏高或控制失败。 基于以上原因，库存现金的管理控制是控制的必要手段，库存现金的管理控制与技术控制的关系就如同公路和汽车的关系一样。网点就像汽车的动力部分，而市县管理者就是驾驶员，地市管理者则是交通警察。网点如果没有市县管理者的技术控制，就像失控的汽车，横冲直撞；市县管理者如果没有地市管理者的指导和监督。就会违章驾驶，容易出现事故。 2.2管理控制的局限性 管理控制是一柄双刃剑，有利也有弊，并不能解决所有问

7、题，更不能代替技术控制，如同交警不能够代替司机一样，存在着很大的局限性。由于管理控制的两面性。我们无法要求管理控制取代技术控制；也不能用技术控制取代管理控制。只能一方面让技术控制充分发挥舵手的作用，积极调整库存现金，使其合理化；另一方面，让管理控制充分发挥指挥的作用，合理监督技术控制的运行，既不能管得太细太严，也不能管得太粗太松。 3管理控制的步骤 通过前面管理控制的必要性和局限性分析可知，管理控制必须遵守适度控制、充分监督的原则，这主要指尊重和激励下级管理者的工作，充分发挥他们的积极性，随时保持密切监督，防止疏忽和舞弊现象发生。 在此原则的基础上，管理控制应当采用审核管理的方法，该方法对于省

8、中心和地市中心基本相同。审核管理方法分为六个步骤(以省中心管理控制为例)： 3.1上报库存定额 市县中心根据网点情况，向地市中心上报库存定额，地市中心审核后上报省中心。 3.2测算控制比率 即省中心通过各种测算方法，根据本省和各地区的实际情况。测算库存定额占余额的比率，即现金比率。     3.3分解定额 在确定全省现金比率的基础上，根据各地区实际情况将现金比率控制指标进行分解，并计算出各地区定额。地市中心也可以进行再分解，细化到各市县中心。 3.4核定定额 将测算定额与上报定额比较，相差不大的确认上报定额合理，上报定额过大的，考虑当地地区因素，进行更详

9、细的调查，确属控制不严格的，应加以调整。 3.5审查 进行抽查监督，到基层去发现、研究实际问题；进行定期审核，并评价定额的执行情况。 3.6考核、奖惩 将各月实际库存现金与库存定额相比较，严格考核适度制度，对于管理不当的作出相应处罚；对于管理有效的给予适当奖励。如果只发布定额，而无奖罚机制的配合，定额控制将形同虚设，毫无意义。 以上六个步骤是一个循环，见图2。管理控制必须根据影响环境的变化，不断地改进和完善，进行动态管理。在以上六个环节中，测算控制比率、分解定额是两个关键的分析环节。 4测算控制比率 如果剔除各种地区因素和限制因素，库存现金需求量主要受两方面因素影响：一方面是余额，余额越高，用

10、户越 多，则存取款金额越大，累计存取款之间的差异也越大，导致库存现金需求量的增高，可以认为库存现金需求量和余额成正比，这就是现金比率；另一方面是活期比重，活期存款比定期存款的机动性和灵活性大得多，所以活期比重越高。相应的库存现金需求量也越多。 因此在库存现金的管理控制中，主要采用现金比率控制，通过给定合理的现金比率，控制库存定额。这种方法比单一的库存定额即绝对数控制要灵活得多，利于管理和调整。而在管理中因为定期和活期灵活性的差异，二者与库存现金之间的比率关系并不相同，即存在两个现金比率，一是定期现金比率，二是活期现金比率。如果想正确控制库存，必须在总现金比率的基础上，测算出这两个比率。因此测算

11、控制比率的工作分两步进行： 第一步：测算总现金比率，确定全省库存现金比率应该控制的幅度，把握一个合理的位置。 第二步：测算定、活现金比率，将两个比率分解。 现金比率的控制方法有三种。 4.1实际需求法 从实际需要量出发，确定全省库存现金比率，需要使用现金的主要有储蓄网点、ATM设备和县中心出纳。 假设某省目前有网点1000个，按点均需要量20万元计算；全省共有ATM设备150台，按每台占用6万元计算；全省共有县、市100个，按每个出纳占用20万元计算，全省现金需要量共计2.29亿元，除以当年平均余额，得出平均现金比率0.72， 该方法较好地测算了现金需求量，但是各单位平均使用量的决定含有人为因

12、素，这是该方法的不足之处。如果在技术控制上能够得到配套程序的支持，合理分析全省的交易变动，该方法将会得到很好的应用。 4.2二元回归分析法 由于定期余额、活期余额和库存现金之间存在一定影响，假设在变动幅度不大的情况下，三者线性相关，即存在两个常数定期现金比率和活期现金比率。由于活期余额、定期余额以及库存现金为已知数据，可以用二元回归分析法计算出这两个比率。 二元回归分析计算方法如下： 假设：平均定期现金比率A；平均活期现金比率B 库存现金Y；定期余额X1；活期余额X2 公式：库存现金一定期现金比率×定期余额+活期现金比率×活期余额 即：YAXl+BX2(计算过程略) 由于各

13、省、各地区数据受到过多的地域和人为因素影响，如经济发达的地区，个体商户多的地区，现金需要大幅增长。有些地区库存现金管理不严格等，都影响地区数据的准确性，不能用于测算。另外，某省或某个地区，若地区经济相似，各单位差异不大，也不适合回归分析。而全国数据综合性强，抵消了部分人为和地域的特殊因素，而各省之间活期比率差距较大，适合回归分析，因此该方法适合采用全国数据计算。 假设：使用全国数据，取某年3个季度31个省市的数据进行二元回归分析，求平均数。定期现金比率为0.58，活期现金比率为1.59，总现金比率为0.89， 4.3综合处理 实际需求法具有一定的人为因素，而二元回归分析只是分析了全国情况，并不

14、能包含本省的地区因素，两种方法各有优缺。因此要想得出切合实际的结论，必须将这两种方法综合起来，加权平均，最终得出总现金比率。 5分解定额 5.1按四个方面分解定额 在定额核定中，第二项核心工作就是对现金比率的分解，要从四个方面考虑比率的分解：理论定额，实际库存，以前定额，上报定额。 理论定额在核定中居于主要地位，首先求得理论定额总数，各地区的现金比率计算公式为： 某地区理论定额一定期现金比率×该地区定期余额+活期现金比率×该地区活期余额 在求出理论定额的基础上，按某地区在实际库存、以前定额、上报定额中所占比重进行分解。分解公式为： 某地区按实际库存分解定额：理论定额合计&#

15、215;(某地区实际库存实际库存合计) 分解后得到了四组数据，与这四个方面相对应，其总和一致。这样既保证了总控现金比率不变，也实现了四方面因素的综合参考。 5.2将四组分解数据加权平均 将以上四个方面的分解数据加权平均，就可以得出各地区最后的定额水平。考虑理论定额的重要性，其权数可设为50，但是理论定额没有考虑地域因素和特殊情况，和实际需要之间有一定差距。而实际库存、以前定额、上报定额中包含了地域因素和各地区的调控目的。所以这三个方面权数可设为50，实际库存和以前定额可靠性较低，而上报定额比较接近目前情况，所以分解权数可设为10、10和30，各级管理者可以根据自身经验和实际情况对权数的设置进行

16、适当调整。 此外对于上报定额，各地区考虑的方向不同，有的从严，有的从宽，所以上报数据存在不一致性。因此对上报定额设置修正系数，调节各地区间人为差异。综合加权之后，可以测算出各地区控制比率。    在对各地区进行分解后，如果省中心对各市县中心进行直接核定，还有一个再分解的过程，依然沿用上面分解的方法。 6库存现金管理的策略 除了技术控制和管理控制外，组织规划和日常管理工作也是库存现金管理中的重要课题，如果不能及时解决这些问题，即便拥有高明的管理控制手段，也很难把库存控制到合理水平。 6.1建立合理的控制结构 在库存现金管理中，首先要确定合理的控制结构，即明

17、确各级部门的相互关系和管理范围。只有确定了控制结构，库存现金的控制工作才能步入正轨。按照上面“适度控制，充分监督”的原则，建议对于省中心采取总量控制的方法，不具体明确各个时期的库存限额，只考核一年或一段时期内的平均库存量，将自主权下放到地市中心；地市中心采用动态控制的方法，根据季节性和规律性变动，控制各市县中心库存现金；而市县中心则采用实时控制的方法，随时掌握库存变化，随时调整。 6.2建主管理机构，配备管理人员，提高人员素质 由于目前邮政金融系统对于库存现金的管理还很模糊，属于粗放式管理，没有专职的库存现金管理人员，尚未建立独立的管理机构，因此在控制上还无法到位。所以组织专职人员，建立独立的

18、管理机构是当务之急，同时各级职工的业务素质也良莠不齐，必须进行有效的培训，不断提高，才能能落实库存控制计划。 6.3明确权利和责任，建立激励机制 在建立了适当的控制结构及执行机构之后，另一个重要问题就是如何给予其动力，使其正常运行，这就需要划分各级工作权利以及应负的职责，保证权利和责任的相互呼应，并进行合理奖惩，这样工作人员才会有工作积极性。 6.4开发控制系统，提高控制技术 借助绿卡网络，开发库存现金管理系统，研究库存分析的理论技术，并将其程序化，随着系统的逐步完善，最终建立起实时库存现金控制网络。 6.5开展调查研究，了解市场环境 重视现金流动情况。随时观察、分析、了解现金流动的 规律和原

19、因。将调查研究程序化、制度化。保证对环境因素的实时监控。 6.6形成管理制度，保证有效运行 严格有关库存现金的管理制度，例如库存现金限额管理制度、大额现金支付登记授权制度等，使这项工作制度化、规范化，而不是靠管理部门的单方面监督完成，这样才能保证管理工作有效运行。 邯郸局创建以竞聘促双定的县局盘活模式 2009年9月中下旬，河北省邯郸市邮政局人力资源部在鸡泽县局和市局工会、经营运行部等单位的配合下，完成了鸡泽邮政全员竞争上岗工作。这标志着邯郸“双定”工作已向重点部位纵深推进。 1竞聘注入活力，增强动力 邯郸局认为，竞争上岗不是最终目的，只是定员定额的众多措施之一，不能为追求轰动效应而搞一刀切，

20、必须因地制宜考虑“双定”方案，更好地服务于优化资源配置大局。 具体到鸡泽县局，虽然多数职工思想素质比较高，但形成合力、积极进取的动力不足，攻坚克难、开拓创新的能力不够，难以主动适应新形势新要求。这些“症结”正是竞争上岗这剂“猛药”所要解决的。为此，市局决定把竞聘作为鸡泽县局“双定”试点改革的重要任务，以定员定额为切入点，采取“一石激起千层浪”的竞争措施，通过人员重组，达到优化人力资源配置的“双定”目标。逐步使鸡泽县局职工，拥有市场竞争时敢于亮剑的锐气、管理服务时善于进取的朝气，为事业腾飞插上又好又快的隐形翅膀，同时也为近似鸡泽现象的县局提供参考。 2落实发动职工。开诚布公 早在2009年8月“双定”工作启动之初，市局人力资源部就在鸡泽县局召开了全体职工动员大会，把竞争上岗的原因、目的、思路和方法，向职工交了底，并特别强调全程由市局操作，保证客观公正，打消了职工顾虑。9月上旬进入实质性竞聘阶段。市局人力资源部在同鸡泽县局领导班子和职工代表深入座谈后，撰写了竞聘草案，邀请鸡泽县局职工代表、领导班子站在各自的角度斟酌完善，并经职代会审议通过，做到了程序合法、内容合理、措施合情。 竞聘分为五个轮次：第一轮是入围考试。对涉及到的所有职工组织一次考