物资系统管理办法3.

1、中国烟草总公司重庆市公司渝烟叶20145号中国烟草总公司重庆市公司烟叶分公司 关于印发烟用物资系统运行 管理规范（试行）的通知烟叶产地区县各单位：现将烟用物资系统运行管理规范（试行）印发给你们，请认真组织学习，并遵照执行。1 # 中国烟草总公1重庆市公司烟叶分公司1014年1月7日# 烟用物资系统运行管理规范（试行）1. 目的1.1强化烟用物资过程管理以信息化手段规范全市烟用物资的采购、调运、供应、库存 等主要业务过程，实现烟用物资全过程的信息化应用，为烟用物 资的计划编制提供决策依据，促进烟叶生产稳定、健康发展。1.2促进烟用物资标准化体系的建立以标准化烟用物资代码为核心，以固化业务流程单据

2、为基 础，促进烟用物资的全过程标准化体系的建立，为烟叶生产提供 有力支撑。1.3加强数据质量管理实现烟用物资各类数据的有效集成，充分保障信息数据的唯 一性、准确性、及时性，并结合系统查询分析工具，更加有效地 服务决策和业务管理。2. 适用范围2.1应用范围本规范适用于烟用物资系统（以下简称：物资系统）所涵盖 的基础信息维护、合同管理、采购入库业务、移库出（入）库业 务、供应业务、仓储管理等。2.2管理范围本规范适用于烟叶分公司、烟叶产地分公司（以下简称：产 地公司）、烟站（点）和各级烟用物资仓库。3.岗位职责3.1烟叶分公司相关人员岗位职责3.1.1业务部门物资管理员负责全市烟用物资分类、名称

3、、规格、计量单位、条形码等 基础数据的制定；负责烟用物资采购合同的录入、分解、下发； 负责业务数据收集、汇总、分析；负责全市物资系统应用情况的 检查及考核等工作。3.1.2信息管理部系统管理员负责物资系统业务需求调研、系统优化调整、系统操作指导 和系统运行维护等工作。3.2产地公司相关人员岗位职责3.2.1公司烟用物资管理员负责公司烟用物资采购合同的录入、分解、下发和增补合同 的录入、上报；负责公司烟用物资仓库的相关设置；负责公司烟 用物资供应价格的录入和发布；负责公司烟用物资条形码打印； 负责公司烟用物资数据收集、汇总、分析、对帐；负责公司物资 系统应用工作检查及考核等工作。322公司烟用物

4、资中心仓库及烟站（点）烟用物资管理员 负责本级烟用物资入库、调运、供应；负责本级烟用物资数 据收集、汇总、分析、对帐等工作。3.2.3信息科系统管理员负责对公司各级物资管理员的系统操作应用培训、指导及技 术支撑和系统日常运维管理等工作。4.物资系统业务流程4.1编制烟用物资代码烟叶分公司根据全市烟叶生产经营和管理工作需要，统一编 制全市烟用物资代码，包括烟用物资分类、名称、规格、计量单 位等基础信息。产地公司对现有烟用物资代码有修改或新增需求 的，应向烟叶分公司业务部门提出申请，经批准后由烟叶分公司 业务部门在系统中做出相应调整。4.2系统权限及基础信息设置4.2.1权限设置运行和使用物资系统

5、前，产地公司烟用物资管理员应根据各 级物资管理人员的工作权限，建立使用人员的账号和权限。4.2.2基础信息设置4.2.2.1物资仓库设置运行和使用物资系统前，产地公司烟用物资管理员应根据实 际情况在系统中对本单位各级烟用物资仓库进行设置。422.2人员信息设置运行和使用物资系统前，产地公司各级烟用物资管理员应根 据实际情况在系统中对本单位的烟农基本信息及烟技员基本信息 进行设置。4.2.2.3物资供应方式、价格设置运行和使用物资系统供应业务前，产地公司烟用物资管理员 应根据行业及本单位关于烟用物资的供应政策，在系统中对物资 供应方式、供应价格进行设置。4.2.2.4物资条形码打印系统完成合同分

6、配后，产地公司烟用物资管理员应打印本年 度需要使用的烟用物资条形码，并分类装订成册后发放给中心仓 库和烟站（点）使用。4.3合同管理4.3.1合同录入烟叶分公司物资管理员或产地公司烟用物资管理员，将已通过相关审批程序并完成签订的正式合同在系统中进行录入。431.1合同录入的基本内容合同录入包括编号、名称、供应商、货款支付比例、合同类 型、烟用物资数量、烟用物资单价、业务年度等基本信息，其中 合同类型分为：集中采购、自主采购、其他采购三种。货款支付 比例分为：预付款比例、货到付款比例、尾款、履约保证金四种。431.2合同录入的注意事项43121若正式合同中存在多个物资且付款方式不一致的， 在系统

7、中应拆分为多个合同单据来录入，并在合同编号末尾添加 大写英文字母（A、B、C）以区分，其余合同内容不变。4.3.1.2.2在合同录入时应上传正式合同扫描件等必要的资 料作为附件。43123合同的业务年度应与合同中所约定的烟用物资采 购执行年度保持一致。4.3.1.2.4货款支付比例应严格按照正式合同中所约定的内 容录入。4.3.2合同分配系统中完成合同录入以后，需按照分配对象（即采购入库仓 库）对所采购的烟用物资数量进行分配。为加强物资采购的集中 管理，分配的对象只能是各产地公司的烟用物资中心仓库。4.3.3合同增补产地公司若需对原合同所采购的烟用物资数量进行增补的， 应由产地公司烟用物资管理

8、员在系统中选择原始合同并录入增补 申请单。上级单位审批后，系统自动生成增补合同。合同增补模 块同时具有管理附件功能，产地公司烟用物资管理员可将纸质申 请单的扫描件作为附件，在录入增补申请单时一并提交。4.3.4货款支付产地公司烟用物资管理员在系统合同中录入了货款支付比 例后，可通过此功能打印货款支付申请单，并将此纸质单据提交 财务部门向供应商支付货款。其中，“货到付款”的申请单，必须在系统中已经完成了物资验收入库以后才能执行和打印。4.4物资入库业务物资入库业务包括：购进入库、归还入库、移库入库、入库 验收四种类型。其中，购进入库是指通过采购行为而发生的入库 操作；归还入库是指将已经领用的物资

9、归还仓库而发生的入库操 作；移库入库是指从其它仓库调运至本仓库而发生的入库操作； 入库验收是指在系统中对已录入购进入库单据的物资进行数量验 收。4.4.1购进入库4.4.1.1属于按合同采购入库的，在完成合同录入及分配以 后，被分配的目标单位可通过选择供货合同，进行物资购进入库操作。4.4.1.2属于非合同采购入库的，如：工业企业赠送、供货商 合同外赠送及其他未签定采购合同的采购入库行为，可以通过选 择非合同采购直接入库。4.4.1.3属于按合同采购入库的，物资购进入库数量不得超过 原合同数量。4.4.1.4根据集中管理要求，购进入库操作只能在产地公司烟用物资中心仓库由该仓库物资管理员完成。烟

10、用物资实物若是通过供应商直调烟站（点）仓库的，应由中心仓库物资管理员完成购进 入库操作后开具移库出库单据，完成该物资从中心仓库到烟站（点）仓库的虚拟移库操作。441.5产地公司烟用物资管理员在录入购进入库单据时应如实反映实物到货的真实情况，如到货批次、每批到货数量等。4.4.2归还入库记录烟农、烟技员、专业服务队或其他人员将在此物资仓库领用的物资归还给仓库的信息。归还入库物资的总数量，不超过 领用出库物资的总数量。4.4.3移库入库4.4.3.1基本操作要求产地公司各级烟用物资管理员在录入本仓库移库入库数据时，不需要使用条形码设备来扫码入库，可直接通过选择关联的 出库单据来完成物资移库入库工作

11、。系统中物资入库的实收数量 与出库单据上的发出数量默认一致；也可以进行调整，调整后的 入库数量不能超过出库数量。4.432注意事项和要求为加强业务数据管理，一张关联的出库单据只能开具一张正式有效的移库入库单据。产地公司各级烟用物资管理员开具移库入库单据时应认真审核单据中的实收数量是否与实际业务发生一致。若移库入库单据在完成系统审核后需要调整的，仅限系统冲 红方式进行处理。4.433实物数据差异处理若物资发出数量与实收数量不一致的，在系统中可按以下方 式处理：1、如果实收数量大于发出数量，入库单位应联系出库 单位按照差额再开具一张出库单；2、如果实收数量小于出库数量，在确保数量差异不是由出库单位

12、少发、漏发的情况下，应按 照实物到货情况如实修改入库单上的实收数量，完成移库入库操 作。4.4.4采购验收4.4.4.1基本情况物资采购到货后须对物资数量进行验收并审核。产地公司烟 用物资管理员通过系统提供的采购验收功能，选择供货合同中已 经完成购进入库的物资单据，对单一物资的总采购入库量进行验 收，并通过系统打印物资验收单供各级管理者审批，作为财务入 账的凭证。4.4.4.2注意事项产地公司烟用物资管理员在生成物资验收单时应注意以下 事项：1、每次生成的验收单，只能针对需要验收的供货合同中 的一个物资进行操作；2、系统默认累加当前所选物资中已完成 购进入库的数量作为本次验收数量，该数量由系统

13、自动计算不可修改；3、系统中录入的物资验收单在未进行系统审核前可以删除，一旦系统审核后只能作废；4、系统中针对一个物资已经验收的数量不能二次验收，确需重新验收的必须将原验收单作废； 5、验收单中关于物资的基本情况和数据由系统生成，验收结论 由操作员填录，意见签署部分由各级管理者手工签署；6、物资进行验收后，才能在合同管理模块进行“货到付款”的录入。4.5物资出库业务物资出库业务包括：移库出库、领用出库、退货出库三种类 型。其中，移库出库是指将本仓库的烟用物资通过运输工具调运 到其他仓库而发生的出库行为；领用出库是指通过领用的方式将 物资带出本仓库而发生的出库行为；退货出库是指将采购的物资 退还

14、给供应商而发生的出库行为。4.5.1移库出库4.5.1.1基本操作开具单据时，应首先选择目标仓库（即“收货仓库”），再通过 条形码扫描方式将出库物资数量录入系统，同时可以在系统中录 入本次物资调运的承运人和车船号。录入完毕后应打印此单据存 档。移库出库单原则上应“一车一单”。4.5.1.2注意事项移库出库单据应按照烟用物资的实际调运情况如实开具，不 能将多批次的物资实物调运在系统中整合成一张移库出库单。物 资移库承运人应严格履行运输前的物资清点工作，保证实际承运 物资及数量与移库出库单一致。4.5.2领用出库领用出库主要适用于两方面：一是收购期间包装物资（如麻 片）出库；二是烟技员或服务队在生

15、产试验等阶段发生的物资领 用出库。烟用物资管理员选择出库仓库、物资数量、领用人类型、领用人姓名后，开具领用出库单。4.5.3退货出库烟用物资管理员选择出库仓库、物资数量和供货合同后，开 具退货出库单。4.6物资供应业务物资供应是指在烟叶生产阶段将烟用物资供应给烟农使用。4.6.1供应方式和价格的设置录入供应单据前，产地公司烟用物资管理员必须对物资供应 方式和价格进行设置。物资供应方式分为：全价供应、特价供应 和无偿供应三种。其中，特价供应的物资即表示该物资对烟农有 政策补贴，录入的价格应是“全价供应价格-补贴价格”无偿供应 的物资即表示该物资无偿投入给烟农使用。系统中每一种供应方 式只能对应一

16、种价格。4.6.2基本操作进行物资供应操作时，产地公司烟站（点）烟用物资管理员 应首先选择供应对象类型、供应对象、支付方式、用途，然后通 过条形码设备录入需供应的各种物资，手工录入物资的数量、供 应方式后完成物资供应操作。物资的供应单价由系统根据已经设 置完毕的供应方式及其对应的价格自动生成。463差异化补贴存在差异化政策补贴标准的，在供应方式中根据最低补贴标 准计算的价格作为基础的特价供应价格；物资供应时，根据制定 的补贴标准，在选择特价供应方式的基础上，录入差异化的补贴 单价。4.7仓储管理4.7.1基本情况仓储管理主要包括仓库初始盘点、仓库日常盘点、仓库物资 损溢及仓库年度结转。初始盘点

17、是在仓库建立初期进行的首次物 资库存初始盘点；仓库日常盘点是对仓库库存物资进行实物盘点 后与系统库存数据的校对；物资损溢是在仓库实物数量与系统库 存数量存在差异时作出损溢处理；仓库年度结转是指各个仓库在 每年业务全部结束后对仓库进行年度数据归档，将本年的期末库 存结转成下一年的期初库存。4.7.2基本操作新增物资日常盘点表，选择目标仓库，系统将该仓库发生过业务操作的所有物资及“账面数量”自动列出，产地公司各级烟用物资管理员将盘点结果录入“实盘数量”，系统自动生成“差异数量”。新增物资损溢单，选择目标仓库，产地公司各级烟用物资管 理员通过扫描条形码录入该仓库下需要执行物资损溢操作的物资 及损溢数

18、量后生成物资损溢单，修改该仓库被损溢物资的库存数 据。各产地公司中心仓库和烟站 （点）仓库烟用物资管理员对本级 仓库进行年度结转归档，完成后由烟叶分公司执行全市烟用物资 年度结转业务。4.7.3注意事项4.731日常盘点及损溢录入物资日常盘点后必须执行“盘点确认”和“生成损溢单”才 能对系统物资库存数量进行调整 ；其中，物资损溢单可以通过“日 常盘点”由系统自动生成，也可以手动生成。4.7.3.2仓库年度结转在全市烟用物资年度结转期间，对已完成年度结转操作的仓 库不允许再发生任何影响库存的业务，各产地公司中心仓库及烟 站（点）本级仓库的结转操作必须在本年度全部业务完成之后进行 烟叶分公司在全市

19、所有的物资仓库全部完成年度结转后方能对全 市烟用物资进行业务年度结转。5.系统报表查询系统报表主要包括：单据分类查询报表、物资业务对帐报表、 库存表、物资移库情况明细表、年度期末库存查询等。5.1单据分类查询报表在开展业务数据检查、日常系统数据排错时，通过“单据分类 查询”报表来对某一类或某几类业务类型，按照组织单位进行精确 查询。女口：选择“组织单位一某某分公司”、“物资种类-肥料类物资”、“业务类型-购进入库”、“开始时间k从某年某月某日开始”，即可以查 询出该公司从选择开始的日期起至当前关于肥料类物资采购入库 的总数量。在系统反馈的报表数据中，还可以点击每一张单据的“单据号”来查询该张单

20、据的明细数据， 包括：开单时间、开单人、 物资等。5.2物资业务对帐报表物资业务对帐报表是按照组织单位、物资名称、业务年度等 将系统中产生的期初、采购、移库、供应、物资损溢、内部移库 在途、内部移库损耗等各业务环节的单据进行分类汇总，并将汇 总后的数据直观的进行展示。该报表的主要作用是以单一物资为 主体进行业务对帐和数据统计处理。5.2.1报表中的“组织单位”选择产地公司即表示该公司下辖 所有仓库的统计；选择烟站即表示该烟站下所辖所有仓库的统计； 选择具体的目标仓库，即表示只统计该仓库下所发生的所有业务。5.2.2报表中的“期初库存”是通过计算该仓库完成上年度物 资年度结存后的库存数据与截至“

21、开始日期”前该仓库已发生的影响物资库存的数据计算出的结果523报表中的“物资结存”是通过系统各业务单据计算的结 存数；“当前库存”是系统中物资库存表的数据。若“物资结存”数据 出现负数或者与“当前库存”数据不一致，多由系统数据错误或者 移库入库的业务单据未及时进行系统录入造成。5.3库存表显示当前物资仓库各种物资的系统库存数据。5.4物资移库情况明细表记录各级物资仓库间存在的物资调运出入库行为。一张出库单对应目标仓库的一张入库单，若不及时在系统中对“出库单”进 行“入库”处理则报表上的“内部移库在途”贝U会反映出此部分物资 数据，即出库仓库已经将物资库存数减少而目标仓库中此物资库 存数没有增加

22、。通过物资移库情况明细表可以快速定位没有完成 接收“入库”的“出库单”5.5年度期末库存查询对已完成物资仓库结转后的期末库存数据进行查询。5.6内部移库损耗通过“物资业务对账报表” “移库明细报表”查询和监控物资调 运过程中发生的物资损耗情况。6.数据质量管理及系统操作规范通过加强规范意识与责任意识、提高业务运行效能来强化系 统的管理和应用能力，确保各类业务数据的真实性、准确性、及 时性和安全性。6.1数据质量管理系统以业务单据为载体准确反映烟用物资数据在各业务流 程环节中的数据流转情况。业务管理环节产生的数据要及时进行 系统录入，以真实反映物资业务实际发生情况。6.1.1物资采购合同正式签订并生效后，应在实物到货前完 成系统合同数据录入与分配。6.1.2各级仓库物资管理员在完成物资入库清点后，应立即根据实际发生的入库业务录入相关入库单据，并将此单据打印存档 作为入库的凭证；在实施物资出库前，应根据实际要发生的业务 类型录入相关出库单据，打印存档作为凭证后方可进行实物出库。 各类入库、出库、供应单据在打印后，应按照业务管理要求提交 相关人员签字确认。6.1.3各级物资管理员应定期对物资系统数据进行检查，发现错误数据须及时进行