督查督办系统讲稿20171215

1、1. 概述公司董事长和总裁班子非常重视行动计划任务督办督查工作。在集团转型变革、提高效率的背景下和董事长要求数据合并填报减少板块和业务部门非业务工作量的前提下，为了进一步提高工作效率，促进和推动重大决策和重点工作部署的贯彻落实，集团信息部对目前调研获取的填报数据和历史填报数据进行了深入分析。结合行动计划督办实际需要并同相关职能部门确认后制定督查督办系统方案，并提报总裁办公会审议和指正。行动计划任务督办督查工作是行政管理工作的一项重要内容，也是职能部门发挥管理作用的重要体现。按照集团战略目标的要求和全面预算管理的指导，对集团职能部门和板块贯彻落实重点工作计划、会议决议事项、领导批示及交办任务办理

2、情况的督促、检查和结果反馈。是职能部门管理事务、搞好服务”职能的综合体现，也是加强执行力，达到管理畅通，确保各项工作任务落实的重要保障。行动计划任务督办督查工作的成效如何，不仅直接反映职能部门的工作效能，而且影响着组织的管理水平。 1.1. 领导工作的重要组成部分党和国家领导人多次指出：“决策的制定和实施方案的部署，事情还只是进行了一半，还有更重要的一半，就是确保决策和部署的贯彻落实。为此，督促检查工作十分必要”。可见，督查工作是领导工作的重要组成部分，是整个领导工作链条中的重要环节。1.2. 行政办公工作的重要组成部分督查工作属于领导工作的范畴，但每位领导由于负责全面的工作或者分管某一方面的

3、工作，时间紧，任务重，责任大，不可能件件事必躬亲，事事亲自过问，必须依靠行政办公相关工作人员来抓督查抓落实，这就是相关责任职能部门建立的基本理论依据。行动计划任务督办督查目的是为了推动、促进决策和工作落到实处。1.3. 推动决策和工作落实我们在督查过程中，需要认真客观如实分析决策执行过程中取得的成绩和存在的问题，总结经验教训，为领导决策和决策调整提供咨询参考意见，这也是通过督查抓落实的重要体现。2. 督办的特点与现状 随着领导工作和管理工作现代化、科学化的进程不断加快，对督办工作的要求也随之提高。为此只有在实践中积极探索督办工作的内在特征，逐步把握其运行规律，才能更好地适应客观形势发展的要求，

4、不断提高其工作水平，发挥其系统效能。2.1. 工作的特点督办工作的特点主要有以下几个方面：实效性，督办工作讲求实效；权威性，督办工作的权威性是由其工作内容、运行方式和目的所决定的，是客观的、必然的；原则性，这一特点是由督办检查内容的严肃性和督办检查过程的复杂性所决定的；时限性，查办工作十分注重效率，一些重要查办事项和突发事件都具有明显的时限性；综合性，督办工作涉及各个板块不同业务领域，内容广泛。督办检查接触方方面面，起着重要的沟通、协调、联结和综合作用。 2.2. 工作现状和问题1、 督办工作落实不到位没有充分认识到督办工作的重要性，仅仅停留在发通知催，打电话要，缺少必要的督促检查，对目标落实

5、情况关注不够。在实际督办工作中，由于思想和资源上准备不足，在遇到一些职责不清、推诿扯皮现象或者工作过程遇到阻力时，往往难以得到充分理解和有效支持，给督办工作造成了一定困难。 2、 督办工作机制不健全由于督办工作制度建立但不够完善以及督办工作结果运用不到位，直接导致了督办工作机制不够完善，程序不够明确，操作不够规范，不能有计划、有目的、有组织地开展督办。工作缺乏应有的力度和措施，造成了现用现抓的被动局面。 3、 督办工作效果不明显管理制度和办法多属笼统模糊的粗放式的管理规定，具体的、可操作的、程序化的制度和规定比较少，各种程序衔接、时间要求、质量标准等方面规定不严、不细，责任不明，增加了过程监控

6、的难度。督办重点抓得不准不及时抑或不能正确领会领导对其所督办工作的真正要求；对督办的工作没有深入地调查研究，流于简单化、任务化，督办结果达不到领导或上级要求。缺少信息化管理手段和质量管理思路。3. 管理和业务需求3.1. 督办效果及数据来源原填报数据来源是板块根据业务内容填报，主要为重点事项和管理指标内容，缺少经营指标数据。不符合集团围绕经营和利润来进行管理的要求。结合历史开发并上线的预算执行系统来分析后，暂定以预算执行系统作为主要数据来源，并引入指标数据和管理指标数据增减的功能，减少业务填报工作量、增加不同填报系统的数据一致性。3.2. 合并填报提高效率及板块减负董事长和相关领导在多个会议中

7、明确要求职能部门合理规划要求板块填报的管理和指标数据，减少一线业务部门的管理填报工作。3.3. 填报数据自动生成通过预算执行系统在周度填报当周经营和管理指标完成情况时，自动提取当月计划和当月执行+手工关联或者编辑下月计划后保存成待发月度的行动计划督办表单、自动提取当周计划和当周执行+手工关联或者编辑下周计划保存待发成周度的行动计划督办表单。3.4. 减少数据干扰，提高数据粒度精度行动计划督办表单拆分成单个督办任务，单独确认。把日常填报的多条数据的表格自动生成单个的待办事项。经责任人、督办人和相关负责人流转确认。把需要多次联系和确认的工作变成单项审批的事务性工作，排除需要多次确认和沟通的干扰。3

8、.5. 督办业务流程行动计划督办通过预算执行填报自动存档底表数据，数据通过流程表单提交给行政督办人，数据自动生成单个督办任务单据。单个督办任务督办由行政督办人发起、负责人填结果、督办人确认结果后结束流程。3.6. 督办任务追踪根据行动计划表任务数自动核算任务是否全部执行完成，追踪上个计划表任务内容。确保制定的目标、计划的督办效果，避免汇报时人为删减重点计划。4. 方案4.1. 方案理论依据PDCA循环是一套广泛用于管理的标准化、科学化管理体系，可分为计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Action)，它是衡量督办工作成效的重要指标。集团经营和管理工作是一系列独特的、复杂的

9、并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在管理活动中，要求把各项工作按照目标作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决的工作方法，这是督办管理系统蕴含的核心管理的基本方法，也是企业管理各项工作的一般规律。在上面分析了行动计划任务督办督查工作的特点和现状之后，结合督办工作的特点进行对比分析，在督办工作中引入PDCA循环的方法从理论上说是适用的、可行的。 督办工作是一项传统的政务工作，将督办同PDCA循环的管理方法两者结合起来，从理论上对于督办工作是一次有益的尝试和探索。在实践上，把PDCA循环的

10、管理方法引进到督办工作领域内，会使督办工作在实际操作上有新的突破。 4.2. 基于PDCA循环的督查督办系统概述行动计划任务督办督查工作涉及的工作目标一般分为成果性目标和约束性目标，成果性目标一般是指最后的处理结果，约束性目标包括成本、进度和质量。系统由两个重点组件部分构成。一是行动计划管理实现帮助管理者、责任人、督办人厘清责任，明确分工，按时，按周期，按计划开展督办事项落实工作；二是工作任务督办单实现分解和传递主体责任，并监督履行好责任，完成任务。4.2.1. 系统核心工作流程l 通过预算执行填报生成行动计划表（财务预算执行系统，一次填报多个系统应用），可再次对行动计划表进行增加、减少及编辑

11、维护。l 系统审批结束后把行动计划表自动生成一条条督办任务，通过系统发送到责任人、督办人和板块负责人及集团领导的待办事项中。l 在完成任务后，通过已经自动生成并分配的工作任务督办单把结果反馈给督办人和板块负责人及集团领导。l 对执行结果予以审核后再给其相应指导，未完成、超期完成、任务计划变更等都可以进行顺延或者加急执行处理，以确保原制定目标的顺利达成，以此完成了计划-执行-检查-总结处理的一套闭环。4.2.2. PDCA循环阶段说明4.2.2.1. 计划阶段在计划阶段中，需要对目的进行统筹规划，制定进度、质量和资源计划，进行总体设计。根据计划制定工作分解，把工作和责任落实到具体责任人。 4.2

12、.2.2. 实施阶段执行阶段要做到任务量化、进度时限具体化、目标责任明确化。在过程中，要按进度计划，适时加以催办及时了解督办事项的运行情况和办理情况，积极协助承办部门解决遇到的困难。4.2.2.3. 检查阶段在工作任务完成后，责任人应及时回复办理情况。督办人按照计划对办理情况进行检查，对不符合要求的，督促承办部门补办或重办。 4.2.2.4. 处理阶段主要包括反馈激励和归档两个主要内容。一项督办任务完成后，要按照事事有结果，件件有回音的原则，应形成办结报告及时向批示领导报告结果。同时，应将各种有关的文字材料，包括领导批示、办结报告、检查反馈等，整理归档。对一些重大和复杂的督办任务，还可以对督办

13、情况进行一个总体评价和总结，作为今后实施类似工作的依据。反馈激励包括完成激励和未完成处罚，可按集团管理要求进行通报表扬和处罚。4.2.3. 督办辅助工具系统还供了大量辅助功能，如分工交办、行动计划自动分解、进度汇报、结果追踪、电子台账、各类报表、监督监察手段、提示提醒、在线交流、统计分析、图形化结果展示等等。4.2.3.1. 数据校验4.2.3.2. 动态表单4.2.3.3. 仪表盘仪表盘在督查督办系统中是一个比较有特色的内容。通过像汽车油表类似的图形,可以向用户形象的展现数据分析的结果。4.2.3.4. 电子台账电子台账是工作和项目的数据集中和分类表现的场所。可按照用户的需求生成各类台账，如

14、分类工作台账、超期工作台账、问题工作台账、效能分数台账等。4.2.4. 督办数据展示4.2.4.1. 督办应用磁贴4.2.4.2. 督办图片横幅4.2.4.3. 督办系统公告板4.2.4.4. 督办图表4.2.4.5. 督办任务提示4.2.4.6. 督办统计明细4.2.4.7. 督办统计4.2.4.8. 督办查询4.3. 方案整体业务流程5. 方案意义数据以预算执行为数据源，可以把财务预算执行填报、行政督办、人力资源考核进行业务融合。最终统计结果共享给行政和人力做考核依据、给板块领导和财务对经营和管理指标做管理辅助，符合董事长要求数据合并填报的要求。5.1. 打造起现代公司管理新格局对全集团责

15、任目标完成进度、完成质量，由过去的模糊式、随意性变成了具体化、数字化、信息化，先进的网络信息技术与先进的公司管理理念密切融合，将公司管理能力水平提升到新的层面。5.2. 集团及板块高层决策辅助在统计出这些行为数据后，会和板块具体业务相关的销售额、企业财务、市场竞争情况等数据对接，从而帮助集团更好的进行决策。5.3. 多个职能部门管理辅助系统收集到这些数据后会统计出三个行为管理的相应数据，任务的完成率，任务的合格率和问题的改善率，通过该数据来判断这段时间内的员工执行度、负责人管理的执行是否到位。所有涉及到具体事项的责任人都会有自己的行为力指数（按照一定算法加成求和以上三个数据），可依据该指数给责任人、督办人、负责人排名。5.4. 人力考核和人员晋升系统积累的行为力指数不仅可以作为绩效考核的依据，未来还可成为员工晋升的依据和征信指