[武汉]项目监理档案资料管理办法

1、第一章 武汉中建监理有限公司现场监理工作标准之一项目监理档案资料管理办法一、目的为加强项目质量管理体系的有效运行，进一步强化项目实施手册的可操作性管理，规范项目工程监理资料管理工作，做到统一的分类、存档、编号、移交和归档，强调项目资料的统一规范性，制定本办法。二、适用范围 各监理处文件的收集、编号、审核、发放、立卷、归档和移交。三、经办部门 公司部门：工程管理部 综合办公室 项 目：项目监理处四、职责4.1、工程建设监理档案资料，是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。监理档案资料管理是否规范，是公司对项目监理处工作考核的主要内容之一。各项目监理处必须按公司统一要求认真

2、做好此项工作。4.2、各项目监理处负责本部门文件资料与质量记录的实施和管理，项目总监（项目负责人）是实施的第一负责人。负责监理工程文件档案的审核、批准。对外发放监理工程文件和对内重要信息必须经项目总监或其授权代表批准并签署。4.3、项目监理处资料员是实施与管理的主要责任人，负责监理档案资料的接收、编号、登记、发放、回收、分类、归档及移交。4.4、监理处各专业工程师是实施责任人，必须按照监理归档文件规定要求进行过程管理活动，负责监理文件的形成、回复、积累、配合归档。4.5、公司管理部门工程监理部每季度对项目监理处进行例行检查时，对工程监理资料是否满足公司相关规定，进行考核并提出整改意见，项目监理

3、处按照要求进行整改并回馈整改状态，如经整改后不能满足要求，工程监理部可建议人力资源部进行有关责任人的更换。4.6、公司综合办公室保存项目监理处移交到公司的项目监理资料，并在符合查阅的情况下给予工作支持。4.7、监理档案资料应在各阶段监理工作结束后，由资料员负责及时整理归档；工程竣工后，向建设单位、城建档案馆、公司移交工程监理档案资料。4.8、监理资料的日常管理应做到：注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。五、项目监理资料的质量要求5.1、项目监理处监理资料管理除执行本办法外，同时应符合建设工程质量管理条例、建设工程监理规范（GB503192000）、建筑工程文件归档整理规范（GB/

4、T503282001）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222000）、技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）、城市建设档案案卷质量规定（建办1995697号）等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。5.2、为保证监理档案资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。5.3、公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）。5.4、工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。5.5、工程监理文件的内容必须真实、准确，与工

5、程实际相符合。5.6、工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5.7、工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。5.8、工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。5.9、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张（70g/m2及以上）。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。5.10、其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。六、

6、项目监理档案资料的立卷原则和方法 6.1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 6.2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。 6.3、立卷可采用如下方法：6.3.1、单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷； 6.3.2、建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。 6.4、立卷过程中宜遵循以下要求： 6.4.1、案卷内不应有重份文件； 6.4.2、不同载体的文件一般应分别组卷。6.5、卷内文件的排列6.5.1、文字材料按事项顺序排列。同一事项

7、的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。6.5.2、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。6.5.3卷内文件的装订：案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用打孔左侧装订法或胶装，要整齐、牢固，便于保管和利用；装订时必须剔除金属物.七、项目监理档案资料的分类7.1、项目文件收发必须建立监理档案资料往来收发登记薄。收发文封面、格式详见附件一：收发文登记样表7.2、项目监理档案资料统一按三册14类31卷分门别类建档，监理资料按照顺序编码体系进

8、行存放管理。详见附件二：项目监理处文件分类及立卷标准八、项目建立档案资料的归档8.1文件归档统一使用A4幅面的塑料资料盒，盒厚度可选用6公分详见附件三。8.2、项目监理处日常工作中产生的监理档案资料原件统一由项目资料员登记归档，并填写卷内目录，存档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。8.3项目监理处资料员应负责建立项目资料、材料等台账，应建立的台账及标准格式详见附件四。8.4项目监理处资料员负责按公司要求在规定的时间每月向公司提交项目情况报表，项目监理处报公司的报表内容及格式详见附件五。九、工程档案资料的移交9.1、移交当地城建档案馆按照移交目录进行移交（见武建（2004）272号文件）9

9、.2、移交公司档案资料按照移交公司档案目录进行移交详见附件六。9.3、移交建设单位档案资料按照业主要求执行。9.4、移交公司的档案资料管理要求：9.4.1、项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向工程监理部移交档案，并办理“工程监理档案资料移交清单”；9.4.2、工程监理部在办理完与项目监理部的移交手续后10日内将工程项目监理档案移交综合办公室，并办理“工程监理档案资料移交清单”。 二一二年二月附件一收发文登记样表项目甲方收发文登记（工程指示、图纸、图纸会审、设计变更）年 月 日 年 月 日 武汉中建工程监理有限公司第 监理处 项目施工方收文登记（报验表、月周计划、工程联系单、方案、资质、工

10、程款、其它、验收单）年 月 日 年 月 日武汉中建工程监理有限公司第 监理处项目监理发文登记（监理通知、罚款单、会议纪要、监理函件、监理月报、月周计划、工程联系单、工程款）年 月 日 年 月 日武汉中建工程监理有限公司第 监理处项目业主指令确认单收发文年 月 日 年 月 日武汉中建工程监理有限公司第 监理处项目安全发文登记（安全监理通知、安全奖罚单、安全会议纪要、安全函件、其他安全资料）年 月 日 年 月 日武汉中建工程监理有限公司第 监理处收 文 登 记工程名称： 编号：序号文 件类 别文 件编 号文 件 主 题签单人发 文单 位份 数签收人收 文日 期备 注附注：本表为监理机构内部用表，由

11、监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制发 文 登 记工程名称： 编号：序号文 件类 别文 件编 号文 件 主 题签单人收 文单 位份数签收人签 收日 期备 注附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制工程联系单收发文登记工程名称： 编号：序号编号施工单位联系单内容工程联系单联系单回复收文时间监理经办人收文单位份数签收人发文时间收文时间甲方经办人收文单位份数签收人发文时间附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制施工计划收发文登记工程名称： 编号：序号编号施工单位内容施工计划计划回复收文时间监理经办人收文单位签收人发

12、文时间收文时间甲方经办人收文单位签收人发文时间附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制监理通知收发文登记工程名称: 编号:序号编号通知内容监理通知通知回复经办人收文单位签收人发文时间收文时间收文单位份数签收人发文时间附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制材料进场验收单、工程质量验收单收发文登记工程名称：编号：序号编号施工单位内容验收单（发甲方）验收单（返施工单位）收文时间监理经办人收文单位份数签收人发文时间收文时间甲方经办人收文单位份数签收人发文时间附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有

13、限公司印制图纸收发文登记工程名称：编号：序号图纸名称图纸编号收文时间收文单位份数签收人发文时间备注附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制业主指令、确认单收发文登记工程名称: 编号:序号编 号指令内容工程指令指令确认单（施工方）确认单回复（业主）指令发文人收文时间施工单位签收人发文时间收文时间份数签单人签收人发文时间收文时间份数签收人发文时间附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制业主指示、回复单收发文登记工程名称: 编号:序号编 号指示内容工程指示指示回复单（施工方）指示回复单（业主）指示发文人收文时间施工单位签收人

14、发文时间收文时间份数监理经办人签收人发文时间收文时间份数签收人发文时间附注：本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。 武汉中建工程监理有限公司印制附件二 项目监理处文件分类及立卷标准文件分类及档案编号档号/分册档号/分期档号/分类缩微号/卷名各类文件所包含的具体资料内容备注A册管理文件一期或二期（顺序编码）A1类：项目机构文件A1/项目机构文件监理项目机构设置通知书、总监授权任命书、总监代表任命书、监理处印章启用文件、监理中标通知书、项目机构图、监理人员上岗证（含见证员、安全员）、监理进场服务时间业主确认函、工程概况表、公司营业执照、资质证书、项目总监委托书、项目成员任命书、工资表、考勤表

15、扩展资料（考勤、人员异动统计表、项目图纸中明确的规范目录、业主项目架构图）； 项目结构图应做到随时更新；A2类：监理体系文件A2-a监理规划、细则土方工程监理细则、基坑支护工程（降水）监理细则、基坑支护工程（喷锚）监理细则、人工挖孔桩工程监理细则、钻孔灌注桩工程监理细则、预应力管桩工程（锤击）监理细则、预应力管桩工程（静压）监理细则、深层搅拌桩监理细则、人防工程监理细则、防水工程监理细则、主体结构工程监理细则、钢结构工程监理细则、砌体工程监理细则、装饰工程监理细则、门窗工程监理实施细则、幕墙工程监理细则、保温节能工程监理细则、建筑给排水工程监理细则、建筑电气工程监理细则、建筑消防工程监理细则、

16、建筑智能化工程监理细则、通风空调工程监理细则、电梯工程监理细则、市政管网、道路工程监理细则、室外园建绿化工程监理细则、测量工程监理细则、旁站监理实施细则扩展资料：工程建设强制性条文执行审查A2-b监理行政文件制度、岗位职责、公司内控、管理文件、公司级文件、内部会议纪要、内培记录、晴雨表、固定资产登记表、业主满意度调查表、工程获奖证书、监理业务手册 扩展资料：项目目标管理责任书（保密类文件）、考核记录、员工信息登记表、A2-c监理行为文件监理工程师通知单（进度、质量）及回复单、监理工作联系单A2-d监理记录文件监理月报、监理日志、监理旁站日志、音像文件、视频文件、监理阶段性总结报告、监理工程师检

17、查记录表 土建监理日志按照栋号进行分开记录； 音像文件和视频文件保存以目录的方式，在电脑中查对文件； 监理工程师检查记录D表需分各施工阶段填写A3类：合同文件A3-a合同文件监理合同、施工合同、分包合同、合同交底书、工程开工/复工报审表、工程临时延期申请表、费用索赔申请表、工程暂停令、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、 扩展资料 无开工报审表但监理对业主要求施工提出了书面意见； 分包报审应进行专业分包单位资格报审且识别；资质无或超资质等级需识别；A3-b费用审批文件监理费用收取台账、工程款支付申请表、工程款支付证书、费用索赔审批表、工程量签证 扩展资料（收取监理费发票复印件、项目商务策划

18、书、项目费用报销台账）A4类：传递类文件A4-a 建设方函件建设工程立项批复、建设工程规划许可证及用地红线图、红线控制点、建设工程图纸审查文件(含节能)、建设工程地质勘察成果审查文件（含地质勘察报告）、消防审核意见书、工程质量监督登记表、工程质量安全登记表、工程联系函件 有深基坑建设工程必须有深基坑工程施工图设计审查意见书 扩展资料：招投标文件、行政主管部门质量、安全交底书A4-b施工方函件施工许可证、承包单位通用申报表、工程联系函件A4-c政府文件政府下发文件A5类：评估文件A5-a评估文件A5-b验收文件建设单位对工程项目安全分析报告、设计单位对工程项目安全分析报告、验收监督意见单（地基与

19、基础、主体结构、工程竣工）、施工单位自评报告（专业分包桩基、幕墙、节能、消防、人防等）、监理单位评估报告、参建单位工程评价意见报告（勘察、设计）、质量事故及处理记录桩基各项检测报告、各分部、子分部验收记录；各分部验收会议、单位工程竣工验收会议记录；混凝土试块强度统计、评定记录；砌筑砂浆强度统计、评定记录；防水工程试水检查记录；单位工程质量控制资料核查记录；单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录；单位工程质量竣工验收记录、工程竣工报验表、竣工验收报告、工程竣工验收备案证明书、项目竣工交付使用备案证扩展资料：结构五项检测A6类：会议文件A6/会议纪要例会纪要、专题会议纪要（进度、质量）、

20、其他与工程监理相关的会议纪要文件分类及档案编号档号/分册档号/分期档号/分类缩微号/卷名各类文件所包含的具体资料内容备注B册安全文件一期或二期（顺序编码）B1类：建设单位安全文件B1-a建设单位安保体系、前期准备文件地下管网图 燃气保护协议、建设单位安保体系架构图、建设单位下发安全管理函件如无则应有书面敦促资料B2类：监理单位安全管理文件B2-a安全监理规划、细则安全规划 危险性较大分部分项工程专项监理细则 临时用电监理细则B2-b安全监理目标、制度a、项目安全监理目标及组织架构、职责分工及考核办法b、制度： 项目安全监理制度 安全旁站监理制度 安全检查制度 日常安全巡查制度 B2-c安全方案

21、审查文件审查施工组织设计 安全文明施工方案 临时用电方案 应急预案等专项方案塔吊安拆专项方案 特种设备事故应急救援预案 重大危险源应急准备及相应施工方案 三宝、四口及临边防护方案 悬挑卸料平台专项方案 脚手架搭拆方案 多塔防碰撞方案 消防应急救援预案1、 审查施工组织设计实施是：施工组织设计应有企业技术负责人签批，监理对施工组织设计中施工工艺安全措施是否满足提出明确意见。2、 针对本项目施工特点，是否有按危险性较大的分部分项工程安全管理办法必须编制的专项施工方案，且必须督促施工单位对以上专项方案组织专家论证，且专家论证应附签到表。B2-d安全制度审核文件B2-e安全投入审核文件B2-f安全管理

22、人员资质审查文件审查施工单位安保体系；施工单位安全生产岗位责任制、架构；审查施工单位安全奖罚、考核制度；审查施工单位安全保障措施；审查总、分包单位是否按规定进行合同备案；核查总、分包单位是否签订安全管理协议； 审查施工单位安全防护、文明施工措施费支付总计划 审查安全文明措施费支付 落实安全文明措施费的投入 审查安全防护用品的合格证审查总分包单位项目经理、项目负责人、企业总工、安全主任、安全员的任命和从业资格；审查三类人员安全考核合格证（企业法人、项目经理、安全主任）总分包单位安全资质和安全生产许可证审核；检查并收集总分包单位各类从业人员执业资格证 按阶段收集特种作业人员资格证B2-g 安全监理

23、记录文件安全日记 安全监理通知单、整改回复单安全旁站日志（基坑工程、爆破与拆除工程、起重吊装、模板工程、脚手架工程、塔吊加节顶升必须旁站监理）安全周检、月检报告安全会议纪要安全奖罚记录安全监理管理、记录文件安全监理工作联系单旁站重点审查现场安全人员、特种作业人员持证上岗及施工机械、材料准备情况B2-h安全检查验收文件现场施工机具、临电、脚手架、模板、起重吊装设备、卸料平台、深基坑等进行检测检查验收（详见安全质量标准化达标实施手册） 机械月检记录深基坑监测记录 起重吊装设备安拆书面告知机械设备定期维修保养记录B3类：施工单位安全教育文件B3/施工单位安全教育文件各分项、各专业安全技术交底记录（详

24、见安全质量标准化达标实施手册）三级安全教育记录文件分类及档案编号档号/分册档号/分期档号/分类缩微号/卷名各类文件所包含的具体资料内容备注C册技术文件一期或二期（顺序编码）C1类：体系审查文件C1-a 资格审查文件施工单位项目架构图及上岗证、质保体系、分包单位资格报审表、试验室资质、商混站资质等桩基、总包、必须有测量工上岗证C1-b方案审查文件施工组织设计、各类施工方案 (A2表)审核方案的针对性、时效性、闭合性C2类：图纸管理记录文件C2/图纸变更文件图纸会审、设计交底、变更确认 （A2.1表；A2.2表）采用表格为监理用表；参加会审人员应有签到表；对已变更设计应在有效的施工图中标识。C3类

25、：定位控制文件C3/测量成果文件红线控制点交接记录；原始场貌相片；测量设备报审；（施工测量放线报验单-A12表工程定位测量记录；桩基测量记录（或地基验槽记录）；楼层放线记录）；沉降观测记录；单位工程垂直度观测记录按栋号分别归档C4类：质量控制文件C4-a工程物资文件（工程材料/构配件/设备报审表A9表：钢材、砌块、安装管材和设备、节能材料、砌筑水泥、防水材料、机械设备等）、工程原材料登记台账 按栋号分别归档 不合格工程材料、构配件和设备在A9表填写“不合格项处置记录”并见证退场。 钢筋原材应有进场直径和称重检查记录。C4-b隐蔽报验文件（ 报验申请表A4表）焊接试件、钢筋、模板、砌筑、水电、消

26、防、试块等见建筑工程质量管理系统施工用表D、E、F、G类表格C4-c混凝土浇筑申报表A11表-混凝土浇筑申报表按栋号分别归档C4-d交接记录文件桩基施工记录、中间检查交接记录、样板验收记录、混凝土同条件养护温度记录、安装试验记录、电梯功能类调试记录、通风记录、人防地下室给排水、电气、通风与空调记录、消防联动调试类记录、C5类：进度控制文件C5/进度控制文件审核总进度计划、月进度计划、周进度计划、节点工期计划、专项施工计划、进度类监理通知单及回复单、进度会议纪要、进度相片上墙进度计划跟踪图附件三：档案盒编号范例项目机构文件中 建 监 理1A册从 号至 号监理规划细则中 建 监 理2A册从 号至

27、号监理行政文件中 建 监 理3A册从 号至 号监理行为文件中 建 监 理4A册从 号至 号监理记录文件中 建 监 理5A册从 号至 号评 估 文 件中 建 监 理10A册栋 号合 同 文 件中 建 监 理6A册从 号至 号施工方函件中 建 监 理9A册从 号至 号建设方函件中 建 监 理8A册从 号至 号费用审批文件中 建 监 理7A册从 号至 号安全监理目录制度中 建 监 理15B册从 号至 号安全规划细则中 建 监 理14B册从 号至 号验 收 文 件中 建 监 理11A册栋 号会 议 纪 要中 建 监 理12A册从 号至 号建设单位安保体系前期准备文件中 建 监 理13B册从 号至 号安全监理记录文件中 建 监 理20B册从 号至 号安全管理人员资质审查文件中 建 监 理19B册从 号至 号安全投入审核文件中 建 监 理18B册从 号至 号安全制度审核文件中 建 监 理17B册从 号至 号安全方案审查文件中 建 监 理16B册从 号至 号图纸变更文件中 建 监 理25C册从 号至 号方案审查文件中 建 监 理24C册从 号至 号资质审查文件中 建 监 理23C册从 号至 号施工单位安全教育文件中 建 监 理22B册从 号至 号安全检查验收文件中 建 监 理21B册从 号至 号交接记录文件中 建 监 理30C册栋 号砼浇筑申报表中 建 监 理29C册栋 号隐蔽报验文件中