第1章word在文秘工作的应用

1、第1章 word 文档编辑与美化人民邮电出版社本章内容文档编辑是Word 2007的基本功能之一，主要包括对文档的基本操作、打印文档及保护文档。为了使Word文档更加美观，用户还需要对Word文档进行美化设置。 制作联合公文 制作会议通知 制作人力资源规划书 制作培训考核试卷 制作绩效考核管理制度人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.1 制作联合公文案例背景担任文秘一职的人员通常需要制作一些琐碎的公文，例如通知、公告等。一些企业或政府部门经常会制作、发布一些由多个单位或者部门联合发文的公告文件，即联合公文，此种公文因由多个单位或者部门联合发布，所以其公文头为

2、各类公文中较为特殊的一种。本节介绍使用Word 2007轻松制作联合公文的方法。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用人民邮电出版社最终效果及关键知识点Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.1.1 创建空白文档创建空白文档制作联合公文首先要创建一个空白的Word文档，然后要制作联合公文头并输入公文内容，最后根据需要适当地对文档进行美化。创建空白文档的方法有两种，下面以制作“联合公文”文档为例介绍其具体操作 步骤。1. 使用【开始】菜单使用【开始】菜单启动Word 2007应用程序后，系统会自动新建一个名为“文档1”的空白文档。人民邮电出版社

3、Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用2. 使用鼠标右键使用鼠标右键使用鼠标右键创建空白文档是一种被用户经常使用的方法。1.1.2 页面设置页面设置页面设置主要是为了能真实地反映文档的实际页面效果，主要包括设置页边距和设置纸张大小和方向等。页面设置可以在建立文档之前、之中或者打印输出文档之前，这里主要介绍一下在建立“联合公文”文档之中对页面设置的方法。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1. 设置页边距设置页边距页边距通常是指页面四周的空白区域，通过设置页边距的大小可以使文档内容与页面边缘保持比较合适的距离。2. 设置纸张大小和方向设置纸张大

4、小和方向用户可以根据排版的需要或者文档打印后的显示效果需要，设置文档的纸张大小和方向。3. 设置文档网格设置文档网格对文档设置完纸张大小和方向后，文档的版式基本确定了，为了使文档看起来更加清晰，我们可以通过设置文档网格来保持字与字，行与行之间的距离。Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用人民邮电出版社1.1.3 编辑文档编辑文档创建完空白文档后，接下来可以在该文档中输入中文、数字及时间和日期等内容。1. 输入中文输入中文2. 输入数字输入数字在编辑文档的过程中，如果用户需要插入数字，可以直接按下数字键进行输入。3. 输入编号输入编号Word系统默认是对文本自动编号，为了方便对

5、文本设置对齐方式。Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用人民邮电出版社4. 输入日期和时间输入日期和时间用户在编辑文档时往往需要插入日期和时间，如果插入的日期和时间不是当前日期和时间，在文档中直接插入即可；如果插入的日期和时间是当前时间，可以使用Word自带的插入日期和时间的功能。1.1.4 美化美化公公联合公文”文档创建完成后，为了使文档看起来更加美观、清晰，用户可以通过设置字体格式和段落格式，插入自选图形以及设置页面颜色等方法对文档进行美化。Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用人民邮电出版社1. 设置字体格式及段落格式设置字体格式及段落格式2. 插入自

6、选图形插入自选图形一般公司发布正式文件时，会在标题和正文文本之间插入划分线和五角星。1.1.5 保存为模板保存为模板用户可以将制作好的“联合公文”保存为模板，以方便以后的使用。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.2 制作会议通知案例背景公司经常开大小会议，担任秘书一职的员工要做好会议前的所有准备工作，包括制作会议通知文档，然后快速有效地通知公司各个部门的与会者。通知上一般要写明会议的名称、议题、目的、召开时间、地点、参加人员、会议日程安排及其他相关事项。会议通知要求言简意赅，发布时间要及时。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的

7、应用最终效果及关键知识点人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.2.1 新建基于模板的文档新建基于模板的文档会议通知也属于公司公文的一种，为了快速地制作该文档，用户可以使用1.1节保存的“联合公文”模板来创建“会议通知”文档。1.2.2 设置落款文本格式设置落款文本格式人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.3 制作人力资源规划书案例背景人力资源规划是企业建立人力资源管理体系的前瞻性保障，通过对企业人力资源的供需分析，预见人才需求的数量和质量要求，以此确定人力资源工作策略。人力资源规划从企业出发，准确预测企业未来发展所需的各类

8、人力资源的数量、质量、结构等方面的要求，结合市场供需确定企业人力资源工作策略，制定确实可行的人力资源规划方案人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用最终效果及关键知识点人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.3.1 添加项目符号和编号添加项目符号和编号按照前面1.1节介绍的方法制作“人力资源规划书”文档，为了使文档更加条理清晰，下面我们在文档中需要的位置设置合适的项目符号和编号1. 添加项目符号添加项目符号系统提供了多种项目符号，用户可以根据需要为文档内容添加项目符号和编号，如果用户不满意，还可以自定义项目符号。2. 添加编号添加

9、编号编号常用于排列先后顺序或列举事件。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用3. 添加多级列表添加多级列表人力资源规划书文档内容比较多，为了使文档的层次更加分明，条理更加清晰，用户可以为文档设置多级编号。1.3.2 美化人力资源规划书美化人力资源规划书按照前面1.1.4小节中介绍设置字体及段落格式的方法对“人力资源规划书”文档的字体及段落格式进行相关设置。1. 设置字体格式设置字体格式人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用2. 设置段落格式设置段落格式为了使该文档结构清晰、层次分明，用户可以为其设置段落格式，设置段落对齐方式、缩进

10、和间距等。3. 设置页面颜色设置页面颜色为了使制作的联合公文更加美观，用户可以为文档设置页面背景颜色。Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用人民邮电出版社1.4 制作培训考核试卷 案例背景为了使员工更高效地完成工作，企业一般会经常对在职员工进行业务相关的培训，例如通过笔试或者实践操作等方法对培训的结果进行考核。本节以制作培训考核试卷为例，介绍具体的制作方法。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用最终效果及关键知识点人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.4.1 创建基本文档创建基本文档要制作培训考核试卷，用户首

11、先要创建一个空白的Word文档，并在新建的文档中输入试卷的具体内容，然后对文本及段落格式等进行相关的设置。1. 页面设置页面设置创建“培训考核试卷”文档首先应对试卷的页面进行设置。2. 试卷分栏试卷分栏试卷内容较多时，用户可以将试卷页面分为两栏。3. 输入试卷标题和内容输入试卷标题和内容对文档设置分栏后，接下来用户要输入试卷标题和内容。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用4. 设置字体格式及段落格式设置字体格式及段落格式输入完试卷内容后，为了使试卷更加规范、美观，用户可以对标题及各级题目的字体及段落格式进行设置。1.4.2 设置试卷页眉与页脚设置试卷页眉与页脚

12、页眉和页脚是文档的附加信息。页眉在页面的顶部，这里我们输入员工考试的相关信息；页脚在页面的底部，这里我们输入页码。1. 设置首页页眉设置首页页眉用户可以根据需要对试卷首页的页眉进行单独的设置。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用2. 使用域设置试卷页码使用域设置试卷页码域是文档中的变量，分为域代码和域结果。域代码是由域特种字符、域类型、域指令和开关组成的字符串，域结果是域代码所代表的信息。域结果根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。域特征字符是指包围域代码的大括号“”，它不是从键盘上直接输入的，按【Ctrl】+【F9】组合键可插入这对域特征字符。域类型是域

13、的名称，域指令和开关是设定域类型如何工作的指令和开关。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.4.3 设置加密文档设置加密文档“培训考核试卷”文档制作完成后，为了防止泄露试卷题目，保证笔试考核的公平性，用户可以通过对“培训考核试卷”文档进行加密来保护文档。1.4.4 打印培训考核试卷打印培训考核试卷制作完“培训考核试卷”文档后，在考核之前，员工要把该文档打印出来。1. 打印预览打印预览在打印文档之前，预览文档是非常必要的，这样不仅可以及时发现文档中的一些错误并及时改正，还可以检查部分内容的打印属性是否设置正确。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与

14、人力资源管理中的应用2. 双面打印双面打印为了节省纸张，打印培训考核试卷时，用户可以对其进行双面打印。下面以手动双面打印为例介绍双面打印文档的方法。3. 打印多份文档打印多份文档员工要根据参加培训考核的人数，确定打印试卷的份数。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.5 制作绩效考核管理制度案例背景企业为了实现一定的经营目的，制作绩效考核管理制度，运用特定的指标和标准对员工进行定期的考核，使员工的能力得到提升，从而提高其工作效率。Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用人民邮电出版社最终效果及关键知识点人民邮电出版社Word/Excel2007

15、在文秘与人力资源管理中的应用1.5.1 创建基本文档创建基本文档在制作绩效考核管理制度文档时，为了方便快捷，用户可以使用Word 2007提供的模板来创建。1.5.2 添加边框和底纹添加边框和底纹为了使“绩效考核管理制度”文档中的“绩效考核等级标准”文本更加醒目，这里用户可以为其添加合适的边框和底纹样式。1. 添加边框添加边框2. 添加底纹添加底纹人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.5.3 查找和替换文本查找和替换文本对于篇幅较长的文档，可以运用“查找和替换”功能快速地查找和替换文本、图形和表格等内容。这里制作的“绩效考核管理制度”文档虽然篇幅不长，但是要

16、查找和替换的文本“企业”出现的频率比较高，依次更改比较麻烦，也可以利用“查找和替换”功能。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1.5.4 设置文档视图设置文档视图制作完文档后，可以通过各种文档视图来呈现，不同的视图方式可以适应不同的工作特点。Word 2007提供了各种视图供用户选择，包括“页面视图”、“阅读版式视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”和“草稿视图”等五种视图模式。“页面视图”是系统默认和用户经常使用的视图。用户可以在“视图”功能区选择需要的文档视图模式，也可以在文档窗口右下方单击视图按钮来选择视图。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用1. 页面视图页面视图平时办公要打印文档时，可以使用页面视图，页面视图可以显示页眉、页脚、图形对象、分栏设置和页面边距等元素，是最接近打印结果的视图。2. 阅读版式视图阅读版式视图要方便、快捷地浏览文档时，可以使用“阅读版式视图”，“阅读版式视图”是以图书的分栏形式显示文档，窗口上方的功能区被隐藏起来，以便提供最大的阅读空间。人民邮电出版社Word/Excel2007在文秘与人力资源管理中的应用3. Web版式视图版式视图Web版式视图显示文档在Web浏览器中的外观，文档将显示为一个不带分页符的长页，文档内容将自动换行并适应窗口的大小。该类