份额登记管理制度 基金业协会备案

1、XX 资产管理有限公司 份额登记管理制度XX 资产管理有限公司份额登记管理制度第一章 总则第一条 为规范 XX 资产管理有限公司 (以下简称 “公司” 或 “本 公司” 旗下管理基金的份额登记、 防范份额登记过程中的操作风险, 提高份额登记工作的准确性和工作效率。 根据 中华人民共和国证券 投资基金法 、 私募投资基金监督管理暂行办法 、 私募投资基金管 理人内部控制指引 等法律法规、 规范性法律文件及相关监管要求制 定本制度。第二条 本办法适用于本公司公及公司所有子公司旗下管理的 所有基金。第三条 根据业务需要,公司 可以委托基金服务机构代为办理 公司产品的 份额登记 事项,但相关责任不因委

2、托而免除。 委托其他基 金份额登记机构办理份额登记业务时, 应对基金份额登记机构的行为 进行必要的监督;第四条 (公司 XX 部门 应在基金合同中订明份额登记事宜 , 包 括不限于 办理基金份额的申购、赎回业务的时间 等。第五条 公司份额登记部门或外包委托机构应当妥善保存登记 数据,并将基金份额持有人名称、身份信息及基金份额明细等数据备 份至国务院证券监督管理机构认定的机构。 其保存期限自基金账户销 户之日起不得少于二十年。第六条 公司份额登记部门或外包委托机构应当保证登记数据 的真实、准确、完整,不得隐匿、伪造、篡改或者毁损。第七条 公司份额登记部门或外包委托机构 应通过基金中央数 据交换平

3、台交换基金份额(权益 、合同等基金销售信息及相关变更 信息。办理私募投资基金份额登记业务的机构应将基金份额(权益 数据集中登记至中国结算。第二章 岗位设置与职责第八条 份额登记岗位是运营管理部的下设岗位, 具体负责投资 组合份额登记的运行管理工作。 份额登记岗位根据业务需要, 分别设 立份额登记业务主管岗和份额登记业务经办岗。第九条 份额登记业务主管的岗位职责如下:(一处理、协调与管理份额登记运行业务,对份额登记各项业 务工作进行指导和监督;(二对份额登记业务经办岗位实施业务操作授权;(三负责对份额登记系统参数设置和日常业务处理进行复核, 确保交易重要数据的准确性;复核份额登记业务有关报表;(

4、四 通过日志查询等方式全程参与整个份额登记业务工作流程, 并对份额登记业务经办人员日常操作行为进行监督, 防范份额登记业 务差错风险;(五对份额登记系统运算结果进行抽样复核运算,如有差错及 时上报分管领导, 根据实际情况修改系统参数和运算结果, 并将此事 记录在案,以备查询;(六依据审计等业务要求,提供投资人名册、投资组合交易等 相关信息资料;(七负责制定份额登记管理制度,规范登记结算行为,防范风 险;(八决定异常业务处理方式和程序,授予业务操作人员权限;(九负责份额登记结算业务用章的保管使用工作;(十每日编写业务工作日志;(十一完成公司领导交办的其他各项工作。第十条 份额登记业务经办岗位职责

5、如下:(一 认真贯彻执行份额登记有关管理法律法规及公司内部规定;(二负责份额登记系统的日常维护和参数设置;(三负责份额登记业务日常操作,包括数据的传输和接收、投 资组合净值日常维护、账户类和交易类业务的处理等;(四根据主管指令处理异常业务,执行危机应急方案;(五每日编写份额登记业务工作日志,定期将业务报表、业务 管理文档、工作日志等相关资料,分类整理、装订成册并妥善保管。 第十一条 份额登记工作岗位的设置可依照业务变化情况以及管理需要适时调整。第十二条 份额登记工作岗位应当有计划轮换, 以便于份额登记 工作人员能全面熟悉各项工作, 同时了解份额登记工作的内部控制和 风险防范的重点。第三章 工作

6、程序与规范第十三条 每年根据公司经营管理的要求, 份额登记业务主管需 提出相应工作计划,包括管理计划、培训计划、制度建设计划等等, 并将这些计划报分管领导批准后实施。第十四条 份额登记业务人员在工作中必须遵守职业道德, 树立 良好的职业品质,忠于本职工作,严格执行操作规定和操作流程。 第十五条 在份额登记运作过程中严格遵守操作授权管理制度:第十六条 份额登记运作中的各类原始数据以及交易数据的清 算结果, 必须经过严密的复核程序, 只有经过复核后的数据信息才能 对外传递。第十七条 对交易资料进行审核、查阅和记录管理:第十八条 建立份额登记工作日志记录管理与报告制度:第十九条 对份额登记各岗位的系

7、统操作进行密码管理, 操作员 定期更换操作密码。第二十条 份额登记业务主管对份额登记工作的有效性、 合规性 进行内部监督; 监察稽核部定期、 不定期对份额登记业务运作情况进 行内部审计。第二十一条 份额登记业务主管通过日志查询等方式, 全方位监 控份额登记系统的整个运作情况, 定期与相关系统核对数据, 检查特 殊处理是否严格按指令执行, 检查汇总报表的勾稽关系是否准确; 同 时不断总结份额登记业务运行过程中的经验教训 (包括公司内和公司 外 ,提出完善份额登记业务运行管理的建议。第二十二条 公司监察稽核部依据相关制度对份额登记业务运 行情况进行内部审计、 检查和评价各项工作制度、 工作流程和岗

8、位设 置的有效性和合理性。通过内部审计,发挥再监督作用,完善内部控 制制度,及时发现问题,堵塞漏洞,有效防止各类风险。第二十三条 份额登记系统与销售机构、 管理人其他系统之间建 立数据对账机制,通过技术和管理两方面来确保数据的正确与安全。 如果发现数据错误,恢复清算前备份重新处理。第二十四条 公司份额登记业务依照法律法规接受证券监管机 关、投资组合份额持有人大会、外部审计机构等相关单位的监督。 第二十五条 对于份额登记人依照 基金合同 等相关协议收取 的相应收入,应接受审计机构的审计监督。第二十六条 份额登记工作人员的考核遵照公司相关规定办理, 考核成绩将作为份额登记工作人员聘用、晋级、表彰的

9、主要依据。 第二十七条 公司份额登记业务人员调动和辞职时, 须将本人所 经管的份额登记工作全部移交, 并由份额登记业务主管提交注销其权 限和密码的申请,没有办理交接手续前,不得擅自离职。份额登记业 务人员离职交接手续须在有关人员监督之下进行。第二十八条 份额登记业务人员离职后须对离职移交的资料、文 件、磁盘等有关资料的合法性、真实性承担法律责任。第四章 行政管理第二十九条 份额登记业务印章的使用和管理遵循公司印章使用 管理的基本规定。本印章由运营管理部指定专人保管。第三十条 本印章使用范围仅限于上海东方证券资产管理有限公 司份额登记业务,具体用印事项包括:第三十一条 本印章管理人员在用印时,应

10、严格遵守本制度认真 核对用印内容和审批记录是否相符。 防止只看签字、 不看用印内容盲 目盖印;严禁在空白凭证、便条或介绍信上加盖印章。第三十二条 印章管理人员不得擅自委托他人代为保管和加盖印 章。如因故离岗,应指定代保管人,并办理移交登记手续。第三十三条 份额登记信息资料是指持有人名册、投资组合交易 资料、 业务报表等相关资料, 它是投资组合交易和份额登记运作的重 要历史资料和证据。 份额登记工作人员必须遵守相关规定, 建立健全 份额登记相关资料的立卷、归档和保管措施。第三十四条 份额登记岗位人员应及时维护更新投资人的信息, 严格遵循投资人信息保密的原则,防范投资人资料被不当运用。 第三十五条

11、 份额登记工作信息资料以纸质书面数据和磁性介质 或光盘等形式存储,保存期限 20年以上。第五章 委托外包模式主要职责第三十六条 公司采取份额登记委托外包模式的,份额登记部门 应督促外包委托机构应履行如下职责, 并在外包协议条款中予以明确:(一负责投资人基金账户的开户登记和日常管理;(二负责代销和直销渠道交易申请数据的收发和备份;(三负责基金交易数据确认,包括确认份额、确认金额和费用 的计算;(四负责基金份额的登记与管理;(五负责基金分红、利息划付等权益分配处理;(六负责非日常交易申请(强增强减、强制赎回等数据的确 认计算;(七提供基金业务数据和报表,进行手续费计算统计;(八编制相关会计报表和其

12、他业务报表及业务分析报告;(九负责份额登记基本信息的日常维护和重要参数的设置;(十负责新基金发行时 TA 参数表的制作。(十一其他相关工作第三十七条 公司采取份额登记委托外包模式的,公司份额登记 部门应履行如下职责:(一负责复核 外包委托机构 提供的交易确认数据和基金行情的 准确性;(二负责维护与代销及直销渠道的联系和信息沟通;(三负责复核 外包委托机构 新发契约型基金参数设置,保证新 发契约型基金上线销售顺利;(四负责通知将基金状态变化(申购、赎回等及时通知外包 TA 进行参数设置;(五负责通知 外包委托机构 进行契约型基金有特殊业务(非交 易过户、强制赎回等;(六根据契约型基金的合同约定完成基金净值披露工作。(七督促 外包委托机构 应在每个季度结束之日起十五个工作日 内向基金业协会报送外包业务情况表, 每个年度结束之日起三个月内 向基金业协会报送外包运营情况报告。(八通过对 TA 参数表的确认,明确契约型基金上线发行时的代 码、名称、费率、账户、清算规则、交收周期以及发行档期。 (八确保发行数据的准确无误,如发现异常情况应及时预警并 更正。(九通过运营信息通知单的方式通知 外包委托机构 设置基金销售档期。(十存续期内契约型基金发生非交易过户,强制赎回等非日常 业务时, 需要向 外包委托机构 发出运营事项通知单并同时提供相关的 法律协议、充分的交易支持材