酒店管理会所 -- 酒店文件存货管理制度-

1、酒店管理会所 酒店文件存货管理制度总 则第八十三条 为加强存货管理,保证正常生产经营需要,提高存货使用效率,特制定本制度。第十四章 存货日常管理第八十四条 存货的范围:存货是企业生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资,包括原材料、包装物、低值易耗品、库存商品、委托加工物资、委托代销商品、受托代销商品及其他小额耗材等。第八十五条 存货管理的岗位分离原则:订货人员与复核、审批人员的岗位必须分离;订货人员与验收、存货保管人员岗位分离;存货保管人员、会计记账人员岗位分离;存货的盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人员共同进行。第八十六条 存货的采购存货采购实行预算管理,每月25日

2、前由各科室负责人向财务部报送下月采购预算。各公司存货采购一律通过供应部统一采购,各部门需采购存货时,应填写一式三份的采购申请表,列明其要求和建议,经部门负责人审批后交供应部。供应部根据公司采购流程实施采购(采购流程详见采购管理制度。第八十七条 存货的验收、入库1、外购入库。货物到货后,公司仓管应根据随货同行的送货单验收货物,需要确认货物是否为公司订单所定货物,实物货物是否与送货单一致,货物是否有损伤。验收无误后,仓管员应在送货单的返回联上签字确认,并录入金蝶进销存系统,经供应部负责人审核后打印入库单并签字,与送货单随货同行联一起传递到会计处进行二审和记账。审核人员审核时应重点核对送货单与入库单

3、数量、金额是否一致。2、自制产成品。生产部门加工完毕移交于仓库的产品,由仓库部门认真验收合格后,填具产成品入库单,并经双方签字、确认。产品入库单一式四联,存根、仓库、财务、生产部门各一联。3、入库单(财务联应传递及时,因人为原因在存货入库后一个月内尚未传于财务部,公司财务部对此事项将不予认可并拒绝付款,所造成的损失由经手人全权负责。4、购货发票应随同存货验收单、入库单及对方的送货单由经手人、验收人、仓库记帐员报分管副总经理审批传财务部记帐。5、仓库管理员应对验收后不符合要求的货物负责,如确系产品质量原因且系非人为失误所致,应及时与发货厂家确认退货事宜。6、供应部验收合格后的存货,应及时通知存货

4、使用负责人,要求严格按存货保管要求及时送存冰库进行妥善存放,对存货的存放应按照到货先后顺序进行摆放,将最先到试剂或有效期短的存货摆放在最前面,依此类推。7、存货入库后应建立存货档案,存货档案是指存货基本属性,主要包括存货的有效期、采购到货期、对应项目、规格和有效测试数等,该资料由实验室试剂负责人和采购部共同完成。第八十八条 存货的发出1、销售商品的发出(限广州公司试剂销售试剂销售部销售人员在金蝶进销存模块中录入订单,列明其要求和建议;仓库管理员根据订单生成销售出库单并发货,打印销售出库单一式五联;销售出库单随货同行,货物送到客户处后,必须取得客户签字确认的销售出库单签收返回联,并及时送交财务开

5、票;仓库进销存帐需每月与财务存货账核对,如有差异必须查明原因。一旦涉及到差异调整的,须按审批权限经由财务部批准后,方可调账。2、非销售商品的发出申购部门填写领料申请单,并按审批权限签字审核;仓管员根据审核批准后的领料申请单发货,同时根据领料申请单 性质在金蝶进销存模块中增加生产领料单或其他出库单,并由领料人在生产领料单上签字,并将其中的一联交予财务入账。3、子公司之间相互出入库子公司外购原材料原则上应按采购流程外部采购,特殊情况下须向其他子公司采购的,应处理如下:销售子公司作销售出库,为与其他正常销售区别,销售子公司按售价记入“其他业务收入”,同时按购入价结转成本记入“其他业务支出”;购入子公

6、司按正常外购入库处理。第八十九条 存货的盘点各公司财务每月26日应组织对公司所有原材料和库存商品进行盘点,盘点的结果与金蝶进销存帐核对,对各科室已领未用的原材料,应制作退料单,以保证当月成本的准确性;存货盘点应由仓库管理人员及独立的会计记账人员和科室存货保管人员共同进行。所有盘点参与人员应对盘点结果进行签字确认;盘点结果应传真一份至集团财务管理中心备查。第十五章 低值易耗品管理制度第九十条 低值易耗品定义:本集团公司低值易耗品包括:1、单位价值在500-2000元,使用年限在6个月以上的物品;2、单位价值在2000元以上,使用年限在612个月的;3、单位价值在2000元以上,使用年限在一年以上

7、的,但因科技进步而价值消耗较快的物品也列入低值易耗品范围,如电脑及配件等;4、其他可界定为低值易耗品的。第九十一条 低值易耗品的管理:1、低值易耗品的购置凡各部门需采购之物品,均须填写请购单或仪器请购单一式三份(经批准后请购部门、采购部、财务部各留一份,经主管领导批准后由供应部统一购进。 采购应本着节省成本、价廉物美原则,不得谋私利。采购物品后,供应部凭发票和经签收的领用单向财务部报销。2、低值易耗品的分类:购置低值易耗品后,为了便于日常管理,应对其按如下类型分类:办公用品类,如打印机、保险柜、传真机等生活设施类,如冰箱、空调、洗衣机、电视机、吸尘器、微波炉、热水器等 电子设备类,如电脑主机、

8、显示器、U盘、数码相机、投影仪等其他类,如实验室或体检中心用的各种未达到固定资产标准仪器设备,如诊断床、混合器、真空泵等3、物品领用与管理为使库存资金最小化,公司低值易耗品实行零库存管理,各部门需用低值易耗 品时应至少提前一天将经有效批准的请购单提交供应部,由其统一采购。公司制定各级人员低值易耗品的须用标准和使用期限,并定期改进,依据各部门的工作特点适当倾斜、变通。供应部收到各部门的请购单后在接单人处签名确认,第一联退还交单人,留存第二联,将第三联交财务部资产管理员,资产管理员在收到供应部传递过来的请购单后应挑出其中符合低值易耗品定义的物品,制作新增低值易耗品管理卡(新增低值易耗品管理卡见下,

9、并在供应部发放低值易耗品前将新增低值易耗品管理卡和编号卡传递至供应部,供应部负责将编号贴在相应实物上,并补充完整新增低值易耗品管理卡,交领用人签收后方可发放。4、物品调拨低值易耗品调拨应填写调拨单,办理交接手续,并将调拨单传一份至财务部,否则,由此造成的低值易耗品损失由原责任人承担5、低值易耗品报废低值易耗品报废时应由使用部门填写情况说明,由主管副总批准(电脑报废需经IT部鉴定,交行政、财务部门审核注销.6、低值易耗品移交职工调离,须移交所负责任低值易耗品或交回原物,否则按规定折价赔偿。第九十二条 低值易耗品的摊销方法低值易耗品采用“一次摊销法”。第九十三条 低值易耗品的盘点:财务部应建立低值

10、易耗品台帐,详细列明低值易耗品名称、编号、使用部门、使用人、责任人、领用日期、预计使用期限、调拨情况、报废情况等,同时不定期对低值易耗品进行抽查盘点,每年11月中旬对低值易耗品进行全面盘点,发现盘盈(亏应找出原因,并报公司批准后进行相关处理。第九十四条 其他低值易耗品有关的保修卡等相关资料由使用部门指定专人负责保管并归档。使用人或者保管人应注意低值易耗品的日常保管和维护附:相关文件及表格:附一、新增低值易耗品管理卡年 月新增低值易耗品管理卡 附二、资产调拨单资产调拨单 财务部 主管领导签名 出 接 收 主管领导签名 备注: 部门/责任人 经手人签名 附三、低值易耗品报废申请表 低值易耗品报废申

11、请表 申 请 部 门 申 请 人 编 号 低值易耗品名称 数 量 购置日期 已使用时间 预计使用时间 审批意见 审批人: 备注：本表一式二份，一份报废部门存档，一份交财务部门。 第十六章 存货报废制度 第九十五条 存货报废申请 6 财务部 存货需报废时，由仓库管理员填写存货报废申请单 ，并根据不同的情况， 提供不同的存货损失认定资料，交部门主管审批。 1、 对盘亏的存货， 扣除责任人赔偿后的余额部分， 需要提供的存货损失认定资料： Ø Ø Ø 存货盘点表； 仓库管理员对于盘亏的情况说明； 盘亏存货的价值确定依据（包括相关入库手续、相同相近存货采购发票 价格或其他确

12、定依据） ； 2、 对报废、毁损的存货，其账面价值扣除残值及保险赔偿或责任赔偿后的余额部 分，需要提供的存货损失认定资料： Ø Ø 单项或批量金额较小的存货由公司内部有关部门出具鉴定证明； 单项或批量金额较大的存货，应取得国家有关技术部门或具有技术鉴定资格 的中介机构出具的技术鉴定证明； Ø Ø Ø Ø 涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明； 公司内部关于存货报废、毁损情况说明及审批文件； 残值情况说明； 公司内部有关责任认定、责任赔偿说明和内部核批文件。 3、 对被盗的存货，其账面价值扣除保险理赔以及责任赔偿后的余额部分，需要提 供的存货损失认定资料： Ø Ø Ø 向公安机关的报案记录，公安机关立案、破案和结案的有关证明材料； 涉及责任人的责任认定及赔偿情况说明； 涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明。 第九十六条 存货报废审批 Ø 存货报废应由仓管员