SAP采购与库存的核算

1、SAP采购与库存的核算2007-01-24 17:05ERP环境下的采购核算及其控制存货作为企业的一种资产,在企业资产中占有相当比重,有的企业甚至在其流动资金中占了7080%的比率。合理选择存货的计价方法对企业的财务状况、经营成果和现金流量会产生不同的影响。因此,企业对存货的管理成为企业管理中非常重要的工作重心之一。随着经济的快速发展,企业对存货的管理手段也在不断加强,技术也越来越先进。党的十六大报告中也指出:信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。坚持以信息化带动工业化,以工业化促进信息化,走出一条科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子

2、。很多大型的企业随着企业的不断发展,也逐渐从手工或小型的物资或库存管理信息系统(MIS转向集成的企业信息化来管理企业。ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划/规划是集成了企业采购、库存、生产制造、销售、财务成本、人力资源、资产、质量、资金、项目投资管理等在内的企业管理信息系统。与传统的存货管理和财务软件核算上,ERP环境下存货的管理出现了一些新的变化,这种变化不仅对于企业对存货的管理是重要的,另一方面对于会计师审计存货也是具有重要意义的。ERP系统的重要特点之一就是高度的集成性和数据的共享。在高度集成的ERP环境下,大多数和库存相关的财务核算都是由系统在

3、业务发生时自动产生的,而不再需要财务单独计帐完成。由于ERP环境下的存货管理出现了这些新的特点,因此有必要弄清楚ERP系统中的物流及资金流的情况以加强存货管理控制。ERP系统中的存货计价一般都支持计划/标准价、移动平均价、先进先出法和后进先出法等。这里主要介绍ERP系统中最典型也时最常使用的两种计价方法:标准成本和移动平均价。本文将以ERP软件中的市场领先者SAP R/3企业管理软件为例进行介绍采购过程中的成本核算及其控制点。1、标准成本法在ERP环境下,对于存货的采购通常包含两个步骤:采购收货和发票校验。当采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成相应的会计凭证。但自动记帐的科目和金额由于

4、存货计价方法不同和收货与收发票的顺序不同而不同。在标准成本法下,采购价与计划/标准价之间的价差直接计入“价差”科目。这里的价差不仅包括计划/标准价与采购价的差异,还包括发票校验时采购价和发票价格的差异。1.1 先收货后收发票在标准成本法下,当先收货时,系统将计划/标准价与采购定单价格的差异计入“采购价差”科目,以计划/标准价更新存货的价值。对方科目则计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目,反映“应付暂估”的金额;当收到发票时,若发票价格和采购定单之间存在差异则把该差异也直接计入“采购价差”科目。现举例说明:标准成本或初始移动加权平均价:1.1元/件初始存货数量:100件采购价:1.3元/件采

5、购数量:100件收货:收货数量:100件发票:1.2元/件发票数量:100件自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货110借:采购价差20贷:收货/收发票130发票校验时:借:收货/收发票 130贷:采购价差10贷:应付帐款供应商明细 120此时该存货数量、金额及成本变化如表1所示:表1:存货数量、金额及成本变化(标准成本法先收货后收发票数量金额标准成本初始时100件110元1.1元/件收货后200件220元1.1元/件发票校验后200件220元1.1元/件1.2 先收发票后收货在有些企业存在先收到发票而后收货的情况,标准成本法下,其会计核算与先收货后收发票的情况类似,这里不再赘述,只给出

6、相应的结果。沿用上述例子数据,先收发票后收货,自动产生相应的会计分录如下:发票校验时:借:收货/收发票 120贷:应付帐款供应商明细 120由于收发票早于收货,此时按发票金额计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。收货时:借:存货110借:采购价差10贷:收货/收发票120此时该存货数量、金额及成本变化如表2所示:表2:存货数量、金额及成本变化(标准成本法先收发票后收货数量金额标准成本初始时100件110元1.1元/件发票校验时100件110元1.1元/件收货后200件220元1.1元/件2、移动(加权平均法由于ERP系统采用先进的计算机技术,使存货的移动加权平均成为可能,在大多数情况下,使

7、用移动加权平均法对存货计价更贴近存货的实际成本。因此,在很多企业实施ERP的过程中选择移动加权平均法对存货进行核算计价。2.1 先收货后收发票(库存充足在移动加权平均法下,企业也存在收到发票时,实际的库存已小于发票数量的情况,因此对于库存是否充足(相对收发票时存货的数量会直接影响到计入存货科目的金额大小。与标准成本法不同,在移动加权平均法下,当先收货时,系统将直接按采购定单价格计入存货价值;收发票时的价差,如果库存充足,既库存数量大于发票数量,则直接更新库存价值。相应的对方科目也是计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。仍然沿用上述例子数据,自动产生相应的会计分录如下:收货时:借:存货130

8、贷:收货/收发票 130发票校验时:借:收货/收发票 130贷:存货10贷:应付帐款供应商明细 120此时该存货数量、金额及成本变化如表3所示:表3:存货数量、金额及成本变化(移动加权平均法先收货后收发票,库存充足数量金额移动平均价初始时100件110元1.10元/件收货后200件240元1.20元/件发票校验后200件230元1.15元/件2.2 先收货后收发票(库存不足当收货后,在收发票时如果库存不足,既库存数量小于发票数量,则收发票时的价差,则系统通常会将差异金额在“存货”和“采购价差”科目上按比例分摊。仍然沿用上述例子数据,收货后收发票前领用120件,自动产生相应的会计分录如下:收货时

9、:借:存货 130贷:收货/收发票 130领用时:借:生产成本/费用消耗144贷:存货144发票校验时:借:收货/收发票 130贷:存货 8贷:采购价差 2贷:应付帐款供应商明细 120由于收发票时库存数量小于发票数量,因此收发票时的价差,在“存货”和“采购价差”科目上按比例分摊,其中:“采购价差”科目所分摊差异=总差异*(发票数量-当前库存数量/发票数量=(130-120*100-(100+100-120/100=10*20/100=2“存货”科目应分摊的差异=总差异*当前库存数量/发票数量=(130-120*(100+100-120/100=10*80/100=8此时该存货数量、金额及成本

10、变化如表4所示:表4:存货数量、金额及成本变化(移动加权平均法先收货后收发票,库存不足数量金额移动平均价初始时100件110元1.10元/件收货后200件240元1.20元/件领用后80件96元1.20元/件发票校验后80件88元1.10元/件2.3 先收货后收发票(收货时为负库存在移动加权平均价法下,对于先收货后收发票还存在一种特殊情况,即在收货时库存不足,帐面库存已小于零。实际业务当中也的确存在这样的情况而并不一定是帐实不符。例如,在某些石油天然气行业,由于存货如油品随自然条件如气温不同而使测量结果不完全相同,而这种差异也存在于合理范围之内,就可能存在帐面已经为负而实际存货尚可发货,即负库

11、存的情况。当然原则上不应出现负库存的情况,但在极特殊的条件下也在情理之中。在这种情况下收货时,系统不完全将直接按采购定单价格计入存货价值,而是将负库存数量与采购价和移动平均价间所得差额计入“采购价差”科目。仍然沿用上述例子数据,收货前领用120件,自动产生相应的会计分录如下:领用时： 借：生产成本/费用消耗 贷：存货 收货时： 借：存货 借：采购价差 贷：收货/收发票 其中： 采购价差 =|（定单价格-移动平均价格）|*负库存数量 =|（1.30-1.10）|*20 =4 （对于定单价格<移动平均价仍然适用） 发票校验（库存不足，发票数量>存货数量）时： 借：收货/收发票 贷：存货

12、 贷：采购价差 贷：应付帐款供应商明细 其中： “采购价差”科目所分摊差异 =总差异*（发票数量-当前库存数量）/发票数量 =（130-120）*100-（100-120+100）/100 =10*20/100 =2 “存货”科目应分摊的差异 =总差异*当前库存数量/发票数量 =（130-120）*（100-120+100）/100 =10*80/100 =8 另外，如果此时发票校验时也是负库存，则差异全部直接记入“采购价差”科目。实际上，此时 “采购价差”科目所分摊差异 =总差异*（发票数量-当前库存数量）/发票数量 =（130-120）*100-0/100（负库存时当前库存视为“0”） =

13、10*100/100 =10 存货数量、金额及成本变化如表 5 所示： 表 5：存货数量、金额及成本变化 （移动加权平均法先收货后收发票，收货时负库存） 数量 金额 移动平均价 130 8 2 120 4 130 126 132 132 初始时 100 件 110 元 1.10 元/件 领用后 -20 件 -22 元 1.10 元/件 收货后 80 件 104 元 1.30 元/件 发票校验后 80 件 96 元 1.20 元/件 2.4 先收发票后收货 在移动加权平均法下， 如果收发票早于收发票， 则收发票时按发票金额计入“收货/收发票” 中间过渡待清帐科目，而收货时按发票金额更新“存货”价

14、值。 仍然沿用上述例子数据，先收发票后收货，自动产生相应的会计分录如下： 发票校验时： 借：收货/收发票 贷：应付帐款供应商明细 收货时： 借：存货 贷：收货/收发票 120 120 120 120 由于收发票早于收货，此时按发票金额计入“收货/收发票”的中间过渡待清帐科目。 在移动加权平均价法下， 对于先收发票后收货时如果收货时为负库存， 则此时“采购价差”科目 所分摊金额的原则与先收货后收发票的负库存处理一样。 此时该存货数量、 金额及成本变化如表 6 所示： 表 6：存货数量、金额及成本变化 （移动加权平均法先收发票后收货） 数量 金额 移动平均价 初始时 100 件 110 元 1.1

15、0 元/件 发票校验后 100 件 110 元 1.10 元/件 收货后 200 件 230 元 1.15 元/件 3、期末结帐的采购核算处理 在期末结帐时，将执行“收货/收发票”的自动科目清帐，把已收货且已收发票的“收货/ 收发票”明细项目一一清帐核销。 然后执行“收货/收发票”科目余额重组调整的操作把“收货/ 收发票”中间过渡待清帐科目借方余额调整到资产负债表“物资采购”项目中， 反映收到发票尚 未收货的金额，其自动产生的会计凭证为： 借：物资采购 贷：“收货/收发票调整”科目 一般情况下，ERP 系统不是直接调整“收货/收发票”科目的，而是记入另外一个性质相似 的调整科目，即：“收货/收

16、发票调整”科目。这是因为做这样的调整主要是为了调整资产负债 表项目而为，因此系统在期末做这样的调整的时候还同时自动产生了下一个期间期初的冲销凭 证： 借：“收货/收发票调整”科目 贷：物资采购 如果“收货/收发票”中间过渡待清帐存在贷方科目余额则重组调整到相应的“应付暂估” 科目中，反映已收货尚未收到发票的金额，其自动产生的会计凭证为： 借：“收货/收发票调整”科目 贷：应付暂估 同时也自动产生下一个期间期初的冲销凭证： 借：应付暂估 贷：“收货/收发票调整”科目 因此， 实际上对于“收货/收发票”中间待清帐科目和“收货/收发票调整”科目是不包含在 资产负债表项目中的，而正常结帐完成后，这两个

17、科目的汇总余额应该为零。这样处理也便于下 个期间正常的收货和收发票的校对，不至于影响到收货和收发票逐笔清帐核销。 而对于“采购价差”科目，在 ERP 系统中一般是作为存货的备加/备抵科目反映在资产负债 表的存货项目中的。 一般在 ERP 系统中， 无论在标准成本法下或是移动平均法下， 存货科目的记帐都是由系统自 动产生的，而且都和一定的存货数量对应的。因此，存货科目在系统中是不能手工记帐，必须从 物料管理部门的业务操作自动产生相应的会计凭证； 而“采购价差”科目虽然有一部分也是由系 统自动记帐的， 但该科目也同时也允许财务手工单独处理， 并且该科目的余额是没有相应的存货 数量来对应的。 4、E

18、RP 环境下存货的异动 根据上文所述， 无论是在标准成本法或是移动平均法下， “采购价差”科目在存货采购成本 核算过程中都扮演了中间“协调者”的角色，是存货控制的关键点，需要特别关注。 4.1 标准成本法下存货标准价的非正常频繁变动 正常情况下，一旦确定相应的存货标准价后，除非标准价和实际价存在较大差异，不应随意 调整标准价。如果发现在 ERP 系统中存在存货标准价的非正常频繁变动，则需要特别关注。这种 情况对于审计师对存货的审计也需要提高警惕， 因为系统一般会提供改变标准价的功能， 并自动 产生相应的会计凭证： 借或贷：存货 贷或借：采购价差 而采购价差通常有两种处理方法。一种是在当期已发出材料和期末结存材料之间进行分配， 属于已消耗材料应分配的差异，应从该科目中转到相关科目；另一种是直接转入当期损益，从而 影响财务状况和损益。 4.