档案全过程管理与电力工程建设总承包项目

1、档案全过程管理与电力工程建设总承包项目 摘要:电力工程建设总承包档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程,是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证,是竣工移交生产后,正常运行、检修、维护、改造等工作的基础,因此,抓好工程总承包档案工作全过程管理十分重要。本文结合开展电厂工程建设期间档案工作的实践和对兄弟院的调研,提出了电力工程建设总承包项目档案工作全过程管理的思路和具体管理办法。 关键词:工程建设;总承包项目;档案管理。 电力工程建设总承包是电力建设项目管理的一种经营模式,经营模式的改变必然引起文件资料管理和档案分类归档方法的改变,而且业主及上级主

2、管单位在工程达标投产考核时对工程基建档案的验收极为重视。 确定工程总承包档案管理的工作思路电力工程建设总承包项目档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程,是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证,是竣工移交生产后,正常运行、检修、维护、改造等工作的基础。因此,做好工程总承包档案管理工作十分重要。工程总承包档案管理与勘测设计档案管理档案管理电力工程建设总承包项目档案全过程管理是具有不同性质和差异的。一是作为工程总承包方,其定位应该是临时业主,既要对业主负责,又要担负一定的业主责任,在档案资料的移交与管理上,要体现“顾客至上”的理念, 为业主提供方便。

3、二是工程总承包档案在文件资料的来源、文件材料的形成、文件材料的范围以及涉及的参建单位、职责、档案的分类和编目等方面,与勘测设计档案管理相比都有很大的不同。在调研的基础上,结合我们在电厂建设工地进行档案服务的经验,提出了工程总承包档案工作的初步思路。 工程总承包档案工作全过程的管理工程总承包档案工作全过程管理是以总承包方为管理核心,以国家、行业标准规范为管理依据,以制度、监督和检查为管理控制手段, 在总承包单位(工程总负责)以及项目建设、设计、施工、监理、分包等单位全方位参与下, 实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理模式。这一管理模式力图将档案工作渗透于项目建设的每个阶段

4、、每道程序、每个工作环节之中,将工程项目建设档案管理贯穿于工程项目建设的全过程,使工程项目建设中形成的每一份文件材料都处于受控状态。 项目前期准备阶段预先谋划自工程立项开始,总承包单位就应将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程,着手开展档案文件材料的收集、积累和整理工作。总承包单位根据工程建设的内容、特点,结合具体单位工程、分部、分项工程划分和工程实施进度,制定工程档案工作的初步计划,明确档案工作管理体制,主管领导、归档标准、质量和进度要求、组织和经费保障等内容。建立档案工作组织机构,配备必要的工作人员。建立健全档案工作制度,制定档案管理的有关业务规范和办法,以保证各施工、监理单位以

5、及总承包单位各部门在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。总承包单位在编制招标文件时明确文件形成、归档和管理要求,将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。在签订勘测、设计、施工、监理和设备采购合同时,对工程档案的质量、份数和移交工作都要提出明确要求。 项目开工时统一标准工程开工时,总承包单位应及时与业主方取得联系,共同商议工程项目文件材料的收集范围、整理标准、质量要求和档案移交等事宜,并以书面形式明确下来。同时,要求各参建单位明确档案人员,建立覆盖全工程项目的档案管理网络。将有关制度、标准及时发到各参建单位,并通过召开会议、举办培训等方式,提高各参建单位对档案工作的认

6、识,统一档案工作的规范标准、质量要求,以及档案的收集、归档和整理的范围、分类、编号等。明确总承包单位各部门以及各施工、监理等单位的档案工作职责,为工程项目实施过程中形成的大量文件材料的收集、整理和归档管理打好基础。 项目实施阶段实时监控在工程项目实施过程中,将档案工作融入工程建设全过程,与工程实体质量同等重视。总承包单位在检查工程质量、进度时,同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收时,同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量。在条件许可的情况下,总承包单位应建立工程项目档案管理系统,对工程项目进行全息化管理,建立项目档案编码体系,将案卷信息输入计算机数据库,有条件的地方还应与各分

7、包方联网,通过网络化的档案管理系统监控和指导各参建单位档案资料的形成和整理情况,随时发现问题,解决问题,便于档案归档的及时、准确、完整。总承包单位还应将档案工作与经济挂钩,并将档案资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设的计划管理工作,纳入施工管理考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责。建立工地现场档案室,推行预立卷制度。监理单位除对自身形成的文件材料进行积累、整理、归档外,还负责监督检查施工文件材料的形成管理情况,审查竣工文件编制质量。监理单位均将竣工文件编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一,对施工单位 79电力工程建设总承包项目档案全过程管理档案管理进行监督管理。工

8、程施工过程中,对施工文件材料形成不完整、不准确、不符合规范要求的, 监理单位都应及时指出,限期整改。监理单位在进行单位、分部、分项工程质量评定时,同时评定文件材料的形成质量和完整程度。由于监理单位能够参与工程项目建设的全过程,对工程项目建设的每一道工序、每一个环节进行质量、投资和进度控制,因此明确监理单位对档案工作的监督职责并落到实处,是实现工程项目文件材料实时监控,实现档案工作全过程管理的关键所在。工程各阶段施工完成后,施工、监理等单位应按档案管理的有关规定,将收集、整理好的档案及时向总承包单位档案室移交,并经档案室人员认真检查验收合格后,双方签字认可。如检查验收的档案不完整、不准确、不符合

9、规范要求的,归档单位必须拿回进行整改后再重新归档,否则视为此项施工未完成,以保证档案的完整与准确。 项目竣工阶段总结反馈由总承包单位将平时积累的工程建设档案系统汇总,全面梳理,发现问题及时调整和改正,并通过国家档案行政管理部门和行业主管部门组织的档案专项验收,进一步检查发现档案中仍存在的问题,进一步完善档案质量,在整个工程项目档案移交前整改完善到位。 项目竣工后档案的移交工程结束后,由总承包单位按照合同的规定,将工程建设全部档案同时向业主和生产运行等单位移交,并办理交接手续。另外,还应按照本单位要求向本单位移交所需的工程建设档案,至此工程总承包项目档案工作全过程的管理才算完成。 工程总承包档案

10、管理组织形式工程总承包公司各种门类、载体的档案应实行统一集中管理,由一位公司领导分工负责, 并进行业务指导,定期或不定期的听取档案工作汇报,解决档案工作的问题。在公司年度工作目标中都应将档案工作作为一项内容列入计划和总结。公司要建立健全各项规章制度。档案人员的配备、设备的购置、档案人员的培训、经费开支、库房建设、档案的立卷归档工作均应列入公司的统一计划内。公司档案室负责日常的各类档案、标准规范、资料的收集、整编、管理、借阅、鉴定等工作,同时还负责对公司各部门以及各参建单位的档案工作进行业务监督、指导。126论文发表网对工程总承包的档案人员可采取两种组成方式: 从院档案管理部门派出有经验的档案人员到工地现场,直接参与工程总承包公司的档案管理,并组建公司档案室。优点是具备档案业务知识,熟悉档案全过程的管理,在工地现场很快就可打开档案工作局面。 由总承包公司自行聘用人员管理档案,院档案管理部门不派出人员,只负责业务指导和参与工程总承包的档案管理,主动帮助他们解决档案管理中的困难和问题,提供档案管理制度、技术标准, 帮助采购档案用品、设备等,不定期地到现场指导和检查档案管理情况。 结语在电力工程建设安全与质量实行终身责任制日趋法制化的今天,工程建设档案的重要性已经不言而喻。工程总承包单位应将工程文件材料的形成和积累纳入工程建设的各个环节, 并落实到各参建单位和各级专业技术人员的职责范围