文书与档案管理基础

1、第一讲：文书工作概述文书工作是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程。（亦称文书处理或文书管理）中国古代最早的文书是公元前2000年前帝舜时期史官所记的虞书虞书，但原件早已不存。现存最早的古文书是清末开始在河南安阳出土的甲骨刻辞甲骨刻辞，是殷王室占卜时所刻的文字，属于公务文书。史书记载商代的文书还有册和典，是简的集合体。简以狭长竹、木片作载体。把长短相间的简用皮条或丝绳上下两道编连起来，就成为册。把册保存起来就成为典。典册所载内容是当时史官的记录。东晋后期（公元4世纪末、5世纪初），纸张纸张首先被用作官府往来文书的载体，而诏令文书和重要奏疏的载体仍用竹、木简，到隋代

2、竹、木简才废弃不用。从周代到清末，文书载体还曾使用金、玉、铜、铁、石、缣帛等物，是为了长期保存或在某些特殊情况下使用。当代文书的一般理解 一般语言工具书都告诉我们：文书一词有两个含义。 其一，各类机关或其他单位中从事文件收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归档等工作的人员； 其二，各类公文和私文的通称。本文研究的“文书”指后者，即指某事物(某类文字材料)而非指某种职务。关于这一点，李欣在所著秘书工作一书中说：“概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料，是应用写作实践中的一种常用文体。这是一个基本的定义，是从广义上讲的。何谓“行为主体”？他又说：

3、行为主体“是指个人、社会组织、政党集团和国家政权”。请注意，他说的“文字材料”并未加“公用”或“私用”的限制；他说的“行为主体”却是“公”与“私”均包括在其中。这样，我们自可得出结论：广义的文书便是“公文十私文”的应用文。不过，人们在日常工作中，在用语习惯上，说到“文书”时，是不包括私用的文字材料在内的。辞海上说的“各种公文的通称”(1979年版，1533页)即是一例，这也就是狭义的文书的概念。 辞海上说的“文书”是狭义的，而现代汉语词典上说的(“指公文、书信、契约等”)却基本上是广义的，但小于“公文私文”所涵盖的范畴。这对一般读者来说，只会造成思想的混乱，而无助于文秘知识的普及和这方面研究工

4、作的深入。可见，与人们日常工作、学习和生活有十分密切关系的文秘术语概念或定义的规范化是多么迫切和重要啊!当代文书的分类、法律文书，法律文书，是国家司法机关在处理刑事、民事、经济各类案件时，依照法律规定的程序而制作或发布的、具有法律效力或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件。是代表国家意志，忠诚地体现国家法律精神，遵循法律规定为付诸实施某一法律行为，能引起一定法律后果而制作的文书。、商业文书，商业文书，商业应用写作所反映的内容，是由商业的实际工作所决定的，无论是布告、通知、请示、报告，还是简报、消息、总结、通讯、商业经济论文都要与商业工作有关，体现出“商”字来。、军用文书，军用文书，通常是指军队

5、内部以及与军外单位往来所使用的行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情报和积累资料的重要工具。、公关文书，、公关文书，凡是用于沟通、增进、改善本企业与公众关系的文字材料。目录单击此处添加标题文字单击此处添加标题文字单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容单击此处添加标题文字单击此处添加标题文字单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容单击此处添加标题文字单击此处添加标题文字单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击

6、此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容单击此处添加标题文字单击此处添加标题文字单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容 单击此处添加文字内容单击此处添加文字内容2014年真题31、某单位领导有多件事需要向上级部门请示，他应该遵循的写作原则是()A、多文多事B、一文多事C、多文一事D、一文一事32、表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时使用的公文是()A、通知B、通报C、批复D、会议纪要42、文书工作的基本思想原则是()A、实事求是原则B、少而精原则C、时效性原则D、保密原则43、公文结构中，一般只出现在上行文中

7、的要素是()A、附注B、紧急程度C、机密等级D、签发人标识44、下列关于立卷类目的表述，不正确的是()A、年终立卷的参考依据B、平时归卷的指南C、应当在文件形成当年的年底或者前一年的年初编制D、文件数量少、案卷不多的单位，可不分类目，直接列出预立案卷及其标题45、下列关于收文处理审核环节的表述，不正确的是()A、审核是否应由本机关办理B、收到上级机关下发的文件须进行审核C、审核行文是否符合行文规则D、审核文种的使用、公文的格式是否规范46、某单位一案卷的编号为“5028-13”，该案卷的案卷号是()A、5 B、02 C、8 D、1347、下列不属于档案全引目录的是()A、卷内备考表B、案卷目录

8、C、立卷说明D、卷内文件目录48、案卷青岛市人民政府关于莱西市2013年经济发展情况的文件材料未使用的立卷特征是()A、问题特征B、地区特征C、名称特征D、作者特征49、下列案卷标题正确的是()A、济南、青岛、烟台等地区2013年环境治理报告B、山东省各单位关于群众路线教育工作的计划C、省委2013年关于加强党风廉政建设的文件材料D、淄博市教育局2013年中小学生心理健康教育的文件材料50、按照归档文件整理规则，按件装订顺序正确的是()A、转发文在前，被转发文在后B、附件在前，正件在后C、定稿在前，正本在后D、请示在前，批复在后2014年真题6、照片档案以直观的图像来记录历史，但需要相应的文字来解释它的来源和内容。照片档案的文字说明除了有“摄影者”要素外，还有哪几个构成要素?5、阅读下面的材料，完成表格并回答问题。(1)小张在滨海市智贤中学教务处负责教学档案管理工作。2014年4月中旬，他将2012-2013学年度的教学档案整理装订好，准备移交给档案室归档，其中一卷的封面如下图。(2)滨海市智贤中学 教育教学类(3)2012-2013学年度第二学期 教研组工作计划、总结(4)自2013年2月至2013年7月 保管期限 长期 本 卷