文件与资料管理作业程序

1、有限公司文件类别作业程序书文件编号GX-QP-001文件名称文件与资料管理作业程序版本版次A/0页次1/7文件名称:GX-QP-001文管中心2018-07-01文件与资料管理作业程序文件编号:制订部门:制订日期:NO发行日期修订申请书编号制修订内容修订页次版本012018/7/1新发行A/0020304050607080910制修件订记核准审核制订发行革注：每次文件修订，请文管中心将修改位置、主要修改内容予以记录，以便对照使用有限公司文件类别作业程序书文件编号GX-QP-001文件名称文件与资料管理作业程序版本版次A/0页次2/71 .目的：为有效地管理各项文件与资料，确保文件与资料的完整性

2、、正确性、机密性及分发的适当性，以便指导各项活动，特制定本程序文件。2 .范围：凡指导各项活动之内外文件与资料（含文本资料、音像资料、电子资料），均属本程序管理范围。3 .权责：3.1文件之制定、审核、核准许可权见下表文件类别制（修）定部门审核核准品质手册管理代表经理总经理作业程序书部门主管管理代表经理支援文件作业规范相关人员部门主管部门主管3.2外来文件管理权责外来文件类别接收转换确认文件分发、回收及原件保管国际国家标准机构标准、国家法律工程部工程部管理代表文管中心国家行政机构行政部行政部管理代表文管中心，尸标准、要求性件等关于产品的旧资料业务部工程部工程部主管文管中心包装资料业务部工程部工

3、程部主管文管中心4 .定义：4.1 外来文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客片等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，文件将规范与公司品质管理和行政管理具有密切关系之行为活动。4.2 品质手册（第一阶文件）：阐述系统活动总体政策、经营宗旨，并为此描述总体架构之纲领性文件。4.3 作业程序（第二阶文件）：规定莫一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施职责的部门之部门关联性文件。4.4 支援文件；管理办法（第三阶文件）：为实现莫项具体活动而详细描述其步骤、方法的文件。4.5 表单（第四阶文件）：规定用于记录活动内容、状况或结果之证明性文件。文件编号GX-QP-001文件

4、名称文件与资料管理作业程序版本版次A/0页次3/74.6 电子资料：指在电脑伺服器、电脑硬碟、光碟、软碟以及其他移动式存储媒体中存储的资料。4.7 非电子资料：指以纸张文件、音像（VCDDVD等方式存储的资料。5 .作业说明：5.1 文件与资料管理作业流程图见附件一；5.2 文件制定：5.2.1 内部文件由公司各权责部门，依照公司管理需要，填写文件制订/修订/废止申请单经文管中心勾选会审部门）会签后产生。5.2.2 外来文件，各权责部门接收后，应检讨文件的适用性。如可完全适用，无须进行修改可宜接使用；需进行修正时，责成相关人员根据公司管理需要，在外来文件的基础上重新产生新文件，新文件依照内部文

5、件的处理方式予以处理。5.3 文件适用性审核：文件申请后（含外来文件转换后）或外来文件可宜接使用时，交由相关权责人员进行文件的审核和核准，审核核准通过后，交文管中心进行文件制定/修订/废止，如适用性审核不合格，退回原申请部门，召开协调会议,重新申请。5.3.1 文字档案，审核、核准人员应于文件首页签名确认；5.3.2 外来文件，于原稿文件上加盖“外来文件旗”并由文管人员签名确认，登录于K外来文件一览表1中。5.4 文件核查：文管中心接到文件及文件制订/修订/废止申请单后，应进行如下核查：5.4.1 文字档案是否已签名确认，并符合3权责规定之要求；5.4.2 如为根据外来转换而来之文件，相关部门

6、是否随同交来原外来文件；5.4.3 文本、音像文件是否完整；5.5 文件编号:5.5.1 文件编号原则：GX文件代码东莞市固昕精密五金有限公司（代码）有限公司文件类别作业程序书文件编号GX-QP-001文件名称文件与资料管理作业程序版本版次A/0页次4/75.5.2 文件类别:序号文件类别文件代码1质M手册QM2程序文件QP3检验标准作业指导书WI4质M记录QF5.5.3 记录编号原则GXQFxxxxx记录流水号四阶表单号东莞市固昕精密五金有限公司（代码）5.5.4三级文件部门别编号说明：序号部门类别文件代码序号部门类别文件代码1品质部Q5生产P2PMCM6采购C3行政部A7业务S4工程R8财

7、务W5.5.4 一、二、三阶文件版本/版次及页次管理：5.5.4.1 第一次制订之原版以A/0表示，A/0版第一次修订为A/1版，经过5次修订后改为B/0,单页修订抽换为准，不必整本改版。依此类推。5.5.4.2 一二三阶文件总页次数包括正文和附件两部分，表单不计入总页数，由该文件引出之表单附于后面，以表单编号管制，由其余文件引出之表单而该文件也用到者不再附于文件后面。5.5.5 文件发行、回收管制作业：5.5.5.1 一二三阶文件收发管制，由文控中心按“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”注明之各部门需求份额，填写“文件（发放、回收）记录表3,并在发行文件封页及正文和附件上加盖发行旗.文件编

8、号GX-QP-001文件名称文件与资料管理作业程序版本版次A/0页次5/75.5.5.2 对第一次试产的产品，工程在评估工艺是否完善时，由文件中心发行，并加盖“仅限一次使用”殖，试产后由文控统一收回并处理。5.5.5.3 修订及废止时）旧版本失效之文件于新文件发行时回收）回收份额与发行份额数M致，内容完整，若有遗失，记录于“I文件（发放、回收）记录表1”备注栏。5.5.5.4 对外发行文件，由适当对外单位签收，回收亦由签收单位负责，并交文控中心统一处理。5.5.6 文件保存、销毁作业：5.5.6.1文件保存作业：A、现场使用之文件须置于现场场所，非现场使用之文件由各部门自行集中管理。B、使用部

9、门不得影印正式发行之文件（四阶文件不限制影印）。C、文件若发现有遗失、破损、字迹模糊、份数不足等需要补发时，由需求部门填写注明申请原因，经单位主管审查，经理核准后由文控中心予以补发，损坏文件回收并记录于“1文件（发放、回收）记录表1上。D、任何人不得于一二三阶文件上加标记或书写任何字符。E、文控中心由专人管理，文件管制须纳入内部质M稽核项目中以确保文件资料之正确使用。F、各单位看板需引用文件时，在看板上标明文件编号及版本版次，文件修订时应随文件而改变。G文件之借阅，填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”经权责部门主管审查，管理代表核准后交文控中心办理。5.5.5.2文件销毁作业：H、由各部

10、门回收旧版本文件，统一交文控中心销毁，文控中心保留一份原版文件并加盖“作废旗”（如附件四）存档。I、各部门重要资料需建立力备份管理文档，共存放于公司共享资料夹中，并不定期更新。5.5.7外部文件资料5.5.7.1 外部文件资料由文控中心收存并加盖“外来文件旗”（附件四）经管理代表审核后予以保存。5.5.7.2 对外文件发行对需发行之外部文件资料，文控中心填写”1文件（发放、回收）记录表”|经管理代表审核后进行发行，发行需加盖红色发行旗，并做发行记录。5.5.8 外部文件资料版本管制：A、外部文件资料有版本标识者，以外部文件资料版本管制。文件类别作业程序书有限公司文件编号GX-QP-001版本版

11、次A/0文件名称文件与资料管理作业程序6/7、外部文件资料无版本标识者）无修订日期有制订日期者）以制订日期作版本管制。例：莫文件无版本标识，有制订日期为13年6月16日，其版本为“ 130616”C、外部文件资料无版本标识，有修订日期，有制订日期，以修订日期进行版本管制。例：莫文件无版本标识，有制订日期，有修订日期为 13年6月16日，其版本为“130616" D外部文件资料无版本标识，无制订日期，无修订日期，以收文日期进行版本管制。例：莫文件无版本标识，无制订日期，无修订日期收文日期为13年6月16日，其版本为“130616”E、每半年由文控中心向相关机构询问国家，国际标准文件版本

12、状况，以保证文件为最新版5.5.9 外来文件编号：B、C、5.5.10年份:文件流水编号：从001开始流水编号。外部文件资料之回收5.5.115.5.126.1【品质记录管理作业程序】GX-QP-002收至最新版本之外部文件时，由文控中心将旧版本文件资料回收，除文控中心保留一份存档外，其余全部销毁。外部文件资料保存，销毁作业依“5.8文件保存、销毁作业”进行。有关文件管理的相关记录依照【品质记录管理作业程序】进行保存管理。6 .相关文件7 .使用表单7.1 1文件制订/修改/废止申请单1GX-QF-0437.2 1外来文件一览表1GX-QF-0467.3 1文件（发放、回收、）记录表RGX-QF-0448 .附件8.1 文件与资料管理流程图有限公司文件类别作业程序书文件编号GX-QP-001文件名称文件与资料管理作业程序版本版次A/